أفضل طريقة لعمل خطة عمل

قبل أن تتمكن من تحقيق أهدافك ، عليك التخطيط لكيفية الوصول إليها. تخلق خطة العمل مسارًا واضحًا لتلك الأهداف والغايات المرجوة. على طول هذا المسار ، ستكون هناك الموارد والقيود وعناصر إدارة العمل الأخرى التي تحتاج إلى وصفها في خطتك.

بالطبع ، لن تتم كتابة خطة العمل والبدء بها من قبل شخص واحد. إنها خطة عمل لفريق المشروع يجب تقديمها في النهاية إلى أعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة للموافقة عليها. بمجرد قول وفعل كل شيء ، يمكنك الاستمرار في بناء بقية خطة عملك.

إذا قمت ببناء خطة عملك في برنامج إدارة مشروع ، فمن السهل الاستمرار في تكرار خطتك وإجراء تحسينات بمرور الوقت. وإذا كان هذا البرنامج عبر الإنترنت ، فيمكن للجميع التعاون في الوقت الفعلي ومعرفة الخطوات المطلوبة بالضبط للحصول على نتيجة مثالية.

من الواضح أن خطة العمل مهمة جدًا ، لذلك دعونا نتعمق أكثر في كيفية عمل واحدة والموافقة عليها.

ما هي خطة عمل المشروع؟

خطة عمل المشروع هي خطة إدارة مشروع باسم آخر. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، ستوضح خطة عمل مشروعك بوضوح وتحدد الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف وغايات المشروع من خلال إعداد المهام والمعالم والمنجزات والموارد ومتطلبات الميزانية والجدول الزمني لنسجها جميعًا معًا.

عادة ما يكون الأنسب للمشاريع والمبادرات الكبيرة ، ولكن يمكن استخدامه حقًا على أي مستوى. قبل البدء في خطة عملك ، ضع في اعتبارك استخدام أهداف SMART: إنشاء أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومتصلة بالوقت. من المفترض أن يساعدك هذا في بدء خطتك على قدم وساق.

ذات صلة: نموذج خطة العمل المجانية

لماذا تحتاج إلى خطة عمل؟

كما ذكرنا ، ستكون خطة عملك بمثابة خارطة طريق للمشروع بأكمله. لن يحافظ على تنظيمك أنت وفريقك فحسب ، بل سيضمن حصولك على دعم من أصحاب المصلحة الرئيسيين والإدارات ذات الصلة وقادة المساءلة / المخاطر ذات الصلة والمزيد.

بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في إدارة التوقعات على مستوى أصحاب المصلحة وكذلك على مستوى الإدارة وأعضاء الفريق - يتمتع كل شخص يبدأ بالقدم اليمنى بفرصة أفضل للوقوع في القدم اليمنى أيضًا.

كيفية عمل خطة عمل

يعد إنشاء خطة عمل عملية معقدة للغاية وتتطلب أكبر عدد ممكن من التفاصيل المحددة قبل تقديمها إلى أصحاب المصلحة. إليك ما ستحتاج إلى التركيز عليه.

1. تحديد اسم المشروع والغرض والجدول الزمني العام

من خلال القيام بذلك ، يمكنك إخبار المعتمدين على مشروعك أن مشروعك سيستغرق ربعًا أو ستة أشهر أو سنة واحدة نظرًا للغرض من المشروع ، بالإضافة إلى باقي المعلومات التي ستملأها بعد هذه الخطوة.

يجب عليك أيضًا إخبار الشخص الذي يوافق على مشروعك بالغرض من مشروعك. هل سيكون مشروعك لتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل؟ ربما قام منافسك بإصدار نسخة مطورة من منتج لديك ، وتحتاج إلى توسيع نطاقه لتلبية متطلبات السوق. مهما كان الهدف النهائي ، تأكد من ذكره فورًا.

2. ضع خطة عملك في السياق

اكتب مقدمة وخلفية لتحديد سبب احتياجك لهذا المشروع إلى الحدوث بشكل أفضل وما الذي جعلك تفكر في محاولة تحقيق هذا الهدف النهائي في المقام الأول. يساعد إنشاء السياق وإنشاء المشكلة على توضيح سبب حاجتك إلى الحل. سيساعد هذا في تسهيل إدارة العمل الجيدة والشاملة.

3. حدد أهدافك وغاياتك

قد تبدو أهدافك وكأنها هدفك ، لكنها أكثر تحديدًا من حيث كونها موجهة أكثر على المدى الطويل - على سبيل المثال ، تعلم فريقك المزيد حول عملية إطلاق إصلاح للأخطاء أو كيفية الاستجابة بشكل مباشر للعملاء / ملاحظات السوق.

وبالمثل ، يجب أن تكون أهداف مشروعك قابلة للقياس. على سبيل المثال ، الهدف من هذا المشروع بعد الإطلاق هو إنشاء زيادة بنسبة xx٪ من المشتركين النشطين شهريًا ، أو مبلغ معين بالدولار في الإيرادات المتولدة.

من الأفضل استخدام أهداف SMART الخاصة بك هنا. قم ببناء ما هو محدد ، وما هو قابل للقياس ، وما يمكن تحقيقه ، وما هو ملائم وما يمكن عمله ضمن الإطار الزمني للمشروع.

الموضوعات ذات الصلة: دليل هيكل تنظيم العمل (WBS)

4. تحديد وتنسيق الموارد الخاصة بك

عند تحديد وتنسيق مواردك ، تأكد من معالجة الأسئلة التالية:

• كم من الميزانية سيخصص لهذا المشروع؟
• من أي قسم سيتم تخصيص الميزانية؟
• من الذي تحتاجه في الفريق؟
• ما هي أدوات تخطيط المشروع (مثل تتبع الوقت والتعاون الجماعي وأدوات إدارة المشروع) المطلوبة لتبسيط المشروع؟

5. فهم القيود الخاصة بك

ولا سيما النظر في القيود الثلاثية للوقت والميزانية والموارد. لأنه في هذه المرحلة ، قمت بالفعل بإدراج الثلاثة في الخطوات السابقة ، يمكنك الآن التعامل مع المخاطر التي قد تعيق تلك العمليات.

ربما يستغرق بعض أعضاء فريقك بضعة أيام مرضية خلال هذه الفترة الزمنية ؛ ربما يتعين تنفيذ مهام غير متوقعة ؛ ربما تتعطل بعض أدواتك وتتطلب المزيد من الأموال المسحوبة من الميزانية. مهما كانت قيودك ، ضع في اعتبارك أي شيء قد يبدو أنه خطر يمكن أن يؤدي إلى قيود كاملة ، والتي قد تؤثر على إنجاز المخرجات أو حتى أهداف مشروعك وأهدافه.

6. مناقشة المخاطر والمساءلة

يجب تقييم المخاطر من أكبر عدد ممكن من الزوايا. ضع في اعتبارك إجازة مدفوعة الأجر ووقت الإجازة المستحقة للموظفين وعطلات الشركة. ضع في اعتبارك أي حوادث غريبة قد تؤثر على ميزانيتك أو جدولك الزمني بشكل مباشر. ثم قم بتعيين شخص ما لتولي المسؤولية في حال أصبحت البيئة مواتية لتلك المخاطر لتصبح حقيقة واقعة. خلق إحساس بالمساءلة بحيث يمكن لجميع أعضاء الفريق أن يكون لهم مصلحة قابلة للقياس في النتيجة الناجحة للمشروع لتقليل احتمالية الخطأ.

لا تغطي الأساسيات فحسب ، بل قم بتغطية كل التفاصيل في خطة عمل مشروعك بمشط دقيق الأسنان. مع تغطية كل سؤال محتمل أو علامة حمراء بالفعل ، ستتمكن من الحصول على تسجيل الخروج من أصحاب المصلحة وبدء مشروعك مع وضع التوقعات الصحيحة في الاعتبار.

تذكر أن خطة العمل الخاصة بك هي خطة العمل التي ستوجه مشروعك ، لذلك كلما زادت التفاصيل التي لديك حول القيود والمخاطر المحتملة ، كلما كان فريقك يؤدي مهامه بشكل أفضل لإنتاج النتائج وتحقيق الأهداف والغايات.

نموذج خطة العمل

يمكن أن يساعدك قالب خطة العمل الخاص بنا في توثيق الخطوات الموضحة أعلاه. تأكد من مراقبة القالب الخاص بك باستمرار وتحديثه عند حدوث تغييرات في عملية التخطيط الخاصة بك.

الأدوات التي تحتاجها لوضع خطة عمل

لإنشاء خطة عمل ، يجب أن تبدأ بهيكل تنظيم العمل لتحديد كل الأعمال المطلوبة لإكمال مشروعك. بعد ذلك ، بناءً على النتائج من WBS الخاص بك ، ستتمكن من إنشاء جدول زمني لتمييز المهام والتسليمات وتبعياتها ومعالمها والمهمة التي يتم تعيينها لأي قسم وعضو في الفريق وعدد مستويات الموافقة على كل مهمة ، إلخ.

في هذه المرحلة ، سيستخدم العديد من مديري المشاريع مخططات جانت لفرز جداولهم الزمنية في نمط شلال. إذا كان المشروع صغيرًا بدرجة كافية أو كان منطقيًا ، فسيستخدم العديد من مديري المشاريع الأدوات التي تساعدهم على فرز المهام والتسليمات في قائمة مهام بسيطة.

تساعدك مخططات جانت ، على سبيل المثال ، في إنشاء عرض مرئي لمهام مشروعك بمرور الوقت. يمكنك بسهولة رؤية تاريخ بدء المشروع ، ومعرفة كل مهمة في المشروع ، ومن تم تعيينه ، والمدة التي يتوقع أن تستغرقها كل مهمة ، بالإضافة إلى تاريخ الانتهاء للمشروع ككل.

لمعرفة المزيد حول كيفية مخططات جانت وأدوات تخطيط المشروع الأخرى التي يمكن أن تساعدك في وضع خطة عمل مثالية ، شاهد الفيديو القصير أدناه. سنعرض لك بسرعة جميع الطرق التي يمكن أن يحسن بها برنامج تخطيط المشاريع التخطيط والتنفيذ وإعداد التقارير - حتى تتمكن من وضع خطة العمل هذه بثقة.

يمكن أن يساعدك ProjectManager في خطة عملك

الحصول على كل تفاصيل مشروع مصنفة ليست مهمة سهلة - من إدارة فريقك إلى إدارة المساهمين. يتطلب توازنًا دقيقًا في فهم الجدول الزمني لمشروعك ، والمهام التي تشكل نطاق المشروع ، والمخاطر المحتملة ، وموازنة الميزانية وتخصيص الموارد. ناهيك عن القيام بكل هذا مع مراعاة احتياجات العملاء النهائية وأهداف المشروع وأهدافه.

يمكن أن يساعدك قالب خطة العمل في تنظيم أفكارك ، ولكن من أجل إنشاء خطة العمل الخاصة بك وتنفيذها ، ستحتاج إلى برنامج إدارة مشروع ديناميكي لمساعدتك خلال مراحل التخطيط والتنفيذ والمراقبة.

باستخدام ProjectManager ، تتيح لك مخططات جانت القائمة على السحابة جدولة الجدول الزمني لمشروعك بالكامل ، وتعيين المهام ، وإنشاء التبعيات ، وتتبع كل ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا ميزات تعاون الفريق التي تسمح للموظفين والمديرين بالتعليق على المهام وإرفاق الملفات الضرورية والتفاعل مع بعضهم البعض بغض النظر عن مكان تواجدهم.

يتميز ProjectManager أيضًا بأدوات إدارة الموارد التي تتيح لك موازنة ساعات العمل عبر فريقك. يساعد ذلك في ضمان توازن وقتك وأدواتك ومواردك بغض النظر عن أي شيء.

إنشاء خطة عمل ولا تعرف من أين تبدأ؟ لقد حصلت على تغطيتها. باستخدام ProjectManager ، ستتمكن من الوصول إلى برنامج مستند إلى السحابة يساعدك على تتبع خطة عملك بشكل أفضل من مرحلة إلى مرحلة مهمة. ابدأ تجربتك المجانية لمدة 30 يومًا مع ProjectManager اليوم.