可交付成果——定義、含義、重要性和類型
已發表: 2022-11-28目錄
什麼是可交付成果？
可交付成果是作為項目的一部分生產或提供的任何結果、產品或服務。 可交付成果可以是有形的（可以看到或觸摸到的東西）或無形的（看不見或觸摸不到的東西）。
項目管理中的可交付成果是項目產生的產品、服務和結果。 可交付成果可以是有形的或無形的。 有形可交付成果是項目創建的物理產品，例如新軟件或建築物。 無形的可交付成果是看不見或摸不著的結果，例如知識或滿意度。
可交付成果經常與里程碑混淆。 雖然兩者都指的是項目的具體產出，但可交付成果是需要完成的有形項目，而里程碑通常是需要實現的事件或成就。 例如，完成一份報告的初稿將是一項可交付成果，而將最終草案提交給客戶將是一個里程碑。
可交付成果是任何項目成功的關鍵。 為了確保項目步入正軌，必須清楚地了解需要交付什麼以及何時交付。 可交付成果可以是從文檔和報告到軟件或硬件的任何東西。 項目經理需要能夠在項目早期確定可交付成果，以製定切合實際的進度和預算。
項目的可交付成果可能因範圍和要求而異。 但是，為了成功完成項目，通常需要一些常見的可交付成果。 第一個可交付成果是針對所有外部利益相關者的培訓計劃。 該計劃將確保每個人都了解項目範圍和項目進度表。 它還將有助於避免對項目的任何誤解或混淆。
可交付成果的重要性
可交付成果是任何項目的重要組成部分。 如果沒有可交付成果，就很難衡量項目是否成功。 可交付成果在項目規劃過程中也起著關鍵作用。
通過儘早確定可交付成果，項目經理可以製定切合實際的時間表和預算。 可交付成果還可以幫助項目經理監控項目進度並識別任何潛在問題。
項目管理可交付成果很重要，因為它們為所有項目利益相關者提供了關鍵信息。 可交付成果有助於使項目保持在正軌上，並確保每個人都了解項目的進度。
可交付成果的類型
1. 有形的可交付成果
有形可交付成果是項目創建的物理產品，例如新軟件或建築物。
此類可交付成果通常易於衡量和跟踪。 例如，如果一個項目的目標是創建一個新的軟件，那麼有形的可交付成果就是軟件本身。
2. 無形的可交付成果
無形的可交付成果是看不見或摸不著的結果，例如知識或滿意度。
無形的可交付成果通常比有形的更難衡量。 例如，如果一個項目的目標是提高客戶滿意度，那麼無形的可交付成果就是客戶的滿意度。
3. 內部可交付成果
內部可交付成果是在組織內部創建的，例如文檔或報告。
客戶或委託人通常看不到內部可交付成果。 例如，如果項目的目標是製定新的營銷計劃，則內部可交付成果就是計劃本身。
4. 外部可交付成果
外部可交付成果是提供給客戶或客戶的那些，例如產品或服務。
外部可交付成果通常是項目的最終結果。 例如，如果項目的目標是創建一個新網站，則外部可交付成果就是網站本身。
項目與產品交付
可交付成果可以是項目可交付成果或產品可交付成果。
1. 項目成果
項目可交付成果是項目完成所必需的。 例如，如果一個項目的目標是創建一個新網站，那麼項目可交付成果就是網站本身。
2. 產品交付
產品可交付成果是那些對於項目被認為是完整的不是必需的，但可能對客戶或委託人有用的交付成果。 例如，如果一個項目的目標是創建一個新網站，那麼交付的產品可能是該網站的用戶手冊。
可交付成果與里程碑
可交付成果經常與里程碑混淆。 雖然兩者都指的是項目的具體產出，但可交付成果是需要完成的有形項目，而里程碑通常是需要實現的事件或成就。 例如，完成一份報告的初稿將是一項可交付成果，而將最終草案提交給客戶將是一個里程碑。
里程碑是任何大型項目中必須在特定時間點實現的臨時目標。 里程碑可能會涉及部分到期的可交付成果，或者它們可能只是表示包含項目當前狀態信息的綜合進度報告。
目標與可交付成果
項目的目標是項目試圖實現的總體目標。 例如，創建新網站的項目目標可能是將銷售額提高 10%。
可交付成果是項目產生的特定輸出。 在網站的示例中，可交付成果將是網站本身，以及任何相關的用戶文檔。
一個項目可以有多個目標，但它應該始終至少有一個可交付成果。
如何創建可交付成果
創建可交付成果時，請務必牢記以下幾點
- 可交付成果應該是具體的。 應明確定義可交付成果，以便輕鬆衡量和跟踪。
- 可交付成果應該是可以實現的。 可交付成果應該在項目範圍內是現實的和可實現的。
- 可交付成果應該是相關的。 可交付成果應與項目的目的和目標相關。
- 交付物應及時。 可交付成果應在項目進度表規定的時間範圍內完成。 未按時完成的可交付成果可能導致項目落後於計劃。
- 交付物應該是高質量的。 可交付成果應滿足客戶或委託人的期望。 質量差的可交付成果可能導致項目失敗。
創建可交付成果可能是一個挑戰，但重要的是要記住可交付成果是項目規劃過程的重要組成部分。 通過在項目早期花時間創建可交付成果，您可以確保項目保持在正軌並取得成功。
您應該如何定義關鍵項目可交付成果？
項目可交付成果是項目的特定輸出或結果。 可交付成果可以是有形的或無形的，也可以是組織內部的或外部的。
可交付成果應該是 SMART：具體的、可衡量的、可實現的、相關的和及時的。
在定義項目可交付成果時，請務必牢記以下幾點：
1. 具體
應明確定義可交付成果，以便輕鬆衡量和跟踪。
2. 可衡量的
可交付成果應該是可量化的，以便可以跟踪和報告進展。
3.可實現
可交付成果應該在項目範圍內是現實的和可實現的。
4.相關
可交付成果應與項目的目的和目標相關。
5.及時
可交付成果應在項目進度表規定的時間範圍內完成。 未按時完成的可交付成果可能導致項目落後於計劃。
關鍵項目可交付成果的一些示例包括
- 一份報告
- 一個網站
- 一個應用軟件
- 營銷活動
- 一個事件
創建可交付成果可能是一個挑戰，但重要的是要記住可交付成果是項目規劃過程的重要組成部分。 通過在項目早期花時間創建可交付成果，您可以確保項目保持在正軌並取得成功。 您可以遵循的一些步驟是 -
1. 提出正確的問題
第一步是了解客戶或顧客想要什麼。 這可以通過訪談、調查、焦點小組或其他研究方法提出問題和收集信息來完成。
2. 收集需求
一旦您了解了客戶或消費者的需求，您就可以開始收集項目的需求。 這些要求應該是具體的、可衡量的、可實現的、相關的和及時的。
3. 確定 KPI
關鍵績效指標 (KPI) 是衡量項目是否步入正軌的一種方式。 KPI 可以是財務的，例如投資回報率 (ROI)，也可以是非財務的，例如客戶滿意度。
四、審批
創建可交付成果後，應由客戶或客戶對其進行審查和批准。 這將確保可交付成果滿足使用它們的人的期望。 未獲批准的可交付成果可能導致項目延遲甚至取消。
如何向利益相關者展示可交付成果？
一旦創建了可交付成果，就需要將它們呈現給利益相關者。 演示文稿應清晰簡潔。 它應該包括項目概述、項目目標、可交付成果以及如何使用可交付成果。
演示文稿還應包括可交付成果何時完成的時間表。 這將有助於確保項目保持在正軌上。 最後，演示文稿應包括項目預算。 這將有助於確保該項目是負擔得起的，並且在組織的預算範圍內。
甘特圖、看板和項目日曆可以讓利益相關者更輕鬆地共享信息。 此類工具提供一鍵式報告，可捕獲有關項目差異、持續時間、成本等的數據。根據利益相關者的偏好，這些報告可以作為 PDF 附件共享或打印。
不同階段項目管理的主要交付成果
A-項目啟動階段
1. 啟動會
啟動會議是項目組的第一次會議。 它用於向團隊介紹項目並讓每個人都在同一頁面上。 會議應包括項目概述、目標、可交付成果和時間表。
2.項目章程
項目章程是概述項目範圍的文件。 它應該包括目標、可交付成果和時間表。 章程應得到客戶或客戶的批准。
3.項目庫
項目存儲庫是存儲項目所有可交付成果的地方。 這可以是物理位置，例如文件櫃，也可以是虛擬位置，例如共享驅動器。
B-項目規劃階段
一、項目計劃
項目計劃是概述項目將如何執行的文件。 它應該包括可交付成果、時間表、資源和預算。 項目計劃應得到委託人或客戶的批准。
2.需求文檔
需求文檔是概述項目特定需求的文檔。 它應該得到客戶或客戶的批准。
3. 風險與問題日誌
風險和問題日誌是跟踪與項目相關的風險和問題的文檔。 它應該定期更新並由項目團隊審查。
4. 溝通計劃
溝通計劃是一份概述信息將如何在項目團隊和利益相關者之間共享的文件。 應該包括溝通的頻率、溝通的方式，以及每次溝通的負責人。
C-項目執行和控制階段
1. 狀態報告
狀態報告是概述項目進度的文件。 它應該定期更新並由項目團隊審查。
2.會議記錄
會議記錄是在項目會議上進行的討論的記錄。 它們應在每次會議後分發給所有與會者。
3.項目變更申請
項目變更請求是概述項目變更的文檔。 它應該由項目團隊審查和批准。
4、工程終驗收
最終項目驗收是一份概述可交付成果驗收的文件。 它應該由客戶或客戶審查和批准。
D- 項目收尾階段
1.工程造價報告
項目成本報告是概述與項目相關的成本的文件。 它應該由項目團隊審查。
2.團隊績效報告
團隊績效報告是概述項目團隊績效的文件。 它應該由項目經理審查。
3.團隊反思會議記錄
團隊反思會議記錄是在團隊反思會議上進行的討論的記錄。 它們應在會議結束後分發給所有與會者。
管理項目中可交付成果的清單
1. 定義可交付成果
第一步是定義可交付成果。 這可以通過創建可交付成果列表來完成。
2. 創建可交付成果模板
下一步是創建可交付成果模板。 這可以通過使用文字處理程序或電子表格程序來完成。
3. 創建可交付成果計劃
下一步是創建可交付成果計劃。 這可以通過使用項目管理軟件程序來完成。
4. 將可交付成果分配給團隊成員
下一步是將可交付成果分配給團隊成員。 這可以通過使用項目管理軟件程序來完成。
5. 審查可交付成果
下一步是審查可交付成果。 這可以通過使用項目管理軟件程序來完成。
6. 批准可交付成果：
下一步是批准可交付成果。 這可以通過使用項目管理軟件程序來完成。
7.交付成果
最後一步是交付可交付成果。 這可以通過使用項目管理軟件程序來完成。
結論！
在結束語中，很明顯，可交付成果在每個項目中都扮演著重要的角色。 可交付成果有助於確保項目步入正軌，並確保所有利益相關者都了解項目的最新進展。
可交付成果還有助於確保項目團隊了解他們的責任。 可交付成果清單可用於確保在項目中管理所有可交付成果。
總而言之，可交付成果是為完成項目而必須交付的任何結果或產品。 項目管理工具可以幫助您在整個項目時間表中創建和跟踪可交付成果。
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