Descrição do trabalho do administrador do projeto

Os projetos não são feitos por uma única pessoa. Há muitas partes interessadas que cada um tem um interesse adquirido. Os gerentes de projeto são os encarregados de planejar, monitorar e gerenciar as equipes, mas os PMs não podem gerenciar tudo sozinhos.

Dependendo do tamanho da organização ou projeto, pode haver dezenas de funcionários trabalhando para garantir que tudo corra bem. Por um lado, os projetos são notórios por criar pilhas de papelada. Alguém tem que acompanhar o rastro de papel.

O indivíduo que ajuda nessas capacidades é chamado de administrador do projeto. Eles são uma das pessoas mais importantes que trabalham nos bastidores de um projeto. Eles não são apenas empurradores de papel; eles são responsáveis ​​por manter o projeto avançando, garantindo que todos tenham o que precisam.

O que é um Administrador de Projetos?

Um administrador de projeto é responsável por ajudar com muitas das tarefas relacionadas ao gerenciamento de projetos. Como o nome indica, eles cuidam dos trabalhos administrativos associados ao projeto. Esta é uma ampla gama de tarefas, desde manter contato com empreiteiros, agendar compromissos, adquirir suprimentos, visitar locais de trabalho e ajudar a preparar relatórios.

Diversas indústrias contratam administradores de projetos, como engenharia, farmacêutica, saúde, pesquisa e muito mais. Eles tendem a encontrar emprego em organizações que lidam com trabalhos mais complexos e, portanto, exigem equipes de projeto maiores. Em muitos aspectos, o administrador de projeto é o braço direito do gerente de projeto, lidando com tarefas menores, para que o gerente de projeto possa se concentrar nas maiores.

Por causa disso, uma posição de administrador de projeto pode ser um trampolim para trabalhar como gerente de projeto. Eles estão em sintonia com o gerente de projeto durante todo o ciclo do projeto e recebem quase um aprendiz na profissão. Isso não quer dizer que um administrador de projeto pode simplesmente se tornar um gerente de projeto. É recomendável que eles entendam a metodologia e até mesmo obtenham a certificação primeiro. Mas é uma ótima experiência no trabalho.

Principais Deveres de um Administrador de Projeto

As funções que estão sob a alçada de um administrador de projeto são diversas. Eles vão desde as tarefas mundanas até as críticas que são fundamentais para o sucesso do projeto. Normalmente, um administrador de projeto é solicitado a fazer o seguinte:

• Fazer ligações
• Acompanhe os orçamentos e despesas do projeto
• Ajuda para marcar reuniões de projeto
• Lidar com a tomada de minutos nas reuniões
• Organizar locais
• Auxiliar no planejamento
• Mantenha o calendário do projeto atualizado
• Deveres administrativos
• Acompanhar projetos
• Oferecer sugestões para melhorar a eficiência
• Manter os regulamentos de conformidade
• Avalie o desempenho dos funcionários
• Contratar empreiteiros

Esses deveres, é claro, variam dependendo da organização e do projeto. Mas basta dizer que o administrador do projeto está tirando as responsabilidades menores da mesa do gerente de projeto ou preparando o trabalho para o gerente de projeto fazer. É uma ótima maneira de obter uma visão interna do gerenciamento de projetos e desenvolver habilidades relevantes.

O administrador do projeto geralmente se reporta ao gerente do projeto, mas, novamente, isso depende da organização. Por exemplo, alguns projetos têm um coordenador de projeto, gerente de projeto, gerente de projeto assistente e assim por diante. Se esse for o caso, o coordenador do projeto provavelmente se reportará ao próximo no comando, que então moverá os dados para cima para chegar ao gerente do projeto.

Conjunto de habilidades de administradores de projeto bem-sucedidos

Falando em habilidades, o que o potencial administrador do projeto precisaria para ser considerado para o trabalho? Antes de começarmos, novamente, é importante observar que cada organização é diferente e seus requisitos variam. O que se segue é uma descrição geral do que a maioria dos empregadores procuraria ao contratar um administrador de projeto.

A educação é fundamental, especialmente para aqueles que estão se candidatando com pouca ou nenhuma experiência. Na maioria das vezes, os empregadores procuram candidatos que tenham uma licenciatura em negócios. Se a pessoa que deseja preencher o cargo trabalhou por muito tempo em gerenciamento de projetos em várias funções, é possível que um diploma do ensino médio seja suficiente.

Mencionamos a certificação, e ter iniciado ou se formado em qualquer um dos programas de certificação de gerenciamento de projetos credenciados definitivamente jogaria a seu favor. Se você está procurando algo mais do que um cargo de administrador de projeto de nível básico, a certificação é altamente recomendada. Os administradores de projetos seniores geralmente são bem qualificados, com certificação, experiência e até mestrado na área.

Em termos de habilidades relacionadas ao trabalho, os empregadores procuram pessoas bem organizadas e familiarizadas com pelo menos o básico de gerenciamento de projetos, como planejamento, gerenciamento de tempo, gerenciamento de tarefas, etc. literatos em informática, especialmente com ferramentas de gerenciamento de projetos, e ter fortes habilidades de comunicação oral e escrita. Profissionalismo e pontualidade, proatividade e abertura ao novo são imprescindíveis. Falar mais de um idioma costuma ser um recurso valioso.

Salário do Administrador do Projeto

O salário de um administrador de projeto depende da experiência e varia muito dependendo da região. Dito isso, o salário médio anual que um administrador pode esperar nos Estados Unidos é de cerca de US$ 66.000. A extremidade inferior do espectro é de US$ 46.000, com US$ 107.000 sendo o pico.

Exemplo de descrição do trabalho de administrador de projeto

Se você deseja preencher um cargo como administrador de projeto ou deseja preencher esse cargo em sua própria organização, o exemplo a seguir de uma descrição do cargo de administrador de projeto ajudará você a obter as habilidades e a experiência necessárias ou contratar a pessoa que possui essas requisitos.

Procura-se: Administrador de Projetos

Responsabilidades primárias

• Agendamento de reuniões e registro de atas
• Quebrando a entrega final em tarefas e prazos
• Criação e atualização de fluxos de trabalho

Resumo do trabalho

Estamos procurando um auto-iniciante motivado para uma posição de administrador de projetos em nossa empresa. Você será responsável, entre outras coisas, por coordenar as atividades do projeto, manter e atualizar o cronograma do projeto, gerenciar atribuições, monitorar o progresso e comunicar à equipe do projeto.

O administrador do projeto se reportará ao gerente do projeto e ajudará na preparação de planos de ação, análise de risco e gerenciamento de recursos. Você trabalhará em estreita colaboração com o coordenador do projeto e a equipe do projeto, portanto, fortes habilidades de comunicação são essenciais. Sua missão é ajudar o projeto a atender aos padrões de qualidade e entregar no prazo e dentro do orçamento.

Responsabilidades

• Auxiliar o gerente de projeto em tarefas e processos administrativos
• Agende reuniões e mantenha atas
• Dividir o projeto em tarefas factíveis e estimar a duração
• Auxiliar no planejamento, do início ao fim do projeto
• Preparar e distribuir materiais de projeto
• Implemente políticas e procedimentos
• Criar fluxo de trabalho semanal
• Recursos do pedido
• Acompanhe as despesas e trabalhe na previsão do orçamento
• Monitore o progresso
• Alertar o gerente de projeto para problemas à medida que eles surgem
• Relatório sobre o desempenho da equipe e do projeto
• Atuar como ponto de contato para a equipe do projeto e facilitar as comunicações
• Avalie o risco do projeto
• Calcule as métricas do projeto, como qualidade, custos, saúde, etc.
• Supervisionar e delegar tarefas a assistentes de projeto
• Colabore nas apresentações das partes interessadas
• Promova relacionamentos positivos com as partes interessadas

Requisitos e Qualificações

• Necessário diploma de associado ou bacharel
• Desejável mestrado
• Dois anos de experiência relacionada
• Gerenciamento de conhecimento ou projeto, fluxogramas, documentação técnica, etc.
• Fortes habilidades de liderança
• Jogador da equipe
• Impulsionado por prazos
• Organizado e focado
• Conhecimento em informática
• Certificações um plus

Como o ProjectManager ajuda os administradores de projetos

Agora você sabe que um administrador de projeto está fazendo muito do trabalho ocupado que ajuda a levar a um final de projeto bem-sucedido. Eles têm deveres que pertencem a todas as fases de um projeto. Principalmente, eles precisam ser organizados e manter o projeto nos trilhos. O ProjectManager é uma opção fantástica para ajudar equipes e projetos a se manterem organizados.

Acompanhe seus projetos com painéis

O melhor do nosso software baseado em nuvem é que todos na equipe podem usá-lo. À medida que as equipes concluem as tarefas e os projetos avançam, os administradores do projeto podem tomar decisões baseadas em dados usando nossos painéis de projeto. Para administradores de projeto, esta é uma ferramenta crucial para monitorar o projeto e detectar quaisquer irregularidades antes que elas se transformem em problemas que possam desviar o projeto.

Gráficos de Gantt Mantenha seu projeto no caminho certo

Planejar um projeto é o primeiro obstáculo que deve ser superado e afetará o restante do projeto – então você precisa fazer isso direito. Nosso gráfico de Gantt online permite que o administrador do projeto pegue todas as tarefas coletadas para chegar à entrega final e organize-as em um cronograma de projeto, estimando a duração e vinculando dependências para evitar gargalos. O projeto maior também pode ser dividido em fases com nosso recurso de marco no Gantt.

Relate seu progresso às partes interessadas

Os administradores de projeto ajudam o gerente de projeto a criar relatórios para apresentações às partes interessadas e monitorar o progresso do projeto. Nossos relatórios podem ser gerados com um toque de tecla e mostram métricas essenciais do projeto, como variação do projeto, custo, tarefa, tempo e muito mais. Eles podem ser filtrados, para que você obtenha apenas as informações desejadas e compartilhe-as facilmente.

É difícil ser um administrador de projeto, mas com o ProjectManager você tem as ferramentas para fazer o trabalho direito.

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