Stellenbeschreibung Projektadministrator

Projekte werden nicht von einer einzelnen Person durchgeführt. Es gibt viele Stakeholder, die alle ein persönliches Interesse haben. Projektmanager sind diejenigen, die mit der Planung, Überwachung und Verwaltung der Teams beauftragt sind, aber PMs können das nicht alleine bewältigen.

Je nach Größe der Organisation oder des Projekts können Dutzende von Mitarbeitern dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Zum einen sind Projekte dafür bekannt, dass sie Berge von Papierkram erzeugen. Jemand muss die Papierspur verfolgen.

Die Person, die in diesen Funktionen aushilft, wird als Projektadministrator bezeichnet. Sie sind eine der wichtigsten Personen, die im Hintergrund eines Projekts arbeiten. Sie sind nicht nur Papierschieber; Sie sind dafür verantwortlich, das Projekt voranzubringen, indem sie sicherstellen, dass jeder hat, was er braucht.

Was ist ein Projektadministrator?

Ein Projektadministrator ist dafür verantwortlich, bei vielen Aufgaben rund um das Projektmanagement zu helfen. Wie der Name schon sagt, kümmern sie sich um die mit dem Projekt verbundenen administrativen Aufgaben. Dies ist eine breite Palette von Aufgaben, von der Kontaktpflege mit Auftragnehmern über die Vereinbarung von Terminen, die Beschaffung von Materialien, den Besuch von Baustellen bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung von Berichten.

Mehrere Branchen stellen Projektadministratoren ein, darunter Ingenieurwesen, Pharmazie, Gesundheitswesen, Forschung und mehr. Sie neigen dazu, eine Anstellung in Organisationen zu finden, die komplexere Aufgaben bewältigen und daher größere Projektteams benötigen. Der Projektadministrator ist in vielerlei Hinsicht die rechte Hand des Projektmanagers, der sich um kleinere Aufgaben kümmert, damit sich der Projektmanager auf die größeren konzentrieren kann.

Aus diesem Grund kann eine Position als Projektadministrator ein Sprungbrett für die Arbeit als Projektmanager sein. Sie stehen während des gesamten Projektzyklus im Gleichschritt mit dem Projektleiter und erhalten quasi einen Lehrling im Beruf. Das heißt nicht, dass ein Projektadministrator einfach zum Projektmanager aufsteigen kann. Es wird empfohlen, dass sie die Methodik verstehen und sich sogar zuerst zertifizieren lassen. Aber es ist großartig, on-the-job-Erfahrung.

Hauptaufgaben eines Projektadministrators

Die Aufgaben eines Projektadministrators sind vielfältig. Sie reichen von alltäglichen bis hin zu kritischen Aufgaben, die für den Erfolg des Projekts von grundlegender Bedeutung sind. Ein Projektadministrator wird normalerweise gebeten, Folgendes zu tun:

• Telefonanrufe tätigen
• Behalten Sie den Überblick über Budgets und Projektausgaben
• Hilfe bei der Einrichtung von Projektmeetings
• Erledigen Sie die Protokollführung bei Besprechungen
• Veranstaltungsorte organisieren
• Unterstützen Sie bei der Planung
• Halten Sie den Projektkalender aktuell
• Administrative Pflichten
• Verfolgen Sie Projekte
• Machen Sie Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz
• Compliance-Vorschriften einhalten
• Bewerten Sie die Leistung der Mitarbeiter
• Auftragnehmer beauftragen

Diese Aufgaben variieren natürlich je nach Organisation und Projekt. Aber es genügt zu sagen, dass der Projektadministrator die kleineren Verantwortlichkeiten vom Schreibtisch des Projektmanagers nimmt oder die Arbeit für den Projektmanager vorbereitet. Es ist eine großartige Möglichkeit, einen Einblick in das Projektmanagement zu erhalten und relevante Fähigkeiten aufzubauen.

Der Projektadministrator berichtet normalerweise an den Projektmanager, aber auch dies hängt von der Organisation ab. Einige Projekte haben beispielsweise einen Projektkoordinator, einen Projektmanager, einen stellvertretenden Projektmanager und so weiter. Wenn dies der Fall ist, würde der Projektkoordinator wahrscheinlich dem nächsten Befehlshaber Bericht erstatten, der die Daten dann auf der Leiter nach oben verschieben würde, um schließlich zum Projektmanager zu gelangen.

Fähigkeiten erfolgreicher Projektadministratoren

Apropos Fähigkeiten, was braucht der potenzielle Projektadministrator, um für die Stelle in Frage zu kommen? Bevor wir wieder anfangen, ist es wichtig zu beachten, dass jede Organisation anders ist und ihre Anforderungen variieren. Was folgt, ist eine allgemeine Beschreibung dessen, worauf die meisten Arbeitgeber bei der Einstellung eines Projektadministrators achten würden.

Bildung ist entscheidend, insbesondere für diejenigen, die sich mit wenig oder keiner Erfahrung bewerben. Die meisten Arbeitgeber suchen Kandidaten mit einem Abschluss in Betriebswirtschaft. Wenn die zu besetzende Person lange Zeit in verschiedenen Funktionen im Projektmanagement gearbeitet hat, reicht möglicherweise ein Abitur aus.

Wir haben die Zertifizierung erwähnt, und der Beginn oder Abschluss eines der akkreditierten Zertifizierungsprogramme für Projektmanagement würde sich definitiv zu Ihren Gunsten auszahlen. Wenn Sie mehr als nur eine Einstiegsposition als Projektadministrator suchen, wird eine Zertifizierung dringend empfohlen. Leitende Projektadministratoren sind in der Regel gut qualifiziert und verfügen über Zertifizierungen, Erfahrung und sogar einen Master-Abschluss in diesem Bereich.

In Bezug auf arbeitsbezogene Fähigkeiten suchen Arbeitgeber nach Personen, die gut organisiert sind und mindestens mit den Grundlagen des Projektmanagements, wie Planung, Zeitmanagement, Aufgabenmanagement usw., vertraut sind. Der Kandidat sollte idealerweise über Führungsqualitäten verfügen Computerkenntnisse, insbesondere im Umgang mit Projektmanagement-Tools, und über starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Professionalität und Pünktlichkeit, Eigeninitiative und Offenheit für Neues sind ein Muss. Mehr als eine Sprache zu sprechen ist oft ein wertvolles Gut.

Gehalt als Projektadministrator

Das Gehalt eines Projektadministrators ist erfahrungsabhängig und variiert stark je nach Region. Allerdings beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt, das ein Administrator in den Vereinigten Staaten erwarten kann, etwa 66.000 US-Dollar. Das untere Ende des Spektrums liegt bei 46.000 $, wobei 107.000 $ die Spitze darstellen.

Beispiel für eine Stellenbeschreibung des Projektadministrators

Wenn Sie eine Position als Projektadministrator oder in Ihrer eigenen Organisation besetzen möchten, hilft Ihnen das folgende Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen Projektadministrator dabei, die Fähigkeiten und Erfahrungen zu erwerben, die Sie benötigen, oder die Person einzustellen, die diese hat Bedarf.

Gesucht: Projektadministrator

Primäre Verantwortlichkeiten

• Meetings planen und Protokolle führen
• Aufschlüsselung der endgültigen Leistung in Aufgaben und Zeitrahmen
• Workflows erstellen und aktualisieren

Job-Brief

Wir suchen einen motivierten Quereinsteiger für eine Position als Projektadministrator in unserem Unternehmen. Sie sind unter anderem verantwortlich für die Koordinierung der Projektaktivitäten, die Pflege und Aktualisierung des Projektplans, die Verwaltung von Aufgaben, die Überwachung des Fortschritts und die Kommunikation mit dem Projektteam.

Der Projektadministrator ist dem Projektmanager unterstellt und hilft bei der Erstellung von Aktionsplänen, der Risikoanalyse und der Ressourcenverwaltung. Sie werden eng mit dem Projektkoordinator und dem Projektteam zusammenarbeiten, daher sind ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten ein Muss. Ihre Mission ist es, dem Projekt zu helfen, Qualitätsstandards zu erfüllen und pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Verantwortlichkeiten

• Helfen Sie dem Projektmanager bei administrativen Aufgaben und Prozessen
• Planen Sie Besprechungen und führen Sie Protokolle
• Unterteilen Sie das Projekt in machbare Aufgaben und schätzen Sie die Dauer
• Unterstützung bei der Planung von Anfang bis Ende des Projekts
• Bereiten Sie Projektmaterialien vor und verteilen Sie sie
• Implementieren Sie Richtlinien und Verfahren
• Erstellen Sie einen wöchentlichen Workflow
• Ressourcen bestellen
• Verfolgen Sie Ausgaben und arbeiten Sie an Budgetprognosen
• Überwachung der Fortschritte
• Informieren Sie den Projektmanager über auftretende Probleme
• Berichte über die Team- und Projektleistung
• Als Ansprechpartner für das Projektteam fungieren und die Kommunikation erleichtern
• Bewerten Sie das Projektrisiko
• Berechnen Sie Projektmetriken wie Qualität, Kosten, Gesundheit usw.
• Überwachen und delegieren Sie Aufgaben an Projektassistenten
• Arbeiten Sie an Präsentationen für Interessengruppen mit
• Fördern Sie positive Beziehungen zu Stakeholdern

Anforderungen und Qualifikationen

• Associate- oder Bachelor-Abschluss erforderlich
• Masterabschluss bevorzugt
• Zwei Jahre einschlägige Erfahrung
• Wissens- oder Projektmanagement, Flussdiagramme, technische Dokumentation etc.
• Starke Führungsqualitäten
• Teamspieler
• Termingesteuert
• Organisiert und fokussiert
• Computerkundig
• Zertifizierungen von Vorteil

Wie ProjectManager Projektadministratoren hilft

Jetzt wissen Sie, dass ein Projektadministrator einen Großteil der anstrengenden Arbeit erledigt, die zu einem erfolgreichen Projektabschluss beiträgt. Sie haben Aufgaben, die sich auf jede Phase eines Projekts beziehen. Meistens müssen sie organisiert werden und das Projekt auf Kurs halten. ProjectManager ist eine fantastische Option, um Teams und Projekte dabei zu unterstützen, organisiert zu bleiben.

Verfolgen Sie Ihre Projekte mit Dashboards

Das Tolle an unserer Cloud-basierten Software ist, dass jeder im Team sie nutzen kann. Während Teams Aufgaben erledigen und die Projekte voranschreiten, können Projektadministratoren mithilfe unserer Projekt-Dashboards datengesteuerte Entscheidungen treffen. Für Projektadministratoren ist dies ein entscheidendes Werkzeug, um das Projekt zu überwachen und Unregelmäßigkeiten zu erkennen, bevor sie sich zu Problemen entwickeln, die das Projekt ablenken könnten.

Gantt-Diagramme halten Ihr Projekt auf Kurs

Die Planung eines Projekts ist die erste Hürde, die es zu überwinden gilt, und sie wirkt sich auf den Rest des Projekts aus – also müssen Sie es richtig machen. Unser Online-Gantt-Diagramm ermöglicht es dem Projektadministrator, alle gesammelten Aufgaben zu übernehmen, um das endgültige Ergebnis zu erreichen, und sie auf einer Projektzeitachse zu organisieren, die Dauer zu schätzen und Abhängigkeiten zu verknüpfen, um Engpässe zu vermeiden. Das größere Projekt kann mit unserer Meilensteinfunktion im Gantt auch in Phasen unterteilt werden.

Berichten Sie den Stakeholdern über Ihren Fortschritt

Projektadministratoren helfen dem Projektmanager bei der Erstellung von Berichten für Stakeholder-Präsentationen und bei der Überwachung des Projektfortschritts. Unsere Berichte können auf Knopfdruck erstellt werden und zeigen wesentliche Projektkennzahlen wie Projektabweichung, Kosten, Aufgabe, Zeit und mehr. Sie können gefiltert werden, sodass Sie nur die gewünschten Informationen erhalten, und dann einfach geteilt werden.

Es ist schwer, ein Projektadministrator zu sein, aber mit ProjectManager haben Sie die Tools, um die Arbeit richtig zu erledigen.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die in jeder Phase eines Projekts hilft. Unsere Funktionen umfassen mehrere Projektansichten, einschließlich Kanban-Tafeln, die den Arbeitsablauf visualisieren, sowie Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten und Kalenderansichten. Erfahren Sie, warum Zehntausende von Teams in Organisationen unterschiedlich sind, wenn die Bank of America und die NASA uns wählen, um ihnen bei der Verwaltung ihrer Projekte zu helfen. Probieren Sie noch heute die kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager aus.