บทนำสู่การจัดการกำลังคน

การทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและทำงานอยู่เสมอไม่ใช่เรื่องง่าย พวกเขากล่าวว่าแอปเปิ้ลที่ไม่ดีเพียงลูกเดียวสามารถทำให้เสียทั้งพวงได้ – และเป็นความจริง การจ้างที่ไม่ดีอาจทำให้ธุรกิจของคุณสูญเสียผลงานอันมีค่าในที่ทำงาน ไม่ต้องพูดถึงเกือบ 20 เปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนโดยเฉลี่ย และนี่เป็นเพียงสองเหตุผลที่ว่าทำไมการจัดการกำลังคนจึงมีความสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายไอที การก่อสร้าง หรือการค้าปลีก การเรียนรู้พื้นฐานด้านการจัดการกำลังคนจะเป็นประโยชน์กับคุณอย่างมาก

การจัดการแรงงานคืออะไร?

การจัดการกำลังคนเป็นกระบวนการจัดตารางเวลาพนักงานของคุณในวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทำงานในระดับที่มีประสิทธิผลสูงสุด มันน้อยกว่ารูปแบบการจัดการแบบเอกพจน์และมากกว่ากระบวนการทั่วทั้งบริษัทหรือโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่นำมาใช้จากบนลงล่าง

รู้จักพนักงานบางคนที่เป็นคนตอนเช้า? กำหนดเวลาให้พวกเขาติดต่อกับลูกค้าสำหรับกะที่เป็นสิ่งแรกในตอนเช้า? มีพนักงานที่มีความคิดสร้างสรรค์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในกะช่วงบ่ายหรือช่วงดึกหรือไม่? จัดตารางเวลาในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุด

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตตารางงานรายสัปดาห์ฟรี

ไม่ใช่ทุกคนที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน: การจัดการกำลังคนมีเป้าหมายที่จะใช้ประโยชน์จากข้อเท็จจริงนั้น และทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมมากขึ้น ช่วยลดการสูญเสียและรักษาผลผลิตของบริษัทของคุณให้สมดุลกับต้นทุนค่าโสหุ้ย

นอกเหนือจากการปรับตารางเวลาพนักงานและแผนการจัดการเวลาให้เหมาะสมแล้ว ระบบการจัดการกำลังคนที่ยอดเยี่ยมยังรวมถึงการพยากรณ์ การตรวจสอบ และการวิเคราะห์กำลังคนอีกด้วย เมื่อพิจารณาถึงอุปทาน (พนักงานของคุณ) กับความต้องการ (กำหนดการ) พนักงานของคุณสามารถจัดกำหนดการและมอบหมายงานที่เหมาะสมได้ จากนั้นสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพและชดเชยงานได้อย่างเหมาะสม

ประโยชน์ของการจัดการกำลังคนคืออะไร?

การจัดการกำลังคนเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ไม่เพียงแต่มุ่งหวังที่จะทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังมุ่งหวังที่จะให้ประโยชน์กับพนักงานด้วยการให้พวกเขาทำงานในกระบวนการที่เหมาะสมที่สุด ในทางกลับกัน สิ่งนี้ช่วยให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เพิ่มผลผลิตและผลกำไรทั่วทั้งกระดาน เรียกได้ว่า win-win-win

กระบวนการนี้เริ่มได้รับความนิยมในช่วงปี 1980 และ 1990 ด้วยการเพิ่มขึ้นของระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งเห็นประโยชน์มากมายจากการใช้งานในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การผลิต การค้าปลีก และอื่นๆ

แต่มีประโยชน์ใหม่ในการจัดการแรงงาน: เมื่อเราเข้าสู่ยุคของเศรษฐกิจแบบกิ๊ก คนทำงานนอกเวลาจำนวนมากต้องเผชิญกับความเครียดทางการเงินเนื่องจากไม่สามารถหางานประจำได้หรือกำลังถูกลดชั่วโมงทำงาน ในระบบเศรษฐกิจแบบกิ๊ก คนงานได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้รับเหมาอิสระ โดยจ่ายตามโครงการ แทนที่จะจ่ายตามชั่วโมงหรือเงินเดือน

พนักงานหลายคนในระบบเศรษฐกิจแบบกิ๊กมักจะมีงานที่แตกต่างกันมากมายเพื่อสร้างความสมดุลในคราวเดียว ซึ่งอาจสร้างความตึงเครียดอย่างมากต่อความมั่นคงทางการเงินของพวกเขา เมื่อคนงานอยู่ภายใต้ความเครียดทางการเงิน ประสิทธิภาพการทำงานก็ลดลงเช่นกัน สำหรับบริษัทที่ใช้การจัดการกำลังคน วิธีนี้สามารถช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานที่พยายามสร้างสมดุลของปริมาณงานหลายรายการ โดยช่วยให้พวกเขาวางแผนกำหนดการล่วงหน้าเช่นเดียวกับที่คุณวางแผนไว้ ยิ่งคุณสามารถช่วยพวกเขาวางแผนล่วงหน้าและบรรเทาความไม่แน่นอนทางการเงินนั้นได้มากเท่าไร พนักงานของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น

ประเภทของระบบบริหารจัดการกำลังคน

สามารถติดตั้งโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานในสถานที่ โฮสต์ในคลาวด์ หรือผ่าน Software-as-a-Service (SaaS)

ส่วนใหญ่แล้ว การจัดการแรงงานจะได้รับการจัดการโดยใช้สเปรดชีต อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับอุตสาหกรรมของตน เช่น เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ระบบ ERP และเครื่องมือการจัดการโครงการ

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจะรวมการจัดการกำลังคนและการจัดการโครงการผ่านแอปพลิเคชันที่จะช่วยจัดกำหนดการงานให้กับผู้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบทรัพยากร ติดตามเวลาของพนักงาน วิเคราะห์ต้นทุนโครงการ และรายงานการอัพเดตสถานะ นี้เรียกว่า Project Workforce Management และนอกเหนือจากการช่วยจัดสรรเวลาสำหรับโครงการให้กับพนักงานของคุณแล้ว ยังรวมองค์ประกอบเพิ่มเติมตามรายการด้านบน ซึ่งทำให้เป็นขุมพลังของกระบวนการ

เครื่องมือการจัดการกำลังคน

เช่นเดียวกับการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการกำลังคนที่ยอดเยี่ยมจะนำไปสู่ความสำเร็จของพนักงานทุกคน

เสาหลักที่การจัดการกำลังคนอยู่บนพื้นฐานของการจัดตารางเวลาที่เหมาะสม อัลกอริธึมดั้งเดิมที่คิดค้นโดย Agner Krarup Erland ได้พัฒนาให้ครอบคลุมการจัดการของรัฐที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น เช่น ความพร้อมใช้งาน งบประมาณ ข้อ จำกัด กฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลาง ค่าจ้าง ทักษะ เวลาหยุดและวันหยุด เครื่องมือการจัดการกำลังคนที่มีสิ่งเหล่านี้เป็นการลงทุนที่ดีสำหรับบริษัทของคุณ

การติดตามเวลา

วิธีใดก็ตามที่คุณต้องใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามพนักงานของคุณ เป็นวิธีที่มีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือการจัดการกำลังคนใดก็ตามที่คุณลงทุนมีองค์ประกอบการติดตามเวลา ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีจะช่วยให้คุณดูเวลาที่ติดตามตามสถานะโครงการ ดาวน์โหลดรายงาน ส่งไทม์ชีทออนไลน์ และตรวจสอบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์

การวางแผนและการทำงานร่วมกับทีมงานของคุณ

เนื่องจากไม่มีพนักงานสองคนที่เหมือนกัน ซอฟต์แวร์ของคุณจึงต้องมีองค์ประกอบการวางแผนกำลังคนด้วย นี่หมายถึงแผนเฉพาะทีมสำหรับไอทีและซอฟต์แวร์ การก่อสร้าง การตลาด เครื่องมือวางแผนพนักงานที่คุ้มค่าจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนโครงการ ติดตามปัญหา ร่วมมือกับทีม และตรวจสอบความเสี่ยง

การจัดตารางเวลา

ด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการโครงการที่เหมาะสม คุณสามารถมองเห็นโครงการของคุณทางออนไลน์ได้ทั้งหมด ดังนั้นไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ที่ใด พวกเขาสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงกำหนดการของพวกเขาในแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ควรช่วยให้พนักงานของคุณมองเห็นได้ดีขึ้นว่าสิ่งที่ต้องส่งมอบใดที่จำเป็นและเมื่อใด—ช่วยให้พวกเขาจัดลำดับความสำคัญของงานล่วงหน้าได้ดีขึ้น

การตรวจสอบและการรายงาน

นอกเหนือจากการติดตามเวลา องค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการจัดการกำลังคนยังเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและการรายงานความคืบหน้าของพนักงานของคุณ หากไม่มีองค์ประกอบเพิ่มเติมในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงาน คุณจะไม่รู้ว่าควรเปลี่ยนตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุดอย่างไรหรือเมื่อใด สำหรับเครื่องมือการจัดการกำลังคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือนี้มีองค์ประกอบการตรวจสอบและการรายงาน เพื่อให้คุณดูได้ว่าคุณมาช้ากว่ากำหนดหรือตรงเวลา

ProjectManager สามารถช่วยคุณจัดการพนักงานได้อย่างไร

พนักงานของคุณเป็นองค์ประกอบสำคัญสู่ความสำเร็จของโครงการใดๆ การจัดการสิ่งเหล่านี้เป็นงานที่ไม่เพียงต้องการความใส่ใจในรายละเอียดเท่านั้น แต่ยังต้องมีการทูตและความมีไหวพริบในระดับหนึ่งด้วย ด้วย ProjectManager แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราช่วยให้คุณจัดกำหนดการพนักงานทั้งหมดและงานของพวกเขาได้ เพิ่มงานใหม่และวันที่ครบกำหนด หรือเชื่อมโยงงานเข้าด้วยกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของพนักงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น

พนักงานของคุณสามารถแนบความคิดเห็นหรือไฟล์กับงานโครงการได้โดยตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานะใด

ProjectManager ยังมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างชั่วโมงที่ทำงานในทีมของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีใครได้รับการจัดสรรเกินหรือน้อยเกินไปในโครงการ

คุณยังสามารถจัดหมวดหมู่วัสดุและอุปกรณ์—และติดตามทั้งหมด—เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เมื่อพยายามวางแผนกำลังคน อย่าปล่อยให้การจัดกำหนดการและการจัดการทรัพยากรเป็นโอกาส ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้คุณติดตามได้ดีขึ้นว่าพนักงานคนใดได้รับมอบหมายให้ทำงานใด และวางแผนทรัพยากรล่วงหน้าสำหรับโครงการในอนาคต เพื่อให้คุณไม่พลาดแม้แต่ครั้งเดียว ดูวิธีที่ ProjectManager สามารถช่วยให้คุณจัดการพนักงานของคุณได้ดีขึ้นโดยเริ่มการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้