Variação Orçamentária - Definição, Tipos e Análise

O que é uma variação orçamentária?

Uma variação orçamentária são as discrepâncias contábeis nas quais os custos reais são menores ou maiores que os custos padrão, de linha de base ou projetados. A variação de orçamento pode ser encontrada diferenciando o valor orçado ou de linha de base de receita ou despesa e o valor real.

Como o nome sugere, a variação orçamentária é a variação ou diferença entre o valor orçado e o valor da despesa da linha de base. É realizado periodicamente por governos, empresas ou indivíduos para medir a diferença entre os valores orçados e reais para uma determinada categoria contábil.

As variações orçamentárias podem ser negativas ou positivas, dependendo se alguém ganhou ou perdeu o dinheiro no processo. As variações orçamentárias positivas são consideradas favoráveis; no entanto, uma variação negativa do orçamento pode ser desfavorável ou adversa. Uma variação positiva no orçamento pode ser resultado de um erro de cálculo ou estimativa, como matemática incorreta.

Variações adversas no orçamento podem ser resultado de matemática errada, expectativas não atendidas do negócio ou mudanças nas condições ambientais. Em ambos os casos, ou seja, fatores positivos e adversos controlados e não controlados pelo orçamento desempenham um papel importante.

Principais conclusões

• Uma variação orçamentária é uma ferramenta contábil e é usada para medir a diferença ou variação entre valores orçados ou previstos e reais por indivíduos, corporações ou governos.
• Quando uma variação orçamentária é favorável, entende-se como variações ou ganhos positivos, enquanto quando as variações orçamentárias são desfavoráveis, denomina-se variação negativa que indica déficits ou perdas.
• Isso ocorre devido à incapacidade dos previsores em prever custos e receitas futuras com total precisão.
• Em termos simples, pode ser entendido como a diferença entre o valor orçado e o valor real.
• Em alguns casos, a variação orçamentária também pode ser descrita como a diferença entre ativos e passivos tangíveis e orçados.

Tipos de variação de orçamento

Como já mencionado, a variação orçamentária pode ser favorável ou desfavorável. Em caso de variação orçamentária favorável, a receita estimada é superior ao orçado, ou quando a despesa é inferior ao previsto.

No entanto, no caso de variação orçamentária desfavorável, a receita estimada fica aquém da orçada ou quando a despesa é superior à previsão.

Se considerarmos a variância, ela precisa ser investigada para determinar sua causa. Nesse caso, a administração será encarregada de determinar se pode remediar a situação.

1. Variação Adversa ou Variações Orçamentárias Desfavoráveis

Também conhecida pela variação negativa do nome, a variação desfavorável causa danos e resulta em consequências potencialmente graves para uma empresa. Isso pode ocorrer devido a estimativas ruins de gastos e despesas futuras.

A empresa pode ter estimado menos caro do que ocorreu. A variação adversa pode ser causada devido a uma estimativa ruim, principalmente devido a erros como matemática incorreta, fazer suposições erradas ou confiar em dados incorretos.

2. Variação Positiva ou Variação Favorável

Uma variação positiva ocorre quando a empresa obtém mais receita real do que a estimada ou as despesas ou custos reais serão menores do que o esperado. Pode resultar por ser menos caro do que o esperado, resultando em uma receita maior do que a estimada.

Uma variação positiva acabará por trazer lucro para a empresa. As causas da variação positiva são as mesmas do conflito adverso, ou seja, erros. No entanto, em última análise, traz lucro para a empresa.

Deve-se notar que a variação orçamentária não é considerada boa independentemente de sua natureza, ou seja, positiva ou negativa. Deve-se tentar evitar a variação orçamentária para alcançar bons resultados em seus negócios.

Razões para variações de orçamento

A causa da variação orçamentária é que os previsores não são capazes de prever custos e receitas futuros com total precisão. Ocorre principalmente devido a fatores controlados ou não controlados. Fatores controlados comprometem orçamentos de custos ou custos de mão de obra deficientes.

Fatores externos que estão acontecendo fora da empresa estão sob fatores não controlados, por exemplo, desastres naturais. Não importa a causa da variação ou que tipo de variação (ou seja, positiva ou negativa) seja enfrentada, a variação orçamentária não é considerada um bom sinal, e deve-se observar as causas da variação e trabalhar nela para alcançar o orçamento exato conforme estimado.

Vamos dar uma olhada em algumas das razões -

1. Erros humanos

Erros podem ocorrer pelos criadores do orçamento no momento da compilação. Erros podem ocorrer por vários motivos, como matemática errada, fazer suposições erradas, falta de treinamento, orçamento não otimizado, confiar em dados insuficientes, etc.

2. Alteração das Condições de Negócios

A Variação Orçamentária pode ocorrer devido a mudanças econômicas gerais ou ao comércio global. Isso pode incluir fatores como aumento no custo das matérias-primas, entrada de novos concorrentes no mercado que criarão pressão de preços ou mudanças políticas e regulatórias que não são previstas com precisão

3. Expectativas não atendidas

Expectativas não atendidas devido ao baixo desempenho podem ser uma das razões para as variações orçamentárias. As expectativas são baseadas em vários fatores, como dados fornecidos, suposições feitas, etc. A falha em qualquer elemento pode resultar em variação orçamentária devido a expectativas não atendidas.

4. Uma Economia de Mercado em Mudança

Isso ocorre devido a fatores externos, como interrupções, como desastres naturais, pandemias, etc., ou também pode ocorrer devido a fatores internos, como vendas insatisfatórias, departamentos de suporte ao cliente, etc.

5. Mudanças de preços de fornecedores

Isso pode ocorrer devido a situações como seus fornecedores anunciando novos preços depois que você finalizou seu orçamento.

6. Fraude de funcionários

Fraudes feitas pelos funcionários também podem ser um motivo comum por trás de variações desfavoráveis.

7. Melhoria do Processo

Esta pode ser uma razão por trás das variações favoráveis, pois pode garantir eficiência otimizada e custos mais baixos

Exemplo de variação desfavorável

Suponha que as vendas de uma empresa foram orçadas em $ 500.000 para o ano. No entanto, a empresa só conseguiu faturar até US$ 400.000 em vendas devido a uma queda na demanda entre os clientes. Nesse caso, a variação desfavorável é de $ 100.000.

Da mesma forma, se considerarmos um caso de despesas, em que as despesas estimadas foram de $ 500.000, mas foram para $ 550.000, a variação desfavorável é $ 50.000 ou 25%.

Etapas para fazer a análise de variação orçamentária

Para fazer a análise de variação do orçamento, você deve seguir as etapas abaixo

1. Coleta de dados

A primeira etapa gira em torno da coleta e agregação de todos os dados relevantes para realizar a análise das variações.

Também ajudará a agilizar a produção do relatório e a manter o controle de versão sobre várias versões de dados.

2. Cálculo de Variações - Realizar Análise de Variação Orçamentária

A próxima etapa que você precisa seguir está associada ao cálculo de variações. Após centralizar todos os dados chave, deve-se criar o template para cálculo de variância no excel. Em uma das colunas, você deve colocar seus valores orçados para cada ponto de dados que deve fazer a análise comparativa, como vendas brutas, custo das mercadorias vendidas, custos de mão de obra e custos fixos.

Quando houver diferentes fontes de receita, você deve descobrir os números orçados e os números reais para cada fonte. A mesma filosofia também deve ser aplicada com os custos, pois apenas passar por valores agregados pode enganá-lo.

Os gerentes e donos de empresas querem avaliar se cumprirão, excederão ou não atingirão as metas orçadas. Para isso, é importante estar ciente dos métodos que você pode usar para rastrear as variações do orçamento.

Para isso, você pode utilizar tanto dashboards quanto planilhas dinâmicas personalizadas para sua empresa. Em seguida, você pode calcular as variações de orçamento usando as fórmulas associadas. Para o cálculo das variações do orçamento, basta subtrair o valor real gasto do valor orçado. Vamos dar uma olhada nas duas fórmulas

Gastos reais – Gastos orçados = Variação (Seu valor positivo indica variação negativa, enquanto um valor negativo indica variação positiva.)

Enquanto de acordo com a segunda fórmula-

Gasto Orçado – Gasto Real = Variação (Seu valor negativo indica variação negativa e um valor positivo indica variação positiva.)

3. Analisando Variações

Você precisa descobrir as causas-raiz das variações e, durante o processo, deve trabalhar com diferentes líderes de departamento para entender as causas que levam às variações.

Esta análise deve ser realizada tanto em variâncias positivas quanto negativas.

4. Compilação de Relatórios Gerenciais

Na próxima etapa, você deve compilar todos os resultados em um único relatório para que o gerenciamento possa entendê-lo facilmente.

Este relatório deve incluir as variações identificadas junto com suas causas-raiz. Seu relatório também deve incluir detalhes sobre as ações corretivas e recomendações que a administração pode usar para resolver os problemas.

Os analistas devem dedicar o tempo necessário para preparar seus relatórios e apresentações, para que possam responder com precisão e eficiência às perguntas da administração.

5. Ajustando Previsões

Depois de encontrar os valores reais e as tendências emergentes, você deve ajustar suas previsões e sugerir os modelos financeiros mais adequados de acordo com as informações obtidas na análise de variância.

Suas previsões devem funcionar como uma bússola que pode ser útil para o seu negócio para medir se está indo na direção certa ou não. As previsões devem sugerir os cursos de ação corretos que a administração pode tomar para resolver esses problemas de variação no futuro.

Passar por essas etapas o ajudará a criar um modelo de análise de variação de orçamento versus real.

Como a variação pode ser corrigida?

A variação deve ser corrigida independentemente da sua natureza, ou seja, positiva ou negativa. Como a variância depende de dois fatores, ou seja, controlado e não controlado, a correção da variância também é explicada considerando os dois:

1. Método Controlado

Para evitar variação, confira os erros matemáticos no orçamento, elimine ou reduza despesas discricionárias. Desta forma é utilizado para corrigir a variação do orçamento de forma controlada.

2. Método não controlado

A variação causada por fatores não controlados é mais difícil de corrigir. Essas variações ocorrem principalmente devido a expectativas não atendidas, variações na demanda do mercado, desastres, etc. Para evitar a variação devido a esse fator, é preciso fazer uma análise mais aprofundada para tornar o próximo orçamento realidade.

3. Variação de orçamento em um orçamento flexível versus um orçamento estático

Como o nome sugere, um orçamento flexível dá margem para as mudanças e pode ser atualizado se as premissas usadas para construir o orçamento forem alteradas.

Por outro lado, falando de uma alocação estática, o orçamento permanece constante, mesmo que as crenças mudem. Portanto, um orçamento flexível é considerado mais favorável, pois permite alterações e proporciona maior adaptabilidade às mudanças de circunstâncias.

O orçamento flexível resulta em menor variação de orçamento, independentemente de ser negativo ou positivo.

Benefícios da Análise Prática de Variação Orçamentária

A análise prática da variação do orçamento pode se beneficiar de várias maneiras:

1. Melhora as decisões de gastos que se baseiam em um balanço patrimonial atualizado.
2. Isso o ajudará a obter um fluxo de caixa mais preciso que, em última análise, o ajudará a planejar gastos para acomodar despesas futuras ou a investir estrategicamente enquanto ainda cumpre suas obrigações.
3. Ele ajuda a obter insights imediatos sobre fluxos de trabalho potencialmente complexos, fornecedores ou tendências de mercado que estão afetando as despesas e criando variações negativas e as melhorias de processo e eficiência que suportam variações positivas.
4. Ele ajuda a criar demonstrações financeiras precisas e completas, relatórios de variação e previsões totalmente personalizáveis ​​para orçamentos flexíveis e estáticos.

Como corrigir variações de orçamento?

Ao procurar as soluções para as variações orçamentárias, você pode tentar algumas etapas básicas, como cortar despesas, realocar ativos ou mão de obra, evitar novos gastos, etc., para fechar as variações. Você deve continuar comparando o orçamento com os números reais até que suas variações de orçamento sejam mínimas.

Você pode seguir em frente entendendo quando, onde e por que suas variações favoráveis ​​ou desfavoráveis. Em muitos dos casos, principalmente em variações de tendência, não há necessidade de tomar nenhuma ação até que um 'ponto de inflexão' pré-determinado seja alcançado.

Algumas considerações que você pode fazer aqui são-

1. Se você deve ajustar suas projeções de orçamento, pois descobriu que seu orçamento estava excessivamente otimista
2. Considerações relacionadas à receita porque você acha que deve alterar seus preços, processo de vendas ou volumes
3. Considerações relacionadas aos clientes porque você acha que deve otimizar seu marketing, prestar atenção à sua qualidade ou alterar seu mix de produtos
4. Considerações relacionadas ao desperdício porque você acha que deve ajustar seus processos para torná-los mais eficientes e orientados a resultados

Conclusão!

Na nota final, esperamos que você tenha entendido que as variações de orçamento ocorrem quando os custos reais são maiores ou menores do que os custos padrão ou previstos.

Pode haver motivos internos ou externos que você precisa identificar por meio da análise de variação para fazer previsões futuras mais precisas.

Na sua opinião, quais são as causas mais comuns de variações orçamentárias? Compartilhe conosco na seção de comentários abaixo.