Çıktılar – Tanımı, Anlamı, Önemi ve Türleri
Yayınlanan: 2022-11-28İçindekiler
Teslimatlar nedir?
Teslimatlar, bir projenin parçası olarak üretilen veya sağlanan herhangi bir sonuç, ürün veya hizmettir. Teslimatlar somut (görülebilen veya dokunulabilen bir şey) veya soyut (görülemeyen veya dokunulamayan bir şey) olabilir.
Proje yönetiminde çıktılar, bir projenin ürettiği ürünler, hizmetler ve sonuçlardır. Teslimatlar maddi veya maddi olmayan olabilir. Somut çıktılar, yeni bir yazılım veya bina gibi bir projenin yarattığı fiziksel ürünlerdir. Maddi olmayan teslimatlar, bilgi veya memnuniyet gibi görülemeyen veya dokunulamayan sonuçlardır.
Teslimatlar genellikle kilometre taşlarıyla karıştırılır. Her ikisi de bir projenin belirli çıktılarına atıfta bulunsa da, çıktılar tamamlanması gereken somut öğelerken, kilometre taşları genellikle karşılanması gereken olaylar veya başarılardır. Örneğin, bir raporun ilk taslağının tamamlanması bir çıktı olurken son taslağın müşteriye sunulması bir kilometre taşı olacaktır.
Teslimatlar, herhangi bir projenin başarısının anahtarıdır. Bir projenin yolunda gitmesini sağlamak için, neyin ne zaman teslim edilmesi gerektiğine dair net bir anlayışa sahip olmak çok önemlidir. Teslimatlar, belgelerden ve raporlardan yazılım veya donanıma kadar her şey olabilir. Proje yöneticilerinin, gerçekçi bir zaman çizelgesi ve bütçe oluşturmak için projenin erken aşamalarında teslimatları belirleyebilmeleri gerekir.
Bir projenin çıktıları, kapsam ve gereksinimlere bağlı olarak değişebilir. Ancak, bir projeyi başarıyla tamamlamak için genellikle gerekli olan bazı genel çıktılar vardır. İlk çıktı, tüm dış paydaşlar için bir eğitim programıdır. Bu program, herkesin proje kapsamını ve proje çizelgelerini anlamasını sağlayacaktır. Ayrıca, projeyle ilgili herhangi bir yanlış anlama veya kafa karışıklığının önlenmesine de yardımcı olacaktır.
Teslimatların Önemi
Teslimatlar, herhangi bir projenin önemli bir parçasıdır. Teslimatlar olmadan, bir projenin başarısını ölçmek zor olacaktır. Teslimatlar ayrıca proje planlama sürecinde önemli bir rol oynar.
Teslimatları erkenden belirleyerek, proje yöneticileri gerçekçi bir program ve bütçe oluşturabilir. Teslimatlar, proje yöneticilerinin bir projenin ilerleyişini izlemesine ve olası sorunları belirlemesine de yardımcı olabilir.
Proje yönetimi çıktıları, tüm proje paydaşlarına kritik bilgiler sağladıkları için önemlidir. Teslimatlar, projenin yolunda gitmesine yardımcı olur ve herkesin projenin ilerleyişinden haberdar olmasını sağlar.
Teslim Türleri
1. Somut Çıktılar
Somut çıktılar, yeni bir yazılım veya bina gibi bir projenin yarattığı fiziksel ürünlerdir.
Bu tür çıktıların ölçülmesi ve izlenmesi genellikle kolaydır. Örneğin, bir projenin amacı yeni bir yazılım parçası yaratmaksa, somut teslimat yazılımın kendisi olacaktır.
2. Maddi Olmayan Teslimatlar
Maddi olmayan teslimatlar, bilgi veya memnuniyet gibi görülemeyen veya dokunulamayan sonuçlardır.
Somut olmayan çıktıları ölçmek genellikle somut olanlardan daha zordur. Örneğin, bir projenin amacı müşteri memnuniyetini artırmaksa, somut olmayan teslimat, müşterilerin memnuniyet düzeyi olacaktır.
3. Dahili Teslimatlar
Dahili çıktılar, belgeler veya raporlar gibi kuruluş içinde oluşturulanlardır.
Dahili çıktılar genellikle müşteri veya müşteri tarafından görülmez. Örneğin, bir projenin amacı yeni bir pazarlama planı oluşturmaksa, dahili çıktı planın kendisi olacaktır.
4. Harici Teslimatlar
Harici teslimatlar, bir ürün veya hizmet gibi müşteriye veya müşteriye sağlananlardır.
Harici çıktılar genellikle bir projenin nihai sonucudur. Örneğin, bir projenin amacı yeni bir web sitesi oluşturmaksa, harici çıktı web sitesinin kendisi olacaktır.
Proje ve Ürün Teslimatları
Teslimatlar, proje teslimatları veya ürün teslimatları olabilir.
1. Proje Çıktıları
Proje çıktıları, projenin tamamlanmış sayılması için gerekli olanlardır. Örneğin, bir projenin amacı yeni bir web sitesi oluşturmaksa, proje teslimatı web sitesinin kendisi olacaktır.
2. Ürün Çıktıları
Ürün teslimatları, projenin tamamlanmış sayılması için gerekli olmayan ancak müşteri veya müşteri için yararlı olabilecek olanlardır. Örneğin, bir projenin amacı yeni bir web sitesi oluşturmaksa, ürün teslimatı web sitesi için bir kullanım kılavuzu olabilir.
Teslimat ve Kilometre Taşı
Teslimatlar genellikle kilometre taşlarıyla karıştırılır. Her ikisi de bir projenin belirli çıktılarına atıfta bulunsa da, çıktılar tamamlanması gereken somut öğelerken, kilometre taşları genellikle karşılanması gereken olaylar veya başarılardır. Örneğin, bir raporun ilk taslağının tamamlanması bir çıktı olurken son taslağın müşteriye sunulması bir kilometre taşı olacaktır.
Kilometre taşları, herhangi bir büyük projede belirli zaman noktalarında ulaşılması gereken ara hedefler ve hedeflerdir. Kilometre taşları, teslimat süresinin bir kısmından bahsedebilir veya basitçe bir projenin mevcut durumu hakkında bilgi içeren kapsamlı bir ilerleme raporunu gösterebilir.
Hedef ve Teslim Edilebilir
Bir projenin amacı, projenin ulaşmaya çalıştığı genel hedeftir. Örneğin, yeni bir web sitesi oluşturma projesinin amacı, satışları %10 artırmak olabilir.
Teslimatlar, projenin ürettiği spesifik çıktılardır. Web sitesi örneğinde, çıktılar web sitesinin kendisi ve ilişkili kullanıcı belgeleri olacaktır.
Bir projenin birden çok hedefi olabilir, ancak her zaman en az bir çıktısı olmalıdır.
Teslimatlar Nasıl Oluşturulur?
Çıktıları oluştururken, aşağıdakileri akılda tutmak önemlidir
- Teslimatlar spesifik olmalıdır. Teslimatlar, kolayca ölçülebilmeleri ve izlenebilmeleri için açıkça tanımlanmalıdır.
- Teslimatlar ulaşılabilir olmalıdır. Teslimatlar, proje kapsamında gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.
- Teslimatlar alakalı olmalıdır. Teslimatlar, projenin amaç ve hedefleriyle ilgili olmalıdır.
- Teslimatlar zamanında yapılmalıdır. Teslimatlar, proje programında belirtilen zaman çerçevesi içinde tamamlanmalıdır. Zamanında tamamlanmayan teslimatlar, projenin programın gerisinde kalmasına neden olabilir.
- Teslimatlar yüksek kalitede olmalıdır. Teslimatlar, müşterinin veya müşterinin beklentilerini karşılamalıdır. Kalitesiz teslimatlar, projenin başarısız olmasına neden olabilir.
Çıktıları oluşturmak zor olabilir, ancak çıktıların proje planlama sürecinin önemli bir parçası olduğunu unutmamak önemlidir. Projenin başlarında Teslimatları oluşturmak için zaman ayırarak, projenin yolunda gitmesini ve başarılı olmasını sağlayabilirsiniz.
Anahtar proje Çıktılarını nasıl tanımlamalısınız?
Proje çıktıları, bir projenin belirli çıktıları veya sonuçlarıdır. Çıktılar somut veya soyut olabilir ve kuruluşun içinde veya dışında olabilirler.
Teslimatlar AKILLI olmalıdır: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanında.
Proje çıktılarını tanımlarken, aşağıdakileri akılda tutmak önemlidir:
1. Spesifik
Teslimatlar, kolayca ölçülebilmeleri ve izlenebilmeleri için açıkça tanımlanmalıdır.
2. Ölçülebilir
Teslimatlar, ilerlemenin izlenebilmesi ve raporlanabilmesi için ölçülebilir olmalıdır.
3. Ulaşılabilir
Teslimatlar, proje kapsamında gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.
4. İlgili
Teslimatlar, projenin amaç ve hedefleriyle ilgili olmalıdır.
5. Zamanında
Teslimatlar, proje programında belirtilen zaman çerçevesi içinde tamamlanmalıdır. Zamanında tamamlanmayan teslimatlar, projenin programın gerisinde kalmasına neden olabilir.
Anahtar proje çıktılarına ilişkin bazı örnekler şunları içerir:
- Rapor
- Bir internet sitesi
- Bir yazılım uygulaması
- Bir pazarlama kampanyası
- Bir etkinlik
Çıktıları oluşturmak zor olabilir, ancak çıktıların proje planlama sürecinin önemli bir parçası olduğunu unutmamak önemlidir. Projenin başlarında Teslimatları oluşturmak için zaman ayırarak, projenin yolunda gitmesini ve başarılı olmasını sağlayabilirsiniz. İzleyebileceğiniz adımlardan bazıları şunlardır:
1. Doğru soruları sormak
İlk adım, müşterinin veya müşterinin ne istediğini anlamaktır. Bu, sorular sorarak ve görüşmeler, anketler, odak grupları veya diğer araştırma yöntemleri aracılığıyla bilgi toplayarak yapılabilir.
2. Gereksinimlerin Toplanması
Müşterinin veya müşterinin ne istediğini anladığınızda, proje için gereksinimleri toplamaya başlayabilirsiniz. Gereksinimler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanında olmalıdır.
3. KPI'ları Belirleme
Anahtar performans göstergeleri (KPI), projenin yolunda olup olmadığını ölçmenin bir yoludur. KPI'lar, yatırım getirisi (ROI) gibi finansal veya müşteri memnuniyeti gibi finansal olmayan olabilir.
4. İnceleme ve onaylama
Teslimatlar oluşturulduktan sonra, müşteri veya müşteri tarafından incelenmeli ve onaylanmalıdır. Bu, teslimatların onları kullanacak olanların beklentilerini karşılamasını sağlayacaktır. Onaylanmayan teslimatlar, projenin ertelenmesine ve hatta iptal edilmesine neden olabilir.
Çıktılar Paydaşlara Nasıl Sunulur?
Teslimatlar oluşturulduktan sonra, paydaşlara sunulmaları gerekir. Sunum açık ve öz olmalıdır. Projeye, projenin amaçlarına, Çıktılara ve Çıktıların nasıl kullanılacağına genel bir bakış içermelidir.
Sunum ayrıca Teslimatların ne zaman tamamlanacağına dair bir zaman çizelgesi de içermelidir. Bu, projenin yolunda kalmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Son olarak, sunum proje için bir bütçe içermelidir. Bu, projenin karşılanabilir ve kuruluşun bütçesi sınırları dahilinde olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
Gantt şemaları, Kanban panoları ve proje takvimleri, paydaşların bilgi paylaşımını kolaylaştırabilir. Bu tür araçlar, proje farklılığı, süresi, maliyeti vb. ile ilgili verileri yakalayan tek tıkla raporlama sunar. Paydaşın tercihine bağlı olarak, bu raporlar PDF ekleri olarak paylaşılabilir veya yazdırılabilir.
Farklı Aşamalarda Proje Yönetiminde Temel Çıktılar
A- Proje Başlangıç Aşaması
1. Başlangıç toplantısı
Başlangıç toplantısı, proje ekibinin ilk toplantısıdır. Projeyi ekibe tanıtmak ve herkesi aynı fikirde tutmak için kullanılır. Toplantı, projeye, hedeflere, Çıktılara ve zaman çizelgesine genel bir bakış içermelidir.
2. Proje başlatma belgesi
Proje başlatma belgesi, projenin kapsamını özetleyen bir belgedir. Hedefleri, çıktıları ve zaman çizelgesini içermelidir. Şart, müşteri veya müşteri tarafından onaylanmalıdır.
3. Proje deposu
Bir proje deposu, projenin tüm Teslim Edilebilir Öğelerinin depolandığı bir yerdir. Bu, dosya dolabı gibi fiziksel bir konum veya paylaşılan sürücü gibi sanal bir konum olabilir.
B- Projelendirme Aşaması
1. Proje planı
Proje planı, projenin nasıl yürütüleceğini özetleyen bir belgedir. Çıktıları, zaman çizelgesini, kaynakları ve bütçeyi içermelidir. Proje planı müşteri veya müşteri tarafından onaylanmalıdır.
2. Gereksinimler belgesi
Gereksinimler belgesi, proje için özel gereksinimleri özetleyen bir belgedir. Müşteri veya müşteri tarafından onaylanmalıdır.
3. Risk ve Sorunlar günlüğü
Risk ve sorunlar günlüğü, projeyle ilişkili riskleri ve sorunları izleyen bir belgedir. Düzenli olarak güncellenmeli ve proje ekibi tarafından gözden geçirilmelidir.
4. İletişim planı
İletişim planı, bilgilerin proje ekibi ve paydaşlar arasında nasıl paylaşılacağını özetleyen bir belgedir. İletişimin sıklığını, iletişim yöntemini ve her iletişimden kimin sorumlu olacağını içermelidir.
C- Proje Yürütme ve Kontrol Aşaması
1. Durum raporu
Durum raporu, projenin ilerleyişini özetleyen bir belgedir. Düzenli olarak güncellenmeli ve proje ekibi tarafından gözden geçirilmelidir.
2. Toplantı notları
Toplantı notları, proje toplantılarında yapılan tartışmaların bir kaydıdır. Her toplantıdan sonra tüm katılımcılara dağıtılmalıdır.
3. Proje değişiklik talebi
Proje değişiklik talebi, projede yapılan değişiklikleri özetleyen bir belgedir. Proje ekibi tarafından incelenmeli ve onaylanmalıdır.
4. Nihai proje kabulü
Nihai proje kabulü, Çıktıların kabulünü özetleyen bir belgedir. Müşteri veya müşteri tarafından incelenmeli ve onaylanmalıdır.
D- Proje Kapanış Aşaması
1. Proje maliyet raporu
Proje maliyet raporu, projeyle ilişkili maliyetleri özetleyen bir belgedir. Proje ekibi tarafından gözden geçirilmelidir.
2. Ekip performans raporu
Ekip performans raporu, proje ekibinin performansını özetleyen bir belgedir. Proje yöneticisi tarafından gözden geçirilmelidir.
3. Takım yansıtma toplantısı notları
Ekip yansıtma toplantısı notları, ekip yansıtma toplantısında gerçekleşen tartışmaların bir kaydıdır. Toplantıdan sonra tüm katılımcılara dağıtılmalıdır.
Bir projedeki çıktıları yönetmek için kontrol listesi
1. Çıktıları Tanımlayın
İlk adım, Çıktıları tanımlamaktır. Bu, bir Teslim Edilecekler listesi oluşturarak yapılabilir.
2. Bir Teslimat Şablonu Oluşturun
Bir sonraki adım, bir Teslimat Şablonu oluşturmaktır. Bu, bir kelime işlem programı veya bir elektronik tablo programı kullanılarak yapılabilir.
3. Bir Teslimat programı oluşturun
Bir sonraki adım, bir Teslim Edilecekler programı oluşturmaktır. Bu, bir proje yönetimi yazılım programı kullanılarak yapılabilir.
4. Çıktıları ekip üyelerine atayın
Bir sonraki adım, Teslim Edilebilir Ürünleri ekip üyelerine atamaktır. Bu, bir proje yönetimi yazılım programı kullanılarak yapılabilir.
5. Çıktıları İnceleyin
Bir sonraki adım, Teslimatları gözden geçirmektir. Bu, bir proje yönetimi yazılım programı kullanılarak yapılabilir.
6. Çıktıları Onaylayın:
Bir sonraki adım, Teslimatları onaylamaktır. Bu, bir proje yönetimi yazılım programı kullanılarak yapılabilir.
7. Çıktıları Teslim Edin
Son adım, Çıktıları teslim etmektir. Bu, bir proje yönetimi yazılım programı kullanılarak yapılabilir.
Çözüm!
Sonuç olarak, Teslimatların her projede önemli bir rol oynadığı açıktır. Teslimatlar, projenin yolunda gitmesini ve tüm paydaşların projenin ilerleyişinden haberdar olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Teslimatlar ayrıca proje ekibinin sorumluluklarının farkında olmasını sağlamaya yardımcı olur. Tüm Teslim Edileceklerin bir projede yönetilmesini sağlamak için bir Teslim Edilecekler kontrol listesi kullanılabilir.
Sonuç olarak, çıktılar, bir projeyi tamamlamak için teslim edilmesi gereken herhangi bir sonuç veya üründür. Proje yönetimi araçları, projenizin zaman çizelgesi boyunca teslimatları oluşturmanıza ve izlemenize yardımcı olabilir.
Ne düşünüyorsun? Teslimatla ilgili herhangi bir ipucunuz var mı? Lütfen aşağıdaki yorumlarda paylaşın.