Как провести совещание по планированию (прилагается контрольный список)

Встречи — их может быть слишком много. Иногда проводятся встречи, чтобы обсудить, когда встречаться: это может показаться абсурдным. Однако встречи — это не какой-то бесполезный артефакт из прошлого бизнеса. Они являются важным средством коммуникации. Вот почему совещание по планированию в управлении проектами является ключом к запуску успешного проекта.

Как и на любой встрече, существуют правила, которым необходимо следовать. Должна быть повестка дня, и должны присутствовать только те люди, которые должны присутствовать. Если нет, что ж, вот почему встречи получают дурную славу. Чем лучше вы подготовлены, тем продуктивнее встреча и тем эффективнее планирование вашего проекта.

Вот почему мы разбили хорошее совещание по планированию на основные элементы, которые вы должны включить, чтобы сделать его тщательным и полезным. Мы даже включили контрольный список, который вы можете использовать, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили во время встречи.

Какова цель совещания по планированию?

Очевидная причина проведения совещания по планированию — создать план и получить одобрение от команды. Это первый шаг в разработке плана, требующий ответов на определенные вопросы, например, как мы достигаем этой цели? Что мы уже знаем об этом? Кто за что будет отвечать?

Когда совещание по планированию завершено, должно быть несколько результатов, таких как примерный набросок плана, который был быстро набросан после ответов на приведенные выше вопросы. Также должна быть некоторая ясность в отношении того, кто чем будет заниматься в проекте.

Не повредит, если вы сможете начать определять зависимости, какие ресурсы вам понадобятся, а какие у вас еще нет. Кроме того, у вас будут вопросы, на которые нужно ответить или которые требуют дальнейшего изучения и исследования.

Также должно быть установлено общее понимание того, какова сфера охвата плана. Все присутствующие должны иметь хорошее представление о плане. Получите обратную связь, чтобы убедиться, что эти параметры были ясны на совещании по планированию, и, если это не так, поощряйте вопросы от группы до тех пор, пока они не будут ясны. Это включает в себя то, как люди будут координировать свои действия с другими членами команды.

Ключевые элементы совещания по планированию

Совещание по планированию хорошо ровно настолько, насколько хороши его части. Это то, что вы должны подготовить еще до созыва собрания. Вы хотите, так сказать, иметь все свои утки подряд, чтобы встреча прошла без сучка и задоринки, а план и обязанности команды были четко определены. Поэтому вам нужно убедиться, что вы рассмотрели каждый из пунктов ниже.

Видение, цели и задачи

Прежде чем вы сможете иметь план, вы должны иметь цель. Другими словами, каких целей и задач вы хотите достичь. Чтобы понять это, нужно задать себе простые, но важные вопросы, например, что вы пытаетесь сделать и какие проблемы пытаетесь решить?

Ответы на эти вопросы определят видение, которое является важной путеводной звездой при реализации плана. Это также даст заинтересованным сторонам и членам команды возможность присоединиться к проекту. Это приводит к созданию бизнес-кейса, согласованию проекта с общими бизнес-целями организации и определению преимуществ проекта.

Критические факторы успеха

Когда у вас есть видение, цели и задачи, вам нужно будет квалифицировать это видение, цели и задачи. Что это значит?

По словам Д. Рональда Дэниэла, впервые разработавшего эту концепцию, это «ограниченное количество областей, в которых результаты, если они будут удовлетворительными, обеспечат успешную конкурентоспособность организации. Это несколько ключевых областей, в которых все должно идти правильно, чтобы бизнес процветал. Если результаты в этих областях неадекватны, усилия организации на этот период будут меньше, чем хотелось бы».

Другими словами, какие вещи вы не можете не сделать. Эти основные компоненты вашего плана должны быть определены и понятны всем. К ним относятся результаты проекта, согласованный бюджет и график и т. д.

Наличие критических факторов успеха означает, что вы можете расставить приоритеты не только в процессе планирования, но и в выполнении проекта. Вы узнаете, кто является лидерами, куда вложить свои ресурсы и как скорректировать свой план, чтобы обеспечить постоянную защиту этих важнейших факторов успеха.

Ключевые показатели эффективности

Ключевой показатель эффективности или KPI — это то, что имеет измеримое значение. Он показывает, насколько эффективно проект работает над достижением своих ключевых бизнес-целей. Это способ оценить успех, но для этого сначала необходимо определить ключевые показатели эффективности проекта.

Таким образом, на совещании по планированию должны быть рассмотрены ключевые показатели эффективности проекта и, в частности, то, за что каждый в команде проекта несет ответственность для достижения этих ключевых показателей эффективности. Без постановки цели и объяснения ее команде, а также их роли в достижении этой цели, проект вряд ли будет успешным. Вот почему это неотъемлемая часть совещания по планированию.

Ключевые вопросы

Затем идут ключевые вопросы: самые насущные вещи, которые необходимо решать немедленно. Прежде чем двигаться вперед с проектом или даже планированием, вероятно, есть препятствия, которые необходимо устранить. Это время, когда они идентифицируются, и принимается решение относительно резолюции и того, кто возглавит это обвинение.

Связанный: Бесплатный шаблон отслеживания проблем для Excel

Выполнение этих пунктов обеспечит базовый план для однодневного совещания по планированию. Конечно, вам может понадобиться больше времени для планирования, но это будет больше зависеть от размера вашей команды, чем от проекта. Независимо от того, насколько велика или мала ваша команда, для того, чтобы сделать собрание по планированию более продуктивным, вы должны привлечь их до собрания и получить их идеи и комментарии.

ProjectManager превращает совещание по планированию в план

Вы встретились, вы определились с проектом, и теперь идет работа над реальным планом, чтобы включить в него все, о чем вы говорили. Вот где ProjectManager может помочь. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для планирования проектов, которое может помочь вам планировать, планировать и управлять проектами от начала до конца.

Легкий импорт

У вас есть видение, цели и задачи, но как разбить их на этапы, которые приведут к конечному результату проекта? Что ж, для начала используйте структуру декомпозиции работ, которая поможет вам вернуться от конца проекта ко всем задачам, которые необходимы для его достижения. По сути, это создание списка задач, который затем можно загрузить в ProjectManager и открыть как новый проект.

Установите зависимости, сроки и вехи

Не все задачи можно выполнить сразу, некоторые нельзя начать, пока не будут выполнены другие, поэтому вам нужно их систематизировать. ProjectManager упрощает этот процесс. Добавьте продолжительность задач и заполните временную шкалу в инструменте диаграммы Ганта.

Теперь вы можете связать зависимые задачи, установить контрольные точки, чтобы разбить проект на этапы, и даже начать назначать всех членов команды из диаграммы Ганта.

Инструменты управления задачами для управления работой

Когда член команды приглашен в ProjectManager, ему можно назначать задачи. Задачи могут иметь указания от менеджера, списки дел и включать неограниченное количество вложенных файлов и изображений. Но это только начало.

Разные люди, работающие над проектом, работают по-разному, поэтому ProjectManager имеет несколько представлений проекта. Члены команды могут предпочесть список задач или даже представление календаря.

Однако, как только они начинают выполнять задачи, им может быть трудно сосредоточиться на приоритетах и ​​контролировать рабочий процесс. Канбан-представление позволяет членам команды работать только над теми заданиями, для выполнения которых у них есть ресурсы и возможности. Менеджеры также получают прозрачность в производственном цикле.

Конечно, члены команды наиболее продуктивны, когда работают вместе, поэтому ProjectManager способствует сотрудничеству. Задачи можно комментировать, а других членов команды, не назначенных для выполнения этой задачи, можно помечать и вовлекать в беседу.

Отслеживание и отчет по плану

Менеджеры хотят отслеживать прогресс команды и могут делать это на высоком уровне с помощью панели мониторинга в реальном времени или углубляться в данные с помощью отчетов одним щелчком мыши. ProjectManager — идеальный инструмент для воплощения планов в жизнь, и он должен быть в повестке дня каждого совещания по планированию.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать ваш проект, а затем выполнять его. Несколько представлений проекта делают его гибким инструментом для всех в команде, от менеджеров до групп и заинтересованных сторон, которым нравится четкая и простая отчетность. Попробуйте ProjectManager в следующий раз, когда будете планировать проект с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.