Методы управления коммуникациями, которые должен знать каждый PM

Общение является основой любых хороших отношений, дружбы или партнерства. Это также имеет фундаментальное значение для работы проектов. Без хорошего общения все может стать чрезмерно сложным. Помните старый набросок Эбботта и Костелло «Кто первый»? Это неподвластная времени иллюстрация сбоя в общении — теперь представьте, что это происходит в течение годичного проекта. Пугающий!

Даже если вы создали четкий план проекта, вы не преодолеете первую веху без надлежащего управления коммуникациями.

Что такое проектная коммуникация?

Коммуникация по проекту — это процесс определения ключевой информации, которая будет передана членам команды и заинтересованным сторонам в рамках конкретного проекта. Это включает в себя перечисление заинтересованных сторон и определение членов команды, которые будут участвовать в коммуникациях по проекту. Важно указать, как получатели сообщений будут получать обновления проекта, как часто они их будут получать, а также баллы в течение проекта, которые они будут получать.

По мере разработки плана проекта вам нужно будет создать свой план коммуникации, который будет сопровождать его, чтобы каждый имел необходимый контекст и мог эффективно выполнять свою работу на каждом этапе.

Ваши точки связи вместе со списком контактов для связи будут находиться между каждым из этих шагов, так как вам нужно будет получить их правки, комментарии и, в конечном итоге, их одобрение.

Почему управление коммуникациями важно?

Управление коммуникациями — это все. Вы не можете просто создать план проекта и надеяться, что все будут его придерживаться. После того, как вы создадите план и подключите всех, либо вы, либо ключевое контактное лицо, которого вы назначите, должны управлять планом на протяжении всего проекта. Например, менеджер проекта может управлять результатами на стороне агентства, а менеджер по работе с клиентами может управлять всеми коммуникациями на стороне клиента, работая в качестве команды тегов, чтобы сделать проект успешным.

Чтобы обеспечить надежное управление коммуникациями на протяжении всего проекта, необходимо создать план управления коммуникациями. План управления коммуникациями имеет пять преимуществ:

• Письменная структура, на которую могут ссылаться как клиент, заинтересованные стороны, так и члены команды. Это может помочь в случае необходимости посредничества — у вас есть письменный след, на который вы можете ссылаться. Это также может быть полезно для кредиторской задолженности, если есть пробелы во времени, отслеживаемые для проекта.
• Сам план будет управлять ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы они не ожидали завершения проекта до тех пор, пока результаты не будут проверены на предмет обеспечения качества.
• Точки, в которых осуществляется обмен информацией, позволяют обоим заинтересованным сторонам предоставлять ценные отзывы о процессе проекта, а также о конечном продукте, а также дают членам команды возможность совместно обсудить идеи, преодолевая разрыв между двумя группами.
• Это позволяет всем участникам лучше обнаруживать риски и проблемы на раннем этапе.
• Это помогает устранить необходимость проведения ненужных совещаний по книгам, экономя время и деньги.

Понимание важности управления коммуникациями может показаться само собой разумеющимся для любой организации. Но вы бы удивились.

Ежедневно по всему миру отправляется 205,6 миллиарда электронных писем, но фактически открывается только треть из них. Кроме того, Inc.com недавно опубликовала отчет, в котором показано, что коммуникационные барьеры между корпорациями в Соединенных Штатах и ​​Великобритании обходятся корпорациям в среднем в 62,4 миллиона долларов в год из-за потери производительности. С другой стороны, тот же отчет показал, что «компании с лидерами, обладающими эффективными коммуникативными навыками, принесли акционерам на 47 % более высокую прибыль за пятилетний период».

Общение может быть поддержано с помощью онлайн-инструмента для совместной работы над проектами, такого как ProjectManager. ProjectManager позволяет менеджерам развертывать планы проектов, а затем распространять информацию среди членов команды в нужное время для нужной задачи. Задачи допускают комментарии, вложения, встроенные ссылки, описания, списки дел и многое другое, поэтому все получают правильные указания с первого раза.

Советы и методы для лучшего управления коммуникациями

Итак, теперь мы понимаем, почему важно управление коммуникациями. Но как нам сделать это таким образом, чтобы эффективно сократить время, потерянное для продуктивности?

Вот несколько советов и методов, которые помогут обеспечить оптимальную эффективность вашего плана управления коммуникациями.

• Включите описание ландшафта проекта в свой первоначальный план: дайте вашему проекту предысторию, включая краткосрочные и долгосрочные цели организации, кто ваши заинтересованные стороны, кто члены вашей команды, какой бюджет будет задействован, какие ресурсы вы потребуется и сколько времени проект, как ожидается, займет. Включите цели, а также видение проекта, чтобы исходная информация была не просто наброском, а надежным, полностью разработанным и доведенным до сведения планом, чтобы вы могли лучше заинтересовать проект.
• Назначьте ответственного за процесс коммуникации . Как мы упоминали ранее, когда вы являетесь агентством, работающим с клиентом, вашим ответственным за переписку обычно будет менеджер по работе с клиентами. Если ваш проект является внутренним с более централизованной командой заинтересованных сторон, то вашим ответственным за коммуникации может быть вице-президент по эксплуатации, вице-президент по развитию или даже сам менеджер проекта.
• Включите процесс проверки: в какие моменты вы будете рассылать сообщения? Как часто? Сколько вех будет задействовано и какие наборы данных необходимы для анализа производительности? Организация формализованного процесса проверки гарантирует, что никто не пропустит момент, когда придет время оценивать проект.
• Настройте систему доставки сообщений . Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами или Microsoft Excel? Будете ли вы общаться в Slack, Skype или просто по электронной почте? Включите все это в свой план, чтобы все знали, как лучше всего установить контакт.
• Управляйте своими собраниями : это сочетается с созданием плана управления заинтересованными сторонами. Встречи могут быть пустой тратой времени (и большую часть времени лучше сказать по электронной почте). Убедитесь, что на ваших встречах участвуют только заинтересованные стороны, которые будут участвовать в процессе принятия решений, а затем создайте повестку дня для каждой встречи, чтобы все могли ей следовать. Это поможет группе сосредоточиться на задаче и теме.

Управление коммуникациями запрещено

Есть много способов, с помощью которых хорошее управление коммуникациями может спасти ваш проект от катастрофы и поддерживать оптимальную работу всего. Но что происходит, когда руководство (или владелец коммуникаций проекта) демонстрирует неэффективные методы общения? Ваш проект может быстро оказаться под угрозой.

Вот некоторые оплошности в управлении коммуникациями, которых следует избегать:

• Не будьте пассивно-агрессивными: это должно быть очевидно, но вы будете удивлены. Отказ от прямого разговора с коллегой, членом команды или заинтересованным лицом может полностью ограничить ход проекта. Пассивная агрессия также может выглядеть так, будто кто-то избегает задачи или проекта из-за вовлеченных людей. Пассивная агрессия на рабочем месте может быть причиной срыва сроков, потерянного времени, упущенной выгоды и многого другого.
• Не управляйте процессом проекта на микроуровне: микроуправление вредит любой рабочей среде множеством способов; это увеличивает риск для здоровья, влияет на текучесть кадров, снижает производительность и замедляет ход проекта. Доверьте членам своей команды и заинтересованным лицам достижение результатов вовремя и в рамках бюджета, и вы также увидите более счастливый и эффективный результат продукта.
• Не полагайтесь на электронные средства связи: многое может быть потеряно из-за текстовых сообщений или электронной почты. Вы упускаете из виду выражение лица, тон голоса и, таким образом, можете неправильно понять, о чем вас просят. Кроме того, в то время как встречи замедляют производительность на рабочем месте, поток электронных писем может иметь тот же эффект. Помните, что лучший способ общения, особенно во время этапов проекта, — это личное общение.
• Не забывайте все документировать: единственный способ должным образом оценить успех проекта — просмотреть данные с помощью документации. С помощью документации вы можете увидеть, кто что сделал, какие задачи были выполнены, когда и сколько в целом стоил проект.

ProjectManager помогает с управлением коммуникациями

Управление коммуникациями не простое. Наиболее эффективные лидеры индивидуальны, полагаются на конкретную документацию для принятия обоснованных решений, часто делегируют полномочия и говорят с максимальной ясностью. В ProjectManager есть инструменты, необходимые для простого и эффективного общения на разных уровнях, чтобы не тратить время зря и не тратить лишних слов.

Совместная работа с членами команды еще никогда не была такой простой благодаря нашим облачным диаграммам Ганта. Назначайте задачи и сроки их выполнения, связывайте их с зависимостями и просматривайте все это на одном экране. Кроме того, члены команды, заинтересованные стороны и партнеры могут загружать документы, результаты и комментировать любую задачу на любом этапе проекта, если вы того пожелаете.

ProjectManager отлично подходит для команд, которые хотят более эффективно общаться. Когда один член команды обновляет задачу, уведомления отправляются нужным людям в нужное время. Не только это, но и упрощает процесс обзора с помощью нашей сводной страницы отслеживания производительности «все в одном». Команды могут видеть, над чем все работают, и нужна ли им помощь.

Управление коммуникациями на протяжении всего проекта никогда не бывает простым. Но с ProjectManager вы получите доступ к отмеченному наградами программному обеспечению, призванному помочь командам эффективно сотрудничать на разных платформах. Подпишитесь на нашу бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.