การพัฒนาโครงการ: ทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น

ดังนั้น คุณได้อนุมัติโครงการแล้ว และคุณพร้อมที่จะเริ่มระยะแรกแล้ว แต่คุณเคยทำงานผ่านการพัฒนาโครงการหรือยัง? หยุดสิ่งที่คุณทำชั่วคราวและดูว่าโครงการของคุณได้รับการพัฒนาอย่างไร

อาจฟังดูเป็นวลีที่ไม่คุ้นเคย แต่ก็สำคัญ

คิดแบบนี้. หากการจัดการโครงการคือบ้านที่คุณกำลังสร้าง กระบวนการพัฒนาโครงการคือพิมพ์เขียวที่ผู้รับเหมาของคุณต้องใช้ในการเริ่มต้นทุกอย่าง และหากไม่มีกระดาษแผ่นสำคัญ แสดงว่าคุณกำลังดูรากฐานที่มั่นคงสำหรับโครงการของคุณแล้ว

การพัฒนาโครงการคืออะไร?

ตอนนี้ นี่อาจฟังดูค่อนข้างคล้ายกับการจัดการโครงการ แต่อย่าทำให้พวกเขาสับสน—มีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการ อันดับแรก มากำหนดการพัฒนาโครงการกันก่อน

การพัฒนาโครงการเป็นกระบวนการในการวางแผนและจัดสรรทรัพยากรเพื่อพัฒนาโครงการหรือผลิตภัณฑ์อย่างเต็มที่จากแนวคิดไปสู่การใช้งานจริง โดยทั่วไปประกอบด้วยห้าขั้นตอน: การค้นพบ การจัดสรร กำหนดการ การประกันคุณภาพ การทบทวน และการรายงาน ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาโครงการ ผู้จัดการทำงานเพื่อสร้างคนที่จะประกอบเป็นทีมงานโครงการ กระบวนการนี้โดยทั่วไปได้รับการพัฒนาโดยผู้จัดการโครงการที่แนบมากับโครงการ

การจัดการโครงการ ดังที่คุณทราบดีอยู่แล้วว่าเป็นกระบวนการที่รวบรวมความรู้ ทักษะ ทรัพยากร เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เพื่อพยายามบรรลุเป้าหมายของโครงการ ซึ่งมักจะถูกแมปออกมาจากมุมมองของความเป็นผู้นำ แล้วส่งต่อไปยังผู้จัดการโครงการเพื่อการพัฒนาต่อไปหลังจากข้อเท็จจริง

ดังตัวอย่างที่เรากล่าวไปก่อนหน้านี้ ความแตกต่างระหว่างบ้านกับแบบแปลนของบ้าน

ขั้นตอนของการพัฒนาโครงการคืออะไร?

เราได้พูดถึงเรื่องนี้สั้น ๆ แต่มาสำรวจกัน เพราะส่วนนี้เป็นหัวใจสำคัญของการพัฒนาโครงการ โดยทั่วไปจะมีห้าขั้นตอนในการพัฒนาโครงการ พวกเขาคือ:

• การค้นพบ
• การจัดสรร
• กำหนดการ
• การประกันคุณภาพ
• ตรวจสอบและรายงาน

ลองมาดูห้าขั้นตอนเหล่านี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น

ค้นพบรายละเอียดของแผนโครงการของคุณ

ในระหว่างการค้นพบ คุณจะจัดหมวดหมู่ทุกส่วนของโครงการที่กำหนดโดยแผนโครงการ สิ่งที่ต้องทำ? ใครเป็นคนทำ? คุณจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างในการทำให้มันเกิดขึ้น การมีคำถามเช่นนั้นมีคำตอบแล้วก่อนที่คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนการค้นพบเป็นสิ่งสำคัญ

นอกจากนี้ ในช่วงนี้คุณยังจะได้ทราบวิธีวัดความคืบหน้าของโครงการและระบุเป้าหมายที่คุณจะต้องสร้างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

จัดสรรงบประมาณ ทรัพยากร พนักงาน และเวลา

ในระหว่างขั้นตอนการจัดสรร คุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดระเบียบและละเอียดมากกับแผนโดยรวมของคุณ สิ่งที่ต้องทำ เมื่อใดจึงจะเสร็จ และใครที่จะทำ ล้วนเป็นคำถามทั้งหมดที่คุณจะตอบในระหว่างขั้นตอนการจัดสรรทรัพยากรนี้ นอกจากนี้ คุณจะเตรียมการประเมินความเสี่ยงในระหว่างขั้นตอนนี้เพื่อให้เข้าใจมากขึ้นว่าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจะเกิดขึ้นที่ใดในระหว่างโครงการ และจัดสรรเวลาให้เหมาะสม

งบประมาณ ไทม์ไลน์ของโครงการ การวิเคราะห์ความเสี่ยง ตลอดจนข้อสมมติใดๆ และทั้งหมดจะเชื่อมโยงกันตลอดทั้งโครงการหากมี

กำหนดการ

ไทม์ไลน์ของโครงการ แผนพัฒนา และงบประมาณทั้งหมดได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ และคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น ณ จุดนี้ คุณจะกำหนดโครงการของคุณให้เคลื่อนไหว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมทั้งหมดอยู่ในระบบที่พวกเขาต้องการเพื่อติดตามโครงการและเฝ้าดูทุกอย่างเริ่มเคลื่อนไหว ทุกคนจะทำงานร่วมกันเพื่อสร้างผลงานและดูแลให้งบประมาณ ทรัพยากร และไทม์ไลน์มีความสมดุลและปฏิบัติตามนั้น

นอกจากนี้ คุณจะจัดการการพัฒนาโครงการของคุณตลอดกระบวนการโครงการทั้งหมด ไม่ว่าโปรเจ็กต์ของคุณจะใช้งานแบบ sprints หรือผ่านวิธีการอื่น คุณก็จะจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพในระหว่างขั้นตอนนี้เช่นกัน

การประกันคุณภาพ

เมื่อโครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถถอนหายใจด้วยความโล่งอก มันเป็นความสำเร็จหรือไม่? ความเสี่ยงที่คุณคาดไว้เกิดขึ้นหรือไม่? มีจุดใดบ้างในโครงการที่สามารถปรับให้เหมาะสมเพื่อผลลัพธ์และประสิทธิภาพสูงสุด? นี่คือที่ที่คุณทดสอบโปรเจ็กต์ที่เสร็จแล้วและตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายหลวมทั้งหมดถูกผูกไว้ รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณเพื่อตรวจสอบ

ตรวจสอบและรายงาน

ขั้นตอนสุดท้ายคือการทบทวนและรายงาน คุณได้เตะยางและทดสอบผลลัพธ์สุดท้ายเพื่อความมั่นใจ ทุกอย่างเป็นไปตามแผน ตอนนี้ คุณจะนำสิ่งที่ค้นพบและข้อมูลทั้งหมดของคุณ และรับข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ พวกเขาคิดว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างราบรื่นกว่านี้ได้ที่ไหน? พวกเขาต้องการเห็นอะไรเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการโครงการต่อไป? มีการสูญเสียความรู้หรือการสูญเสียระหว่างกระบวนการโครงการหรือไม่? คุณจะประเมินสิ่งนี้ด้วยความเป็นผู้นำในช่วงนี้

คำแนะนำสำหรับขั้นตอนการพัฒนาโครงการ

กฎพื้นฐานของการสร้างและจัดการกระบวนการพัฒนาโครงการมีดังนี้:

1. เป็นระเบียบ
2. ให้สายการสื่อสารเปิดกว้าง
3. ติดตามทุกอย่าง

แต่สิ่งสำคัญที่สุดในการควบคุมขั้นตอนการพัฒนาโครงการคือการมีระบบซอฟต์แวร์เพื่อติดตามทุกสิ่งได้ดียิ่งขึ้น

ตั้งแต่ไทม์ไลน์ของคุณไปจนถึงพนักงานของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของพวกเขา ไปจนถึงการจัดสรรทรัพยากร เหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ การมีระบบก่อนเริ่มโครงการจะมีประสิทธิภาพมากกว่าสเปรดชีตและช่วยให้ทุกคนจัดระเบียบ (ไม่ใช่แค่คุณ!) ไว้ในที่เดียว

นอกจากนี้ หากคุณมีระบบซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถสื่อสารกับทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมพร้อมกัน ให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน และแจ้งให้คุณทราบโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปเดต ทั้งหมดจะดียิ่งขึ้น แม้ว่าทีมของคุณจะทำงานในโซนเวลาต่างๆ มากมาย แต่ถ้าคุณสามารถมีสถานที่นัดพบออนไลน์ร่วมกันได้ เช่น ProjectManager ซึ่งทุกคนสามารถดูไทม์ไลน์และสิ่งที่ส่งมอบได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด แสดงว่าคุณกำลังตั้งค่าโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ

การส่งมอบที่สำคัญสำหรับการพัฒนาโครงการ

เนื่องจากการพัฒนาโครงการทำหน้าที่เป็นพิมพ์เขียวสำหรับแผนโครงการหรือบ้าน ผลลัพธ์ที่ได้จึงใกล้เคียงกัน มันคือความสมบูรณ์ของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นบ้าน การอัปเดตแอพ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การติดตั้งซอฟต์แวร์ หรือเว็บไซต์ ผลลัพธ์ที่ได้คือวัตถุประสงค์สูงสุดที่ผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมดลงนาม และสมาชิกในทีมทุกคนทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยเพื่อสร้าง

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อต้องพัฒนาโครงการ

โอ้ เราสามารถดำเนินการเกี่ยวกับข้อผิดพลาดต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการพัฒนาโครงการของคุณ แต่เราจะทำให้มันง่าย

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เราเห็นในการพัฒนาโครงการมักเกิดจากการขาดการวิจัยตั้งแต่เริ่มต้น คุณจับคู่ทรัพยากรของคุณอย่างไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่? มีการผิดพลาดในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมหรือไม่? ขอบเขตของโครงการได้รับจากคุณหรือไม่? โครงการผ่านกำหนดเวลาหรืองบประมาณหรือไม่? คุณมีอาการสะอึกขณะรวบรวมข้อกำหนดหรือไม่?

ข้อผิดพลาดที่กล่าวมาข้างต้นเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในระหว่างการพัฒนาโครงการ นั่นเป็นเหตุผลที่เมื่อคุณกำลังพัฒนาโครงการของคุณ ดีที่สุดที่จะถือว่ากฎของเมอร์ฟี—สิ่งใดก็ตามที่อาจผิดพลาดก็จะทำได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถพัฒนาระบบป้องกันความล้มเหลวหรือแผนฉุกเฉินที่เปิดใช้งานเมื่อมีปัญหากับแผน A

ProjectManager สามารถช่วยในการพัฒนาโครงการได้อย่างไร

การพัฒนาแผนโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นรายละเอียดที่ประกอบเป็น DNA ของโครงการของคุณ รายละเอียดที่พลาดไปเพียงชิ้นเดียวหรือข้อมูลที่สื่อสารอย่างไม่เหมาะสมเพียงชิ้นเดียวอาจทำให้โครงการทั้งหมดของคุณเริ่มต้นผิดพลาดได้

ด้วย ProjectManager คุณสามารถวางแผนโดยใช้ทั้งวิธี Agile หรือ Waterfall ดังนั้นไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานได้ดีที่สุดด้วยวิธีใด คุณก็จะมีแผนที่เหมาะสมกับความต้องการของพวกเขา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมของคุณทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ดูไทม์ไลน์ของโครงการ แสดงความคิดเห็นในงาน และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมพร้อมกับวันครบกำหนด และดูกิจกรรมเมื่อมีการอัปเดต

ProjectManager ยังมีฟีเจอร์การติดตามและการรายงานขั้นสูงอีกด้วย เรามีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่อัปเดตเมตริกโครงการที่สำคัญโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณมีชีพจรในโครงการของคุณเสมอ และสำหรับรายละเอียดที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เราขอเสนอรายงานโครงการอัตโนมัติที่วิเคราะห์สถานะโครงการ ความแปรปรวน ความคืบหน้าของงาน และอื่นๆ

การพัฒนาโปรเจ็กต์ของคุณอย่างเหมาะสมก่อนเริ่มใช้งานจริงคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้กระบวนการโปรเจ็กต์ราบรื่น แต่ถ้าไม่มีระบบซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่จะทำให้มันเกิดขึ้นได้ คุณจะเข้าสู่โปรเจ็กต์ของคุณโดยไม่รู้ตัว รับรองผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าระบบทั้งหมดกำลังดำเนินไป และช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในระยะใด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ที่ได้รับรางวัลซึ่งมุ่งมั่นที่จะช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลายแพลตฟอร์ม ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเราวันนี้