Kiriman - Definisi, Arti, Pentingnya dan Jenis

Apa itu Kiriman?

Hasil kerja adalah hasil, produk, atau layanan apa pun yang diproduksi atau disediakan sebagai bagian dari proyek. Kiriman dapat berwujud (sesuatu yang dapat dilihat atau disentuh) atau tidak berwujud (sesuatu yang tidak dapat dilihat atau disentuh).

Kiriman dalam manajemen proyek adalah produk, layanan, dan hasil yang dihasilkan proyek. Kiriman dapat berwujud atau tidak berwujud. Kiriman berwujud adalah produk fisik yang dibuat proyek, seperti perangkat lunak baru atau bangunan. Kiriman tidak berwujud adalah hasil yang tidak dapat dilihat atau disentuh, seperti pengetahuan atau kepuasan.

Kiriman sering bingung dengan tonggak. Sementara keduanya mengacu pada output spesifik dari suatu proyek, kiriman adalah barang nyata yang perlu diselesaikan, sedangkan tonggak biasanya adalah peristiwa atau pencapaian yang perlu dipenuhi. Misalnya, menyelesaikan draf pertama laporan akan menjadi hasil, sementara mengirimkan draf akhir ke klien akan menjadi pencapaian.

Hasil kerja adalah kunci keberhasilan proyek apa pun. Untuk memastikan bahwa proyek berada di jalurnya, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu disampaikan dan kapan. Kiriman dapat berupa apa saja mulai dari dokumen dan laporan hingga perangkat lunak atau perangkat keras. Manajer proyek harus dapat mengidentifikasi kiriman di awal proyek untuk membuat jadwal dan anggaran yang realistis.

Kiriman untuk proyek dapat bervariasi tergantung pada ruang lingkup dan persyaratan. Namun, ada beberapa kiriman umum yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hasil pertama adalah program pelatihan untuk semua pemangku kepentingan eksternal. Program ini akan memastikan bahwa setiap orang memahami ruang lingkup proyek serta jadwal proyek. Ini juga akan membantu menghindari kesalahpahaman atau kebingungan tentang proyek.

Pentingnya Kiriman

Kiriman adalah bagian penting dari proyek apa pun. Tanpa kiriman, akan sulit untuk mengukur keberhasilan suatu proyek. Kiriman juga memainkan peran kunci dalam proses perencanaan proyek.

Dengan mengidentifikasi kiriman sejak awal, manajer proyek dapat membuat jadwal dan anggaran yang realistis. Kiriman juga dapat membantu manajer proyek untuk memantau kemajuan proyek dan mengidentifikasi potensi masalah.

Kiriman manajemen proyek penting karena memberikan informasi penting kepada semua pemangku kepentingan proyek. Kiriman membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa setiap orang mengetahui kemajuan proyek.

Jenis Kiriman

1. Kiriman Berwujud

Kiriman berwujud adalah produk fisik yang dibuat proyek, seperti perangkat lunak baru atau bangunan.

Jenis kiriman seperti itu seringkali mudah diukur dan dilacak. Misalnya, jika tujuan proyek adalah membuat perangkat lunak baru, hasil nyatanya adalah perangkat lunak itu sendiri.

2. Kiriman Tidak Berwujud

Kiriman tidak berwujud adalah hasil yang tidak dapat dilihat atau disentuh, seperti pengetahuan atau kepuasan.

Kiriman yang tidak berwujud seringkali lebih sulit diukur daripada yang berwujud. Misalnya, jika tujuan proyek adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, hasil yang tidak berwujud akan menjadi tingkat kepuasan pelanggan.

3. Kiriman Internal

Kiriman internal adalah kiriman yang dibuat di dalam organisasi, seperti dokumen atau laporan.

Kiriman internal biasanya tidak terlihat oleh pelanggan atau klien. Misalnya, jika tujuan proyek adalah membuat rencana pemasaran baru, hasil internalnya adalah rencana itu sendiri.

4. Kiriman Eksternal

Kiriman eksternal adalah yang diberikan kepada pelanggan atau klien, seperti produk atau layanan.

Kiriman eksternal biasanya merupakan hasil akhir dari sebuah proyek. Misalnya, jika tujuan proyek adalah membuat situs web baru, hasil eksternalnya adalah situs web itu sendiri.

Hasil Proyek vs Hasil Produk

Kiriman dapat berupa kiriman proyek atau kiriman produk.

1. Hasil Proyek

Hasil proyek adalah hal-hal yang diperlukan agar proyek dianggap selesai. Misalnya, jika tujuan proyek adalah membuat situs web baru, hasil proyek adalah situs web itu sendiri.

2. Kiriman Produk

Kiriman produk adalah hal-hal yang tidak penting agar proyek dianggap selesai, tetapi mungkin berguna bagi pelanggan atau klien. Misalnya, jika tujuan proyek adalah membuat situs web baru, produk yang dapat dikirimkan mungkin berupa panduan pengguna untuk situs web tersebut.

Dapat Disampaikan vs Pencapaian

Kiriman sering bingung dengan tonggak. Sementara keduanya mengacu pada output spesifik dari suatu proyek, kiriman adalah barang nyata yang perlu diselesaikan, sedangkan tonggak biasanya adalah peristiwa atau pencapaian yang perlu dipenuhi. Misalnya, menyelesaikan draf pertama laporan akan menjadi hasil, sementara mengirimkan draf akhir ke klien akan menjadi pencapaian.

Milestones adalah tujuan dan target sementara yang harus dicapai pada titik waktu tertentu dalam setiap proyek besar. Tonggak mungkin berbicara tentang sebagian dari pengiriman karena, atau mereka mungkin hanya menunjukkan laporan kemajuan yang komprehensif dengan informasi tentang keadaan proyek saat ini.

Objektif vs Hasil

Tujuan proyek adalah tujuan keseluruhan yang ingin dicapai oleh proyek. Misalnya, tujuan proyek untuk membuat situs web baru mungkin untuk meningkatkan penjualan sebesar 10%.

Kiriman adalah output spesifik yang dihasilkan proyek. Dalam contoh situs web, kiriman akan menjadi situs web itu sendiri, serta dokumentasi pengguna yang terkait.

Sebuah proyek dapat memiliki banyak tujuan, tetapi harus selalu memiliki setidaknya satu hasil.

Cara Membuat Kiriman

Saat membuat kiriman, penting untuk mengingat hal-hal berikut

1. Kiriman harus spesifik. Kiriman harus didefinisikan dengan jelas sehingga dapat dengan mudah diukur dan dilacak.
2. Hasil kerja harus dapat dicapai. Kiriman harus realistis dan dapat dicapai dalam lingkup proyek.
3. Kiriman harus relevan. Kiriman harus relevan dengan tujuan dan sasaran proyek.
4. Pengiriman harus tepat waktu. Kiriman harus diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam jadwal proyek. Hasil kerja yang tidak selesai tepat waktu dapat menyebabkan proyek terlambat dari jadwal.
5. Kiriman harus berkualitas tinggi. Kiriman harus memenuhi harapan pelanggan atau klien. Kiriman yang berkualitas buruk dapat menyebabkan proyek tidak berhasil.

Membuat kiriman bisa menjadi tantangan, tetapi penting untuk diingat bahwa kiriman adalah bagian penting dari proses perencanaan proyek. Dengan meluangkan waktu untuk membuat Hasil Kerja di awal proyek, Anda dapat memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai rencana dan berhasil.

Bagaimana seharusnya Anda mendefinisikan hasil proyek utama?

Kiriman proyek adalah keluaran atau hasil spesifik dari suatu proyek. Kiriman dapat berwujud atau tidak berwujud, dan dapat berupa internal atau eksternal organisasi.

Hasil kerja harus SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Tepat Waktu.

Saat menentukan hasil proyek, penting untuk mengingat hal-hal berikut:

1. Spesifik

Kiriman harus didefinisikan dengan jelas sehingga dapat dengan mudah diukur dan dilacak.

2. Terukur

Kiriman harus dapat diukur sehingga kemajuan dapat dilacak dan dilaporkan.

3. Dapat dicapai

Kiriman harus realistis dan dapat dicapai dalam lingkup proyek.

4. Relevan

Kiriman harus relevan dengan tujuan dan sasaran proyek.

5. Tepat waktu

Kiriman harus diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam jadwal proyek. Hasil kerja yang tidak selesai tepat waktu dapat menyebabkan proyek terlambat dari jadwal.

Beberapa contoh hasil proyek utama meliputi

1. Laporan
2. Sebuah situs
3. Aplikasi perangkat lunak
4. Sebuah kampanye pemasaran
5. Sebuah acara

Membuat kiriman bisa menjadi tantangan, tetapi penting untuk diingat bahwa kiriman adalah bagian penting dari proses perencanaan proyek. Dengan meluangkan waktu untuk membuat Hasil Kerja di awal proyek, Anda dapat memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai rencana dan berhasil. Beberapa langkah yang dapat Anda ikuti adalah-

1. Mengajukan pertanyaan yang tepat

Langkah pertama adalah memahami apa yang diinginkan klien atau pelanggan. Ini dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dan mengumpulkan informasi melalui wawancara, survei, kelompok fokus, atau metode penelitian lainnya.

2. Mengumpulkan persyaratan

Setelah Anda memahami apa yang diinginkan klien atau pelanggan, Anda dapat mulai mengumpulkan persyaratan untuk proyek tersebut. Persyaratan harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu.

3. Mengidentifikasi KPI

Indikator kinerja utama (KPI) adalah cara untuk mengukur apakah proyek berjalan sesuai rencana atau tidak. KPI dapat bersifat finansial, seperti laba atas investasi (ROI), atau non-finansial, seperti kepuasan pelanggan.

4. Meninjau dan menyetujui

Setelah pengiriman telah dibuat, mereka harus ditinjau dan disetujui oleh klien atau pelanggan. Ini akan memastikan bahwa kiriman memenuhi harapan mereka yang akan menggunakannya. Hasil kerja yang tidak disetujui dapat menyebabkan proyek tertunda atau bahkan dibatalkan.

Bagaimana Mempresentasikan Hasil Kerja kepada Pemangku Kepentingan?

Setelah Hasil Kerja telah dibuat, mereka perlu dipresentasikan kepada para pemangku kepentingan. Presentasi harus jelas dan ringkas. Ini harus mencakup ikhtisar proyek, tujuan proyek, Hasil Kerja, dan bagaimana Hasil Kerja akan digunakan.

Presentasi juga harus menyertakan garis waktu kapan Hasil Kerja akan diselesaikan. Ini akan membantu untuk memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya. Akhirnya, presentasi harus menyertakan anggaran untuk proyek tersebut. Ini akan membantu memastikan bahwa proyek tersebut terjangkau dan dalam batas-batas anggaran organisasi.

Bagan Gantt, papan Kanban, dan kalender proyek dapat memudahkan pemangku kepentingan untuk berbagi informasi. Alat tersebut menawarkan pelaporan sekali klik yang menangkap data tentang variasi proyek, durasi, biaya, dll. Bergantung pada preferensi pemangku kepentingan, laporan ini dapat dibagikan sebagai lampiran PDF atau dicetak.

Hasil Kerja Utama dalam Manajemen Proyek pada Fase yang berbeda

A- Fase Inisiasi Proyek

1. Pertemuan awal

Kick-off meeting adalah pertemuan pertama tim proyek. Ini digunakan untuk memperkenalkan proyek kepada tim dan membuat semua orang di halaman yang sama. Pertemuan tersebut harus mencakup ikhtisar proyek, tujuan, Hasil Kerja, dan garis waktu.

2. Piagam proyek

Piagam proyek adalah dokumen yang menguraikan ruang lingkup proyek. Itu harus mencakup tujuan, hasil, dan garis waktu. Piagam harus disetujui oleh klien atau pelanggan.

3. Repositori proyek

Repositori proyek adalah tempat di mana semua Kiriman proyek disimpan. Ini bisa berupa lokasi fisik, seperti lemari file, atau lokasi virtual, seperti drive bersama.

B- Tahap Perencanaan Proyek

1. Rencana proyek

Rencana proyek adalah dokumen yang menguraikan bagaimana proyek akan dilaksanakan. Itu harus mencakup Hasil Kerja, garis waktu, sumber daya, dan anggaran. Rencana proyek harus disetujui oleh klien atau pelanggan.

2. Dokumen persyaratan

Dokumen persyaratan adalah dokumen yang menguraikan persyaratan khusus untuk proyek. Itu harus disetujui oleh klien atau pelanggan.

3. Log Risiko & Masalah

Log risiko & masalah adalah dokumen yang melacak risiko dan masalah yang terkait dengan proyek. Itu harus diperbarui secara teratur dan ditinjau oleh tim proyek.

4. Rencana komunikasi

Rencana komunikasi adalah dokumen yang menguraikan bagaimana informasi akan dibagikan antara tim proyek dan pemangku kepentingan. Itu harus mencakup frekuensi komunikasi, metode komunikasi, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap komunikasi.

C- Fase Eksekusi & Kontrol Proyek

1. Laporan status

Laporan status adalah dokumen yang menguraikan kemajuan proyek. Itu harus diperbarui secara teratur dan ditinjau oleh tim proyek.

2. Catatan rapat

Catatan pertemuan adalah catatan diskusi yang terjadi pada pertemuan proyek. Mereka harus dibagikan kepada semua peserta setelah setiap pertemuan.

3. Permintaan perubahan proyek

Permintaan perubahan proyek adalah dokumen yang menguraikan perubahan pada proyek. Ini harus ditinjau dan disetujui oleh tim proyek.

4. Penerimaan proyek akhir

Penerimaan proyek akhir adalah dokumen yang menguraikan penerimaan Hasil Kerja. Ini harus ditinjau dan disetujui oleh klien atau pelanggan.

D- Fase Penutupan Proyek

1. Laporan biaya proyek

Laporan biaya proyek adalah dokumen yang menguraikan biaya yang terkait dengan proyek. Ini harus ditinjau oleh tim proyek.

2. Laporan kinerja tim

Laporan kinerja tim adalah dokumen yang menguraikan kinerja tim proyek. Ini harus ditinjau oleh manajer proyek.

3. Catatan rapat refleksi tim

Catatan rapat refleksi tim adalah catatan diskusi yang berlangsung pada rapat refleksi tim. Mereka harus dibagikan kepada semua peserta setelah pertemuan.

Daftar periksa untuk mengelola kiriman dalam suatu proyek

1. Tentukan Hasil Kerja

Langkah pertama adalah menentukan Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan membuat daftar Hasil Kerja.

2. Buat template Kiriman

Langkah selanjutnya adalah membuat template Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program pengolah kata atau program spreadsheet.

3. Buat jadwal Kiriman

Langkah selanjutnya adalah membuat jadwal Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek.

4. Tetapkan Kiriman ke anggota tim

Langkah selanjutnya adalah menugaskan Kiriman ke anggota tim. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek.

5. Tinjau Kiriman

Langkah selanjutnya adalah meninjau Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek.

6. Menyetujui Kiriman:

Langkah selanjutnya adalah menyetujui Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek.

7. Kirim Kiriman

Langkah terakhir adalah mengirimkan Hasil Kerja. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan program perangkat lunak manajemen proyek.

Kesimpulan!

Pada catatan penutup, jelas bahwa Hasil Kerja memainkan peran penting dalam setiap proyek. Kiriman membantu untuk memastikan bahwa proyek berada di jalurnya dan bahwa semua pemangku kepentingan tetap up to date dengan kemajuan proyek.

Kiriman juga membantu memastikan bahwa tim proyek menyadari tanggung jawab mereka. Checklist Hasil Kerja dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua Hasil Kerja dikelola dalam sebuah proyek.

Secara keseluruhan, kiriman adalah hasil atau produk apa pun yang harus dikirimkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Alat manajemen proyek dapat membantu Anda membuat dan melacak kiriman sepanjang garis waktu proyek Anda.

Bagaimana menurutmu? Apakah Anda memiliki tips Hasil Kerja? Silakan berbagi di komentar di bawah ini.