Deskripsi Pekerjaan Administrator Proyek

Proyek tidak dikerjakan oleh satu orang. Ada banyak pemangku kepentingan yang masing-masing memiliki kepentingan. Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan untuk merencanakan, memantau, dan mengelola tim, tetapi PM tidak dapat mengelola semuanya sendirian.

Tergantung pada ukuran organisasi atau proyek, ada puluhan karyawan yang bekerja untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Untuk satu hal, proyek terkenal karena membuat tumpukan dokumen. Seseorang harus melacak jejak kertas.

Individu yang membantu dalam kapasitas ini disebut administrator proyek. Mereka adalah salah satu orang terpenting yang bekerja di latar belakang sebuah proyek. Mereka bukan hanya pembuat kertas; mereka bertanggung jawab untuk menjaga proyek tetap berjalan dengan memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan.

Apa itu Administrator Proyek?

Seorang administrator proyek bertanggung jawab untuk membantu banyak tugas seputar manajemen proyek. Sesuai dengan namanya, mereka mengurus pekerjaan administratif yang terkait dengan proyek. Ini adalah berbagai macam tugas, dari tetap berhubungan dengan kontraktor, menjadwalkan janji temu, pengadaan persediaan, mengunjungi tempat kerja dan membantu menyiapkan laporan.

Beberapa industri mempekerjakan administrator proyek, seperti teknik, farmasi, perawatan kesehatan, penelitian, dan banyak lagi. Mereka cenderung mencari pekerjaan di organisasi yang menangani pekerjaan yang lebih kompleks dan karena itu membutuhkan tim proyek yang lebih besar. Dalam banyak hal, administrator proyek adalah tangan kanan manajer proyek, menangani tugas-tugas yang lebih kecil, sehingga manajer proyek dapat fokus pada yang lebih besar.

Karena itu, posisi administrator proyek dapat menjadi batu loncatan untuk bekerja sebagai manajer proyek. Mereka sejalan dengan manajer proyek sepanjang siklus proyek dan menerima hampir magang dalam profesi. Itu tidak berarti seorang administrator proyek hanya dapat melangkah ke manajer proyek. Disarankan agar mereka memahami metodologi dan bahkan mendapatkan sertifikasi terlebih dahulu. Tapi itu bagus, pengalaman di tempat kerja.

Tugas Utama Administrator Proyek

Tugas yang berada di bawah lingkup administrator proyek beragam. Mereka berkisar dari tugas-tugas biasa hingga kritis yang mendasar bagi keberhasilan proyek. Administrator proyek biasanya diminta untuk melakukan hal berikut:

• Lakukan panggilan telepon
• Melacak anggaran dan pengeluaran proyek
• Bantuan untuk mengatur pertemuan proyek
• Menangani notulen rapat
• Mengatur tempat
• Membantu perencanaan
• Tetap perbarui kalender proyek
• Tugas administrasi
• Lacak proyek
• Menawarkan saran untuk meningkatkan efisiensi
• Menjaga kepatuhan peraturan
• Menilai kinerja karyawan
• Sewa kontraktor

Tugas-tugas ini, tentu saja, bervariasi tergantung pada organisasi dan proyeknya. Tetapi cukup untuk mengatakan, administrator proyek mengambil tanggung jawab yang lebih kecil dari meja manajer proyek, atau mempersiapkan pekerjaan untuk dilakukan oleh manajer proyek. Ini adalah cara yang bagus untuk melihat ke dalam manajemen proyek dan membangun keterampilan yang relevan.

Administrator proyek biasanya melapor kepada manajer proyek, tetapi sekali lagi ini tergantung pada organisasi. Misalnya, beberapa proyek memiliki koordinator proyek, manajer proyek, asisten manajer proyek dan sebagainya. Jika ini masalahnya, koordinator proyek kemungkinan akan melapor ke perintah berikutnya, yang kemudian akan memindahkan data ke atas untuk akhirnya sampai ke manajer proyek.

Kumpulan Keterampilan Administrator Proyek yang Berhasil

Berbicara tentang keterampilan, apa yang dibutuhkan oleh calon administrator proyek agar dapat dipertimbangkan untuk pekerjaan itu? Sebelum kita mulai, sekali lagi, penting untuk dicatat bahwa setiap organisasi berbeda dan persyaratannya berbeda. Berikut ini adalah gambaran umum tentang apa yang akan diwaspadai oleh sebagian besar pemberi kerja saat mempekerjakan administrator proyek.

Pendidikan sangat penting, terutama bagi mereka yang melamar dengan sedikit atau tanpa pengalaman. Untuk sebagian besar, pengusaha mencari kandidat yang memiliki gelar dalam bisnis. Jika orang yang ingin mengisi posisi tersebut telah bekerja lama dalam manajemen proyek dalam berbagai kapasitas, maka mungkin ijazah sekolah menengah sudah cukup.

Kami menyebutkan sertifikasi, dan setelah memulai atau lulus dari salah satu program sertifikasi manajemen proyek terakreditasi pasti akan menguntungkan Anda. Jika Anda mencari sesuatu yang lebih dari posisi administrator proyek tingkat pemula, maka sertifikasi sangat disarankan. Administrator proyek senior biasanya berkualifikasi baik, dengan sertifikasi, pengalaman, dan bahkan gelar master di bidangnya.

Dalam hal keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan, pengusaha mencari orang-orang yang terorganisir dengan baik dan akrab dengan setidaknya dasar-dasar manajemen proyek, seperti perencanaan, manajemen waktu, manajemen tugas, dll. Kandidat idealnya memiliki keterampilan pengawasan, menjadi melek komputer, terutama dengan alat manajemen proyek, dan memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang kuat. Profesionalisme dan tepat waktu, proaktif dan terbuka untuk hal-hal baru adalah suatu keharusan. Berbicara lebih dari satu bahasa seringkali merupakan aset yang berharga.

Gaji Administrator Proyek

Gaji seorang administrator proyek bergantung pada pengalaman dan sangat bervariasi tergantung pada wilayahnya. Konon, gaji tahunan rata-rata yang dapat diharapkan seorang administrator di Amerika Serikat adalah sekitar $66.000. Ujung bawah spektrum adalah $ 46.000, dengan $ 107.000 menjadi puncaknya.

Contoh Deskripsi Pekerjaan Administrator Proyek

Jika Anda ingin mengisi posisi sebagai administrator proyek atau ingin mengisi posisi itu di organisasi Anda sendiri, contoh deskripsi pekerjaan administrator proyek berikut akan membantu Anda mendapatkan keterampilan dan pengalaman yang Anda butuhkan atau mempekerjakan orang yang memilikinya persyaratan.

Dicari: Administrator Proyek

Tanggung Jawab Utama

• Menjadwalkan rapat dan mencatat notulen
• Memecah hasil akhir menjadi tugas dan kerangka waktu
• Membuat dan memperbarui alur kerja

Ringkasan Pekerjaan

Kami mencari self-starter yang termotivasi untuk posisi administrator proyek di perusahaan kami. Anda akan bertanggung jawab, antara lain, untuk mengoordinasikan kegiatan proyek, memelihara dan memperbarui jadwal proyek, mengelola tugas, memantau kemajuan, dan berkomunikasi dengan tim proyek.

Administrator proyek akan melapor kepada manajer proyek dan membantu menyiapkan rencana tindakan, menganalisis risiko, dan mengelola sumber daya. Anda akan bekerja sama dengan koordinator proyek dan tim proyek, sehingga keterampilan komunikasi yang kuat adalah suatu keharusan. Misi Anda adalah membantu proyek memenuhi standar kualitas dan memberikan tepat waktu dan sesuai anggaran.

tanggung jawab

• Membantu manajer proyek dalam tugas dan proses administrasi
• Jadwalkan rapat dan buat notulen
• Uraikan proyek menjadi tugas yang bisa dilakukan dan perkirakan durasinya
• Membantu perencanaan, dari awal hingga akhir proyek
• Menyiapkan dan mendistribusikan materi proyek
• Menerapkan kebijakan dan prosedur
• Buat alur kerja mingguan
• Memesan sumber daya
• Lacak pengeluaran dan kerjakan perkiraan anggaran
• Memantau kemajuan
• Beri tahu manajer proyek tentang masalah yang muncul
• Laporan kinerja tim dan proyek
• Bertindak sebagai titik kontak untuk tim proyek dan memfasilitasi komunikasi
• Menilai risiko proyek
• Hitung metrik proyek, seperti kualitas, biaya, kesehatan, dll.
• Mengawasi dan mendelegasikan tugas kepada asisten proyek
• Berkolaborasi dalam presentasi pemangku kepentingan
• Membina hubungan positif dengan pemangku kepentingan

Persyaratan dan Kualifikasi

• Diperlukan gelar associate atau sarjana
• Gelar master lebih disukai
• Dua tahun pengalaman terkait
• Pengetahuan atau manajemen proyek, diagram alur, dokumentasi teknis, dll.
• Keterampilan kepemimpinan yang kuat
• Pemain tim
• Didorong oleh tenggat waktu
• Terorganisir dan fokus
• Melek komputer
• Sertifikasi plus

Bagaimana ProjectManager Membantu Administrator Proyek

Sekarang Anda tahu bahwa administrator proyek melakukan banyak pekerjaan sibuk yang membantu menghasilkan akhir proyek yang sukses. Mereka memiliki tugas yang berkaitan dengan setiap fase proyek. Sebagian besar, mereka perlu diatur dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. ProjectManager adalah opsi fantastis untuk membantu tim dan proyek tetap teratur.

Lacak Proyek Anda dengan Dasbor

Hal hebat tentang perangkat lunak berbasis cloud kami adalah semua orang di tim dapat menggunakannya. Saat tim menyelesaikan tugas dan proyek berjalan, administrator proyek dapat membuat keputusan berdasarkan data menggunakan dasbor proyek kami. Untuk administrator proyek, ini adalah alat penting untuk memantau proyek dan menangkap setiap penyimpangan sebelum mereka berkembang menjadi masalah yang mungkin menyimpang dari proyek.

Gantt Charts Menjaga Proyek Anda Tetap Pada Jalurnya

Merencanakan sebuah proyek adalah rintangan pertama yang harus diselesaikan, dan itu akan berdampak pada proyek lainnya—jadi Anda harus melakukannya dengan benar. Bagan Gantt online kami memungkinkan administrator proyek untuk mengambil semua tugas yang dikumpulkan untuk mencapai hasil akhir dan mengaturnya pada garis waktu proyek, memperkirakan durasi dan menghubungkan dependensi untuk menghindari kemacetan. Proyek yang lebih besar juga dapat dipecah menjadi beberapa fase dengan fitur tonggak sejarah kami di Gantt.

Laporkan Kemajuan Anda kepada Pemangku Kepentingan

Administrator proyek membantu manajer proyek membuat laporan untuk presentasi pemangku kepentingan dan memantau kemajuan proyek. Laporan kami dapat dibuat dengan penekanan tombol dan menunjukkan metrik proyek penting, seperti varians proyek, biaya, tugas, waktu, dan lainnya. Mereka dapat difilter, sehingga Anda hanya mendapatkan informasi yang Anda inginkan, dan kemudian dengan mudah dibagikan.

Sulit menjadi administrator proyek, tetapi dengan ProjectManager Anda memiliki alat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membantu setiap fase proyek. Fitur kami mencakup beberapa tampilan proyek, termasuk papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja, serta bagan Gantt, daftar tugas, dan tampilan kalender. Lihat mengapa puluhan ribu tim di organisasi bervariasi saat Bank of America dan NASA memilih kami untuk membantu mereka mengelola proyek mereka. Ikuti uji coba gratis ProjectManager selama 30 hari hari ini.