Wariancja budżetowa – definicja, rodzaje i analiza

Co to jest wariancja budżetowa?

Odchylenie budżetowe to rozbieżności księgowe, w których rzeczywiste koszty są niższe lub wyższe od kosztów standardowych, bazowych lub przewidywanych. Odchylenie budżetowe można znaleźć, różnicując zabudżetowaną lub bazową kwotę przychodów lub wydatków oraz kwotę rzeczywistą.

Jak sama nazwa wskazuje, wariancja budżetowa to wariancja lub różnica między kwotą wydatków zabudżetowaną a kwotą bazową. Jest przeprowadzany okresowo przez rządy, korporacje lub osoby prywatne w celu pomiaru różnicy między wartościami zabudżetowanymi i rzeczywistymi dla określonej kategorii księgowej.

Rozbieżności budżetowe mogą być ujemne lub dodatnie, w zależności od tego, czy ktoś zyskał, czy stracił pieniądze w tym procesie. Dodatnie odchylenia budżetowe są uważane za korzystne; jednak ujemna wariancja budżetowa może być niekorzystna lub niekorzystna. Dodatnia wariancja budżetowa może być wynikiem błędu w obliczeniach lub szacunkach, takich jak błędna matematyka.

Niekorzystne rozbieżności budżetowe mogą być wynikiem błędnej matematyki, niespełnionych oczekiwań ze strony biznesu lub zmian warunków środowiskowych. W obu przypadkach dużą rolę odgrywają czynniki pozytywne i negatywne kontrolowane i niekontrolowane.

Kluczowe dania na wynos

• Odchylenie budżetowe jest narzędziem księgowym i służy do pomiaru różnicy lub zmienności między zabudżetowanymi lub przewidywanymi a rzeczywistymi danymi przez osoby fizyczne, korporacje lub rządy.
• Gdy wariancja budżetowa jest korzystna, rozumiana jest jako dodatnia wariancja lub zyski, podczas gdy wariancja budżetowa jest niekorzystna, jest określana jako ujemna wariancja, która wskazuje na niedobory lub straty.
• Dzieje się tak z powodu niezdolności prognostów do przewidywania przyszłych kosztów i przychodów z pełną dokładnością.
• W uproszczeniu można to rozumieć jako różnicę między kwotą zabudżetowaną a rzeczywistą.
• W kilku przypadkach wariancję budżetową można również opisać jako różnicę między aktywami i pasywami materialnymi a budżetowanymi.

Rodzaje wariancji budżetowej

Jak już wspomniano, wariancja budżetowa może być korzystna lub niekorzystna. W przypadku korzystnej rozbieżności budżetowej, szacowane dochody są wyższe niż założone w budżecie lub gdy wydatki są niższe niż przewidywane.

Jednak w przypadku niekorzystnej rozbieżności budżetowej szacowane dochody są niższe od założonych lub gdy wydatki są wyższe od przewidywanych.

Jeśli weźmiemy pod uwagę wariancję, należy ją zbadać, aby określić jej przyczynę. W takim przypadku kierownictwo będzie miało za zadanie określić, czy może naprawić sytuację.

1. Niekorzystna wariancja lub niekorzystna wariancja budżetowa

Znana również pod negatywną nazwą wariancji, niekorzystna wariancja powoduje szkody i może skutkować potencjalnie poważnymi konsekwencjami dla firmy. Może to wynikać z kiepskich szacunków przyszłych wydatków i wydatków.

Firma mogła oszacować, że jest tańszy, niż miało to miejsce. Niekorzystna wariancja może być spowodowana złym oszacowaniem, głównie z powodu błędów, takich jak błędna matematyka, błędne założenie lub poleganie na złych danych.

2. Dodatnia wariancja lub korzystna wariancja

Dodatnia wariancja ma miejsce, gdy firma uzyska większy przychód rzeczywisty niż szacowany lub rzeczywiste wydatki lub koszty będą mniejsze niż oczekiwano. Może to wynikać z tego, że jest tańszy niż oczekiwano, co skutkuje wyższym dochodem niż szacowany.

Dodatnia wariancja ostatecznie przyniesie firmie zysk. Przyczyny dodatniej wariancji są takie same jak niekorzystnego konfliktu, czyli błędów. Jednak ostatecznie przynosi to firmie zysk.

Należy zauważyć, że wariancja budżetowa nie jest uważana za dobrą niezależnie od jej charakteru, tj. dodatnią lub ujemną. Aby osiągnąć dobre wyniki w swoim biznesie, trzeba starać się unikać wahań budżetowych.

Przyczyny różnic budżetowych

Przyczyną wariancji budżetowej jest to, że prognostycy nie są w stanie przewidzieć przyszłych kosztów i przychodów z pełną dokładnością. Występuje głównie z powodu kontrolowanych lub niekontrolowanych czynników. Czynniki kontrolowane zagrażają niskim budżetom kosztów lub kosztom pracy.

Czynniki zewnętrzne, które dzieją się poza firmą, podlegają niekontrolowanym czynnikom, np. klęski żywiołowe. Bez względu na przyczynę wariancji lub rodzaj wariancji (tj. dodatnią lub ujemną), wariancja budżetowa nie jest uważana za dobry znak i należy przyjrzeć się przyczynom wariancji i popracować nad tym, aby osiągnąć dokładnie oszacowany budżet.

Przyjrzyjmy się niektórym przyczynom-

1. Błędy człowieka

Błędy mogą wystąpić po stronie twórców budżetu w momencie kompilacji. Błędy mogą wystąpić z kilku powodów, takich jak błędna matematyka, przyjmowanie błędnych założeń, brak szkolenia, niezoptymalizowane budżetowanie, poleganie na niewystarczających danych itp.

2. Zmiana warunków handlowych

Różnice budżetowe mogą wystąpić z powodu ogólnych zmian gospodarczych lub handlu światowego. Może to obejmować takie czynniki, jak wzrost kosztów surowców, wejście na rynek nowych konkurentów, co spowoduje presję cenową lub zmiany polityczne i regulacyjne, które nie są dokładnie prognozowane

3. Niespełnione oczekiwania

Niespełnione oczekiwania z powodu gorszych wyników mogą być jedną z przyczyn rozbieżności budżetowych. Oczekiwania opierają się na kilku czynnikach, takich jak dane wejściowe, przyjęte założenia itp. Niepowodzenie w jednym elemencie może skutkować rozbieżnością budżetową z powodu niespełnionych oczekiwań.

4. Zmieniająca się gospodarka rynkowa

Występuje z powodu czynników zewnętrznych, takich jak zakłócenia, takie jak klęski żywiołowe, pandemie itp., lub może mieć również miejsce z powodu czynników wewnętrznych, takich jak słaba sprzedaż, działy obsługi klienta itp.

5. Zmiany cen dostawców

Może się to zdarzyć z powodu sytuacji, w których Twoi dostawcy ogłaszają nowe ceny po sfinalizowaniu budżetowania.

6. Oszustwa pracownicze

Oszustwa popełnione przez pracowników mogą być również częstą przyczyną niekorzystnych rozbieżności.

7. Doskonalenie procesu

Może to być powodem korzystnych rozbieżności, ponieważ może zapewnić zoptymalizowaną wydajność i niższe koszty

Przykład niekorzystnej wariancji

Załóżmy, że sprzedaż firmy została zaplanowana na 500 000 USD na rok. Jednak firma mogła zarobić tylko do 400 000 USD ze sprzedaży ze względu na spadek popytu wśród klientów. W tym przypadku niekorzystna wariancja wynosi 100 000 USD.

Podobnie, jeśli weźmiemy pod uwagę przypadek wydatków, w którym szacunkowe wydatki wyniosły 500 000 USD, ale osiągnęły 550 000 USD, niekorzystna wariancja wyniesie 50 000 USD lub 25%.

Kroki do wykonania analizy wariancji budżetu

Aby przeprowadzić analizę wariancji budżetu, należy wykonać poniższe kroki

1. Zbieranie danych

Pierwszy krok polega na zebraniu i agregacji wszystkich istotnych danych w celu przeprowadzenia analizy wariancji.

Pomoże to również w usprawnieniu tworzenia raportu i utrzymaniu kontroli wersji nad różnymi wersjami danych.

2. Obliczanie wariancji — przeprowadzanie analizy wariancji budżetu

Kolejny krok, który musisz wykonać, jest związany z obliczeniem wariancji. Po scentralizowaniu wszystkich kluczowych danych należy stworzyć szablon do obliczania wariancji w Excelu. W jednej z kolumn powinieneś umieścić swoje budżetowane wartości dla każdego punktu danych, który masz przeprowadzić analizę porównawczą, takich jak sprzedaż brutto, koszt sprzedanych towarów, koszty pracy i koszty stałe.

Gdy istnieją różne źródła przychodów, należy sprawdzić, jakie wartości zostały uwzględnione w budżecie i rzeczywiste, dla każdego źródła. Tę samą filozofię należy zastosować również do kosztów, ponieważ samo przeglądanie zagregowanych wartości może Cię oszukać.

Menedżerowie i właściciele firm chcą ocenić, czy osiągną, przekroczą lub chybią założone w budżecie cele. W tym celu należy znać metody, których można używać do śledzenia odchyleń budżetowych.

W tym celu możesz skorzystać z pulpitów nawigacyjnych lub dynamicznych arkuszy kalkulacyjnych dostosowanych do Twojej firmy. Następnie można obliczyć odchylenia budżetowe za pomocą skojarzonych formuł. Aby obliczyć odchylenia budżetowe, wystarczy odjąć tę faktycznie wydaną kwotę od kwoty budżetowej. Przyjrzyjmy się dwóm formułom:

Rzeczywiste wydatki — wydatki budżetowe = wariancja (jej wartość dodatnia wskazuje wariancję ujemną, a wartość ujemna wskazuje wariancję dodatnią).

Natomiast zgodnie z drugą formułą-

Wydatki budżetowe — rzeczywiste wydatki = wariancja (jej wartość ujemna wskazuje wariancję ujemną, a wartość dodatnia wskazuje wariancję dodatnią).

3. Analiza wariancji

Musisz znaleźć źródłowe przyczyny wariancji, a podczas tego procesu powinieneś współpracować z różnymi kierownikami działów w celu zrozumienia przyczyn, które prowadzą do wariancji.

Ta analiza powinna być przeprowadzona zarówno w przypadku dodatnich, jak i ujemnych wariancji.

4. Kompilowanie raportów zarządczych

W następnym kroku powinieneś zebrać wszystkie wyniki w pojedynczy raport, aby kierownictwo mogło to łatwo zrozumieć.

Raport ten powinien zawierać zidentyfikowane odchylenia wraz z ich pierwotnymi przyczynami. Twój raport powinien również zawierać szczegółowe informacje o działaniach naprawczych i zaleceniach, które kierownictwo może wykorzystać do rozwiązania problemów.

Analitycy powinni poświęcić czas na przygotowanie swoich raportów i prezentacji, aby mogli dokładnie i skutecznie odpowiadać na pytania kierownictwa.

5. Dostosowywanie prognoz

Po znalezieniu rzeczywistych wartości i pojawiających się trendów należy dostosować swoje prognozy i zaproponować najlepiej dopasowane modele finansowe zgodnie z informacjami uzyskanymi z analizy wariancji.

Twoje prognozy powinny działać jak kompas, który może być przydatny dla Twojej firmy w mierzeniu, czy idzie we właściwym kierunku, czy nie. Prognozy powinny sugerować właściwe kierunki działań, które kierownictwo może podjąć w celu rozwiązania takich problemów w przyszłości.

Przejście przez te kroki pomoże Ci w stworzeniu szablonu analizy budżetu i rzeczywistej wariancji.

Jak można skorygować wariancję?

Wariancję należy skorygować niezależnie od jej charakteru, tj. dodatniej lub ujemnej. Ponieważ wariancja zależy od dwóch czynników, tj. kontrolowanej i niekontrolowanej, poprawka na wariancję jest również wyjaśniona z uwzględnieniem dwóch:

1. Metoda kontrolowana

Aby uniknąć wariancji, sprawdź błędy matematyczne w budżetowaniu, wyeliminuj lub zmniejsz wydatki uznaniowe. Ten sposób służy do korygowania wariancji budżetowej w kontrolowany sposób.

2. Niekontrolowana metoda

Wariancja spowodowana niekontrolowanymi czynnikami jest trudniejsza do skorygowania. Wahania te występują głównie z powodu niespełnionych oczekiwań, wahań popytu rynkowego, katastrof itp. Aby uniknąć wariancji spowodowanej tym czynnikiem, należy przeprowadzić dalszą analizę, aby urzeczywistnić kolejny budżet.

3. Różnice budżetowe w elastycznym budżecie w porównaniu z budżetem statycznym

Jak sama nazwa wskazuje, elastyczny budżet daje pole do zmian i może być aktualizowany, jeśli zmienią się założenia użyte do budowy budżetu.

Z drugiej strony, mówiąc o alokacji statycznej, budżet pozostaje stały, nawet jeśli zmienią się przekonania. Dlatego elastyczny budżet jest uważany za korzystniejszy, ponieważ pozwala na zmiany i zapewnia większą zdolność adaptacji do zmieniających się okoliczności.

Elastyczny budżet skutkuje mniejszymi odchyleniami budżetu niezależnie od wartości ujemnej lub dodatniej.

Korzyści z praktycznej analizy wariancji budżetu

Praktyczna analiza wariancji budżetu może przynieść korzyści na kilka sposobów:

1. Usprawnia decyzje dotyczące wydatków, które są oparte na aktualnym bilansie.
2. Pomoże Ci w tworzeniu dokładniejszych przepływów pieniężnych, które ostatecznie pomogą Ci zaplanować wydatki, aby uwzględnić nadchodzące wydatki lub pomóc w strategicznym inwestowaniu, podczas gdy nadal wypełniasz swoje zobowiązania.
3. Pomaga uzyskać natychmiastowy wgląd w potencjalnie złożone przepływy pracy, dostawców lub trendy rynkowe, które wpływają na wydatki i powodują ujemną wariancję oraz usprawnienia procesów i wydajności, które wspierają dodatnią wariancję.
4. Pomaga tworzyć dokładne i kompletne sprawozdania finansowe, raporty o odchyleniach i prognozy, które można w pełni dostosować do elastycznych i statycznych budżetów.

Jak naprawić odchylenia budżetowe?

Poszukując rozwiązań dla różnic budżetowych, możesz wypróbować kilka podstawowych kroków, takich jak cięcie wydatków, realokacja aktywów lub siły roboczej, unikanie nowych wydatków itp., aby zamknąć odchylenia. Należy kontynuować porównywanie budżetu z rzeczywistymi liczbami do czasu, gdy odchylenia budżetowe będą minimalne.

Możesz iść naprzód, rozumiejąc kiedy, gdzie i dlaczego swoich korzystnych lub niekorzystnych różnic. W wielu przypadkach, głównie w przypadku wariancji trendów, nie ma potrzeby podejmowania żadnych działań, dopóki nie zostanie osiągnięty z góry określony „punkt krytyczny”.

Kilka rozważań, które możesz tutaj poczynić, to:

1. Jeśli powinieneś dostosować swoje prognozy budżetowe, ponieważ uważasz, że Twój budżet był zbyt optymistyczny?
2. Zagadnienia związane z przychodami, ponieważ uważasz, że powinieneś zmienić ceny, proces sprzedaży lub wolumeny
3. Względy związane z klientami, ponieważ uważasz, że powinieneś zoptymalizować marketing, zwrócić uwagę na jakość lub zmienić asortyment
4. Zagadnienia związane z marnotrawstwem, ponieważ uważasz, że powinieneś dostosować swoje procesy, aby były bardziej wydajne i ukierunkowane na wyniki

Wniosek!

Podsumowując, mamy nadzieję, że zrozumieli Państwo, że odchylenia budżetowe mają miejsce, gdy rzeczywiste koszty są wyższe lub niższe od kosztów standardowych lub przewidywanych.

Mogą istnieć przyczyny wewnętrzne lub zewnętrzne, które należy zidentyfikować za pomocą analizy wariancji, aby uzyskać dokładniejsze prognozy na przyszłość.

Jakie według Ciebie są najczęstsze przyczyny rozbieżności budżetowych? Podziel się z nami w sekcji komentarzy poniżej.