النواتج - التعريف والمعنى والأهمية والأنواع

ما هي المخرجات؟

التسليمات هي أي نتيجة أو منتج أو خدمة يتم إنتاجها أو تقديمها كجزء من المشروع. يمكن أن تكون المخرجات ملموسة (شيء يمكن رؤيته أو لمسه) أو غير ملموس (شيء لا يمكن رؤيته أو لمسه).

التسليمات في إدارة المشروع هي المنتجات والخدمات والنتائج التي ينتجها المشروع. يمكن أن تكون المخرجات ملموسة أو غير ملموسة. النواتج الملموسة هي المنتجات المادية التي ينشئها المشروع ، مثل برنامج أو مبنى جديد. النواتج غير الملموسة هي النتائج التي لا يمكن رؤيتها أو لمسها ، مثل المعرفة أو الرضا.

غالبًا ما يتم الخلط بين النواتج والمعالم. بينما يشير كلاهما إلى مخرجات محددة لمشروع ما ، فإن المخرجات هي عناصر ملموسة يجب إكمالها ، في حين أن المعالم هي عادةً أحداث أو إنجازات يجب الوفاء بها. على سبيل المثال ، سيكون إكمال المسودة الأولى للتقرير أمرًا قابلًا للتسليم ، في حين أن تقديم المسودة النهائية إلى العميل سيكون علامة فارقة.

التسليمات هي مفتاح نجاح أي مشروع. من أجل ضمان أن المشروع على المسار الصحيح ، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لما يجب تسليمه ومتى. يمكن أن تكون التسليمات أي شيء من المستندات والتقارير إلى البرامج أو الأجهزة. يحتاج مديرو المشروع إلى أن يكونوا قادرين على تحديد النواتج في وقت مبكر من المشروع لإنشاء جدول زمني وميزانية واقعية.

يمكن أن تختلف مخرجات المشروع اعتمادًا على النطاق والمتطلبات. ومع ذلك ، هناك بعض التسليمات الشائعة المطلوبة عادةً لإكمال المشروع بنجاح. الناتج الأول هو برنامج تدريبي لجميع أصحاب المصلحة الخارجيين. سيضمن هذا البرنامج أن يفهم الجميع نطاق المشروع وكذلك جداول المشروع. سيساعد أيضًا على تجنب أي سوء فهم أو ارتباك حول المشروع.

أهمية المخرجات

التسليمات هي جزء أساسي من أي مشروع. بدون التسليمات ، سيكون من الصعب قياس نجاح المشروع. تلعب التسليمات أيضًا دورًا رئيسيًا في عملية تخطيط المشروع.

من خلال تحديد المخرجات في وقت مبكر ، يمكن لمديري المشاريع إنشاء جدول زمني وميزانية واقعية. يمكن أن تساعد التسليمات أيضًا مديري المشاريع على مراقبة تقدم المشروع وتحديد أي مشاكل محتملة.

تعتبر مخرجات إدارة المشروع مهمة لأنها توفر معلومات مهمة لجميع أصحاب المصلحة في المشروع. تساعد التسليمات في إبقاء المشروع على المسار الصحيح والتأكد من أن الجميع على دراية بتقدم المشروع.

أنواع المخرجات

1. النواتج الملموسة

النواتج الملموسة هي المنتجات المادية التي ينشئها المشروع ، مثل برنامج أو مبنى جديد.

غالبًا ما يكون من السهل قياس هذه الأنواع من المخرجات وتتبعها. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو إنشاء برنامج جديد ، فسيكون الناتج الملموس هو البرنامج نفسه.

2. النواتج غير الملموسة

النواتج غير الملموسة هي النتائج التي لا يمكن رؤيتها أو لمسها ، مثل المعرفة أو الرضا.

غالبًا ما يكون قياس المخرجات غير الملموسة أكثر صعوبة من القياس الملموس. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو تحسين رضا العملاء ، فسيكون الناتج غير الملموس هو مستوى رضا العملاء.

3. المخرجات الداخلية

التسليمات الداخلية هي تلك التي يتم إنشاؤها داخل المنظمة ، مثل المستندات أو التقارير.

عادة لا يرى العميل أو العميل التسليمات الداخلية. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو إنشاء خطة تسويق جديدة ، فسيكون الناتج الداخلي هو الخطة نفسها.

4. النواتج الخارجية

التسليمات الخارجية هي تلك التي يتم توفيرها للعميل أو العميل ، مثل منتج أو خدمة.

عادة ما تكون المخرجات الخارجية هي النتيجة النهائية للمشروع. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو إنشاء موقع ويب جديد ، فسيكون الناتج الخارجي هو موقع الويب نفسه.

المشروع مقابل تسليمات المنتج

يمكن أن تكون التسليمات إما مخرجات المشروع أو تسليمات المنتج.

1. مخرجات المشروع

مخرجات المشروع هي تلك التي تعتبر ضرورية للمشروع ليتم اعتباره كاملاً. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو إنشاء موقع ويب جديد ، فسيكون تسليم المشروع هو موقع الويب نفسه.

2. تسليمات المنتج

تسليمات المنتج هي تلك التي لا تعتبر ضرورية لكي يعتبر المشروع مكتملاً ، ولكنها قد تكون مفيدة للعميل أو العميل. على سبيل المثال ، إذا كان هدف المشروع هو إنشاء موقع ويب جديد ، فقد يكون تسليم المنتج هو دليل مستخدم لموقع الويب.

التسليم مقابل الإنجاز

غالبًا ما يتم الخلط بين النواتج والمعالم. بينما يشير كلاهما إلى مخرجات محددة لمشروع ما ، فإن المخرجات هي عناصر ملموسة يجب إكمالها ، في حين أن المعالم هي عادةً أحداث أو إنجازات يجب الوفاء بها. على سبيل المثال ، سيكون إكمال المسودة الأولى للتقرير أمرًا قابلًا للتسليم ، في حين أن تقديم المسودة النهائية إلى العميل سيكون علامة فارقة.

المعالم الرئيسية هي أهداف وغايات مؤقتة يجب تحقيقها في نقاط زمنية محددة في أي مشروع كبير. قد تتحدث المعالم الرئيسية عن جزء من الناتج المستحق ، أو قد تشير ببساطة إلى تقرير تقدم شامل مع معلومات عن الحالة الحالية للمشروع.

الهدف مقابل التسليم

الهدف من المشروع هو الهدف العام الذي يحاول المشروع تحقيقه. على سبيل المثال ، قد يكون الهدف من مشروع لإنشاء موقع ويب جديد هو زيادة المبيعات بنسبة 10٪.

المخرجات هي المخرجات المحددة التي ينتجها المشروع. في مثال موقع الويب ، ستكون المخرجات هي موقع الويب نفسه ، بالإضافة إلى أي وثائق مستخدم مرتبطة.

يمكن أن يكون للمشروع أهداف متعددة ، ولكن يجب أن يكون له دائمًا منتج واحد على الأقل.

كيفية إنشاء المخرجات

عند إنشاء المخرجات ، من المهم مراعاة ما يلي

1. يجب أن تكون المخرجات محددة. يجب تحديد النواتج بوضوح حتى يمكن قياسها وتتبعها بسهولة.
2. يجب أن تكون المخرجات قابلة للتحقيق. يجب أن تكون المخرجات واقعية وقابلة للتحقيق في نطاق المشروع.
3. يجب أن تكون المخرجات ذات صلة. يجب أن تكون المخرجات ذات صلة بأهداف المشروع وغاياته.
4. يجب أن تكون المخرجات في الوقت المناسب. يجب إكمال التسليمات ضمن الإطار الزمني المحدد في الجدول الزمني للمشروع. يمكن أن تتسبب التسليمات التي لم تكتمل في الوقت المحدد في تأخر المشروع عن الجدول الزمني.
5. يجب أن تكون المخرجات ذات جودة عالية. يجب أن تلبي المخرجات توقعات العميل أو العميل. يمكن أن تؤدي المخرجات ذات الجودة الرديئة إلى فشل المشروع.

يمكن أن يمثل إنشاء المخرجات تحديًا ، ولكن من المهم أن تتذكر أن المخرجات جزء أساسي من عملية تخطيط المشروع. من خلال قضاء الوقت في إنشاء التسليمات في وقت مبكر من المشروع ، يمكنك ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح ونجاحه.

كيف يجب أن تحدد مخرجات المشروع الرئيسية؟

تسليمات المشروع هي المخرجات أو النتائج المحددة للمشروع. يمكن أن تكون المخرجات ملموسة أو غير ملموسة ، ويمكن أن تكون إما داخلية أو خارجية للمؤسسة.

يجب أن تكون المخرجات SMART: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.

عند تحديد مخرجات المشروع ، من المهم مراعاة ما يلي:

1. محدد

يجب تحديد النواتج بوضوح حتى يمكن قياسها وتتبعها بسهولة.

2. قابل للقياس

يجب أن تكون المخرجات قابلة للقياس الكمي بحيث يمكن تتبع التقدم والإبلاغ عنه.

3. قابلة للتحقيق

يجب أن تكون المخرجات واقعية وقابلة للتحقيق في نطاق المشروع.

4. ذات الصلة

يجب أن تكون المخرجات ذات صلة بأهداف المشروع وغاياته.

5. في الوقت المناسب

يجب إكمال التسليمات ضمن الإطار الزمني المحدد في الجدول الزمني للمشروع. يمكن أن تتسبب التسليمات التي لم تكتمل في الوقت المحدد في تأخر المشروع عن الجدول الزمني.

تتضمن بعض الأمثلة على مخرجات المشروع الرئيسية

1. تقرير
2. موقع الكتروني
3. تطبيق برمجي
4. حملة تسويقية
5. حدث

يمكن أن يمثل إنشاء المخرجات تحديًا ، ولكن من المهم أن تتذكر أن المخرجات جزء أساسي من عملية تخطيط المشروع. من خلال قضاء الوقت في إنشاء التسليمات في وقت مبكر من المشروع ، يمكنك ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح ونجاحه. بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها هي-

1. طرح الأسئلة الصحيحة

الخطوة الأولى هي فهم ما يريده العميل أو العميل. يمكن القيام بذلك عن طريق طرح الأسئلة وجمع المعلومات من خلال المقابلات أو الاستطلاعات أو مجموعات التركيز أو طرق البحث الأخرى.

2. جمع المتطلبات

بمجرد أن تفهم ما يريده العميل أو العميل ، يمكنك البدء في جمع متطلبات المشروع. يجب أن تكون المتطلبات محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.

3. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي وسيلة لقياس ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا. يمكن أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مالية ، مثل عائد الاستثمار (ROI) ، أو غير مالية ، مثل رضا العملاء.

4. المراجعة والموافقة

بمجرد إنشاء التسليمات ، يجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل العميل أو العميل. سيضمن هذا أن المخرجات تلبي توقعات أولئك الذين سيستخدمونها. يمكن أن تتسبب التسليمات التي لم تتم الموافقة عليها في تأخير المشروع أو حتى إلغائه.

كيف تقدم المخرجات لأصحاب المصلحة؟

بمجرد إنشاء النواتج ، يجب تقديمها إلى أصحاب المصلحة. يجب أن يكون العرض التقديمي واضحًا وموجزًا. يجب أن تتضمن نظرة عامة على المشروع ، وأهداف المشروع ، والتسليمات ، وكيف سيتم استخدام التسليمات.

يجب أن يتضمن العرض أيضًا جدولًا زمنيًا لموعد اكتمال التسليمات. سيساعد هذا في ضمان استمرار المشروع على المسار الصحيح. أخيرًا ، يجب أن يتضمن العرض التقديمي ميزانية للمشروع. سيساعد ذلك على ضمان أن يكون المشروع ميسور التكلفة وضمن حدود ميزانية المنظمة.

يمكن أن تسهل مخططات جانت ولوحات Kanban وتقويمات المشروع على المساهمين مشاركة المعلومات. تقدم هذه الأدوات تقارير بنقرة واحدة تلتقط بيانات عن تباين المشروع ومدته وتكلفته وما إلى ذلك. اعتمادًا على تفضيل أصحاب المصلحة ، يمكن مشاركة هذه التقارير كمرفقات PDF أو طباعتها.

التسليمات الرئيسية في إدارة المشروع في مراحل مختلفة

أ- مرحلة بدء المشروع

1. الاجتماع الافتتاحي

الاجتماع الافتتاحي هو الاجتماع الأول لفريق المشروع. يتم استخدامه لتقديم المشروع للفريق ولجعل الجميع على نفس الصفحة. يجب أن يتضمن الاجتماع لمحة عامة عن المشروع والأهداف والتسليمات والجدول الزمني.

2. ميثاق المشروع

ميثاق المشروع هو وثيقة تحدد نطاق المشروع. يجب أن تشمل الأهداف ، والمخرجات ، والجدول الزمني. يجب اعتماد الميثاق من قبل العميل أو العميل.

3. مستودع المشروع

مستودع المشروع هو مكان يتم فيه تخزين جميع تسليمات المشروع. يمكن أن يكون هذا موقعًا ماديًا ، مثل خزانة الملفات ، أو موقعًا افتراضيًا ، مثل محرك أقراص مشترك.

ب- مرحلة تخطيط المشروع

1. خطة المشروع

خطة المشروع هي وثيقة تحدد كيفية تنفيذ المشروع. يجب أن تتضمن المخرجات والجدول الزمني والموارد والميزانية. يجب أن يوافق العميل أو العميل على خطة المشروع.

2. وثيقة المتطلبات

وثيقة المتطلبات هي وثيقة تحدد المتطلبات المحددة للمشروع. يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل العميل أو العميل.

3. سجل المخاطر والقضايا

سجل المخاطر والمشكلات هو مستند يتتبع المخاطر والقضايا المرتبطة بالمشروع. يجب تحديثها على أساس منتظم ومراجعتها من قبل فريق المشروع.

4. خطة الاتصالات

خطة الاتصالات هي وثيقة تحدد كيفية مشاركة المعلومات بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة. يجب أن تتضمن وتيرة الاتصال وطريقة الاتصال ومن سيكون مسؤولاً عن كل اتصال.

ج- مرحلة تنفيذ المشروع والرقابة عليه

1. تقرير الحالة

تقرير الحالة هو مستند يوضح التقدم المحرز في المشروع. يجب تحديثها على أساس منتظم ومراجعتها من قبل فريق المشروع.

2. ملاحظات الاجتماع

ملاحظات الاجتماع هي سجل للمناقشات التي تجري في اجتماعات المشروع. يجب توزيعها على جميع الحاضرين بعد كل اجتماع.

3. طلب ​​تغيير المشروع

طلب تغيير المشروع هو مستند يحدد التغييرات التي تم إجراؤها على المشروع. يجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل فريق المشروع.

4. قبول المشروع النهائي

قبول المشروع النهائي هو وثيقة تحدد قبول التسليمات. يجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل العميل أو العميل.

د- مرحلة إقفال المشروع

1. تقرير تكلفة المشروع

تقرير تكلفة المشروع هو مستند يحدد التكاليف المرتبطة بالمشروع. يجب مراجعتها من قبل فريق المشروع.

2. تقرير أداء الفريق

تقرير أداء الفريق هو مستند يحدد أداء فريق المشروع. يجب مراجعتها من قبل مدير المشروع.

3. ملاحظات اجتماع فريق التفكير

ملاحظات اجتماع انعكاس الفريق هي سجل للمناقشات التي تجري في اجتماع تأمل الفريق. يجب توزيعها على جميع الحاضرين بعد الاجتماع.

قائمة مراجعة لإدارة النواتج في المشروع

1. تحديد النواتج

الخطوة الأولى هي تحديد المخرجات. يمكن القيام بذلك عن طريق إنشاء قائمة التسليمات.

2. قم بإنشاء نموذج التسليمات

الخطوة التالية هي إنشاء نموذج التسليمات. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج معالجة الكلمات أو برنامج جداول البيانات.

3. إنشاء جدول التسليمات

الخطوة التالية هي إنشاء جدول التسليمات. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

4. تعيين التسليمات لأعضاء الفريق

الخطوة التالية هي تعيين التسليمات لأعضاء الفريق. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

5. مراجعة المخرجات

الخطوة التالية هي مراجعة المخرجات. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

6. الموافقة على المخرجات:

الخطوة التالية هي الموافقة على المخرجات. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

7. تسليم المخرجات

الخطوة الأخيرة هي تسليم المخرجات. يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

استنتاج!

في الملاحظة الختامية ، من الواضح أن التسليمات تلعب دورًا مهمًا في كل مشروع. تساعد التسليمات على ضمان أن المشروع يسير على الطريق الصحيح وأن جميع أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بتقدم المشروع.

تساعد التسليمات أيضًا على التأكد من أن فريق المشروع على دراية بمسؤولياتهم. يمكن استخدام قائمة تحقق التسليمات لضمان إدارة جميع التسليمات في المشروع.

الكل في الكل ، التسليمات هي أي نتائج أو منتجات يجب تسليمها لإكمال المشروع. يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشروع في إنشاء وتتبع التسليمات خلال المخطط الزمني لمشروعك.

ماذا تعتقد؟ هل لديك أي نصائح حول التسليمات؟ شاركنا بالتعليق في الأسفل.