Descripción del puesto de administrador de proyectos

Los proyectos no los hace una sola persona. Hay muchas partes interesadas, cada una de las cuales tiene un interés personal. Los gerentes de proyecto son los encargados de planificar, monitorear y administrar los equipos, pero los PM no pueden administrarlo todo solos.

Dependiendo del tamaño de la organización o proyecto, puede haber docenas de empleados trabajando para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Por un lado, los proyectos son conocidos por crear montones de papeleo. Alguien tiene que seguir el rastro del papel.

La persona que ayuda en estas capacidades se denomina administrador del proyecto. Son una de las personas más importantes que trabajan en segundo plano en un proyecto. No son simplemente burócratas; son responsables de hacer que el proyecto siga adelante asegurándose de que todos tengan lo que necesitan.

¿Qué es un administrador de proyectos?

Un administrador de proyectos es responsable de ayudar con muchas de las tareas relacionadas con la gestión de proyectos. Como su nombre lo indica, se ocupan de los trabajos administrativos asociados con el proyecto. Esta es una amplia gama de tareas, desde mantenerse en contacto con los contratistas, programar citas, adquirir suministros, visitar los lugares de trabajo y ayudar a preparar informes.

Varias industrias contratan administradores de proyectos, como ingeniería, farmacéutica, atención médica, investigación y más. Tienden a encontrar empleo en organizaciones que manejan trabajos más complejos y, por lo tanto, requieren equipos de proyecto más grandes. En muchos aspectos, el administrador del proyecto es la mano derecha del administrador del proyecto y se ocupa de las tareas más pequeñas, por lo que el administrador del proyecto puede concentrarse en las más importantes.

Debido a esto, un puesto de administrador de proyectos puede ser un trampolín para trabajar como gerente de proyectos. Están en sintonía con el director del proyecto durante todo el ciclo del proyecto y reciben casi un aprendiz en la profesión. Eso no quiere decir que un administrador de proyectos pueda ascender a gerente de proyectos. Se recomienda que entiendan la metodología e incluso que se certifiquen primero. Pero es una gran experiencia en el trabajo.

Funciones principales de un administrador de proyectos

Los deberes que caen dentro del ámbito de un administrador de proyectos son diversos. Van desde las tareas mundanas hasta las críticas que son fundamentales para el éxito del proyecto. Por lo general, se le pide a un administrador de proyectos que haga lo siguiente:

• Realizar llamadas telefónicas
• Realizar un seguimiento de los presupuestos y los gastos del proyecto
• Ayuda para organizar reuniones de proyecto.
• Manejar la toma de actas en las reuniones.
• Organizar lugares
• Ayudar con la planificación
• Mantener actualizado el calendario del proyecto.
• Deberes administrativos
• Seguimiento de proyectos
• Ofrecer sugerencias para mejorar la eficiencia
• Mantener las normas de cumplimiento
• Evaluar el desempeño de los empleados
• contratar contratistas

Estos deberes, por supuesto, varían según la organización y el proyecto. Pero baste decir que el administrador del proyecto está quitando las responsabilidades más pequeñas del escritorio del director del proyecto o preparando el trabajo para que lo haga el director del proyecto. Es una excelente manera de obtener una visión interna de la gestión de proyectos y desarrollar habilidades relevantes.

El administrador del proyecto generalmente informa al gerente del proyecto, pero nuevamente esto depende de la organización. Por ejemplo, algunos proyectos tienen un coordinador de proyecto, un director de proyecto, un director adjunto de proyecto, etc. Si este es el caso, el coordinador del proyecto probablemente informará al siguiente al mando, quien luego moverá los datos hacia arriba para finalmente llegar al gerente del proyecto.

Conjunto de habilidades de los administradores de proyectos exitosos

Hablando de habilidades, ¿qué necesitaría el posible administrador del proyecto para ser considerado para el trabajo? Antes de comenzar, nuevamente, es importante tener en cuenta que cada organización es diferente y sus requisitos varían. Lo que sigue es una descripción general de lo que la mayoría de los empleadores buscarían al contratar a un administrador de proyectos.

La educación es crítica, especialmente para aquellos que están aplicando con poca o ninguna experiencia. En su mayor parte, los empleadores buscan candidatos que tengan un título en negocios. Si la persona que busca ocupar el puesto ha trabajado durante mucho tiempo en la gestión de proyectos en diversas capacidades, entonces es posible que un diploma de escuela secundaria sea suficiente.

Mencionamos la certificación, y haber comenzado o haberse graduado de cualquiera de los programas de certificación de gestión de proyectos acreditados definitivamente jugaría a su favor. Si está buscando algo más que un puesto de administrador de proyectos de nivel de entrada, se recomienda encarecidamente la certificación. Los administradores de proyectos sénior suelen estar bien calificados, con certificación, experiencia e incluso maestrías en el campo.

En términos de habilidades relacionadas con el trabajo, los empleadores buscan personas que estén bien organizadas y que estén familiarizadas con al menos los conceptos básicos de la gestión de proyectos, como la planificación, la gestión del tiempo, la gestión de tareas, etc. Idealmente, el candidato debe tener habilidades de supervisión, ser conocimientos informáticos, especialmente con herramientas de gestión de proyectos, y tener fuertes habilidades de comunicación oral y escrita. La profesionalidad y la puntualidad, la proactividad y la apertura a cosas nuevas son imprescindibles. Hablar más de un idioma es a menudo un activo valioso.

Salario del administrador del proyecto

El salario de un administrador de proyectos depende de la experiencia y varía enormemente según la región. Dicho esto, el pago anual promedio que un administrador puede esperar en los Estados Unidos es de aproximadamente $66,000. El extremo inferior del espectro es $ 46,000, siendo $ 107,000 el máximo.

Ejemplo de descripción del puesto de administrador de proyectos

Si está buscando ocupar un puesto como administrador de proyectos o busca ocupar ese puesto en su propia organización, el siguiente ejemplo de una descripción de puesto de administrador de proyectos lo ayudará a obtener las habilidades y la experiencia que necesita o contratar a la persona que las tenga. requisitos

Se busca: administrador de proyectos

Responsabilidades primarias

• Programación de reuniones y registro de actas.
• Desglose del entregable final en tareas y plazos
• Creación y actualización de flujos de trabajo

Resumen de trabajo

Estamos buscando un emprendedor motivado para un puesto de administrador de proyectos en nuestra empresa. Será responsable, entre otras cosas, de coordinar las actividades del proyecto, mantener y actualizar el cronograma del proyecto, administrar las asignaciones, monitorear el progreso y comunicarse con el equipo del proyecto.

El administrador del proyecto informará al gerente del proyecto y ayudará a preparar planes de acción, analizar riesgos y administrar recursos. Trabajará en estrecha colaboración con el coordinador del proyecto y el equipo del proyecto, por lo que es imprescindible contar con sólidas habilidades de comunicación. Su misión es ayudar a que el proyecto cumpla con los estándares de calidad y se entregue a tiempo y dentro del presupuesto.

Responsabilidades

• Ayudar al director del proyecto en tareas y procesos administrativos.
• Programar reuniones y llevar actas
• Dividir el proyecto en tareas factibles y estimar la duración
• Ayudar con la planificación, de principio a fin del proyecto.
• Preparar y distribuir los materiales del proyecto.
• Implementar políticas y procedimientos
• Crear flujo de trabajo semanal
• Solicitar recursos
• Realice un seguimiento de los gastos y trabaje en la previsión del presupuesto
• Monitorear el progreso
• Alerte al gerente del proyecto sobre los problemas a medida que surjan
• Informar sobre el rendimiento del equipo y del proyecto.
• Actuar como punto de contacto para el equipo del proyecto y facilitar las comunicaciones.
• Evaluar el riesgo del proyecto
• Calcule las métricas del proyecto, como calidad, costos, salud, etc.
• Supervisar y delegar tareas a asistentes de proyecto.
• Colaborar en las presentaciones de las partes interesadas
• Fomentar relaciones positivas con las partes interesadas

Requisitos y Calificaciones

• Se requiere título de asociado o licenciatura
• Maestría preferida
• Dos años de experiencia relacionada
• Gestión del conocimiento o de proyectos, diagramas de flujo, documentación técnica, etc.
• Fuertes habilidades de liderazgo
• Jugador de equipo
• Basado en plazos
• Organizado y enfocado
• Informática
• Certificaciones un plus

Cómo ProjectManager ayuda a los administradores de proyectos

Ahora sabe que un administrador de proyectos está haciendo gran parte del trabajo pesado que ayuda a que el proyecto finalice con éxito. Tienen deberes que pertenecen a cada fase de un proyecto. En su mayoría, necesitan estar organizados y mantener el proyecto en marcha. ProjectManager es una opción fantástica para ayudar a los equipos y proyectos a mantenerse organizados.

Seguimiento de sus proyectos con paneles

Lo mejor de nuestro software basado en la nube es que todos los miembros del equipo pueden usarlo. A medida que los equipos completan tareas y los proyectos avanzan, los administradores de proyectos pueden tomar decisiones basadas en datos utilizando nuestros paneles de proyectos. Para los administradores de proyectos, esta es una herramienta crucial para monitorear el proyecto y detectar irregularidades antes de que se conviertan en problemas que puedan desviar el proyecto.

Los diagramas de Gantt mantienen su proyecto encaminado

La planificación de un proyecto es el primer obstáculo que se debe superar y tendrá un impacto en el resto del proyecto, por lo que debe hacerlo bien. Nuestro diagrama de Gantt en línea le permite al administrador del proyecto tomar todas las tareas recopiladas para llegar al entregable final y organizarlas en una línea de tiempo del proyecto, estimando la duración y vinculando las dependencias para evitar cuellos de botella. El proyecto más grande también se puede dividir en fases con nuestra función de hitos en el Gantt.

Informe su progreso a las partes interesadas

Los administradores de proyectos ayudan al director del proyecto a crear informes para las presentaciones de las partes interesadas y para monitorear el progreso del proyecto. Nuestros informes se pueden generar con solo presionar una tecla y mostrar métricas esenciales del proyecto, como la variación del proyecto, el costo, la tarea, el tiempo y más. Se pueden filtrar, para que obtenga solo la información que desea y luego se comparta fácilmente.

Es difícil ser un administrador de proyectos, pero con ProjectManager tiene las herramientas para hacer bien el trabajo.

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