Как создать идеальный рабочий процесс Канбан для вашей команды

Канбан-доска проста в использовании, но она может быть мощным инструментом для команд. Канбан-доска создает визуальный рабочий процесс, который иллюстрирует, как команда работает вместе и как выполняется работа. Такие рабочие процессы помогают командам повысить производительность, давая представление об эффективности на каждом этапе проекта.

Исторически канбан использовался в командах производителей и разработчиков, но менеджеры во всех отраслях присоединились к этому веселью, увидев, насколько полезным может быть этот инструмент. В этой статье мы покажем вам, как настроить профессиональный рабочий процесс канбан, который будет творить чудеса для вашей команды.

Зачем создавать рабочий процесс Канбан

Когда рабочий процесс визуально представлен на канбан-доске, команда может получить массу информации о том, как они работают вместе. Команды могут видеть, какие этапы проекта эффективны, где возникают узкие места, и может ли другим членам команды понадобиться помощь, чтобы не отставать от графика.

Рабочие процессы канбан предлагают легко читаемый взгляд на работу, поэтому, естественно, менеджеры любят их. Менеджеры могут отслеживать рабочий процесс в режиме реального времени, чтобы понять продуктивность своей команды, а затем оптимизировать свои рабочие процессы для будущих проектов.

Рабочие процессы Канбан также помогают держать заинтересованные стороны в курсе событий. Вашему начальнику не придется преследовать вас за обновлением проекта, если он может просто посмотреть на рабочий процесс и точно знать, что происходит в проекте. Программное обеспечение для управления рабочим процессом делает этот процесс еще проще.

Как создать рабочий процесс Канбан за 6 простых шагов

Канбан-доски обманчиво просты. Их легко настроить, но сначала вы должны понять механику. Вот как создать рабочий процесс канбан.

1. Зарегистрируйтесь в Канбан-инструменте

Первый шаг в организации рабочего процесса — регистрация в программном обеспечении канбан. Канбан-инструменты ProjectManager бесплатны в течение 30 дней, поэтому зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии. Вы можете опробовать инструменты, прежде чем платить деньги или брать на себя какие-либо обязательства.

2. Добавьте членов вашей команды

Хотя канбан-доски можно использовать для управления работой одного человека, они особенно полезны при использовании командой. После того, как вы подключитесь к программному обеспечению канбан, вы должны пригласить всех членов вашей команды, чтобы они могли сотрудничать с вами в ваших проектах.

На этом этапе вы также можете пригласить любых заинтересованных лиц, которых вы хотите держать в курсе. Однако вы можете подождать, пока ваш рабочий процесс не будет построен, чтобы им было что посмотреть при первом входе в систему.

ProjectManager упрощает приглашение новых людей в вашу рабочую область в любое время и предлагает разные уровни разрешений для каждого нового члена команды. Это дает вам контроль над тем, кто что видит в рабочей области.

3. Создайте новый канбан-проект

Как только члены вашей команды будут приглашены в рабочую область, вам нужно будет создать свой первый проект для размещения рабочего процесса. Перейдите к большому зеленому «+» в правом верхнем углу экрана и щелкните его, чтобы добавить новый проект. Дайте вашему новому проекту имя, выберите, кто будет работать над этим проектом, и нажмите «Создать проект».

Все детали вашего проекта можно отредактировать позже, так что не беспокойтесь о том, чтобы все получилось идеально. Самое главное, чтобы вы запустили новый проект, чтобы вы могли начать строить свой рабочий процесс.

Связанный: 4 обязательных функции для инструмента Канбан

4. Добавьте все свои задачи

Теперь, когда ваш новый проект создан, перейдите на вкладку «Доска» в меню, чтобы перейти к представлению доски канбан. Здесь вы будете строить весь рабочий процесс канбан.

На экране доски по умолчанию вы увидите три столбца, которые уже созданы для вас: «Делать», «В процессе» и «Готово».

• To Do: В этом столбце будут размещены все задачи, которые необходимо выполнить для завершения вашего проекта.
• Выполняется: в этом столбце отображаются все задачи, над которыми в настоящее время работают.
• Готово: в этом столбце отображаются выполненные задачи.

Начните с добавления всех задач вашей команды в «To-Do». Дайте каждой новой задаче имя и создайте для нее канбан-карту. В нашем примере мы создадим рабочий процесс канбан для маркетинговой команды, которую попросили добавить две новые веб-страницы на веб-сайт их компании.

Мы добавили две задачи под названием «Новая веб-страница 1» и «Новая веб-страница 2» в столбец «Задачи». Затем вы должны щелкнуть по каждой задаче и добавить немного дополнительной информации об этой задаче, чтобы у членов команды была вся необходимая информация, когда они начнут работать. Вы можете добавить описание задачи, даты начала и выполнения, а также прикрепить любые необходимые файлы.

5. Создайте собственные столбцы

Теперь, когда задача создана для каждой части проекта, мы можем приступить к настройке столбцов в соответствии с рабочим процессом нашей команды.

Мы знаем, что нам нужно создать две новые веб-страницы, но это легче сказать, чем сделать — в этом проекте будет участвовать много разных людей. Поэтому мы создадим настраиваемые столбцы для представления каждого этапа процесса создания. Различные этапы создания веб-страницы включают написание и редактирование контента, дизайн, публикацию и продвижение.

Поскольку этот рабочий процесс канбана будет более сложным, чем стандартные три столбца, которые используются в настоящее время, мы обновим столбцы. Старые колонны были

• Сделать
• Делает
• Сделанный

Но после того, как мы настроим наш проект, новые столбцы (слева направо)

• Сделать
• Пишите и редактируйте контент
• Дизайн
• Публиковать
• Продвигать

6. Назначьте работу

Теперь, когда этапы проекта созданы и готовы к работе, мы можем начать использовать рабочий процесс. Поскольку первое, что необходимо для создания веб-страницы, — это контент, мы переместим «Новая веб-страница 1» в столбец «Контент» и назначим задачу автору контента. Как только задача будет назначена члену команды, он получит уведомление по электронной почте о том, что можно приступить к работе.

Рабочий процесс канбан теперь в действии! После того, как автор контента закончит свою работу, он может прикрепить контент к задаче, переместить задачу в «Редактирование» и повторно назначить задачу редактору. После завершения редактирования задача перемещается в «Дизайн» и так далее, пока веб-страница не будет готова.

Вы сможете увидеть задачу по мере ее прохождения через процесс создания, отсюда и название «рабочий процесс».

Лучшие практики для рабочих процессов Канбан

Как только рабочий процесс запущен, важно следить за ним, чтобы убедиться, что все идет гладко. Иногда вы обнаружите, что вам нужно добавить новый столбец в рабочий процесс, если в него вовлекаются новые люди, и процесс становится более сложным.

Также важно следить за узкими местами в рабочем процессе. Узкое место — это место, где проект застревает и перестает двигаться вперед.

Чтобы снова использовать наш пример рабочего процесса, возможно, вы заметили, что две новые веб-страницы должны быть опубликованы через три дня, но обе все еще находятся в столбце «Дизайн». В этом случае ваши веб-дизайнеры могут быть перегружены работой, поэтому вам может понадобиться помощь другого дизайнера.

Связанный: 12 советов по распределению ресурсов для менеджеров

Вот почему рабочие процессы канбан так полезны: они могут помочь вам выявлять проблемы по мере их возникновения и предотвращать проблемы, которые могут вызвать задержки в завершении проекта.

ProjectManager продвигает Канбан еще дальше

Вы можете создать все свои рабочие процессы канбан в ProjectManager, чтобы сотрудничать с вашей командой и выполнять больше работы более эффективно. Тысячи команд по всему миру ежедневно используют нашу платформу, чтобы оставаться организованными и делать потрясающие вещи.

Помимо канбан-досок, ProjectManager также предлагает целый набор полезных инструментов управления проектами. К ним относятся диаграммы Ганта для составления планов проектов, расписания для отслеживания рабочего времени и отчеты по проектам для анализа производительности команды.

ProjectManager — отмеченный наградами инструмент для организации команд и проектов. Наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы вы могли принимать более взвешенные решения и довести проект до успешного завершения. Попробуйте наши канбан-доски и узнайте, как мы можем оптимизировать ваш рабочий процесс, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.