การเอาชนะการขาดทรัพยากรของโครงการ

ทรัพยากรมีจำกัด แต่ความสามารถของคุณในการจัดการทรัพยากรเหล่านี้เพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการของคุณนั้นไม่มี หนึ่งในความท้าทายมากมายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญคือการชี้นำโครงการของพวกเขาไปสู่จุดจบที่ประสบความสำเร็จโดยไม่มีทรัพยากรเพียงพอ ข่าวดี: มีวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ทรัพยากรที่คุณมีและทำให้พวกเขาทำงานในโครงการของคุณได้ ข่าวดี: เราจะบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร

ความท้าทายของ PM: การขาดทรัพยากรโครงการ

สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อคุณสังเกตเห็นว่าทรัพยากรของคุณไม่ครอบคลุมสิ่งที่คุณวางแผนไว้ในโครงการของคุณคือการระบุบริบท ทรัพยากรสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัสดุไปจนถึงบุคลากร และสถานการณ์ที่ทำให้คุณขยายทรัพยากรของคุณไปจนถึงจุดแตกหักอาจมีสาเหตุหลายประการ

• เทคโนโลยีใหม่ : คุณอาจกำลังทำงานในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ล้ำหน้ากว่าความสามารถในการสนับสนุนของคุณ หรือทีมของคุณยังไม่ได้พัฒนาชุดทักษะในการใช้งานอย่างถูกต้อง
• โครงการที่มี ลำดับความสำคัญสูงกว่า: อาจมีโครงการอื่นที่ลงเอยด้วยโครงการของคุณและทรัพยากรบางส่วนของคุณจะถูกดึงจากงานของคุณไปยังอีกโครงการหนึ่ง
• เหตุการณ์ไม่คาดฝัน: คุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงและวางแผนสำหรับความไม่แน่นอน แต่ผู้คนจะป่วย หยุดพักโดยไม่ได้วางแผน และทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์อาจมีปัญหาด้านอุปทานในทันที
• การวางแผนที่ไม่ดี: บางครั้งก็ง่ายพอๆ กับการขาดการวางแผน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการวางแผนอย่างละเอียดก่อนดำเนินโครงการจึงมีความสำคัญมาก

เมื่อปัญหามีเพียงเล็กน้อย คุณสามารถใช้การแก้ไขด่วนโดยดูที่แผนโครงการและรายการงานของคุณ และดูว่ามีอะไรเคลื่อนไหวบ้างที่จะมีเวลามากขึ้น แต่ในที่นี้เรากำลังพูดถึงการขาดแคลนทรัพยากรที่สำคัญมากขึ้น

คุณจะทำอย่างไรเพื่อเอาชนะการขาดทรัพยากรของโครงการ เราขอแนะนำกระบวนการสองขั้นตอนเพื่อช่วยในการจัดการทรัพยากรของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022

1. ระบุสถานการณ์และผลกระทบ

สาเหตุที่เป็นไปได้บางประการสำหรับการขาดทรัพยากร เมื่อคุณได้พิจารณาแล้วว่าทำไม ส่วนต่อไปคือการค้นหาว่าผลกระทบต่อโครงการเป็นอย่างไร หากปราศจากความรู้นั้น ก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้

2. ใช้ประโยชน์จากคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณ

แม้ว่าอาจดูเหมือนเป็นปัญหาที่คุณคนเดียวควรจัดการ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น คุณต้องการใช้ความช่วยเหลือของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ขั้นแรก ถ่ายทอดสถานการณ์และผลกระทบต่อต้นทุน เวลา ขอบเขต และคุณภาพของคุณ จากนั้นให้ตัวเลือกต่างๆ ที่คุณต้องแก้ไข และรับฟังคำแนะนำของพวกเขา หลังจากตัดสินใจดำเนินการแล้ว ให้ช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจนั้น และในระหว่างการแก้ไข ให้ปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

แม้จะได้รับความช่วยเหลือจากคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง แต่คุณอาจปรับให้เข้ากับความต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมไม่ได้ เมื่อถึงจุดนั้น การตัดสินใจของพวกเขาคือการจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติม และอนุญาตให้คุณปรับฐานโครงการใหม่

การตรวจสอบทรัพยากรโครงการ

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการขาดแคลนทรัพยากร คุณจำเป็นต้องตรวจสอบทรัพยากรโครงการของคุณตลอดทั้งโครงการ มีหลายวิธีในการดำเนินการนี้ในการจัดการโครงการหรือซอฟต์แวร์ติดตามทรัพยากรของคุณ คุณสามารถ:

• ติดตามความพร้อมของทรัพยากร
• จัดการการจัดสรรภาระงานเพื่อติดตามความพร้อมใช้งานรายชั่วโมง
• ดูกำหนดการโครงการเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงาน
• ตรวจสอบประสิทธิภาพทรัพยากรบนแดชบอร์ดโครงการของคุณ

คุณจะดีขึ้นถ้าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณมีความสามารถในการตรวจสอบทรัพยากรเหล่านี้ทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เป็นภาระกับการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสองระบบ และคุณสามารถติดตามความพร้อมใช้งานและประสิทธิภาพได้แบบเรียลไทม์

ตัวอย่างเช่น ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงให้คุณเห็นว่าทรัพยากรของคุณทำงานเป็นอย่างไรในระดับสูง นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามตัวชี้วัดหลักอื่นๆ ได้ในเวลาเดียวกัน ต้องการที่จะขุดลึก? สร้างรายงานปริมาณงานในคลิกเดียวหรือตรวจสอบแผนภูมิปริมาณงานของเรา ไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใดที่สามารถจัดการทรัพยากรได้มากกว่า ProjectManager ทดลองใช้ฟรีวันนี้

วางแผนทรัพยากรที่ดี

วิธีที่ดีที่สุดในการลดความเสี่ยงที่จะมีทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะทำโครงการให้เสร็จคือการทำให้แน่ใจว่าการวางแผนทรัพยากรของคุณนั้นละเอียดถี่ถ้วนที่สุด ในการเริ่มต้น คุณต้องการแสดงรายการทรัพยากรที่คุณต้องการอย่างละเอียด ประเมินจำนวนทรัพยากรที่คุณต้องการ และกำหนดเวลาให้ทรัพยากรเหล่านั้นตรงตามกำหนดเวลาของคุณ นั่นหมายถึงบุคลากร อุปกรณ์ และวัสดุทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากร

ตามรายการนั้นเป็นกำหนดการ นี่คือกรอบเวลาที่ต้องใช้ทรัพยากรเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง คุณจะต้องทราบระยะเวลาที่คุณต้องการทรัพยากรแต่ละรายการเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบที่มีต่อกำหนดการ

ความต้องการทรัพยากรเฉพาะของคุณอาจเปลี่ยนแปลงได้อย่างมากในแต่ละวัน ดังนั้น คุณต้องการแก้ไขปัญหาปริมาณ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการทรัพยากรนั้นกี่ครั้งในหนึ่งวัน สัปดาห์ หรือเดือน วิธีนี้จะช่วยให้คุณบีบการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดทุกบิตให้หมดไป

สุดท้าย คุณต้องระบุสมมติฐานและข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรของคุณ สมมติฐานว่าสิ่งที่คุณเชื่อว่าเป็นจริงและข้อจำกัดคือกำหนดการ ต้นทุน และต้นทุนของโครงการ แผนการจัดการทรัพยากรที่แข็งแกร่งจะไม่เปลี่ยนจำนวนทรัพยากรของคุณ แต่จะขยายการใช้งานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ

ProjectManager ช่วยในการจัดการทรัพยากรอย่างไร

การมีแผนการจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญ แต่การมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณลักษณะทั้งหมดที่คุณต้องใช้ก็เช่นกัน กำหนดการของคุณดีพอๆ กับความสามารถในการติดตามของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการและการใช้ทรัพยากรของคุณอย่างแม่นยำ

สำหรับทรัพยากรของทีมของคุณ คุณสามารถติดตามความพร้อมใช้งานรายชั่วโมงและรายวันได้ นอกจากนี้ยังระบุวันหยุดและวันหยุดด้วย ไม่ว่าจะเป็นในประเทศหรือต่างประเทศ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมสำหรับโครงการที่มีทีมกระจาย คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเราเพื่อตรวจสอบและจัดการปริมาณงานของทีมได้เช่นกัน

ด้วยวิธีนี้ หากทีมใดทีมหนึ่งของคุณทำงานเกินกำลังและคนอื่นๆ ไม่ทำงาน คุณสามารถปรับปริมาณงานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งไม่เพียงแต่ยุติธรรมและป้องกันภาวะหมดไฟ แต่ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นในการจัดการทรัพยากรของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเอาชนะการขาดทรัพยากรของโครงการ

คุณไม่สามารถรู้เพียงพอเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรของคุณ ผู้จัดการโครงการที่ดีจะไม่ยอมให้ตัวเองตกอยู่ในความพึงพอใจ ดู Jennifer Bridges, PMP ผู้ซึ่งใช้ความเชี่ยวชาญของเธอในการจัดการโครงการเพื่อแนะนำคุณผ่านวิดีโอฝึกอบรมสั้นๆ ที่จะช่วยให้คุณขยายทรัพยากรของคุณและตอบสนองความคาดหวังของโครงการ

นี่คือช็อตไวท์บอร์ดสำหรับการอ้างอิงของคุณ!

การถอดความ:

ยินดีต้อนรับสู่ PM Challenges Series วันนี้ เรากำลังพูดถึงการเอาชนะการขาดทรัพยากรของโครงการโดยเฉพาะ แต่ก่อนอื่น บางคนถาม หรือสงสัยว่าฉันมาที่นี่ได้อย่างไร ฉันอยู่ในสถานการณ์ใดที่ฉันยังขาดทรัพยากรอยู่

ฉันคิดว่ามันสำคัญมากที่จะต้องระบุสถานการณ์ที่คุณอยู่ เพราะมีเหตุผลที่แตกต่างกันว่าคุณไปถึงที่นั่นได้อย่างไร และวิธีการที่คุณจะเอาชนะมันตามสถานการณ์

อย่างแรกเลย มาพิจารณากันก่อนว่าด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ โดยเฉพาะ ที่เกิดขึ้นใหม่ บางครั้งก็ยากที่จะหาแหล่งข้อมูลที่รู้วิธีเขียนโปรแกรม หรือสนับสนุนเทคโนโลยีนั้น ดังนั้นในบางครั้งจึงหายาก และแม้ว่าคุณจะหาเจอก็ตาม พวกมันก็ยังมีราคาสูงเป็นพิเศษ

อีกสถานการณ์หนึ่งอาจเป็นได้ว่าในองค์กรของคุณ มีโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าเข้ามาเกี่ยวข้อง และทันใดนั้น ทรัพยากรหลักบางส่วนของคุณก็ถูกดึงออกจากโครงการ

อีกทั้งเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ดังนั้นบางครั้ง เราก็นึกถึงภัยธรรมชาติ บางครั้งผู้คนมีโครงการที่อาจมีสหภาพแรงงาน ดังนั้นหากมีการนัดหยุดงานที่อาจส่งผลกระทบต่อทรัพยากร

นอกจากนี้ ฉันยังรู้ว่าครั้งหนึ่งฉันเคยมี มีผู้ชายคนหนึ่งในทีมของฉันซึ่งเป็นผู้บริจาคอวัยวะให้น้องสาวของเขา ดังนั้นพวกเขาจึงรอมาหลายปีเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น และทันใดนั้นในช่วงกลางและวิกฤตของโครงการ เขาถูกเรียกตัวให้เข้าร่วมกระบวนการบริจาค ดังนั้นเขาจึงถูกดึงออกมาเป็นเวลานาน ดังนั้นเราจึงต้องกรอกตำแหน่งของเขา

แล้วก็มีแต่คนจนๆ ที่ขาดการวางแผน ดังนั้นเมื่อสถานการณ์เหล่านี้เกิดขึ้น แน่นอน มีผลกระทบต่อโครงการ อย่างที่คุณรู้ โครงการต่างๆ ก็คือ องค์ประกอบของโครงการ ได้แก่ ต้นทุน เวลา ขอบเขต และคุณภาพ ดังนั้นคุณต้องประเมินว่าสถานการณ์นี้ส่งผลต่อโครงการของคุณอย่างไร ลองดูสองสามวิธีที่คุณสามารถเอาชนะสถานการณ์เหล่านี้ได้

อย่างแรกเลย หากขาดทรัพยากรเพียงเล็กน้อย คุณสามารถดูแผนโครงการและงานของคุณและดูว่ามีใครบ้างที่มีเวลาเล็กน้อยที่อาจจะกรอกอย่างอื่นได้ หรือบางที คุณก็รู้ มีบางอย่างที่คุณสามารถจัดเรียงใหม่ได้ซึ่งเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ฉันเชื่อว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการขาดทรัพยากรที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นซึ่งเรากำลังพูดถึงในเซสชั่นไวท์บอร์ดนี้

ก่อนอื่น ระบุสถานการณ์ที่คุณอยู่และผลกระทบ จากนั้น ใช้ประโยชน์จากบอร์ดควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณ บางครั้ง ผู้จัดการโครงการบางคนพยายามแก้ไขปัญหานี้ด้วยตนเอง และจริงๆ แล้วเป็นการตัดสินใจของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงว่าจะจัดการอย่างไร แล้วเราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร? คุณนำเสนอกรณีของคุณ

ดังนั้น เมื่อคุณพบสถานการณ์นี้และผลกระทบ คุณต้องการระบุสถานการณ์โดยเฉพาะและผลกระทบที่มีต่อต้นทุน เวลา ขอบเขต และคุณภาพของโครงการของคุณ จากนั้นระบุตำแหน่งของเราหลายตัวเลือกเพื่อให้คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงพิจารณา

แล้วทำคำแนะนำของคุณเอง ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาต้องรับมัน แต่มันทำให้พวกเขารู้ว่าคุณทำการบ้านเสร็จแล้ว และค้นคว้าสถานการณ์ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าเส้นทางไหน คุณแนะนำ

แล้วอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจด้วยคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง และเมื่อพวกเขาได้รับคำแนะนำ พวกเขาอาจมีคุณ เช่น หากเป็นเทคโนโลยีเกิดใหม่ พวกเขาอาจให้คุณไปจัดซื้อหรือหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับทีมที่อาจเพิ่มค่าใช้จ่ายมากขึ้นเพื่อให้พวกเขาสามารถอนุมัติได้

หากไม่เป็นเช่นนั้น พวกเขาอาจตัดสินใจว่า “เรามีปัญหาในการค้นหาแหล่งข้อมูลเหล่านั้น” ดังนั้นพวกเขาจึงอาจเป็นผู้อนุมัติการขยายเวลาหรือความล่าช้าในไทม์ไลน์ของคุณ หรือบางทีพวกเขาอาจตัดสินใจ อืม พวกเขาอาจนำขอบเขตของโครงการออกไป

ดังนั้นพวกเขาจึงเป็นคนที่สามารถตัดสินใจได้ในที่สุดและให้การอนุมัติแก่คุณ เพื่อให้คุณสามารถวางรากฐานโครงการของคุณใหม่ได้ จากนั้น คุณกลับไป และเมื่อตัดสินใจได้แล้ว คุณก็ปรับตามนั้น

ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยให้คุณเอาชนะการขาดแคลนทรัพยากรได้ ให้ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager

(โพสต์นี้อัปเดตเมื่อเดือนธันวาคม 2019)