Должностная инструкция администратора проекта

Проекты не делаются одним человеком. Есть много заинтересованных сторон, каждая из которых имеет личную заинтересованность. Менеджеры проектов — это те, кому поручено планирование, мониторинг и управление командами, но менеджеры по проектам не могут справиться со всем этим в одиночку.

В зависимости от размера организации или проекта могут работать десятки сотрудников, чтобы убедиться, что все идет гладко. Во-первых, проекты печально известны созданием кучи документов. Кто-то должен следить за бумажным следом.

Человек, который помогает в этих качествах, называется администратором проекта. Они являются одними из самых важных людей, работающих на заднем плане проекта. Они не просто бумажники; они несут ответственность за продвижение проекта, следя за тем, чтобы у всех было то, что им нужно.

Что такое Администратор проекта?

Администратор проекта отвечает за помощь в выполнении многих обязанностей, связанных с управлением проектом. Как следует из названия, они выполняют административную работу, связанную с проектом. Это широкий спектр задач, от поддержания связи с подрядчиками, планирования встреч, закупки расходных материалов, посещения рабочих мест и помощи в подготовке отчетов.

Несколько отраслей нанимают администраторов проектов, таких как машиностроение, фармацевтика, здравоохранение, исследования и другие. Они, как правило, находят работу в организациях, которые выполняют более сложные задачи и, следовательно, требуют более крупных проектных групп. Во многих отношениях администратор проекта является правой рукой руководителя проекта, занимаясь более мелкими задачами, поэтому руководитель проекта может сосредоточиться на более крупных.

Из-за этого должность администратора проекта может стать ступенькой к работе менеджером проекта. Они идут в ногу с руководителем проекта на протяжении всего проектного цикла и получают в профессии практически ученика. Это не значит, что администратор проекта может просто стать менеджером проекта. Рекомендуется, чтобы они сначала поняли методологию и даже прошли сертификацию. Но это отличный опыт работы.

Основные обязанности администратора проекта

Обязанности, которые входят в компетенцию администратора проекта, разнообразны. Они варьируются от повседневных до критически важных задач, которые имеют основополагающее значение для успеха проекта. Администратора проекта обычно просят сделать следующее:

• Делать телефонные звонки
• Следите за бюджетом и расходами проекта
• Помощь в организации встреч по проекту
• Вести протокол на совещаниях
• Организация площадок
• Помощь в планировании
• Поддерживайте календарь проекта в актуальном состоянии
• Административные обязанности
• Отслеживание проектов
• Предлагайте предложения по повышению эффективности
• Соблюдайте правила соблюдения
• Оценивайте эффективность сотрудников
• Наймите подрядчиков

Эти обязанности, конечно, варьируются в зависимости от организации и проекта. Но достаточно сказать, что администратор проекта берет на себя меньшие обязанности со стола менеджера проекта или готовит работу для менеджера проекта. Это отличный способ взглянуть изнутри на управление проектами и развить соответствующие навыки.

Администратор проекта обычно подчиняется менеджеру проекта, но опять же это зависит от организации. Например, в некоторых проектах есть координатор проекта, менеджер проекта, помощник менеджера проекта и так далее. В этом случае координатор проекта, скорее всего, будет отчитываться перед следующим руководителем, который затем переместит данные вверх по лестнице, чтобы в конечном итоге передать их менеджеру проекта.

Набор навыков успешных администраторов проектов

Говоря о навыках, что нужно потенциальному администратору проекта, чтобы его рассматривали на эту должность? Прежде чем мы снова начнем, важно отметить, что все организации разные, и их требования различаются. Далее следует общее описание того, на что обращает внимание большинство работодателей при найме администратора проекта.

Образование имеет решающее значение, особенно для тех, кто подает заявку с небольшим опытом или без него. В большинстве случаев работодатели ищут кандидатов, имеющих высшее экономическое образование. Если человек, который хочет заполнить эту вакансию, долгое время работал в управлении проектами на различных должностях, то, возможно, будет достаточно диплома о среднем образовании.

Мы упомянули сертификацию, и начало или окончание любой из аккредитованных программ сертификации по управлению проектами определенно сыграет в вашу пользу. Если вы ищете нечто большее, чем должность администратора проекта начального уровня, настоятельно рекомендуется сертификация. Старшие администраторы проектов обычно имеют высокую квалификацию, сертификацию, опыт и даже степень магистра в этой области.

С точки зрения навыков, связанных с работой, работодатели ищут людей, которые хорошо организованы и знакомы хотя бы с основами управления проектами, такими как планирование, тайм-менеджмент, управление задачами и т. д. Кандидат в идеале должен обладать навыками надзора, быть компьютерная грамотность, особенно с инструментами управления проектами, а также сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Профессионализм и своевременность, инициативность и открытость к новому являются обязательными. Владение более чем одним языком часто является ценным активом.

Зарплата администратора проекта

Зарплата администратора проекта зависит от опыта и сильно варьируется в зависимости от региона. Тем не менее, средняя годовая заработная плата администратора в Соединенных Штатах составляет около 66 000 долларов. Нижняя граница спектра составляет 46 000 долларов, а максимальная — 107 000 долларов.

Образец должностной инструкции администратора проекта

Если вы хотите занять должность администратора проекта или хотите заполнить эту должность в своей организации, следующий пример должностной инструкции администратора проекта поможет вам получить необходимые навыки и опыт или нанять человека, обладающего этими навыками. требования.

Требуется: Администратор проекта

Основные обязанности

• Планирование встреч и ведение протоколов
• Разбивка конечного результата на задачи и временные рамки
• Создание и обновление рабочих процессов

Краткое описание работы

Мы ищем целеустремленного самозанятого на должность администратора проекта в нашей компании. Вы будете нести ответственность, среди прочего, за координацию проектной деятельности, ведение и обновление графика проекта, управление заданиями, мониторинг хода выполнения и общение с командой проекта.

Администратор проекта будет отчитываться перед руководителем проекта и помогать в подготовке планов действий, анализе рисков и управлении ресурсами. Вы будете работать в тесном контакте с координатором проекта и командой проекта, поэтому необходимы сильные коммуникативные навыки. Ваша миссия — помочь проекту соответствовать стандартам качества и выполнить его вовремя и в рамках бюджета.

Обязанности

• Помощь менеджеру проекта в административных обязанностях и процессах
• Планируйте встречи и ведите протокол
• Разбейте проект на выполнимые задачи и оцените продолжительность
• Помощь в планировании от начала до конца проекта
• Подготовка и распространение материалов проекта
• Внедрение политик и процедур
• Создать еженедельный рабочий процесс
• Заказать ресурсы
• Отслеживайте расходы и работайте над прогнозом бюджета
• Мониторинг прогресса
• Оповещать руководителя проекта о проблемах по мере их возникновения
• Отчет о работе команды и проекта
• Выступать в качестве контактного лица для команды проекта и способствовать общению
• Оценить риск проекта
• Рассчитайте показатели проекта, такие как качество, затраты, работоспособность и т. д.
• Контролировать и делегировать задачи помощникам проекта
• Совместная работа над презентациями заинтересованных сторон
• Поощряйте позитивные отношения с заинтересованными сторонами

Требования и квалификация

• Требуется степень младшего специалиста или бакалавра
• предпочтительна степень магистра
• Два года соответствующего опыта
• Знание или управление проектами, блок-схемы, техническая документация и т. д.
• Сильные лидерские качества
• Командный игрок
• Дедлайн
• Организованный и сосредоточенный
• Компьютерная грамотность
• Сертификаты плюс

Как ProjectManager помогает администраторам проектов

Теперь вы знаете, что администратор проекта выполняет большую часть рутинной работы, которая способствует успешному завершению проекта. У них есть обязанности, относящиеся к каждому этапу проекта. В основном, они должны быть организованы и поддерживать проект в нужном русле. ProjectManager — отличный вариант, помогающий командам и проектам оставаться организованными.

Отслеживайте свои проекты с помощью информационных панелей

Самое замечательное в нашем облачном программном обеспечении то, что им может пользоваться каждый член команды. По мере того как команды выполняют задачи и проекты продвигаются вперед, администраторы проектов могут принимать решения на основе данных, используя наши информационные панели проектов. Для администраторов проекта это важный инструмент для наблюдения за проектом и обнаружения любых нарушений до того, как они перерастут в проблемы, которые могут отвлечь проект.

Диаграммы Ганта помогают отслеживать ваш проект

Планирование проекта — это первое препятствие, которое необходимо преодолеть, и оно повлияет на остальную часть проекта, поэтому вы должны сделать это правильно. Наша онлайн-диаграмма Ганта позволяет администратору проекта брать все задачи, собранные для достижения конечного результата, и систематизировать их на временной шкале проекта, оценивая продолжительность и связывая зависимости, чтобы избежать узких мест. Более крупный проект также можно разбить на этапы с помощью нашей вехи на диаграмме Ганта.

Сообщите о своем прогрессе заинтересованным сторонам

Администраторы проекта помогают менеджеру проекта создавать отчеты для презентаций заинтересованных сторон и следить за ходом проекта. Наши отчеты можно создавать одним нажатием клавиши и отображать основные показатели проекта, такие как отклонение от проекта, стоимость, задача, время и многое другое. Их можно фильтровать, поэтому вы получаете именно ту информацию, которую хотите, а затем легко делитесь ею.

Трудно быть администратором проекта, но с ProjectManager у вас есть инструменты для правильного выполнения работы.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает на каждом этапе проекта. Наши функции включают в себя несколько представлений проекта, в том числе доски канбан, которые визуализируют рабочий процесс, а также диаграммы Ганта, список задач и представления календаря. Узнайте, почему десятки тысяч команд в организациях отличаются разнообразием, поскольку Bank of America и NASA выбирают нас для помощи в управлении своими проектами. Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager уже сегодня.