Descrizione del lavoro dell'amministratore del progetto

I progetti non sono realizzati da una sola persona. Ci sono molte parti interessate che hanno ciascuna un interesse acquisito. I project manager sono quelli incaricati di pianificare, monitorare e gestire i team, ma i PM non possono gestire tutto da soli.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione o del progetto, possono esserci dozzine di dipendenti che lavorano per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi. Per prima cosa, i progetti sono noti per creare pile di scartoffie. Qualcuno deve tenere traccia delle tracce cartacee.

L'individuo che aiuta in queste capacità è chiamato l'amministratore del progetto. Sono una delle persone più importanti che lavorano sullo sfondo di un progetto. Non sono semplicemente spacciatori di carta; hanno la responsabilità di portare avanti il ​​progetto assicurandosi che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno.

Che cos'è un amministratore di progetto?

Un amministratore di progetto è responsabile di aiutare con molti dei compiti che circondano la gestione del progetto. Come suggerisce il nome, si occupano dei lavori amministrativi associati al progetto. Si tratta di un'ampia gamma di attività, dal rimanere in contatto con gli appaltatori, alla pianificazione di appuntamenti, all'approvvigionamento di forniture, alla visita dei siti di lavoro e all'aiuto nella preparazione dei rapporti.

Diversi settori assumono amministratori di progetti, come ingegneria, farmaceutica, sanità, ricerca e altro ancora. Tendono a trovare lavoro in organizzazioni che gestiscono lavori più complessi e quindi richiedono team di progetto più grandi. Per molti aspetti, l'amministratore del progetto è la mano destra del project manager, che si occupa di compiti più piccoli, quindi il project manager può concentrarsi su quelli più grandi.

Per questo motivo, una posizione di amministratore di progetto può essere un trampolino di lancio per lavorare come project manager. Sono al passo con il project manager durante tutto il ciclo del progetto e ricevono quasi un apprendista nella professione. Questo non vuol dire che un amministratore di progetto possa semplicemente passare a project manager. Si consiglia di comprendere la metodologia e persino di ottenere prima la certificazione. Ma è un'esperienza fantastica sul lavoro.

Doveri primari di un amministratore di progetto

I compiti che ricadono sotto la competenza di un amministratore di progetto sono diversi. Si va dai compiti banali a quelli critici che sono fondamentali per il successo del progetto. In genere, a un amministratore di progetto viene chiesto di eseguire le seguenti operazioni:

• Fare delle telefonate
• Tieni traccia dei budget e delle spese del progetto
• Aiutare a organizzare riunioni di progetto
• Gestire la verbalizzazione delle riunioni
• Organizza i luoghi
• Aiutare con la pianificazione
• Tieni aggiornato il calendario del progetto
• Compiti amministrativi
• Tieni traccia dei progetti
• Offri suggerimenti per migliorare l'efficienza
• Mantenere le norme di conformità
• Valuta le prestazioni dei dipendenti
• Assumi appaltatori

Questi compiti, ovviamente, variano a seconda dell'organizzazione e del progetto. Ma è sufficiente dire che l'amministratore del progetto sta assumendo le responsabilità minori dalla scrivania del project manager o sta preparando il lavoro da svolgere per il project manager. È un ottimo modo per dare un'occhiata all'interno della gestione dei progetti e sviluppare competenze pertinenti.

L'amministratore del progetto di solito riporta al project manager, ma anche in questo caso dipende dall'organizzazione. Ad esempio, alcuni progetti hanno un coordinatore di progetto, un project manager, un assistente project manager e così via. In tal caso, è probabile che il coordinatore del progetto riporti al comando successivo, che quindi sposterebbe i dati in alto per arrivare alla fine al project manager.

Insieme di abilità degli amministratori di progetto di successo

A proposito di competenze, di cosa avrebbe bisogno il potenziale amministratore del progetto per essere considerato per il lavoro? Prima di iniziare, ancora una volta, è importante notare che ogni organizzazione è diversa e le loro esigenze variano. Quella che segue è una descrizione generale di ciò che la maggior parte dei datori di lavoro dovrebbe cercare quando assume un amministratore di progetto.

L'istruzione è fondamentale, soprattutto per coloro che si candidano con poca o nessuna esperienza. Per la maggior parte, i datori di lavoro cercano candidati in possesso di una laurea in economia. Se la persona che cerca di ricoprire la posizione ha lavorato a lungo nella gestione di progetti a vario titolo, è possibile che sia sufficiente un diploma di scuola superiore.

Abbiamo menzionato la certificazione e aver iniziato o laureato in uno qualsiasi dei programmi di certificazione di gestione dei progetti accreditati giocherebbe sicuramente a tuo favore. Se stai cercando qualcosa di più di una posizione di amministratore di progetto di livello base, la certificazione è fortemente consigliata. Gli amministratori di progetto senior sono generalmente ben qualificati, con certificazione, esperienza e persino master nel settore.

In termini di competenze lavorative, i datori di lavoro cercano persone ben organizzate e che abbiano familiarità almeno con le basi della gestione dei progetti, come pianificazione, gestione del tempo, gestione delle attività, ecc. Il candidato dovrebbe idealmente avere capacità di supervisione, essere alfabetizzazione informatica, in particolare con gli strumenti di gestione dei progetti, e hanno forti capacità di comunicazione orale e scritta. Professionalità ed essere puntuali, proattivi e aperti alle nuove cose sono un must. Parlare più di una lingua è spesso una risorsa preziosa.

Stipendio dell'amministratore di progetto

Lo stipendio di un amministratore di progetto dipende dall'esperienza e varia notevolmente a seconda della regione. Detto questo, la retribuzione media annua che un amministratore può aspettarsi negli Stati Uniti è di circa $ 66.000. La fascia bassa dello spettro è di $ 46.000, con $ 107.000 come picco.

Esempio di descrizione del lavoro dell'amministratore di progetto

Se stai cercando di ricoprire una posizione come amministratore di progetto o stai cercando di ricoprire quella posizione nella tua organizzazione, il seguente esempio di descrizione del lavoro di amministratore di progetto ti aiuterà ad acquisire le competenze e l'esperienza di cui hai bisogno o ad assumere la persona che le ha requisiti.

Ricercato: amministratore del progetto

Responsabilità primarie

• Pianificazione riunioni e registrazione verbali
• Suddividere il deliverable finale in attività e tempi
• Creazione e aggiornamento dei flussi di lavoro

Breve di lavoro

Stiamo cercando un motivato self-starter per una posizione di amministratore di progetto nella nostra azienda. Sarai responsabile, tra le altre cose, del coordinamento delle attività del progetto, del mantenimento e dell'aggiornamento della pianificazione del progetto, della gestione degli incarichi, del monitoraggio dello stato di avanzamento e della comunicazione al team di progetto.

L'amministratore del progetto riferirà al project manager e assisterà nella preparazione dei piani d'azione, nell'analisi del rischio e nella gestione delle risorse. Lavorerai a stretto contatto con il coordinatore del progetto e il team di progetto, quindi sono necessarie forti capacità di comunicazione. La tua missione è aiutare il progetto a soddisfare gli standard di qualità e consegnarlo in tempo e nel rispetto del budget.

Responsabilità

• Aiutare il project manager nei compiti e nei processi amministrativi
• Pianifica le riunioni e tieni i verbali
• Suddividi il progetto in attività fattibili e stima la durata
• Assistere con la pianificazione, dall'inizio alla fine del progetto
• Preparare e distribuire i materiali del progetto
• Implementare politiche e procedure
• Crea un flusso di lavoro settimanale
• Ordina risorse
• Tieni traccia delle spese e lavora sulla previsione del budget
• Monitora i progressi
• Avvisare il project manager dei problemi che si presentano
• Report sulle prestazioni del team e del progetto
• Agire come punto di contatto per il team di progetto e facilitare le comunicazioni
• Valutare il rischio del progetto
• Calcola le metriche del progetto, come qualità, costi, salute, ecc.
• Supervisionare e delegare compiti agli assistenti di progetto
• Collaborare alle presentazioni degli stakeholder
• Favorire relazioni positive con gli stakeholder

Requisiti e qualifiche

• È richiesta la laurea o il diploma di laurea
• Preferibile laurea magistrale
• Due anni di esperienza correlata
• Gestione della conoscenza o del progetto, diagrammi di flusso, documentazione tecnica, ecc.
• Forti capacità di leadership
• Giocatore di squadra
• Scadenza guidata
• Organizzato e concentrato
• Abile al computer
• Certificazioni un vantaggio

In che modo ProjectManager aiuta gli amministratori di progetto

Ora sai che un amministratore di progetto sta facendo gran parte del lavoro intenso che aiuta a portare a termine un progetto di successo. Hanno compiti che riguardano ogni fase di un progetto. Per lo più, devono essere organizzati e mantenere il progetto in carreggiata. ProjectManager è un'opzione fantastica per aiutare team e progetti a rimanere organizzati.

Tieni traccia dei tuoi progetti con i dashboard

Il bello del nostro software basato su cloud è che tutti i membri del team possono usarlo. Man mano che i team completano le attività e i progetti procedono, gli amministratori di progetto possono prendere decisioni basate sui dati utilizzando i nostri dashboard di progetto. Per gli amministratori di progetto, questo è uno strumento fondamentale per monitorare il progetto e rilevare eventuali irregolarità prima che si trasformino in problemi che potrebbero sviare il progetto.

I diagrammi di Gantt mantengono il tuo progetto in pista

La pianificazione di un progetto è il primo ostacolo da superare e avrà un impatto sul resto del progetto, quindi devi farlo bene. Il nostro diagramma di Gantt online consente all'amministratore del progetto di prendere tutte le attività raccolte per raggiungere il risultato finale e organizzarle su una sequenza temporale del progetto, stimando la durata e collegando le dipendenze per evitare colli di bottiglia. Il progetto più ampio può anche essere suddiviso in fasi con la nostra caratteristica fondamentale sul Gantt.

Segnala i tuoi progressi alle parti interessate

Gli amministratori del progetto aiutano il project manager a creare report per le presentazioni degli stakeholder ea monitorare l'avanzamento del progetto. I nostri report possono essere generati premendo un tasto e mostrano le metriche essenziali del progetto, come varianza del progetto, costo, attività, tempo e altro ancora. Possono essere filtrati, in modo da ottenere solo le informazioni desiderate e quindi facilmente condivisi.

È difficile essere un amministratore di progetto, ma con ProjectManager hai gli strumenti per portare a termine il lavoro nel modo giusto.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che aiuta in ogni fase di un progetto. Le nostre funzionalità includono più viste del progetto, comprese le bacheche kanban che visualizzano il flusso di lavoro, nonché il diagramma di Gantt, l'elenco delle attività e le viste del calendario. Scopri perché decine di migliaia di team nelle organizzazioni sono vari mentre Bank of America e NASA ci scelgono per aiutarli a gestire i loro progetti. Prendi oggi stesso la prova gratuita di 30 giorni di ProjectManager.