รายละเอียดงานผู้ดูแลโครงการ

โครงการไม่ได้ทำโดยบุคคลเพียงคนเดียว มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากที่แต่ละคนมีส่วนได้เสีย ผู้จัดการโครงการคือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้วางแผน ตรวจสอบ และจัดการทีม แต่ PM ไม่สามารถจัดการทั้งหมดเพียงลำพังได้

ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรหรือโครงการ อาจมีพนักงานหลายสิบคนทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ประการหนึ่ง โครงการมีชื่อเสียงในการสร้างกองเอกสาร บางคนต้องติดตามเส้นทางกระดาษ

บุคคลที่ช่วยเหลือในความสามารถเหล่านี้เรียกว่าผู้ดูแลโครงการ พวกเขาเป็นหนึ่งในบุคคลที่สำคัญที่สุดที่ทำงานอยู่เบื้องหลังของโครงการ พวกเขาไม่ใช่แค่คนดันกระดาษ พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้าโดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่ต้องการ

ผู้ดูแลโครงการคืออะไร?

ผู้บริหารโครงการมีหน้าที่ช่วยเหลืองานหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการ ตามชื่อที่สื่อถึง พวกเขาดูแลงานด้านการดูแลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ นี่คืองานที่หลากหลาย ตั้งแต่การติดต่อกับผู้รับเหมา การจัดตารางนัดหมาย การจัดหาอุปกรณ์ การเยี่ยมชมสถานที่ทำงาน และช่วยจัดเตรียมรายงาน

หลายอุตสาหกรรมจ้างผู้ดูแลโครงการ เช่น วิศวกรรม เภสัชกรรม การดูแลสุขภาพ การวิจัย และอื่นๆ พวกเขามักจะหางานทำในองค์กรที่จัดการงานที่ซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องการทีมงานโครงการขนาดใหญ่ ในหลาย ๆ ด้าน ผู้ดูแลระบบโครงการคือมือขวาของผู้จัดการโครงการ จัดการกับงานที่มีขนาดเล็กลง ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ใหญ่กว่าได้

ด้วยเหตุนี้ ตำแหน่งผู้ดูแลโครงการจึงสามารถเป็นก้าวสำคัญของการทำงานเป็นผู้จัดการโครงการได้ พวกเขาอยู่ในขั้นตอนล็อคกับผู้จัดการโครงการตลอดวงจรโครงการและรับผู้ฝึกงานในวิชาชีพเกือบ ไม่ได้หมายความว่าผู้ดูแลระบบโครงการสามารถก้าวขึ้นเป็นผู้จัดการโครงการได้ ขอแนะนำให้พวกเขาเข้าใจวิธีการและได้รับการรับรองก่อน แต่มันเป็นประสบการณ์ที่ดีในการทำงาน

หน้าที่หลักของผู้ดูแลโครงการ

หน้าที่ที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของผู้บริหารโครงการนั้นมีความหลากหลาย มีตั้งแต่งานธรรมดาไปจนถึงงานสำคัญซึ่งเป็นพื้นฐานของความสำเร็จของโครงการ โดยปกติแล้ว ผู้ดูแลระบบโปรเจ็กต์จะถูกขอให้ทำสิ่งต่อไปนี้:

• โทรออก
• ติดตามงบประมาณและค่าใช้จ่ายโครงการ
• ช่วยจัดประชุมโครงการ
• จัดการบันทึกนาทีในการประชุม
• จัดสถานที่
• ช่วยวางแผน
• อัพเดทปฏิทินโครงการอยู่เสมอ
• หน้าที่ธุรการ
• ติดตามโครงการ
• เสนอคำแนะนำในการปรับปรุงประสิทธิภาพ
• รักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
• จ้างผู้รับเหมา

แน่นอนว่าหน้าที่เหล่านี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กรและโครงการ แต่พอจะพูดได้ว่า ผู้ดูแลระบบโครงการกำลังเอาความรับผิดชอบเล็กๆ น้อยๆ ออกจากโต๊ะของผู้จัดการโครงการ หรือเตรียมงานให้ผู้จัดการโครงการทำ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการโครงการและสร้างทักษะที่เกี่ยวข้อง

ผู้ดูแลระบบโครงการมักจะรายงานไปยังผู้จัดการโครงการ แต่อีกครั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กร ตัวอย่างเช่น บางโครงการมีผู้ประสานงานโครงการ ผู้จัดการโครงการ ผู้ช่วยผู้จัดการโครงการ เป็นต้น หากเป็นกรณีนี้ ผู้ประสานงานโครงการน่าจะรายงานไปยังผู้บังคับบัญชาคนต่อไป ซึ่งจะย้ายข้อมูลขึ้นบันไดไปยังผู้จัดการโครงการในที่สุด

ชุดทักษะของผู้บริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จ

พูดถึงทักษะ ผู้บริหารโครงการที่มีศักยภาพต้องการอะไรในการพิจารณางานนี้? ก่อนที่เราจะเริ่มต้นอีกครั้ง สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือทุกองค์กรมีความแตกต่างกันและข้อกำหนดแตกต่างกันไป ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่นายจ้างส่วนใหญ่จะมองหาเมื่อจ้างผู้ดูแลโครงการ

การศึกษาเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่สมัครด้วยประสบการณ์น้อยหรือไม่มีเลย นายจ้างส่วนใหญ่กำลังมองหาผู้สมัครที่มีวุฒิการศึกษาด้านธุรกิจ หากผู้ต้องการแทนตำแหน่งทำงานเป็นเวลานานในการบริหารโครงการในความสามารถต่างๆ ก็เป็นไปได้ว่าประกาศนียบัตรมัธยมศึกษาตอนปลายก็เพียงพอแล้ว

เรากล่าวถึงการรับรอง และการเริ่มต้นหรือสำเร็จการศึกษาจากโปรแกรมการรับรองการจัดการโครงการที่ได้รับการรับรองโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งจะช่วยคุณได้อย่างแน่นอน หากคุณกำลังมองหาตำแหน่งที่มากกว่าตำแหน่งผู้ดูแลโครงการระดับเริ่มต้น ขอแนะนำอย่างยิ่งให้การรับรอง ผู้บริหารโครงการอาวุโสมักจะมีคุณสมบัติครบถ้วน โดยมีใบรับรอง ประสบการณ์ และแม้กระทั่งปริญญาโทในสาขานี้

ในแง่ของทักษะในการทำงาน นายจ้างกำลังมองหาบุคคลที่มีการจัดการที่ดีและมีความคุ้นเคยกับพื้นฐานการจัดการโครงการเป็นอย่างน้อย เช่น การวางแผน การบริหารเวลา การจัดการงาน ฯลฯ ผู้สมัครควรมีทักษะในการกำกับดูแล สามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้ โดยเฉพาะเครื่องมือการจัดการโครงการ และมีทักษะในการสื่อสารด้วยวาจาและการเขียนที่ดี ความเป็นมืออาชีพและตรงต่อเวลา เชิงรุกและเปิดรับสิ่งใหม่เป็นสิ่งที่จำเป็น การพูดมากกว่าหนึ่งภาษามักเป็นทรัพย์สินที่มีค่า

เงินเดือนผู้ดูแลโครงการ

เงินเดือนของผู้ดูแลโครงการขึ้นอยู่กับประสบการณ์และแตกต่างกันไปตามภูมิภาค ที่กล่าวว่าค่าจ้างรายปีเฉลี่ยที่ผู้ดูแลระบบสามารถคาดหวังได้ในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ประมาณ 66,000 เหรียญ จุดต่ำสุดของสเปกตรัมคือ 46,000 ดอลลาร์ โดยสูงสุด 107,000 ดอลลาร์

ตัวอย่างรายละเอียดงานผู้ดูแลโครงการ

หากคุณต้องการเติมตำแหน่งในฐานะผู้ดูแลโครงการหรือต้องการเติมตำแหน่งนั้นในองค์กรของคุณเอง ตัวอย่างต่อไปนี้ของรายละเอียดงานของผู้ดูแลโครงการจะช่วยให้คุณได้รับทักษะและประสบการณ์ที่คุณต้องการ หรือจ้างผู้ที่มีสิ่งเหล่านั้น ความต้องการ.

ต้องการ: ผู้ดูแลโครงการ

ความรับผิดชอบหลัก

• กำหนดการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม
• แบ่งการส่งมอบขั้นสุดท้ายออกเป็นงานและกรอบเวลา
• การสร้างและอัปเดตเวิร์กโฟลว์

สรุปงาน

เรากำลังมองหาผู้ริเริ่มด้วยตนเองที่มีแรงจูงใจสำหรับตำแหน่งผู้ดูแลระบบโครงการในบริษัทของเรา คุณจะต้องรับผิดชอบในการประสานงานกิจกรรมโครงการ รักษาและปรับปรุงกำหนดการของโครงการ จัดการงานที่ได้รับมอบหมาย ติดตามความคืบหน้า และสื่อสารกับทีมโครงการ

ผู้ดูแลระบบโครงการจะรายงานต่อผู้จัดการโครงการและช่วยเตรียมแผนปฏิบัติการ วิเคราะห์ความเสี่ยง และจัดการทรัพยากร คุณจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ประสานงานโครงการและทีมงานโครงการ ดังนั้นทักษะในการสื่อสารที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็น ภารกิจของคุณคือการช่วยให้โครงการบรรลุมาตรฐานคุณภาพและส่งมอบตรงเวลาและภายในงบประมาณ

ความรับผิดชอบ

• ช่วยผู้จัดการโครงการในหน้าที่การบริหารและกระบวนการ
• กำหนดการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม
• แบ่งโครงการออกเป็นงานที่ทำได้และระยะเวลาประมาณการ
• ช่วยวางแผนตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ
• จัดเตรียมและแจกจ่ายเอกสารโครงการ
• ดำเนินนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
• สร้างเวิร์กโฟลว์รายสัปดาห์
• สั่งซื้อทรัพยากร
• ติดตามค่าใช้จ่ายและทำงานเกี่ยวกับการคาดการณ์งบประมาณ
• ติดตามความคืบหน้า
• แจ้งเตือนผู้จัดการโครงการถึงปัญหาที่เกิดขึ้น
• รายงานผลการปฏิบัติงานของทีมงานและโครงการ
• ทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อสำหรับทีมงานโครงการและอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร
• ประเมินความเสี่ยงของโครงการ
• คำนวณตัวชี้วัดโครงการ เช่น คุณภาพ ต้นทุน สุขภาพ ฯลฯ
• กำกับดูแลและมอบหมายงานให้กับผู้ช่วยโครงการ
• ร่วมมือกันนำเสนอผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ข้อกำหนดและคุณสมบัติ

• จำเป็นต้องสำเร็จการศึกษาระดับอนุปริญญาหรือปริญญาตรี
• ปริญญาโทที่ต้องการ
• ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องสองปี
• ความรู้หรือการจัดการโครงการ ผังงาน เอกสารทางเทคนิค ฯลฯ
• ทักษะความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง
• ทีมผู้เล่น
• กำหนดเวลาขับเคลื่อน
• จัดระเบียบและมุ่งเน้น
• ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์
• ใบรับรองบวก

ProjectManager ช่วยผู้ดูแลโครงการอย่างไร

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าผู้ดูแลโครงการกำลังทำงานยุ่งมากซึ่งช่วยนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ พวกเขามีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับทุกขั้นตอนของโครงการ ส่วนใหญ่จะต้องจัดระเบียบและทำให้โครงการเป็นไปตามแผน ProjectManager เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการช่วยทีมและโครงการต่างๆ ให้เป็นระเบียบ

ติดตามโครงการของคุณด้วยแดชบอร์ด

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ของเราคือทุกคนในทีมสามารถใช้งานได้ เมื่อทีมทำงานเสร็จและโครงการดำเนินไปพร้อมกัน ผู้ดูแลระบบโครงการสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นสำคัญโดยใช้แดชบอร์ดโครงการของเรา สำหรับผู้ดูแลระบบโครงการ นี่เป็นเครื่องมือสำคัญในการติดตามโครงการและตรวจจับความผิดปกติใด ๆ ก่อนที่พวกเขาจะกลายเป็นปัญหาที่อาจเบี่ยงเบนโครงการ

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน

การวางแผนโปรเจ็กต์เป็นอุปสรรคแรกที่ต้องเคลียร์ และจะส่งผลต่อส่วนที่เหลือของโปรเจ็กต์ ดังนั้นคุณต้องทำให้ถูกต้อง แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราช่วยให้ผู้ดูแลระบบโครงการสามารถทำงานทั้งหมดที่รวบรวมไว้เพื่อบรรลุผลสำเร็จขั้นสุดท้าย และจัดระเบียบตามไทม์ไลน์ของโครงการ การประเมินระยะเวลาและการเชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด โปรเจ็กต์ที่ใหญ่กว่านี้ยังสามารถแบ่งออกเป็นเฟสต่างๆ ได้ด้วยฟีเจอร์หลักเป้าหมายของเราใน Gantt

รายงานความก้าวหน้าของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้ดูแลระบบโครงการช่วยผู้จัดการโครงการสร้างรายงานสำหรับการนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและติดตามความคืบหน้าของโครงการ รายงานของเราสามารถสร้างได้ด้วยการกดแป้นและแสดงตัวชี้วัดโครงการที่สำคัญ เช่น ผลต่างโครงการ ต้นทุน งาน เวลา และอื่นๆ พวกเขาสามารถกรองได้ เพื่อให้คุณได้เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วแชร์อย่างง่ายดาย

การเป็นผู้ดูแลระบบโครงการเป็นเรื่องยาก แต่ด้วย ProjectManager คุณมีเครื่องมือในการทำงานให้ลุล่วง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยในทุกขั้นตอนของโครงการ คุณลักษณะของเราประกอบด้วยมุมมองโครงการหลายแบบ รวมถึงกระดานคัมบังที่แสดงเวิร์กโฟลว์ ตลอดจนแผนภูมิแกนต์ รายการงาน และมุมมองปฏิทิน ดูว่าทำไมทีมนับหมื่นในองค์กรจึงมีความหลากหลาย เนื่องจาก Bank of America และ NASA เลือกเราให้ช่วยจัดการโครงการของพวกเขา ทดลองใช้ ProjectManager ฟรี 30 วันวันนี้