วิธีการจัดทำแผนการจัดการการจัดซื้อ

การวางแผนการจัดการโครงการประกอบด้วยหลายส่วน มีกำหนดการ เมทริกซ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดการทรัพยากร เมื่อพูดถึงวิธีหลัง คุณจะจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ผู้ขายสินค้าและบริการอย่างไร นั่นคือการจัดการการจัดซื้อ

แผนการจัดการการจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการโดยรวม ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ มีหลายจุดที่จะตัดกับผู้ขาย กระบวนการนี้ต้องได้รับการจัดการ ในการจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้และรักษากระแสของสินค้าและบริการเหล่านั้นให้เคลื่อนไหวโดยไม่หยุดชะงัก จำเป็นต้องมีแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง

หากดูเหมือนว่าเรากำลังไปเร็วเกินไป นั่นเป็นเพราะเราเป็น การจัดซื้อจัดจ้าง การจัดการและการวางแผนทั้งหมดนั้นฝังลึกอยู่ในวิธีการจัดการโครงการ มาช้าและใช้เวลาสักครู่เพื่อแกะข้อกำหนดเหล่านี้

การจัดซื้อในการบริหารโครงการคืออะไร?

ในการเริ่มต้น เราหมายถึงอะไรเมื่อเราพูดถึงการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดซื้อคือเมื่อโครงการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ภายนอกเพื่อซื้อหรือเช่าสินค้าและบริการสำหรับโครงการ ความสัมพันธ์เหล่านี้มักจะเป็นไปตามสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าและบริการทำงานภายในตารางเวลาของโครงการ

ในการจัดการโครงการ มีกระบวนการในการจัดซื้อโครงการและเริ่มต้นด้วยการวางแผน นี่คือที่ที่คุณระบุทรัพยากรภายนอกองค์กรของคุณที่จำเป็นสำหรับโครงการ สิ่งเหล่านี้ถูกรวบรวมไว้ในใบแจ้งยอดการทำงาน

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนโครงการฟรี

การเสนอราคาและสัญญา

เมื่อคุณมีรายการทรัพยากรภายนอกที่ต้องการแล้ว คุณสามารถเริ่มงานเพื่อรับทรัพยากรเหล่านั้นได้ นี้เรียกว่าขั้นตอนการเสนอราคาซึ่งผู้รับเหมาเสนอราคาสำหรับงานของคุณ เมื่อคุณมีการเสนอราคาภายในแล้ว จะต้องศึกษาเพื่อหาว่าแบบใดเหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ

เมื่อคุณทำข้อตกลงตามสัญญากับซัพพลายเออร์เหล่านี้ พวกเขาต้องการการจัดการเหมือนกับทุกแง่มุมของโครงการ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ดีของโครงการที่ผู้รับเหมาเหล่านี้กำลังทำในสิ่งที่พวกเขาได้รับสัญญาให้ทำ ตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณที่จัดสรรไว้

สุดท้ายเมื่อจัดซื้อจัดจ้างเสร็จสิ้น สัญญาต้องปิดอย่างถูกต้อง นี่เป็นอีกกระบวนการหนึ่งที่ทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการส่งมอบตามที่ระบุไว้ในสัญญาก่อนที่จะลงนาม

ทำไมคุณถึงต้องการแผนการจัดการจัดซื้อจัดจ้าง?

ความสำคัญของการมีแผนการจัดซื้อจัดจ้างคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการจากโครงการที่องค์กรไม่สามารถจัดหาได้ ซึ่งหมายความว่าคุณมีความเข้าใจในการวางแผนทั้งโครงการมากขึ้น ซึ่งรวมถึงการจัดการซัพพลายเออร์ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการรักษากำหนดการโครงการของคุณ

รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือแผนการจัดซื้อจัดจ้างสามารถเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและรับข้อมูลเข้าในกระบวนการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือเหตุผลของโครงการและความพึงพอใจของพวกเขาคือตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการนั้น พวกเขาสามารถแสดงข้อกำหนดที่ต้องการสำหรับการจัดซื้อ คุณสามารถใช้แผนภูมิ RACI เพื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการมีส่วนร่วมก่อนที่จะติดต่อพวกเขาเกี่ยวกับความต้องการในการจัดซื้อ

แจ้งกลยุทธ์

หากไม่มีแผนการจัดซื้อจัดจ้าง กลยุทธ์การจัดซื้อก็ไม่มี และไม่มีกลยุทธ์ก็ไม่มีแผน พวกเขาทั้งสองแจ้งให้อีกฝ่ายทราบและเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น การสำรวจตลาด เพื่อกำหนดการจัดซื้อที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้ดียิ่งขึ้น

แผนการจัดซื้อจัดจ้างทำอะไร?

เห็นได้ชัดว่าสิ่งแรกและที่สำคัญที่สุดที่แผนการจัดการการจัดซื้อทำคือแสดงรายการการจัดซื้อทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการและข้อกำหนดใดที่คาดว่าจะเกี่ยวข้องกับพวกเขา นี่เป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาตารางเวลา มันสร้างไทม์ไลน์สำหรับการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับโครงการและดังนั้นจึงช่วยในการประมาณกำหนดการโครงการที่ใหญ่ขึ้น

แผนการจัดซื้อช่วยตรวจสอบกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด เมื่อดำเนินโครงการแล้ว การจัดซื้อจริงสามารถเปรียบเทียบได้กับแผนการจัดซื้อเพื่อติดตามความคืบหน้า หากมีความคลาดเคลื่อนสามารถปรับเปลี่ยนการจัดซื้อเพื่อแก้ไขความผิดเหล่านั้นได้

การประเมินความสำเร็จของแผนการจัดซื้อของคุณทำได้ง่ายขึ้นอย่างมากด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการที่มีความสามารถ สิ่งต่างๆ เช่น การสื่อสารกับสมาชิกในทีม การติดตามผล การปรับเปลี่ยน และจัดทำรายงาน สามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม:

แปดขั้นตอนสำหรับแผนการจัดการจัดซื้อจัดจ้าง

ผู้จัดการโครงการเป็นสมาชิกทีมโครงการที่รับผิดชอบในการดูแลแผนการจัดการการจัดซื้อ แต่ไม่ใช่งานแบบคนเดียว เนื่องจากการจัดซื้อจัดจ้างจะครอบคลุมทั้งโครงการ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องร่วมมือในกระบวนการ ทุกคนควรมีส่วนร่วมในการอนุมัติและจัดการสัญญา

แผนการจัดการการจัดซื้อสามารถแบ่งออกเป็นแปดขั้นตอนเหล่านี้

1. กำหนดเงื่อนไข

ในการเริ่มต้น ให้เริ่มต้นด้วยการกำหนดเงื่อนไขการจัดซื้อ นี่หมายถึงการระบุสิ่งที่คุณต้องจัดหาโดยละเอียด: จำนวนเท่าใด ขนาดใด ระยะเวลา ฯลฯ จากนั้นคุณต้องการทราบว่ามีบริการใดบ้างสำหรับโครงการและเหตุใดจึงสำคัญ ตอนนี้ให้เพิ่มวันที่ใช้งานให้กับการจัดซื้อแต่ละครั้งและใครในทีมโครงการที่ได้รับอนุญาตให้ทำการซื้อเหล่านี้ ข้อมูลนี้จะจำเป็นเมื่อคุณพร้อมที่จะทำใบสั่งซื้อซึ่งระบุราคา ปริมาณ ระยะเวลาการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระค่าสินค้า/บริการที่คุณซื้อ เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายที่ทำให้แน่ใจว่าคุณและผู้ขายของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน เทมเพลตใบสั่งซื้อของเราสามารถช่วยคุณสร้างรายการที่เหมาะกับโครงการของคุณได้

2. โครงร่าง ประเภทของข้อตกลง

สัญญาเป็นวิธีที่ทุกคนยอมรับในข้อกำหนดในการให้บริการ มีสัญญาประเภทต่างๆ เช่น ราคาคงที่และการชดใช้ต้นทุนมีสองประเภท ดังนั้นจึงต้องตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของข้อตกลงและจะจัดการอย่างไร

3. ระบุและลดความเสี่ยง

ความเสี่ยงมีอยู่ในทุกส่วนของกระบวนการโครงการ ดังนั้นความเสี่ยงจึงซ่อนอยู่ในการจัดซื้อจนกว่าจะแสดงตัวออกมา ถึงเวลาแล้วที่จะคิดออกว่าความเสี่ยงเหล่านั้นคืออะไรและแสดงรายการเหล่านั้น เมื่อรวบรวมรายชื่ออย่างละเอียดแล้ว แต่ละรายการต้องมีวิธีแก้ไข นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะมอบหมายให้สมาชิกในทีมทำหน้าที่ลดความเสี่ยงเหล่านั้น เพื่อให้พวกเขามีความเป็นเจ้าของในการติดตามการปิดบัญชี เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงสามารถช่วยได้

4. กำหนดต้นทุน

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อโครงการคืออะไร? เมื่อได้ข้อสรุปแล้ว มีแนวโน้มว่าจะมีการออกคำขอข้อเสนอ โดยระบุความต้องการและขอเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ ละเอียดถี่ถ้วนและจดบันทึกทุกสิ่งที่จำเป็น ซัพพลายเออร์จะกลับมาพร้อมกับต้นทุนสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

5. ระบุข้อจำกัด

ช่วยพยายามระบุข้อจำกัดของโครงการก่อนเริ่มโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกปิดบังด้วยข้อจำกัดที่คาดไม่ถึงระหว่างการดำเนินการ เมื่อรายการนี้เสร็จสมบูรณ์ จะสามารถดูได้ตลอดระยะของโครงการ ข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อรวมถึงต้นทุน ขอบเขต ทรัพยากรที่จำกัด และข้อกำหนดทางเทคนิค

6. รับการอนุมัติสัญญา

ตรวจสอบการเสนอราคาและทำการวิเคราะห์บริการและต้นทุน จากนั้นให้ระบุรายชื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจในกลุ่มโครงการและส่งการเสนอราคาให้พวกเขาเพื่อตรวจสอบ (กรอบงาน DACI สามารถช่วยระบุผู้มีอำนาจตัดสินใจได้) กระบวนการนี้ทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่ต้องการดูแลการอนุมัติสัญญามีส่วนร่วมและสามารถให้ข้อมูลได้

7. สร้างเกณฑ์การตัดสินใจ

คุณมีเวิร์กโฟลว์ แต่ตอนนี้คุณต้องการเกณฑ์ในการตัดสินใจว่าจะทำสัญญากับการเสนอราคาใด ทุกคนที่ตรวจสอบการเสนอราคาควรมีเกณฑ์เหล่านี้อยู่ในมือเพื่อวัดการตอบสนองของพวกเขา

8. สร้างแผนการจัดการผู้ขาย

เมื่อลงนามในสัญญาแล้ว แผนการจัดการการจัดซื้อจะแบ่งออกเป็นแผนการจัดการผู้ขาย ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขของสัญญา และเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น แผนการจัดการที่ล้อมรอบซัพพลายเออร์จะช่วยให้มั่นใจว่าสินค้าและบริการได้รับการจัดส่งตามที่กำหนดและตรงเวลา เป็นความคิดที่ดีที่จะเพิ่มตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อประเมินว่าซัพพลายเออร์แต่ละรายทำงานได้ดีเพียงใด เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงความสัมพันธ์ในโครงการถัดไปและรู้ว่าใครควรค่าแก่การทำสัญญาอีกครั้ง

ProjectManager ช่วยด้วยการจัดการการจัดซื้อ

การจัดซื้อแต่ละครั้งเป็นโครงการหรือส่วนย่อยของโครงการที่ใหญ่กว่า ดังนั้น การจัดซื้อแต่ละครั้งสามารถวางแผน ติดตาม และรายงานได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับโครงการขนาดใหญ่ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่สามารถทำให้กระบวนการนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพ

การจัดซื้อจัดจ้างสามารถรู้สึกท่วมท้น ProjectManager ช่วยดำเนินการตามแผนการจัดซื้อของคุณด้วยบอร์ดคัมบัง แผนภูมิแกนต์ แดชบอร์ด และคุณสมบัติการจัดการโครงการอื่นๆ

การใช้ Kanban สำหรับการจัดการการจัดซื้อ

ด้วยการทำให้ซัพพลายเออร์แต่ละรายเป็นโครงการบนกระดานคัมบัง คุณจะสามารถติดตามว่าสินค้าคงคลังของพวกเขาอยู่ในขั้นใดและไม่ได้รับเซอร์ไพรส์อันไม่พึงประสงค์ใดๆ ProjectManager มีคอลัมน์ที่ปรับแต่งได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถตั้งชื่อคอลัมน์เหล่านั้นว่าสั่ง จัดส่ง เก็บในสต็อก และจำเป็นต้องจัดลำดับใหม่ ด้วยวิธีนี้คุณจะใช้ทรัพยากรของคุณอยู่เสมอ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มแท็กและระดับความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบและติดตามอย่างดี

Gantt สามารถเชื่อมโยงงานและสร้างไทม์ไลน์ได้

บางครั้งการจัดซื้อขึ้นอยู่กับงานอื่นๆ บางที Kanban แบบภาพอาจไม่ได้ให้การควบคุมที่คุณต้องการ ไม่มีปัญหา เปลี่ยนไปใช้มุมมองแกนต์ ตอนนี้คุณสามารถเชื่อมโยงการพึ่งพาและดูไทม์ไลน์ได้ เวลาเป็นสิ่งสำคัญแน่นอน หากทรัพยากรของคุณไม่ตรงเวลา อาจทำให้ทั้งโครงการล่าช้า!

พวกเขากล่าวว่า "อย่าใส่ไข่ทั้งหมดไว้ในตะกร้าใบเดียว" แต่ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณต้องการมีเครื่องมือทั้งหมดของคุณในที่เดียว ProjectManager ช่วยให้คุณมีระเบียบ คุณจึงทำงานได้ดีขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยควบคุมการจัดซื้อตลอดระยะของโครงการ คุณลักษณะการจัดการปริมาณงานและทรัพยากรจะติดตามวัสดุสิ้นเปลืองและคำนวณตามแผนเทียบกับต้นทุนจริง ProjectManager ช่วยผู้จัดการโครงการในการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานโครงการ สมาชิกในทีมได้รับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น ทดลองใช้วันนี้พร้อมทดลองใช้ฟรี 30 วัน