Введение в управление персоналом

Заинтересовать сотрудников и заставить их работать — задача не из легких. Говорят, что одно паршивое яблоко действительно может испортить всю кучу — и это правда. Плохой найм может стоить вашему бизнесу ценной производительности на рабочем месте, не говоря уже о почти 20 процентах их средней зарплаты. И это лишь несколько причин, почему управление персоналом так важно.

Независимо от того, работаете ли вы в сфере информационных технологий, строительства или розничной торговли, освоение основ управления персоналом может принести вам огромную пользу.

Что такое управление персоналом?

Управление персоналом — это процесс планирования вашего персонала наилучшим образом, чтобы обеспечить его работу на максимально продуктивном уровне. Это не столько единый стиль управления, сколько общекорпоративное программное решение для управления процессами или командами, которое реализуется сверху вниз.

Знаете некоторых сотрудников, которые жаворонки? Запланировать их взаимодействие с клиентами на смену, которая начинается с утра? Есть ли определенные креативные сотрудники, которые наиболее продуктивны в дневные или поздние вечерние смены? Запланируйте их на наиболее продуктивные часы.

Связанный: Бесплатный шаблон графика работы на неделю

Не все работают одинаково: управление персоналом направлено на то, чтобы извлечь выгоду из этого факта и, таким образом, сделать ваших сотрудников более эффективными и заинтересованными. Это сокращает количество отходов и обеспечивает сбалансированность производительности вашей компании с накладными расходами.

Помимо оптимизации штатных расписаний и плана управления временем, отличная система управления персоналом также включает в себя прогнозирование, мониторинг и анализ рабочей силы. Учитывая предложение (вашей рабочей силы) и спрос (график), вашу рабочую силу можно планировать и назначать соответствующие задачи. Оттуда их можно проанализировать на эффективность и соответствующим образом компенсировать их работу.

Каковы преимущества управления персоналом?

Управление персоналом — это один из тех процессов, который направлен не только на то, чтобы сделать ваших сотрудников более эффективными, но и на то, чтобы они приносили пользу сотрудникам, заставляя их работать над процессами, для которых они лучше всего подходят. В свою очередь, это помогает улучшить обслуживание клиентов, увеличивая производительность и прибыль по всем направлениям. Назовите это взаимовыгодным.

Этот процесс начал набирать популярность в 1980-х и 1990-х годах с появлением систем планирования ресурсов предприятия (ERP), что позволило увидеть большие преимущества от его использования в таких отраслях, как здравоохранение, производство, розничная торговля и других.

Но есть новое преимущество в управлении персоналом: по мере того, как мы вступаем в эру гиг-экономики, многие работники, работающие неполный рабочий день, испытывают финансовый стресс, поскольку они либо не могут найти работу на полный рабочий день, либо их рабочие часы сокращаются. В гиг-экономике работники нанимаются как независимые подрядчики, которым платят за проект, а не за час или зарплату.

Многим работникам гиг-экономики часто приходится совмещать несколько разных работ одновременно, что может сильно повлиять на их финансовую уверенность. Когда работники испытывают финансовый стресс, страдает и производительность. Для компаний, использующих систему управления персоналом, это может облегчить нагрузку на сотрудников, пытающихся сбалансировать несколько рабочих нагрузок, помогая им заранее планировать свое расписание так же, как вы планируете свое. Чем больше вы поможете им планировать заранее и ослабить финансовую неопределенность, тем более продуктивными будут ваши работники.

Типы систем управления персоналом

Программные решения для управления персоналом могут быть установлены на месте, размещены в облаке или через программное обеспечение как услугу (SaaS).

В большинстве случаев управление персоналом осуществляется с помощью электронных таблиц. Тем не менее, растет число решений, адаптированных для соответствующих отраслей, таких как инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы ERP и инструменты управления проектами.

Кроме того, многие менеджеры проектов будут интегрировать управление персоналом и управление проектами через приложение, которое поможет планировать задачи для соответствующих исполнителей, контролировать ресурсы, отслеживать время сотрудников, анализировать затраты по проекту и сообщать об обновлениях статуса. Это называется «Управление персоналом проекта». И не только помогая распределять время ваших сотрудников для проектов, он также сочетает в себе дополнительные элементы, перечисленные выше, что делает его мощным процессом.

Инструменты управления персоналом

Точно так же, как отличное управление проектами приводит к успеху проекта, отличное программное обеспечение для управления персоналом ведет к успеху всех сотрудников.

Столп, на котором основано управление персоналом, — это правильное планирование. Первоначальный алгоритм, изобретенный Агнером Крарупом Эрландом, эволюционировал, чтобы охватить более полное государственное управление, такое как доступность, бюджеты, ограничения штата и федерального законодательства, заработная плата, навыки, свободное время и праздники. Инструмент управления персоналом, который включает в себя все это, является хорошей инвестицией для вашей компании.

Отслеживание времени

Любой метод, в котором вам приходится полагаться на электронные таблицы для отслеживания вашей рабочей силы, — это метод, связанный со слишком большим риском человеческой ошибки. Вот почему важно убедиться, что любой инструмент управления персоналом, в который вы инвестируете, включает элемент отслеживания рабочего времени. Хорошее программное обеспечение для отслеживания времени позволит вам просматривать отслеженное время в соответствии со статусом проекта, загружать отчеты, отправлять табели учета рабочего времени онлайн и отслеживать прогресс в режиме реального времени.

Планирование и сотрудничество с вашей рабочей силой

Поскольку нет двух одинаковых сотрудников, важно, чтобы ваше программное обеспечение включало элемент планирования персонала. Это означает планы для конкретных команд по ИТ и программному обеспечению, строительству, маркетингу. Достойный инструмент планирования рабочей силы позволит вам планировать проекты, отслеживать проблемы, сотрудничать с командами и отслеживать риски.

Планирование

С помощью надлежащего инструмента планирования проектов вы можете полностью отслеживать свои проекты в режиме онлайн, поэтому независимо от того, где находится ваша команда, они могут видеть изменения в своих расписаниях в режиме реального времени. Это также должно позволить вашим сотрудникам лучше видеть, какие именно результаты необходимы и когда, что поможет им заранее расставить приоритеты в своих задачах.

Мониторинг и отчетность

Помимо отслеживания времени, одним из самых важных элементов управления персоналом является мониторинг и отчетность о прогрессе вашей рабочей силы. Без дополнительного элемента анализа производительности ваших сотрудников вы не будете знать, как и когда перейти к наиболее оптимальному графику. Для любого инструмента управления персоналом убедитесь, что он включает элементы мониторинга и отчетности, чтобы вы могли видеть, отстаете ли вы от графика или вовремя.

Как ProjectManager может помочь вам управлять персоналом

Ваша рабочая сила является ключевым элементом успеха любого проекта. Управление ими — задача, которая требует не только внимания к деталям, но и определенного уровня дипломатии и ловкости. С ProjectManager наши онлайн-диаграммы Ганта позволяют планировать всех сотрудников и их задачи. Добавляйте новые задачи и сроки выполнения или связывайте задачи вместе, чтобы лучше оптимизировать время сотрудников.

Ваши сотрудники также могут напрямую прикреплять комментарии или файлы к задачам проекта, чтобы вы могли сотрудничать, независимо от того, в каком состоянии вы находитесь.

Кроме того, в ProjectManager есть инструменты управления ресурсами, которые позволяют сбалансировать количество часов, отработанных вашей командой. Это поможет вам убедиться, что никто не перераспределил или недораспределил по проекту.

Вы также можете классифицировать расходные материалы и оборудование и отслеживать все это, чтобы убедиться, что ваша команда работает максимально эффективно.

Пытаясь спланировать свою рабочую силу, не оставляйте планирование и управление ресурсами на волю случая. ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам лучше отслеживать, какой сотрудник назначен для какой задачи, и заранее планировать ресурсы для будущих проектов, чтобы вы никогда не пропустили ни одной детали. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам лучше управлять персоналом, запустив бесплатную 30-дневную пробную версию.