วิธีทำนโยบาย Work From Home (พร้อมตัวอย่าง)

พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อทำงานในสำนักงานหรือเมื่อได้รับอนุญาตให้ทำงานจากที่บ้านหรือไม่? ดีมันขึ้นอยู่กับคนที่คุณถาม. ดูเหมือนว่าผู้นำของบริษัทจะไม่เห็นด้วยว่าการทำงานจากที่บ้านนั้นดีหรือไม่ดีต่อธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่แน่นอน: ตัวเลขแสดงให้เห็นว่าการทำงานระยะไกลกำลังเพิ่มขึ้น

ผลการศึกษาล่าสุดโดย Global Workplace Analytics แสดงให้เห็นว่านายจ้างในสหรัฐฯ เสนอทางเลือกสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่นกว่า 40% เมื่อเทียบกับเมื่อ 5 ปีก่อน นอกจากนี้ ร้อยละ 69 ของนายจ้างเสนองานทางไกลแบบเฉพาะกิจให้กับพนักงานบางคนเป็นอย่างน้อย

คำถามคือ คุณควรให้ความยืดหยุ่นในการทำงานจากที่บ้านแก่พนักงานหรือไม่ และต้องมีกฎเกณฑ์หรือแนวทางปฏิบัติอะไรบ้าง? มาดูสิ่งที่ควรพิจารณาในขณะที่เขียนนโยบายการทำงานจากที่บ้านของคุณเอง เรายังมีตัวอย่างนโยบายให้คุณตรวจสอบอีกด้วย

นโยบายการทำงานจากที่บ้านคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ นโยบายการทำงานจากที่บ้านคือชุดของแนวทางปฏิบัติที่บริษัทใช้ซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับวิธีที่พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้ แทนที่จะต้องเข้ามาในสำนักงาน

เห็นได้ชัดว่ามีงานบางอย่างที่ไม่สามารถทำได้จากระยะไกล ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามาพบคุณที่ที่ทำงานเป็นประจำ คุณจำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานของคุณ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลแสดงให้เห็นว่าคนส่วนใหญ่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ โดยร้อยละ 56 ของพนักงานมีหน้าที่งานบางอย่างที่สามารถทำได้จากที่บ้าน

ไม่ว่าคุณจะอนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกลหรือไม่ก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องมีนโยบายการทำงานจากที่บ้านอย่างเป็นทางการในคู่มือพนักงานของคุณ เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจกฎเกณฑ์

พนักงานควรได้รับอนุญาตให้ทำงานจากที่บ้านหรือไม่?

เป็นเวลาหลายปีที่ Bill Gates ผู้ก่อตั้ง Microsoft กล่าวถึงความสำคัญของนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นจากที่บ้าน เขาเคยกล่าวไว้ว่า “บริษัทที่ให้ความยืดหยุ่นเป็นพิเศษแก่พนักงานของพวกเขาจะมีความได้เปรียบ”

กรอไปข้างหน้าสู่ปี 2020 อย่างรวดเร็วเมื่อการระบาดของ COVID-19 แพร่กระจายไปทั่วโลก และเจ้าหน้าที่สาธารณสุขแนะนำอย่างกว้างขวางว่าคนงานอยู่บ้านเพื่อหลีกเลี่ยงการแพร่กระจายของไวรัส CEO ของ Charter Communications ยักษ์ใหญ่ด้านสื่อ ได้ออกมาปฏิเสธ โดยออกบันทึกเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขาจำเป็นต้องมาทำงาน เพราะพวกเขา “มีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อออกจากสำนักงาน”

แล้วบริษัทยักษ์ใหญ่สองแห่งจะมีจุดยืนที่แตกต่างกันอย่างมากมายในการทำงานทางไกลได้อย่างไร? ทุกบริษัทมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและจำเป็นต้องตัดสินใจด้วยตัวเองว่างานทางไกลนั้นดีหรือไม่ดีสำหรับธุรกิจของตนเอง

ด้านล่างนี้คือคำถามที่คุณควรถามเมื่อพิจารณานโยบายการทำงานจากที่บ้าน

พนักงานของคุณจะทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลหรือไม่

การอภิปรายเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการทำงานทางไกลนั้นยังห่างไกลจากความตกลงกัน แต่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณต้องเตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ วิธีที่สำคัญที่สุดที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมคือการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่เหมาะสม หากทีมไม่ได้อยู่ด้วยกัน พวกเขาจำเป็นต้องทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลแทน

วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการมีซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มเดียวกันได้ หากคุณไม่มีระบบที่ดีในการมองเห็นงานของทีม งานจากระยะไกลจะทำให้เกิดความระส่ำระสายและสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการงานจะเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณ โปรดดูวิดีโอด้านล่าง สามารถแก้ปัญหาอุปสรรคและความเสียดทานที่เกิดจากการทำงานทางไกลได้

ผู้จัดการของคุณสามารถรับมือได้หรือไม่?

ผู้จัดการทุกคนมีรูปแบบการเป็นผู้นำที่แตกต่างกัน ผู้จัดการที่มีทักษะในการสื่อสารที่ดีจะปรับตัวให้เข้ากับงานทางไกลได้ดี และเห็นการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยในประสิทธิภาพของทีม แต่ผู้จัดการบางคนที่เป็นนักอนุรักษนิยมอาจไม่สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ หากผู้นำบริษัทของคุณไม่สามารถจัดการทีมแบบกระจายได้ คุณก็จะประสบปัญหา

ที่เกี่ยวข้อง: การจัดการทีมระยะไกล: ความท้าทาย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด & เครื่องมือ

ผู้นำบริษัทคิดอย่างไร?

สิ่งสำคัญคือต้องพูดคุยกับทีมผู้นำของคุณเกี่ยวกับความรู้สึกของพวกเขาเกี่ยวกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล เนื่องจากเป็นรายงานโดยตรงของพวกเขาที่จะเป็นผู้ที่ใช้นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ บ่อยครั้งที่ผู้บริหาร รองประธาน และหัวหน้าแผนกของคุณเป็นพนักงานที่มีประสบการณ์และทุ่มเทมากที่สุด ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องได้รับการยินยอมจากพวกเขา หากผู้นำทุกคนในบริษัทสอดคล้องกับนโยบายบริษัทของคุณ คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

การทำงานระยะไกลจะส่งผลต่อผลกำไรอย่างไร?

การทำงานทางไกลสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลกำไรของธุรกิจ หากมีการขาดทุนในการผลิต บริษัทก็จะประสบ อย่างไรก็ตาม บางทีมจะเห็นประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นซึ่งสามารถปรับปรุงผลกำไรได้

การพิจารณาด้านการเงินอีกประการหนึ่งคือพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ต้องการใช้จ่ายในสิ่งรอบ ๆ สำนักงานเท่ากัน หากพนักงานทำงานจากที่บ้าน บริษัทก็จะใช้จ่ายน้อยลงในสิ่งต่างๆ เช่น ค่าสาธารณูปโภค อินเทอร์เน็ต ของว่าง และอุปกรณ์

พนักงานรู้สึกอย่างไร?

สุดท้าย และที่สำคัญที่สุด คุณต้องได้รับคำติชมจากพนักงานของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ การศึกษา Global Workplace Analytics ยังแสดงให้เห็นว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานต้องการทำงานจากที่บ้านอย่างน้อยก็ในบางครั้ง ดังนั้นจึงมีแนวโน้มว่าการมีความยืดหยุ่นในนโยบายของคุณจะทำให้พนักงานมีความสุข

นอกจากนี้ นโยบายการทำงานจากที่บ้านของคุณอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการรับสมัครและจ้างพนักงานใหม่ ผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติสูงซึ่งคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นอาจทำให้คุณพลาดหากนโยบายของคุณไม่อนุญาตให้ทำงานทางไกล นี้ไปสำหรับการรักษาพนักงานด้วย

ตัวอย่างนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

เมื่อคุณชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของการทำงานทางไกลทั้งหมดแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเขียนนโยบายการทำงานจากที่บ้านของคุณเองแล้ว เราได้รวมตัวอย่างนโยบายบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้น

ตัวอย่าง: นโยบายการทำงานที่เข้มงวดจากที่บ้าน

เนื่องจากบริษัทของเราให้ความสำคัญกับการทำงานหนัก การทำงานร่วมกัน และการทำงานเป็นทีม เราจึงต้องการให้พนักงานทุกคนเข้ามาในสำนักงาน เราไม่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกล แน่นอน ถ้าคุณป่วย คุณไม่ควรมาที่ออฟฟิศ แต่ควรหยุดงานแทน

ตัวอย่าง: Ad Hoc Work From Home Policy

บริษัทของเราให้ความสำคัญกับการทำงานหนัก การทำงานร่วมกัน และการทำงานเป็นทีม ดังนั้นเราต้องการให้คุณทำงานในสำนักงานในแต่ละวัน อย่างไรก็ตาม เราเข้าใจดีว่าชีวิตเกิดขึ้นและสิ่งต่างๆ เกิดขึ้น เราจึงอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านเพื่อจัดกิจกรรมแบบครั้งเดียวได้ เช่น:

• โรงเรียนของลูกคุณถูกยกเลิก
• คุณมีผู้รับเหมาที่ต้องการมาที่บ้านของคุณในระหว่างวัน
• ไม่สบายแต่ยังทำงานได้

หมายเหตุสำคัญ: งานจากที่บ้านทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการของคุณล่วงหน้า เพื่อให้เราสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม ผู้จัดการมีดุลยพินิจในการอนุมัติ/ปฏิเสธงานใดๆ จากคำขอที่บ้าน

ตัวอย่าง: นโยบายการทำงานจากที่บ้านตามเบี้ยเลี้ยง

บริษัทของเราให้ความสำคัญกับการทำงานหนัก การทำงานร่วมกัน และการทำงานเป็นทีม ดังนั้นเราต้องการให้คุณทำงานในสำนักงานในแต่ละวัน อย่างไรก็ตาม เราเข้าใจด้วยว่าในบางครั้ง พนักงานของเราต้องการทำงานจากที่บ้านด้วยเหตุผลต่างๆ เพื่อให้ความยืดหยุ่นแก่คุณ พนักงานแต่ละคนจะได้รับการจัดสรรวันทำงานจากที่บ้านสาม (3) วันต่อเดือนตามปฏิทิน โปรดใช้ดุลยพินิจในการจัดกำหนดการวันที่ห่างไกลของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องไปประชุมและงานสำคัญในสำนักงาน

ตัวอย่าง: Open Work From Home Policy

เนื่องจากวัฒนธรรมบริษัทของเราส่งเสริมความเป็นอิสระ นวัตกรรม และความยืดหยุ่น เราจึงมีนโยบายการทำงานจากที่บ้านที่เปิดกว้าง เราขอแนะนำให้คุณทำงานจากที่บ้านเมื่อใดก็ได้ตามต้องการ มากเท่าที่คุณต้องการ

ProjectManager ช่วยให้ทีมทำงานจากที่บ้านได้อย่างไร

เมื่อสมาชิกในทีมทำงานจากระยะไกล การทำงานร่วมกันอาจประสบกับปัญหาได้ นั่นคือเหตุผลที่ ProjectManager ได้สร้างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณทางออนไลน์ ProjectManager นำเสนอเครื่องมือการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใด

เครื่องมือการวางแผน

ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับประเภทของการวางแผนที่ทำในตอนเริ่มต้นเป็นอย่างมาก เพื่อช่วยคุณวางแผนโครงการ ProjectManager ขอเสนอแผนภูมิแกนต์ ซึ่งช่วยให้คุณจัดกำหนดการงานทั้งหมดของทีมในไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ จากนั้นแต่ละงานสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมดำเนินการได้ ทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเดียวกัน

โครงการที่ใช้ร่วมกัน

ทีมต้องทำงานร่วมกันเพื่อที่จะประสบความสำเร็จ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสมาชิกในทีมทำงานจากระยะไกล ทีม ProjectManager สามารถแบ่งปันความรับผิดชอบและงานในโครงการเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่เดียว บอร์ด Kanban สามารถเปลี่ยนเป็นเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นภายในโครงการของทีม

แพลตฟอร์มบนคลาวด์

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของ ProjectManager สามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ดังนั้นพนักงานที่อยู่ห่างไกลและผู้ที่ทำงานจากที่บ้านสามารถเชื่อมต่อกับทีมของพวกเขาได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต

ไม่ว่าคุณจะเลือกนโยบายการทำงานจากที่บ้านแบบใด ทีมของคุณจะได้รับประโยชน์จากแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันของ ProjectManager ผู้จัดการชอบซอฟต์แวร์ของเราเพราะช่วยให้พวกเขาวางแผนงาน มอบหมายงาน ติดตามความคืบหน้า และทำงานร่วมกับพนักงานผ่านระบบคลาวด์ พนักงานที่อยู่ห่างไกลก็ชอบเครื่องมือของเราเช่นกัน เพราะพวกเขาสามารถติดต่อกับทีมและโครงการได้จากทุกที่ ลงทะเบียนวันนี้และรับฟรี 30 วันแรกของคุณ