Opis stanowiska administratora projektu

Projekty nie są wykonywane przez jedną osobę. Jest wielu interesariuszy, z których każdy ma własne interesy. Menadżerowie projektów to ci, którzy mają za zadanie planowanie, monitorowanie i zarządzanie zespołami, ale PM nie mogą zarządzać nimi sami.

W zależności od wielkości organizacji lub projektu, nad sprawnym działaniem mogą pracować dziesiątki pracowników. Po pierwsze, projekty są znane z tworzenia stosów papierkowej roboty. Ktoś musi śledzić ślad papieru.

Osoba, która pomaga w tym zakresie, nazywana jest administratorem projektu. Są jedną z najważniejszych osób pracujących w tle projektu. Nie są tylko popychaczami papieru; są odpowiedzialni za kontynuowanie projektu poprzez upewnienie się, że wszyscy mają to, czego potrzebują.

Kim jest administrator projektu?

Administrator projektu odpowiada za pomoc w wielu obowiązkach związanych z zarządzaniem projektami. Jak sama nazwa wskazuje, zajmują się zadaniami administracyjnymi związanymi z projektem. To szeroki wachlarz zadań, od utrzymywania kontaktu z wykonawcami, umawiania spotkań, zaopatrzenia, wizyt na placach budowy i pomocy w przygotowywaniu raportów.

Kilka branż zatrudnia administratorów projektów, takich jak inżynieria, farmaceutyka, opieka zdrowotna, badania i inne. Zwykle znajdują zatrudnienie w organizacjach, które zajmują się bardziej złożonymi zadaniami i dlatego wymagają większych zespołów projektowych. Pod wieloma względami administrator projektu jest prawą ręką kierownika projektu, zajmującego się mniejszymi zadaniami, więc kierownik projektu może skupić się na większych.

Z tego powodu stanowisko administratora projektu może być odskocznią do pracy jako kierownik projektu. Są w ścisłym kontakcie z kierownikiem projektu przez cały cykl projektowy i otrzymują prawie praktykanta w zawodzie. Nie oznacza to, że administrator projektu może po prostu przejść do kierownika projektu. Zaleca się, aby rozumieli metodologię, a nawet najpierw uzyskali certyfikat. Ale to świetne doświadczenie w pracy.

Podstawowe obowiązki administratora projektu

Obowiązki, które wchodzą w zakres kompetencji administratora projektu, są różnorodne. Obejmują one zadania zarówno przyziemne, jak i krytyczne, które mają fundamentalne znaczenie dla powodzenia projektu. Administrator projektu jest zazwyczaj proszony o wykonanie następujących czynności:

• Dzwonić
• Śledź budżety i wydatki na projekty
• Pomoc w organizacji spotkań projektowych
• Zajmij się protokołowaniem na spotkaniach
• Organizuj miejsca
• Pomóż w planowaniu
• Aktualizuj kalendarz projektu
• Obowiązki administracyjne
• Śledź projekty
• Zaproponuj sugestie dotyczące poprawy wydajności
• Przestrzegaj przepisów dotyczących zgodności
• Oceń wydajność pracowników
• Zatrudnij wykonawców

Obowiązki te oczywiście różnią się w zależności od organizacji i projektu. Ale wystarczy powiedzieć, że administrator projektu zdejmuje mniejsze obowiązki z biurka kierownika projektu lub przygotowuje pracę do wykonania przez kierownika projektu. To świetny sposób na zajrzenie od środka do zarządzania projektami i zbudowanie odpowiednich umiejętności.

Administrator projektu zwykle podlega kierownikowi projektu, ale znowu zależy to od organizacji. Na przykład niektóre projekty mają koordynatora projektu, kierownika projektu, asystenta kierownika projektu i tak dalej. W takim przypadku koordynator projektu prawdopodobnie przekazałby raport następnemu dowódcy, który następnie przeniósłby dane w górę drabiny, aby ostatecznie dotrzeć do kierownika projektu.

Zestaw umiejętności skutecznych administratorów projektów

Mówiąc o umiejętnościach, czego potrzebowałby potencjalny administrator projektu, aby zostać wziętym pod uwagę na dane stanowisko? Zanim zaczniemy, ponownie, ważne jest, aby pamiętać, że każda organizacja jest inna i ich wymagania są różne. Poniżej znajduje się ogólny opis tego, na co większość pracodawców będzie zwracać uwagę, zatrudniając administratora projektu.

Edukacja ma kluczowe znaczenie, szczególnie dla tych, którzy aplikują z niewielkim doświadczeniem lub bez niego. W większości pracodawcy poszukują kandydatów z wykształceniem biznesowym. Jeśli osoba, która chce objąć to stanowisko, przez długi czas pracowała w zarządzaniu projektami na różnych stanowiskach, to niewykluczone, że wystarczyłaby matura.

Wspomnieliśmy o certyfikacji, a rozpoczęcie lub ukończenie jednego z akredytowanych programów certyfikacji zarządzania projektami z pewnością będzie działać na Twoją korzyść. Jeśli szukasz czegoś więcej niż stanowisko administratora projektu na poziomie podstawowym, zdecydowanie zalecamy certyfikację. Starsi administratorzy projektów są zwykle dobrze wykwalifikowani, posiadają certyfikaty, doświadczenie, a nawet tytuły magisterskie w tej dziedzinie.

W zakresie umiejętności związanych z pracą pracodawcy poszukują osób dobrze zorganizowanych i zaznajomionych przynajmniej z podstawami zarządzania projektami, takimi jak planowanie, zarządzanie czasem, zarządzanie zadaniami itp. Kandydat powinien posiadać umiejętności nadzoru, być znajomość obsługi komputera, zwłaszcza narzędzi do zarządzania projektami, oraz silne umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej. Profesjonalizm i terminowość, proaktywność i otwartość na nowości to podstawa. Mówienie w więcej niż jednym języku jest często cennym atutem.

Wynagrodzenie administratora projektu

Wynagrodzenie administratora projektu jest uzależnione od doświadczenia i różni się znacznie w zależności od regionu. To powiedziawszy, średnia roczna pensja, jakiej administrator może oczekiwać w Stanach Zjednoczonych, wynosi około 66 000 USD. Dolny koniec spektrum wynosi 46 000 USD, a 107 000 USD to szczyt.

Przykładowy opis stanowiska administratora projektu

Jeśli chcesz objąć stanowisko administratora projektu lub objąć to stanowisko we własnej organizacji, poniższy przykład opisu stanowiska administratora projektu pomoże ci zdobyć potrzebne umiejętności i doświadczenie lub zatrudnić osobę, która je posiada. wymagania.

Poszukiwany: Administrator projektu

Podstawowe obowiązki

• Planowanie spotkań i nagrywanie protokołów
• Podział końcowego rezultatu na zadania i ramy czasowe
• Tworzenie i aktualizacja przepływów pracy

Krótki opis stanowiska

Poszukujemy zmotywowanego self-startera na stanowisko administratora projektu w naszej firmie. Będziesz odpowiedzialny m.in. za koordynację działań projektowych, prowadzenie i aktualizację harmonogramu projektu, zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępów oraz komunikację z zespołem projektowym.

Administrator projektu będzie raportował do kierownika projektu i pomagał w przygotowaniu planów działania, analizie ryzyka i zarządzaniu zasobami. Będziesz ściśle współpracować z koordynatorem projektu i zespołem projektowym, więc silne umiejętności komunikacyjne są koniecznością. Twoją misją jest pomóc projektowi spełnić standardy jakości i dostarczyć na czas iw ramach budżetu.

Obowiązki

• Pomóż kierownikowi projektu w obowiązkach i procesach administracyjnych
• Planuj spotkania i przechowuj protokoły
• Podziel projekt na wykonalne zadania i oszacuj czas trwania
• Pomoc w planowaniu od początku do końca projektu
• Przygotowanie i dystrybucja materiałów projektowych
• Wdrażaj zasady i procedury
• Utwórz cotygodniowy przepływ pracy
• Zamów surowce
• Śledź wydatki i pracuj nad prognozą budżetu
• Monitorowanie postępu
• Ostrzegaj kierownika projektu o pojawiających się problemach
• Raport z wyników zespołu i projektu
• Działaj jako punkt kontaktowy dla zespołu projektowego i ułatwiaj komunikację
• Oceń ryzyko projektu
• Oblicz metryki projektu, takie jak jakość, koszty, zdrowie itp.
• Nadzorowanie i delegowanie zadań do asystentów projektów
• Współpracuj przy prezentacjach dla interesariuszy
• Wspieraj pozytywne relacje z interesariuszami

Wymagania i kwalifikacje

• Wymagany stopień naukowy lub licencjata
• Preferowany stopień magistra
• Dwa lata powiązanego doświadczenia
• Zarządzanie wiedzą lub projektem, schematy blokowe, dokumentacja techniczna itp.
• Silne umiejętności przywódcze
• Gracz zespołowy
• Oparte na terminach
• Zorganizowany i skoncentrowany
• Umiejętność obsługi komputera
• Certyfikaty na plus

Jak ProjectManager pomaga administratorom projektów

Teraz wiesz, że administrator projektu wykonuje większość pracochłonnej pracy, która pomaga doprowadzić do pomyślnego zakończenia projektu. Mają obowiązki, które dotyczą każdego etapu projektu. Przede wszystkim muszą być zorganizowane i utrzymywać projekt w toku. ProjectManager to fantastyczna opcja, która pomaga zespołom i projektom utrzymać porządek.

Śledź swoje projekty za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Wspaniałą rzeczą w naszym oprogramowaniu opartym na chmurze jest to, że każdy w zespole może z niego korzystać. Gdy zespoły wykonują zadania, a projekty się rozwijają, administratorzy projektów mogą podejmować decyzje oparte na danych za pomocą naszych pulpitów nawigacyjnych projektów. Dla administratorów projektu jest to kluczowe narzędzie do monitorowania projektu i wyłapywania wszelkich nieprawidłowości, zanim przerodzą się one w problemy, które mogą zboczyć z drogi projektu.

Wykresy Gantta utrzymują swój projekt na bieżąco

Planowanie projektu to pierwsza przeszkoda, którą trzeba pokonać, i będzie miała wpływ na resztę projektu – musisz więc zrobić to dobrze. Nasz wykres Gantta online pozwala administratorowi projektu wziąć wszystkie zebrane zadania, aby osiągnąć ostateczny wynik i zorganizować je na osi czasu projektu, oszacowując czas trwania i łącząc zależności, aby uniknąć wąskich gardeł. Większy projekt można również podzielić na etapy dzięki naszej funkcji kamienia milowego na Gantcie.

Zgłoś swoje postępy interesariuszom

Administratorzy projektu pomagają kierownikowi projektu tworzyć raporty do prezentacji interesariuszy i monitorować postęp projektu. Nasze raporty można generować za pomocą naciśnięcia klawisza i prezentować istotne metryki projektu, takie jak wariancja projektu, koszt, zadanie, czas i inne. Można je filtrować, dzięki czemu otrzymujesz tylko te informacje, które chcesz, a następnie łatwo udostępniasz.

Ciężko jest być administratorem projektu, ale dzięki ProjectManagerowi masz narzędzia do prawidłowego wykonania pracy.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga na każdym etapie projektu. Nasze funkcje obejmują wiele widoków projektów, w tym tablice kanban, które wizualizują przepływ pracy, a także wykresy Gantta, listy zadań i widoki kalendarza. Zobacz, dlaczego dziesiątki tysięcy zespołów w organizacjach są zróżnicowane, ponieważ Bank of America i NASA wybierają nas do pomocy w zarządzaniu ich projektami. Skorzystaj z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej ProjectManagera już dziś.