วิธีดำเนินการตามแผนให้สำเร็จ

ขั้นตอนการวางแผนเป็นแกนหลักที่สนับสนุนโครงการใดๆ Jennifer Bridges, PMP แสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการใช้แผนโครงการของคุณและดำเนินการอย่างถูกต้อง

นี่คือภาพหน้าจอของไวท์บอร์ดสำหรับการอ้างอิงของคุณ

ทบทวน – วิธีดำเนินการตามแผนให้สำเร็จ

ดำเนินการเป็นคำกริยา เจนนิเฟอร์ตั้งข้อสังเกตว่าเมื่อคุณดำเนินการบางอย่าง มันหมายถึงการดำเนินการ เช่น แผนหรือผลิตภัณฑ์ การดำเนินการตามแผนเป็นพื้นฐานในโครงการใดๆ เป็นหนึ่งในการดำเนินการสำคัญยิ่งที่ผู้นำ ผู้จัดการโครงการ หรือหัวหน้าทีมต้องรับผิดชอบ

ที่เกี่ยวข้อง: ความรับผิดชอบในการบริหารโครงการ 10 อันดับแรก

ที่กล่าวว่าเมื่อดำเนินการตามแผน หายากที่ทุกอย่างจะเป็นไปตามแผนนั้น ดังนั้นเจนนิเฟอร์จึงต้องการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้แผนโครงการประสบความสำเร็จ

เคล็ดลับในการดำเนินการตามแผน

ในการเริ่มต้นมีแผน เมื่อเตรียมแผนต้องแน่ใจว่าสามารถดำเนินการได้สำเร็จ เริ่มต้นด้วยการจัดทำเอกสารอย่างละเอียด ว่าทำไม ใคร ทำอะไร เมื่อไร และอย่างไร สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยคุณสร้างแผนงานที่ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้

ต่อไปคือการดำเนินการตามแผน การทำเช่นนี้ประสบความสำเร็จยังเกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่ชัดเจน ต้องมีการอัปเดตสถานะและตอบสนองต่อปัญหาและความเสี่ยงอย่างรวดเร็วตามที่เกิดขึ้นในโครงการ การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการจะช่วยในเรื่องนี้ คุณสามารถตั้งค่าตัวเตือน ทริกเกอร์ ระบบอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์ การแจ้งเตือน และเครื่องมืออัตโนมัติทุกรูปแบบเพื่อช่วยให้คุณติดตามโครงการและไม่ล้าหลัง ซึ่งจะทำให้คุณหลงทาง

เมื่อตรวจสอบแผนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้ การสื่อสารควรเป็นรากฐานในการสร้างความสำเร็จอีกครั้ง การตรวจสอบช่วยให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างถูกต้อง และเครื่องมือต่างๆ เช่น รายงานสถานะ และติดตามปัญหา ความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลงในวิธีการของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตรายงานสถานะโครงการสำหรับ Excel

มีวิธีช่วยด้วย การทราบความแปรปรวนของต้นทุน กำหนดการ ขอบเขต และทรัพยากรจะช่วยในการตรวจสอบ อีกครั้งที่มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนจะทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกหล่นผ่านรอยแตก

การจัดการข้อจำกัดเพื่อเพิ่มการควบคุม

ในที่สุดก็มีการควบคุม เมื่อควบคุมแผน คุณกำลังดำเนินการตามมาตรการแก้ไขเพื่อกลับสู่เส้นทางเดิม เช่นเคย เรื่องนี้เริ่มต้นด้วยการสื่อสาร การรายงานสถานะ การระบุและติดตามปัญหา ความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถทำงานกับข้อจำกัดต่างๆ ของโปรเจ็กต์ได้เสมอเพื่อช่วยให้คุณกลับมาดำเนินการได้ตามปกติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขยายหรือย่อตารางเวลาเพื่อจัดการกับข้อจำกัดด้านเวลา คุณยังสามารถเพิ่มหรือจัดสรรบุคคลใหม่ได้หากคุณประสบปัญหาด้านทรัพยากร หากเป็นต้นทุน คุณสามารถลดต้นทุนได้ คุณอาจต้องได้รับการอนุมัติเพื่อเพิ่มงบประมาณ รับเงินเพิ่ม หรือเป็นพันธมิตรกับใครสักคน ขอบเขตสามารถตัด, เลื่อนออกไป, เพิ่มไปยัง ฯลฯ

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เมื่อดำเนินการตามแผน คุณต้องแน่ใจว่าแผนนั้นได้ผล แต่บางครั้งคุณก็ชนกำแพงที่ปีนไม่ได้ หากคุณติดขัด แสดงว่าคุณยังทำไม่เสร็จหากคุณได้จัดทำแผนฉุกเฉินไว้แล้ว ดังนั้นควรมีแผน B ไว้ในลิ้นชักเสมอ

ขอบคุณที่รับชม!

การถอดความ

วันนี้เรากำลังพูดถึงวิธีดำเนินการตามแผนให้สำเร็จ เมื่อเราพูดถึงการดำเนินการตามแผน เรากำลังพูดถึงการดำเนินการตามแผนหรือการผลิตบางอย่าง เช่น ผลิตภัณฑ์ที่ทำงาน

การดำเนินการตามแผนเป็นการดำเนินการขั้นพื้นฐานที่สุดอย่างหนึ่งที่ผู้นำ ผู้จัดการโครงการ หรือสมาชิกในทีมสามารถทำได้ และต้องจำไว้เสมอว่าเมื่อเราพูดถึงโครงการ สิ่งต่างๆ ที่แทบจะไม่เคยเป็นไปตามแผน ดังนั้น ในเซสชั่นไวท์บอร์ดของวันนี้ สิ่งที่ฉันอยากจะทำคือเสนอเคล็ดลับ

ดังนั้น เมื่อเราพูดถึงการดำเนินการตามแผน เราไม่ได้หมายถึงการหมดเวลาและดำเนินการตามแผน เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีบางสิ่งที่เสร็จสิ้นก่อนและระหว่างที่เราดำเนินการตามแผน

เรามาพูดถึงเคล็ดลับที่เราอยากจะนำเสนอสำหรับการวางแผนกัน เราต้องการให้แน่ใจว่าเรากำลังเตรียมแผนการที่สามารถดำเนินการได้สำเร็จ และเราต้องการพูดคุยเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผนให้สำเร็จ สิ่งที่เราต้องทำคืออะไร

และเมื่อเราเฝ้าติดตาม เรากำลังพูดถึงการเฝ้าติดตามแผนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้ จากนั้นการควบคุมคือการควบคุมเพื่อดำเนินการตามมาตรการแก้ไขเพื่อให้แผนกลับมาดำเนินการได้ ลองมาดูกัน

เมื่อเราพูดถึงการวางแผน เราอยากจะแน่ใจว่าเราจัดทำแผนเป็นเอกสาร เราต้องการรวมเหตุใดเราจึงทำแผนนี้ ทำไมมันจึงสำคัญ? ใครจะทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร

จากนั้น เมื่อเราจัดทำเอกสารแล้ว เราก็อยากจะรับมัน และเราต้องการสื่อสารกับทุกคนที่จำเป็นต้องรู้ สมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แม้กระทั่งคณะกรรมการบริหาร หรือแม้แต่คู่ค้าของเรา เราต้องการระบุใครและวิธีแจ้งเตือนเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่ไปในทางที่ถูกต้อง

เรายังต้องการอัปเดตแผนนั้นอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีการอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

ดังนั้น เมื่อเราพูดถึงการดำเนินการตามแผน เรายังต้องแน่ใจว่าเรากำลังสื่อสารสถานะอย่างต่อเนื่อง ปัญหาใดๆ ที่เราเห็น ความเสี่ยงใดๆ ที่เราอาจคาดการณ์ไว้ซึ่งเราต้องเตรียมรับ

เรายังต้องการแน่ใจว่าได้ใช้เครื่องมือต่างๆ เนื่องจากเราต้องการตั้งค่าการเตือนความจำเพื่อให้ผู้อื่นทราบเมื่อถึงกำหนดส่ง เรายังต้องการที่จะสามารถตั้งค่าทริกเกอร์บางอย่างได้ ดังนั้น...ซึ่งอิงกับการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น หากการกระทำหนึ่งเกิดขึ้น การกระทำดังกล่าวจะทริกเกอร์การดำเนินการอื่นในเวิร์กโฟลว์ เรายังต้องการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์ และการแจ้งเตือนอีกครั้ง

ดังนั้น เมื่อเราตรวจสอบแผน เรากำลังตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผน เราเลยอยากสื่อสารอีกครั้งว่า สถานะเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจำเป็นต้องรู้ว่าทุกอย่างกำลังดำเนินไปหรือบางอย่างอาจถูกคาดหมายว่าจะล่าช้า

เรายังต้องการแจ้งปัญหาใหม่ ความเสี่ยง หรือคำขอเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เป็นไปได้ เรายังต้องการใช้เครื่องมืออีกครั้ง และเมื่อเราตรวจสอบ เราต้องการใช้เครื่องมือเหล่านั้นเพื่อระบุว่าความแปรปรวนคืออะไร อะไรคือความแตกต่างของกำหนดการ? เรามาก่อนกำหนดหรือไม่? เราช้ากว่ากำหนดหรือไม่?

เรายังต้องการดูต้นทุนและงบประมาณด้วย เราเกินงบประมาณหรือไม่? เราอยู่ภายใต้งบประมาณหรือไม่? เรายังต้องการดูขอบเขตด้วยว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ เราได้เพิ่มขอบเขตหรือไม่? เราจำเป็นต้องเอาออกบ้างไหม? และทรัพยากรอีกด้วย เรามีเพียงพอหรือไม่ เราจำเป็นต้องเสริมไหม? แล้วยังคอยเตือน

แต่เมื่อเราพูดถึงมอนิเตอร์ บางคนทำผิดพลาดแค่การมอนิเตอร์ ดังนั้นพวกเขาจึงเห็นสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น แต่พวกเขาไม่ได้ดำเนินการแก้ไข ดังนั้นมันจึงเป็นส่วนควบคุมที่สำคัญพอๆ กัน และทั้งสองทำงานร่วมกันได้จับมือกันจริงๆ

เมื่อเราพูดถึงการควบคุม เราอยากจะสื่อสารถึงสถานะของปัญหา ความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลง แต่สิ่งเหล่านี้ก็เป็นสิ่งที่เราต้องพิจารณาเช่นกัน เราต้องการที่จะควบคุมเวลา เราจำเป็นต้องขยายกำหนดการหรือไม่? เราจำเป็นต้องร่นตารางเวลาหรือไม่? ทรัพยากร เราจำเป็นต้องเพิ่มทรัพยากรหรือไม่? เราจำเป็นต้องจัดสรรใหม่หรือเราต้องปล่อยมันไปบ้าง?

แล้วตามต้นทุน เรามาดูกันว่าเราต้องลดต้นทุนหรือไม่? เราจำเป็นต้องเพิ่มงบประมาณหรือไม่? ในบางกรณี เราอาจจำเป็นต้องจัดหาเงินทุนใหม่ เราอาจต้องตั้งค่าแผนการชำระเงิน หรือเราอาจพิจารณาร่วมมือกับพันธมิตรเชิงกลยุทธ์รายอื่น และตั้งค่าส่วนแบ่งรายได้ที่สามารถลดต้นทุนบางส่วนได้ แต่สามารถทำได้ เพื่อแบ่งรายได้บางส่วน

และอีกครั้ง เมื่อดูที่ขอบเขต เราจะตัดขอบเขตบางส่วนหรือไม่ เราอาจเลื่อนออกไปในภายหลัง? เราจำเป็นต้องเพิ่มขอบเขตหรือต้องใส่เป็นช่วงๆ หรือไม่?

อย่างที่คุณเห็นมีอะไรมากกว่าแค่การดำเนินการตามแผน ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนได้สำเร็จ ให้ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager