Отклонение от графика: что это такое и как его рассчитать?

Руководители проектов несут ответственность за выполнение задач во всех сферах бизнеса. Они должны планировать работу, управлять людьми, управлять бюджетами и спорить о технологиях — и это лишь некоторые из них.

Если бы вам нужно было свести все к минимуму и определить основную функцию менеджера проекта всего одним предложением, это было бы что-то вроде «Менеджеры проектов гарантируют, что работа будет завершена вовремя и в рамках бюджета».

Но как руководитель проекта на самом деле узнает, идет ли проект по графику или отстает? Они используют мощный расчет, который количественно определяет и измеряет прогресс проекта, называемый отклонением от графика.

Отклонение от расписания можно рассчитать вручную, но гораздо эффективнее использовать программное обеспечение для управления проектами, которое может динамически обновляться и изменяться в режиме реального времени по мере выполнения проекта. С помощью ProjectManager вы можете отслеживать запланированные и фактические данные с помощью диаграмм Ганта, информационных панелей и отчетов, чтобы никогда не отставать.

Что такое отклонение от расписания?

Отклонение от графика (SV) — это расчет, который измеряет, идет ли проект по плану, путем сопоставления фактического прогресса с ожидаемым прогрессом.

Изменение расписания позволяет руководителям проектов привносить данные в обсуждение. Вместо того, чтобы говорить: «Проект немного отстает», можно сказать: «Проект отстает на 20 процентов от того, что должен быть».

Как рассчитать отклонение от графика

Чтобы рассчитать отклонение от графика, вычтите бюджетную стоимость запланированных работ (BCWS) из бюджетной стоимости выполненных работ (BCWP). Все используемые значения будут представлены в денежном выражении (доллары США, фунты стерлингов и т. д.). Вот формула:

БСВД – БЦСВ = SV

Иногда вы увидите эту формулу как EV – PV , но это означает одно и то же: EV (освоенный объем) – PV (запланированный объем) = SV .

Чтобы использовать эту формулу, нам сначала нужно определить BCWP и BCWS:

• БСВР (бюджетная стоимость выполненных работ): это бюджетная стоимость уже выполненной работы. (Общий бюджет проекта) X (Процент выполненной работы)
• BCWS (бюджетная стоимость запланированных работ): это бюджетная стоимость работы, которая, как ожидается, будет завершена к настоящему времени. (Общий бюджет проекта) X (Процент работы, которая должна быть выполнена к настоящему времени, исходя из прошедшего времени)

Связанный: Шаблоны планирования проекта

Пример расчета

Чтобы помочь вам полностью понять этот расчет, давайте воспользуемся примером сценария и подставим числа. Предположим, вы управляете проектом, который продлится 20 дней, а общий бюджет проекта составляет 100 000 долларов США.

В этом примере у вас 10 дней (или 50%) в проекте, поэтому к этому моменту вы должны выполнить работы на сумму 50 000 долларов (50% от общего бюджета). Но, к сожалению, на самом деле вы закончили работу только на 25 000 долларов.

Вот как это выглядит, когда вы подставляете числа в нашу формулу отклонения расписания:

BCWP (25 000 долларов США) – BCWS (50 000 долларов США) = SV (-25 000 долларов США)

Затем, чтобы выразить отклонение графика в процентах, просто разделите:

SV (-25 000 долларов США) / BCWS (50 000 долларов США) = -0,5 или -50%

Эта цифра говорит вам, что ваш проект на 50% отстает от того, что должно быть в это время. Если полученное число является положительным числом, то ваш проект выполняется с опережением графика. Если отклонение от графика окажется равным нулю, значит, проект находится именно там, где и должен быть!

Почему изменение расписания важно

Знание того, идет ли проект с опережением или отставанием от графика, а также с превышением или ограничением бюджета, является основной обязанностью менеджера проекта. Руководителям проектов доверяют их команды и их компании, чтобы они сохраняли контроль над проектами по следующим причинам:

1. Реализация проекта влияет на конечный результат. Если проект задерживается, клиенты и внутренние заинтересованные стороны могут понести финансовые потери. Когда это происходит, это угрожает репутации компании, что может привести к будущим убыткам!
2. Дезорганизация влияет на внутренние команды. Если проекты сойдут с рельсов и часто случаются задержки, команды, скорее всего, потеряют моральный дух и мотивацию. Команды счастливы, когда их тяжелая работа окупается в конце проекта. Однако, когда проект останавливается или кажется, что проект никогда не будет завершен, члены команды начинают терять веру.

Использование панели управления проектами для расчета SV

Хотя расчеты просты, обработка чисел вручную может быстро стать утомительной задачей, учитывая, что расчеты должны выполняться каждый день по мере изменения проекта.

В больших проектах отслеживание тысяч точек данных становится невозможным. Вот почему опытные менеджеры проектов предпочитают использовать панель мониторинга проекта для выполнения своих расчетов, экономя драгоценное время и ресурсы.

Информационные панели ProjectManager для отклонений от расписания

Программное обеспечение ProjectManager было разработано профессиональными менеджерами проектов после того, как они заметили потребность в более качественных инструментах для своих собственных проектов. При управлении любым проектом, особенно крупным, время менеджера по проектам лучше всего тратить на продвижение вперед, а не на то, чтобы целыми днями решать уравнения.

Наши информационные панели проектов созданы для предоставления вам информации о задачах, командах и бюджетах в режиме реального времени. Вот как они работают.

Введите ресурсы и бюджеты

Когда вы создаете новый проект, начните с добавления общего бюджета проекта. Это число будет служить точкой отсчета по мере продвижения работы, и будут созданы графики, которые позволят вам быстро увидеть, находится ли проект в рамках бюджета или существует риск его превышения.

Кроме того, вы добавите в новый проект два типа ресурсов: людей и вещи. Люди являются членами внутренней команды и внешними подрядчиками, которые будут работать над проектом. Вещи — это другие ресурсы, которые требуют затрат, таких как аренда комнаты, оборудование и проезд.

Данные сводятся автоматически

Когда вы устанавливаете уровень затрат для каждого человека, и этот человек регистрирует время выполнения своих задач, программное обеспечение автоматически упорядочивает данные на панели инструментов. То же самое относится и к затратам, не связанным с человеческими ресурсами: данные сводятся на панель инструментов для удобного просмотра.

Эта информация может быть использована для того, чтобы в режиме реального времени увидеть, превышается ли график проекта и его бюджет или нет. Отклонение от расписания рассчитывается автоматически.

Пристальный взгляд на информационные панели

Отклонение от расписания — это лишь одна из метрик, которая будет автоматически рассчитана для вас. Помимо дисперсии, вы также увидите графики для

• Здоровье: обзор темпов и хода выполнения всей проектной работы.
• Задачи: Разбивка того, какие задачи запущены, завершены или еще не выполнены.
• Ход выполнения: просмотр в увеличенном масштабе хода выполнения каждой задачи, чтобы увидеть, на каком этапе находится каждая часть работы.
• Время: сравнение запланированного и фактического завершения проекта
• Рабочая нагрузка: визуальное представление рабочей нагрузки и доступности каждого члена команды.

ProjectManager — лучшее программное обеспечение для планирования

Информационная панель проекта — это лишь небольшая часть программного пакета, предлагаемого ProjectManager. Программное обеспечение используется тысячами команд и компаний, включая NASA, Volvo и Bank of America, для планирования проектов, совместной работы, мониторинга и отчетности.

Наши мощные диаграммы Ганта позволяют пользователям планировать проекты любого размера. Введите задачи с датами начала и выполнения, и они отображаются на визуальной временной шкале, что позволяет легко увидеть весь проект с первого взгляда.

Но это лишь малая часть того, как наш инструмент помогает вам управлять графиком проекта. Чтобы получить краткий обзор, посмотрите это короткое обучающее видео.

Члены команды также любят ProjectManager, потому что он упрощает управление работой. Они могут видеть работу, которую необходимо выполнить, в списках задач, на досках канбан и в календарях.

Чтобы увидеть программное обеспечение ProjectManager в действии и рассчитать отклонение от графика вашего проекта, воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией. В течение 30 дней вы сможете бесплатно использовать все мощные инструменты управления проектами, которые мы предлагаем. Получите планирование, мониторинг, отчетность и совместную работу в одном программном пакете. Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию сегодня!