ความแปรปรวนของกำหนดการ: มันคืออะไร & ฉันจะคำนวณได้อย่างไร

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบงานในทุกส่วนของธุรกิจ พวกเขาต้องจัดตารางงาน จัดการคน จัดการงบประมาณ และเทคโนโลยีการโต้เถียง—เพียงเพื่อชื่อบางส่วนเท่านั้น

หากคุณต้องต้มมันลงและกำหนดหน้าที่หลักของผู้จัดการโครงการในประโยคเดียว มันจะเป็นเช่น "ผู้จัดการโครงการรับรองว่างานจะเสร็จตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ"

แต่ผู้จัดการโครงการจะรู้ได้อย่างไรว่าโครงการนั้นอยู่ในกำหนดเวลาหรือล่าช้า พวกเขาใช้การคำนวณที่มีประสิทธิภาพซึ่งวัดปริมาณและวัดความคืบหน้าของโครงการที่เรียกว่าความแปรปรวนของกำหนดการ

ความแปรปรวนของกำหนดการสามารถคำนวณได้ด้วยตนเอง แต่จะมีประสิทธิภาพมากกว่ามากหากใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อให้สามารถอัปเดตแบบไดนามิกและเปลี่ยนแปลงตามเวลาจริงเมื่อโครงการดำเนินไป ด้วย ProjectManager คุณสามารถติดตามข้อมูลที่วางแผนไว้เทียบกับข้อมูลจริงด้วยแผนภูมิ แดชบอร์ด และรายงานของ Gantt เพื่อให้คุณไม่พลาด

ความแปรปรวนของกำหนดการคืออะไร

ความแปรปรวนของกำหนดการ (SV) คือการคำนวณที่วัดว่าโครงการอยู่ในการติดตามหรือไม่ โดยการคำนวณความคืบหน้าจริงกับความคืบหน้าที่คาดไว้

ความแปรปรวนของกำหนดการช่วยให้ผู้จัดการโครงการนำข้อมูลเข้าสู่การสนทนาได้ แทนที่จะพูดว่า "โครงการกำลังล้าหลังนิดหน่อย" เราอาจกล่าวได้ว่า "โครงการนี้ล้าหลังกว่าที่ควรจะเป็น 20 เปอร์เซ็นต์"

วิธีการคำนวณความแปรปรวนของกำหนดการ

ในการคำนวณความแปรปรวนของกำหนดการ ให้ลบ Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) ออกจาก Budgeted Cost of Workดำเนินการ (BCWP) ค่าทั้งหมดที่ใช้จะเป็นตัวเลขทางการเงิน (USD, GBP เป็นต้น) นี่คือสูตร:

BCWP – BCWS = SV

บางครั้งคุณจะเห็นสูตรนี้เป็น EV – PV แต่หมายถึงสิ่งเดียวกัน: EV (Earned Value) – PV (Planned Value) = SV

ในการใช้สูตรนี้ ก่อนอื่นเราต้องกำหนด BCWP และ BCWS:

• BCWP (ต้นทุนงบประมาณของงานที่ดำเนินการ): นี่คือมูลค่างบประมาณของงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว (งบประมาณโครงการทั้งหมด) X (ร้อยละของงานที่ทำเสร็จแล้ว)
• BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): นี่คือมูลค่างบประมาณของงานที่คาดว่าจะแล้วเสร็จในตอนนี้ (งบประมาณโครงการทั้งหมด) X (เปอร์เซ็นต์ของงานที่ควรทำตอนนี้ ตามเวลาที่ผ่านไป)

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการ

ตัวอย่างการคำนวณ

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจการคำนวณนี้อย่างถ่องแท้ ลองใช้สถานการณ์ตัวอย่างและใส่ตัวเลขลงไป สมมติว่าคุณกำลังจัดการโครงการที่ใช้เวลา 20 วัน และงบประมาณโครงการทั้งหมดคือ $100,000

ในตัวอย่างนี้ คุณอยู่ในโครงการ 10 วัน (หรือ 50%) ดังนั้นคุณควรจะเสร็จสิ้นมูลค่างาน $50,000 (50% ของงบประมาณทั้งหมด) จนถึงตอนนี้ แต่น่าเสียดายที่คุณทำงานเสร็จเพียง 25,000 เหรียญเท่านั้น

นี่คือสิ่งที่ดูเหมือนเมื่อคุณใส่ตัวเลขลงในสูตรความแปรปรวนกำหนดการของเรา:

BCWP (25,000 ดอลลาร์) – BCWS (50,000 ดอลลาร์) = SV (-$25,000)

จากนั้น หากต้องการแสดงความแปรปรวนของกำหนดการเป็นเปอร์เซ็นต์ ให้แบ่ง:

SV (-$25,000) / BCWS ($50,000) = -.5 หรือ -50%

ตัวเลขนี้บอกคุณว่าโครงการของคุณช้ากว่าที่ควรจะเป็น 50% ในขณะนี้ หากจำนวนผลลัพธ์เป็นจำนวนบวก แสดงว่าโครงการของคุณเร็วกว่ากำหนด หากความแปรปรวนของกำหนดการออกมาเป็นศูนย์ แสดงว่าโครงการอยู่ในตำแหน่งที่ควรจะเป็น!

เหตุใดความแปรปรวนของกำหนดการจึงสำคัญ

การรู้ว่าโครงการจะดำเนินไปข้างหน้าหรือช้ากว่ากำหนดและเกินหรือต่ำกว่างบประมาณเป็นความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการได้รับความไว้วางใจจากทีมและบริษัทของพวกเขาให้ควบคุมโครงการได้เนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้:

1. การส่งมอบโครงการส่งผลกระทบต่อบรรทัดล่าง หากโครงการล่าช้า ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในจะขาดทุนทางการเงิน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น มันจะคุกคามชื่อเสียงของบริษัท ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียในอนาคต!
2. ความระส่ำระสายส่งผลกระทบต่อทีมภายใน หากโครงการหลุดออกจากรางและเกิดความล่าช้าบ่อยครั้ง ทีมต่างๆ มักจะสูญเสียขวัญกำลังใจและแรงจูงใจ ทีมจะมีความสุขที่สุดเมื่อการทำงานหนักของพวกเขาได้รับผลตอบแทนเมื่อสิ้นสุดโครงการ อย่างไรก็ตาม เมื่อโปรเจ็กต์หยุดชะงักหรือดูเหมือนโปรเจ็กต์ไม่เสร็จ สมาชิกในทีมก็เริ่มหมดศรัทธา

การใช้แดชบอร์ดการจัดการโครงการเพื่อคำนวณ SV

แม้ว่าการคำนวณจะง่าย แต่อาจกลายเป็นงานที่น่าเบื่ออย่างรวดเร็วในการประมวลผลตัวเลขด้วยมือ เมื่อพิจารณาว่าการคำนวณควรทำใหม่ทุกวันเมื่อโครงการเปลี่ยนแปลงไป

ในโครงการขนาดใหญ่ การติดตามจุดข้อมูลหลายพันจุดจะเป็นไปไม่ได้ นั่นคือเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดเลือกใช้แดชบอร์ดโครงการเพื่อดำเนินการคำนวณ ประหยัดเวลาอันมีค่าและทรัพยากร

แดชบอร์ด ProjectManager สำหรับความแปรปรวนของกำหนดการ

ซอฟต์แวร์ของ ProjectManager ได้รับการออกแบบโดยผู้จัดการโครงการมืออาชีพ หลังจากที่พวกเขาสังเกตเห็นความต้องการเครื่องมือที่ดีกว่าในโครงการของตนเอง เมื่อต้องจัดการโปรเจ็กต์ใดๆ โดยเฉพาะโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ เวลาของ PM นั้นดีที่สุดในการก้าวไปข้างหน้า ไม่ใช่ใช้สมการทั้งวัน

แดชบอร์ดโครงการของเราสร้างขึ้นเพื่อให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับงาน ทีม และงบประมาณ นี่คือวิธีการทำงาน

ป้อนทรัพยากรและงบประมาณ

เมื่อคุณสร้างโครงการใหม่ ให้เริ่มต้นด้วยการเพิ่มงบประมาณโครงการทั้งหมดของคุณ ตัวเลขนี้จะทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงในขณะที่งานดำเนินไป และจะมีการสร้างกราฟที่ให้คุณดูได้อย่างรวดเร็วว่าโครงการอยู่ในงบประมาณหรือมีความเสี่ยงที่จะเกิน

นอกจากนี้ คุณจะเพิ่มทรัพยากรสองประเภทให้กับโครงการใหม่ของคุณ: ผู้คนและสิ่งของ บุคลากรคือสมาชิกในทีมและผู้รับเหมาภายนอกที่จะทำงานในโครงการ สิ่งต่างๆ คือทรัพยากรอื่นๆ ที่มีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่าห้อง อุปกรณ์ และการเดินทาง

ข้อมูลม้วนขึ้นโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณกำหนดอัตราค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละคน และบุคคลนั้นบันทึกเวลาในงานของพวกเขา ซอฟต์แวร์จะจัดระเบียบข้อมูลในแดชบอร์ดโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์—ข้อมูลจะรวมอยู่ในแดชบอร์ดเพื่อให้ดูได้ง่าย

ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อดูในแบบเรียลไทม์ว่ากำหนดการของโครงการและงบประมาณเกินหรือต่ำกว่าเป้าหมายหรือไม่ ความแปรปรวนของกำหนดการจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ

มองใกล้ที่แดชบอร์ด

ความแปรปรวนของกำหนดการเป็นเพียงหนึ่งในเมตริกที่จะคำนวณให้คุณโดยอัตโนมัติ นอกจากความแปรปรวนแล้ว คุณยังจะเห็นกราฟสำหรับ

• สุขภาพ: ภาพรวมของการเว้นจังหวะและความคืบหน้าของงานโครงการทั้งหมด
• งาน: รายละเอียดของงานที่เริ่มต้น เสร็จสิ้น หรือยังไม่ได้ทำงาน
• ความคืบหน้า: การซูมเข้าดูที่ความคืบหน้าของแต่ละงาน เพื่อดูว่างานแต่ละชิ้นอยู่ที่ใด
• เวลา: ดูการวางแผนเทียบกับความสำเร็จของโครงการจริง
• ปริมาณงาน: ภาพแสดงปริมาณงานและความพร้อมใช้งานของสมาชิกในทีมแต่ละคน

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาที่ดีที่สุด

แดชบอร์ดของโปรเจ็กต์เป็นเพียงชุดซอฟต์แวร์ชิ้นเล็กๆ ที่ ProjectManager นำเสนอ ซอฟต์แวร์นี้ถูกใช้โดยทีมงานและบริษัทหลายพันแห่ง รวมถึง NASA, Volvo และ Bank of America สำหรับการวางแผนโครงการ การทำงานร่วมกัน การเฝ้าติดตาม และการรายงาน

แผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพของเราทำให้ผู้ใช้สามารถวางแผนโครงการทุกขนาดได้ ป้อนงานที่มีวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด และจะมีการลงจุดบนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ ทำให้ง่ายต่อการดูทั้งโครงการโดยย่อ

แต่นั่นเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ที่เครื่องมือของเราช่วยคุณจัดการกำหนดการของโครงการได้อย่างไร สำหรับภาพรวมโดยย่อ ให้ดูวิดีโอแนะนำสั้นๆ นี้

สมาชิกในทีมชอบ ProjectManager เพราะทำให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย พวกเขาสามารถเห็นงานที่ต้องทำในรายการงาน กระดานคัมบัง และปฏิทิน

หากต้องการดูการทำงานของซอฟต์แวร์ของ ProjectManager และคำนวณความแปรปรวนของกำหนดการของโครงการ ให้ทดลองใช้งานฟรี 30 วัน เป็นเวลา 30 วัน คุณจะสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพทั้งหมดที่เรานำเสนอ โดยที่คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย รับการวางแผน การตรวจสอบ การรายงาน และการทำงานร่วมกันทั้งหมดในชุดซอฟต์แวร์เดียว คลิกที่นี่เพื่อเริ่มการทดลองใช้ฟรีของคุณวันนี้!