Бюджетное отклонение – определение, виды и анализ

Что такое отклонение бюджета?

Бюджетное отклонение — это бухгалтерское расхождение, при котором фактические затраты ниже или выше стандартных, базовых или прогнозируемых затрат. Бюджетное отклонение можно найти, дифференцируя заложенную в бюджете или базовую сумму доходов или расходов и фактическую сумму.

Как следует из названия, отклонение бюджета — это отклонение или разница между заложенной в бюджет и базовой суммой расходов. Он периодически проводится правительствами, корпорациями или отдельными лицами для измерения разницы между заложенными в бюджет и фактическими цифрами для конкретной категории учета.

Бюджетные отклонения могут быть отрицательными или положительными в зависимости от того, выиграли или потеряли деньги в процессе. Положительные отклонения бюджета считаются благоприятными; однако отрицательное отклонение бюджета может быть неблагоприятным или неблагоприятным. Положительное отклонение бюджета может быть результатом ошибки в расчете или оценке, например ошибочной математики.

Неблагоприятные отклонения в бюджете могут быть результатом неправильных расчетов, неудовлетворенных ожиданий от бизнеса или изменений условий окружающей среды. В обоих случаях большую роль играют положительные и отрицательные бюджетно-контролируемые и неконтролируемые факторы.

Ключевые выводы

• Бюджетное отклонение — это инструмент бухгалтерского учета, который используется для измерения разницы или отклонения между бюджетными или ожидаемыми и фактическими цифрами отдельных лиц, корпораций или правительств.
• Когда отклонение бюджета является благоприятным, оно понимается как положительное отклонение или прибыль, а когда отклонение бюджета неблагоприятное, оно называется отрицательным отклонением, которое указывает на дефицит или убытки.
• Это происходит из-за неспособности прогнозистов предсказать будущие затраты и доходы с полной точностью.
• Проще говоря, это можно понимать как разницу между заложенной в бюджете и фактической суммой.
• В некоторых случаях отклонение от бюджета также может быть описано как разница между материальными и предусмотренными в бюджете активами и обязательствами.

Типы бюджетных отклонений

Как уже упоминалось, отклонение бюджета может быть как благоприятным, так и неблагоприятным. В случае благоприятного отклонения бюджета предполагаемые доходы превышают запланированные в бюджете или когда расходы ниже прогнозируемых.

Однако в случае неблагоприятного отклонения бюджета расчетный доход не соответствует заложенному в бюджет или когда расходы превышают прогноз.

Если мы рассматриваем дисперсию, ее необходимо исследовать, чтобы определить ее причину. В этом случае руководству будет поручено определить, может ли оно исправить ситуацию.

1. Неблагоприятное отклонение или неблагоприятное отклонение бюджета

Неблагоприятное отклонение, также известное под отрицательным названием, наносит ущерб и приводит к потенциально серьезным последствиям для компании. Это может произойти из-за плохой оценки будущих расходов и расходов.

Компания, возможно, оценила менее дорого, чем это произошло. Неблагоприятная дисперсия может быть вызвана плохой оценкой, в основном из-за ошибок, таких как неправильная математика, неправильное предположение или опора на неверные данные.

2. Положительная дисперсия или благоприятная дисперсия

Положительная дисперсия возникает, когда компания получает больше фактической выручки, чем расчетная, или фактические расходы или затраты окажутся меньше ожидаемых. Это может произойти из-за того, что он окажется менее дорогим, чем ожидалось, что приведет к более высокому доходу, чем предполагалось.

Положительная дисперсия в конечном итоге принесет компании прибыль. Причины положительной дисперсии те же, что и у неблагоприятного конфликта, т. е. ошибки. Однако в конечном итоге это приносит компании прибыль.

Следует отметить, что отклонение от бюджета не считается хорошим независимо от его характера, т. е. положительного или отрицательного. Нужно стараться избегать отклонения бюджета, чтобы добиться хороших результатов в своем бизнесе.

Причины отклонения бюджета

Причина отклонения бюджета заключается в том, что прогнозисты не могут с полной точностью предсказать будущие расходы и доходы. Это происходит в основном из-за контролируемых или неконтролируемых факторов. Контролируемые факторы ставят под угрозу неэффективные бюджеты затрат или трудозатраты.

Внешние факторы, происходящие за пределами компании, относятся к неконтролируемым факторам, например стихийным бедствиям. Независимо от причины отклонения или типа отклонения (т. е. положительного или отрицательного) отклонение бюджета не считается хорошим признаком, и необходимо изучить причины отклонения и работать над этим, чтобы достичь точного бюджета, как предполагалось.

Давайте посмотрим на некоторые из причин -

1. Человеческие ошибки

Ошибки могут возникнуть у составителей бюджета во время составления. Ошибки могут возникать по нескольким причинам, таким как ошибочные расчеты, неверные предположения, отсутствие обучения, неоптимизированное бюджетирование, использование недостаточных данных и т. д.

2. Изменение условий ведения бизнеса

Бюджетное отклонение может возникнуть из-за общих экономических изменений или глобальной торговли. Это может включать такие факторы, как увеличение стоимости сырья, появление на рынке новых конкурентов, которые создадут ценовое давление, или политические и нормативные изменения, которые не были точно спрогнозированы.

3. Неоправдавшиеся ожидания

Неоправдавшиеся ожидания из-за неудовлетворительной работы могут быть одной из причин отклонения бюджета. Ожидания основаны на нескольких факторах, таких как введенные данные, сделанные предположения и т. д. Неудача в любом одном элементе может привести к отклонению бюджета из-за неудовлетворенных ожиданий.

4. Меняющаяся рыночная экономика

Это происходит из-за внешних факторов, таких как сбои, такие как стихийные бедствия, пандемии и т. д., или это может также происходить из-за внутренних факторов, таких как неэффективные продажи, отделы поддержки клиентов и т. д.

5. Изменения цен поставщиков

Это может произойти из-за ситуаций, когда ваши поставщики объявляют новые цены после того, как вы завершили составление бюджета.

6. Мошенничество сотрудников

Мошенничество со стороны сотрудников также может быть частой причиной неблагоприятных отклонений.

7. Улучшение процесса

Это может быть причиной благоприятных отклонений, поскольку может обеспечить оптимальную эффективность и снижение затрат.

Пример неблагоприятной дисперсии

Предположим, что объем продаж компании заложен в годовом бюджете в размере 500 000 долларов. Однако компания смогла заработать только до 400 000 долларов из-за падения спроса среди клиентов. В этом случае неблагоприятная дисперсия составляет 100 000 долларов.

Точно так же, если мы возьмем случай расходов, где предполагаемые расходы составляли 500 000 долларов, но увеличились до 550 000 долларов, неблагоприятное отклонение составит 50 000 долларов или 25%.

Шаги для анализа отклонений бюджета

Для проведения анализа отклонения бюджета вы должны выполнить следующие шаги.

1. Сбор данных

Первый шаг связан со сбором и агрегированием всех соответствующих данных для проведения анализа отклонений.

Это также поможет упростить создание отчета и поможет поддерживать контроль над версиями различных версий данных.

2. Расчет отклонений — выполнение анализа отклонений бюджета

Следующий шаг, который вам необходимо выполнить, связан с расчетом отклонений. После централизации всех ключевых данных необходимо создать шаблон для расчета отклонений в Excel. В одном из столбцов вы должны поместить свои бюджетные значения для каждой точки данных, которую вы должны провести для сравнительного анализа, например, валовых продаж, себестоимости проданных товаров, затрат на оплату труда и постоянных затрат.

При наличии различных источников дохода следует выяснить запланированные в бюджете и фактические цифры для каждого источника. Та же самая философия должна применяться и к затратам, потому что просто просмотр агрегированных значений может ввести вас в заблуждение.

Менеджеры и владельцы бизнеса хотят оценить, будут ли они соответствовать, превышать или не выполнять поставленные в бюджет цели. Для этого важно знать методы, которые можно использовать для отслеживания отклонений бюджета.

Для этого вы можете использовать информационные панели или динамические электронные таблицы, персонализированные для вашей компании. Затем вы можете рассчитать отклонения бюджета, используя соответствующие формулы. Для расчета отклонений от бюджета вам просто нужно вычесть эту фактически израсходованную сумму из запланированной суммы. Давайте посмотрим на две формулы-

Фактические расходы – бюджетные расходы = отклонение (положительное значение указывает на отрицательное отклонение, а отрицательное значение указывает на положительное отклонение).

В то время как по второй формуле-

Бюджетные расходы - фактические расходы = отклонение (отрицательное значение указывает на отрицательное отклонение, а положительное значение указывает на положительное отклонение).

3. Анализ отклонений

Вам необходимо выяснить первопричины отклонений, и во время этого процесса вы должны работать с руководителями разных отделов, чтобы понять причины, которые приводят к отклонениям.

Этот анализ должен быть выполнен как с положительной, так и с отрицательной дисперсией.

4. Составление управленческих отчетов

На следующем этапе вы должны собрать все результаты в единый отчет, чтобы руководство могло легко это понять.

Этот отчет должен включать выявленные отклонения вместе с их основными причинами. Ваш отчет также должен включать подробную информацию о корректирующих действиях и рекомендации, которые руководство может использовать для решения проблем.

Аналитики должны уделять необходимое время для подготовки своих отчетов и презентаций, чтобы они могли точно и эффективно ответить на вопросы руководства.

5. Корректировка прогнозов

Найдя фактические значения и возникающие тенденции, вы должны скорректировать свои прогнозы и предложить наиболее подходящие финансовые модели в соответствии с информацией, полученной в результате анализа отклонений.

Ваши прогнозы должны работать как компас, который может быть полезен для вашего бизнеса при определении того, идет ли он в правильном направлении или нет. Прогнозы должны предлагать правильные действия, которые руководство может предпринять для решения таких проблем с отклонениями в будущем.

Выполнение этих шагов поможет вам создать шаблон анализа бюджетных и фактических отклонений.

Как можно исправить дисперсию?

Отклонения необходимо корректировать независимо от их характера, т. е. положительного или отрицательного. Поскольку дисперсия зависит от двух факторов, т. е. контролируемого и неконтролируемого, коррекция дисперсии также объясняется с учетом двух факторов:

1. Контролируемый метод

Чтобы избежать отклонений, проверьте математические ошибки в составлении бюджета, устраните или сократите дискреционные расходы. Этот способ используется для корректировки отклонения бюджета контролируемым образом.

2. Неконтролируемый метод

Дисперсия, вызванная неконтролируемыми факторами, исправить труднее. Эти отклонения возникают в основном из-за неудовлетворенных ожиданий, колебаний рыночного спроса, стихийных бедствий и т. д. Чтобы избежать отклонений из-за этого фактора, необходимо провести дополнительный анализ, чтобы воплотить следующий бюджет в реальность.

3. Бюджетное отклонение в гибком бюджете по сравнению со статическим бюджетом

Как следует из названия, гибкий бюджет дает возможность для изменений и может быть обновлен, если предположения, использованные для построения бюджета, изменились.

С другой стороны, если говорить о статическом распределении, то бюджет остается постоянным, даже если убеждения меняются. Таким образом, гибкий бюджет считается более благоприятным, поскольку он позволяет вносить изменения и обеспечивает большую адаптируемость к меняющимся обстоятельствам.

Гибкий бюджет приводит к более незначительному отклонению бюджета независимо от отрицательного или положительного.

Преимущества практического анализа отклонений бюджета

Практический анализ отклонений от бюджета может быть полезен несколькими способами:

1. Это улучшает решения о расходах, основанные на актуальном балансе.
2. Это поможет вам более точно определить денежный поток, который в конечном итоге поможет вам спланировать расходы для покрытия предстоящих расходов или поможет вам стратегически инвестировать, пока вы все еще выполняете свои обязательства.
3. Это помогает получить немедленную информацию о потенциально сложных рабочих процессах, поставщиках или рыночных тенденциях, которые влияют на расходы и создают отрицательное отклонение, а также улучшения процессов и эффективности, которые поддерживают положительное отклонение.
4. Это помогает создавать точные и полные финансовые отчеты, отчеты об отклонениях и прогнозы, которые полностью настраиваются для гибких и статических бюджетов.

Как исправить отклонения бюджета?

При поиске решений для отклонения бюджета вы можете попробовать некоторые основные шаги, такие как сокращение расходов, перераспределение активов или рабочей силы, избежание новых расходов и т. д., чтобы закрыть отклонения. Вы должны продолжать сравнивать бюджет с фактическими цифрами до тех пор, пока отклонения вашего бюджета не станут минимальными.

Вы можете двигаться вперед, понимая, когда, где и почему ваши благоприятные или неблагоприятные отклонения. Во многих случаях, в основном при отклонениях тренда, нет необходимости предпринимать какие-либо действия, пока не будет достигнута заранее определенная «переломная точка».

Вот несколько соображений, которые вы можете сделать здесь:

1. Если вам необходимо скорректировать свои бюджетные прогнозы, так как вы обнаружили, что ваш бюджет был чрезмерно оптимистичным
2. Соображения, связанные с доходом, потому что вы считаете, что должны изменить свои цены, процесс продаж или объемы.
3. Соображения, связанные с клиентами, потому что вы считаете, что должны оптимизировать свой маркетинг, обратить внимание на свое качество или изменить ассортимент своей продукции.
4. Соображения, связанные с потерями, потому что вы считаете, что должны изменить свои процессы, чтобы сделать их более эффективными и ориентированными на результат.

Вывод!

В заключение мы надеемся, что вы поняли, что отклонения в бюджете возникают, когда фактические затраты выше или ниже стандартных или ожидаемых затрат.

Могут быть внутренние или внешние причины, которые вам необходимо определить с помощью анализа отклонений, чтобы делать более точные прогнозы на будущее.

Что, по вашему мнению, является наиболее распространенной причиной отклонения бюджета? Поделитесь с нами в разделе комментариев ниже.