ความแปรปรวนของงบประมาณ – ความหมาย ประเภท และการวิเคราะห์

ผลต่างงบประมาณคืออะไร?

ความแปรปรวนของงบประมาณคือความคลาดเคลื่อนทางบัญชีซึ่งต้นทุนจริงอาจต่ำกว่าหรือสูงกว่าต้นทุนมาตรฐาน พื้นฐาน หรือที่คาดการณ์ไว้ ความแปรปรวนของงบประมาณสามารถพบได้โดยแยกความแตกต่างของรายได้หรือค่าใช้จ่ายตามงบประมาณหรือฐานและจำนวนเงินจริง

ตามชื่อที่แนะนำ ความแปรปรวนของงบประมาณคือความแปรปรวนหรือความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินตามงบประมาณและค่าใช้จ่ายพื้นฐาน รัฐบาล องค์กร หรือบุคคลต่างๆ ดำเนินการเป็นระยะๆ เพื่อวัดความแตกต่างระหว่างตัวเลขงบประมาณและตัวเลขจริงสำหรับประเภทการบัญชีเฉพาะ

ความแปรปรวนของงบประมาณอาจเป็นลบหรือเป็นบวกได้ขึ้นอยู่กับว่าได้รับหรือสูญเสียเงินในกระบวนการ ความแปรปรวนของงบประมาณที่เป็นบวกถือว่าอยู่ในเกณฑ์ดี อย่างไรก็ตาม ผลต่างงบประมาณติดลบอาจเป็นผลเสียหรือเป็นผลเสียก็ได้ ความแปรปรวนของงบประมาณที่เป็นบวกอาจเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดในการคำนวณหรือการประมาณค่า เช่น คณิตศาสตร์ที่ผิดพลาด

ความแปรปรวนของงบประมาณที่ไม่พึงประสงค์อาจเป็นผลมาจากคณิตศาสตร์ที่ไม่ถูกต้อง ความคาดหวังที่ไม่ได้รับจากธุรกิจ หรือการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม ในทั้งสองกรณี เช่น ปัจจัยควบคุมและควบคุมงบประมาณที่เป็นบวกและไม่พึงประสงค์มีบทบาทสำคัญ

ประเด็นที่สำคัญ

• ความแปรปรวนของงบประมาณเป็นเครื่องมือทางบัญชีและใช้สำหรับวัดความแตกต่างหรือความผันแปรระหว่างตัวเลขงบประมาณหรือที่คาดการณ์ไว้และตามจริงโดยบุคคล บริษัท หรือรัฐบาล
• เมื่อความแปรปรวนของงบประมาณอยู่ในเกณฑ์ดี เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นผลต่างเชิงบวกหรือกำไร ในขณะที่เมื่อความแปรปรวนของงบประมาณไม่เอื้ออำนวย จะเรียกว่าความแปรปรวนเชิงลบที่บ่งชี้ถึงการขาดแคลนหรือขาดทุน
• มันเกิดขึ้นเนื่องจากความสามารถของนักพยากรณ์ในการทำนายต้นทุนและรายได้ในอนาคตด้วยความถูกต้องสมบูรณ์
• ในแง่ง่ายๆ มันสามารถเข้าใจได้ว่าเป็นความแตกต่างระหว่างงบประมาณและจำนวนเงินจริง
• ในบางกรณี ความแปรปรวนของงบประมาณยังสามารถอธิบายได้ว่าเป็นความแตกต่างระหว่างสินทรัพย์และหนี้สินที่มีตัวตนและงบประมาณ

ประเภทของผลต่างงบประมาณ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ความแปรปรวนของงบประมาณอาจเป็นผลดีหรือไม่ดีก็ได้ ในกรณีที่มีความแปรปรวนของงบประมาณอยู่ในเกณฑ์ดี รายได้โดยประมาณจะสูงกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ หรือเมื่อรายจ่ายต่ำกว่าที่คาดการณ์ไว้

อย่างไรก็ตาม ในกรณีของความแปรปรวนของงบประมาณที่ไม่เอื้ออำนวย รายได้โดยประมาณจะน้อยกว่างบประมาณที่คาดการณ์ไว้หรือเมื่อรายจ่ายสูงกว่าที่คาดการณ์ไว้

หากเราพิจารณาความแปรปรวน จะต้องมีการตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุของความแปรปรวน ในกรณีนี้ ฝ่ายบริหารจะได้รับมอบหมายให้พิจารณาว่าสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้หรือไม่

1. ผลต่างที่ไม่พึงประสงค์หรือผลต่างงบประมาณที่ไม่เอื้ออำนวย

หรือเรียกอีกอย่างว่าความแปรปรวนของชื่อเชิงลบ ความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวยทำให้เกิดความเสียหายและส่งผลร้ายแรงต่อบริษัท อาจเป็นผลมาจากการประมาณการการใช้จ่ายและรายจ่ายในอนาคตที่ไม่ดี

บริษัทอาจประเมินว่าถูกกว่าที่เกิดขึ้น ความแปรปรวนที่ไม่พึงประสงค์อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการประมาณค่าที่ไม่ดี สาเหตุหลักมาจากข้อผิดพลาด เช่น คณิตศาสตร์ผิดพลาด การตั้งสมมติฐานผิด หรือการอาศัยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

2. ความแปรปรวนเชิงบวกหรือความแปรปรวนที่น่าพอใจ

ความแปรปรวนเชิงบวกเกิดขึ้นเมื่อบริษัทได้รับรายได้จริงมากกว่าที่ประมาณการไว้หนึ่งราย หรือค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนจริงจะน้อยกว่าที่คาดไว้ อาจส่งผลให้มีต้นทุนต่ำกว่าที่คาดไว้ส่งผลให้มีรายได้สูงกว่าที่ประมาณการไว้

ความแปรปรวนเชิงบวกจะนำผลกำไรมาสู่บริษัทในที่สุด สาเหตุของความแปรปรวนเชิงบวกเหมือนกับสาเหตุของความขัดแย้งที่ไม่พึงประสงค์ กล่าวคือ ข้อผิดพลาด อย่างไรก็ตาม ในที่สุดมันก็นำผลกำไรมาสู่บริษัท

เราต้องสังเกตว่าความแปรปรวนของงบประมาณไม่ถือว่าดีโดยไม่คำนึงถึงธรรมชาติ กล่าวคือ บวกหรือลบ เราต้องพยายามหลีกเลี่ยงความแปรปรวนของงบประมาณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีในธุรกิจของตน

เหตุผลของความแปรปรวนของงบประมาณ

สาเหตุของความแปรปรวนของงบประมาณคือนักพยากรณ์ไม่สามารถคาดการณ์ต้นทุนและรายได้ในอนาคตได้อย่างแม่นยำ มันเกิดขึ้นส่วนใหญ่เนื่องจากปัจจัยควบคุมหรือไม่มีการควบคุม ปัจจัยควบคุมประนีประนอมกับงบประมาณต้นทุนต่ำหรือต้นทุนแรงงาน

ปัจจัยภายนอกที่เกิดขึ้นภายนอกบริษัทอยู่ภายใต้ปัจจัยที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น ภัยธรรมชาติ ไม่ว่าจะต้องเผชิญกับสาเหตุของความแปรปรวนหรือความแปรปรวนประเภทใด (เช่นบวกหรือลบ) ความแปรปรวนของงบประมาณไม่ถือเป็นสัญญาณที่ดีและเราต้องพิจารณาสาเหตุของความแปรปรวนและดำเนินการเพื่อให้ได้งบประมาณที่แน่นอนตามที่คาดไว้

เรามาดูสาเหตุบางประการ -

1. ความผิดพลาดของมนุษย์

ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นโดยผู้สร้างงบประมาณในขณะที่รวบรวม ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น คณิตศาสตร์ผิดพลาด การตั้งสมมติฐานผิด ขาดการฝึกอบรม งบประมาณที่ไม่เหมาะสม การใช้ข้อมูลไม่เพียงพอ เป็นต้น

2. การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขทางธุรกิจ

ความแปรปรวนของงบประมาณอาจเกิดขึ้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจโดยรวมหรือการค้าโลก ซึ่งอาจรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น การเพิ่มขึ้นของต้นทุนวัตถุดิบ การเข้ามาของคู่แข่งรายใหม่ในตลาดที่จะสร้างแรงกดดันด้านราคา หรือการเปลี่ยนแปลงทางการเมืองและกฎระเบียบที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้อย่างแม่นยำ

3. ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

ความคาดหวังที่ไม่ได้รับเนื่องจากประสิทธิภาพต่ำอาจเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดความแปรปรวนของงบประมาณ ความคาดหวังขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ข้อมูลที่ให้ การสันนิษฐาน ฯลฯ ความล้มเหลวในองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งอาจส่งผลให้เกิดความแปรปรวนของงบประมาณเนื่องจากความคาดหวังที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

4. เศรษฐกิจตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

มันเกิดขึ้นเนื่องจากปัจจัยภายนอก เช่น การหยุดชะงัก เช่น ภัยธรรมชาติ การระบาดใหญ่ ฯลฯ หรืออาจเกิดขึ้นเนื่องจากปัจจัยภายใน เช่น ยอดขายไม่ดี ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ฯลฯ

5. การเปลี่ยนแปลงราคาซัพพลายเออร์

อาจเกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ต่างๆ เช่น ซัพพลายเออร์ของคุณประกาศราคาใหม่หลังจากที่คุณได้สรุปงบประมาณแล้ว

6. พนักงานฉ้อโกง

การฉ้อโกงที่กระทำโดยพนักงานอาจเป็นสาเหตุทั่วไปที่อยู่เบื้องหลังความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวย

7. การปรับปรุงกระบวนการ

นี่อาจเป็นเหตุผลเบื้องหลังความแปรปรวนที่เอื้ออำนวย เนื่องจากอาจรับรองประสิทธิภาพที่เหมาะสมและต้นทุนที่ต่ำลง

ตัวอย่างความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวย

สมมติว่ายอดขายของบริษัทมีงบประมาณอยู่ที่ 500,000 เหรียญสหรัฐต่อปี อย่างไรก็ตาม บริษัทสามารถทำยอดขายได้เพียง 400,000 เหรียญเท่านั้น เนื่องจากความต้องการของลูกค้าลดลง ในกรณีนี้ ความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวยคือ $100,000

ในทำนองเดียวกัน หากเราใช้กรณีของค่าใช้จ่าย โดยที่ค่าใช้จ่ายโดยประมาณคือ 500,000 ดอลลาร์ แต่ไปที่ 550,000 ดอลลาร์ ความแปรปรวนที่ไม่เอื้ออำนวยจะเป็น 50,000 ดอลลาร์หรือ 25%

ขั้นตอนในการวิเคราะห์ผลต่างงบประมาณ

สำหรับการวิเคราะห์ผลต่างงบประมาณ คุณควรทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. รวบรวมข้อมูล

ขั้นตอนแรกเกี่ยวกับการรวบรวมและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อทำการวิเคราะห์ความแปรปรวน

นอกจากนี้ยังจะช่วยในการปรับปรุงการผลิตรายงานและช่วยในการควบคุมเวอร์ชันของข้อมูลเวอร์ชันต่างๆ

2. การคำนวณความแปรปรวน - ดำเนินการวิเคราะห์ความแปรปรวนของงบประมาณ

ขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องปฏิบัติตามเกี่ยวข้องกับการคำนวณความแปรปรวน หลังจากรวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลางแล้ว คุณควรสร้างเทมเพลตสำหรับการคำนวณความแปรปรวนใน excel ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง คุณควรวางค่างบประมาณของคุณสำหรับจุดข้อมูลทุกจุดที่คุณควรทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบ เช่น ยอดขายรวม ต้นทุนขาย ต้นทุนแรงงาน และต้นทุนคงที่

เมื่อมีแหล่งรายได้ต่างกัน คุณควรหาตัวเลขงบประมาณและตัวเลขจริงของแต่ละแหล่ง ควรใช้ปรัชญาเดียวกันนี้กับต้นทุนด้วย เพราะการดูมูลค่ารวมอาจหลอกลวงคุณได้

ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจต้องการวัดว่าพวกเขาจะบรรลุ เกิน หรือขาดเป้าหมายงบประมาณหรือไม่ สำหรับสิ่งนี้ คุณควรทราบวิธีการที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามผลต่างของงบประมาณ

สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้แดชบอร์ดหรือสเปรดชีตแบบไดนามิกที่ปรับให้เหมาะกับบริษัทของคุณ จากนั้น คุณสามารถคำนวณผลต่างงบประมาณโดยใช้สูตรที่เกี่ยวข้อง สำหรับการคำนวณผลต่างงบประมาณ คุณเพียงแค่ลบจำนวนเงินที่ใช้จริงออกจากจำนวนเงินงบประมาณ ให้เราได้ดูทั้งสองสูตร-

การใช้จ่ายจริง – การใช้จ่ายตามงบประมาณ = ความแปรปรวน (ค่าบวกบ่งชี้ความแปรปรวนเชิงลบในขณะที่ค่าลบระบุความแปรปรวนเชิงบวก)

ในขณะที่ตามสูตรที่สอง-

การใช้จ่ายตามงบประมาณ – การใช้จ่ายจริง = ผลต่าง (ค่าลบบ่งชี้ความแปรปรวนเชิงลบ และค่าบวกระบุค่าความแปรปรวนเชิงบวก)

3. การวิเคราะห์ความแปรปรวน

คุณจำเป็นต้องค้นหาสาเหตุของความแปรปรวน และในระหว่างกระบวนการ คุณควรทำงานร่วมกับหัวหน้าแผนกต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจสาเหตุที่ทำให้เกิดความแปรปรวน

การวิเคราะห์นี้ควรทำทั้งผลบวกและค่าความแปรปรวนเชิงลบ

4. การรวบรวมรายงานการจัดการ

ในขั้นตอนต่อไป คุณควรรวบรวมผลลัพธ์ทั้งหมดเป็นรายงานเดี่ยว เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถเข้าใจได้ง่าย

รายงานนี้ควรรวมถึงความแปรปรวนที่ระบุพร้อมกับสาเหตุที่แท้จริง รายงานของคุณควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินการแก้ไขและคำแนะนำที่ฝ่ายบริหารอาจใช้เพื่อแก้ไขปัญหา

นักวิเคราะห์ควรใช้เวลาที่จำเป็นในการเตรียมรายงานและการนำเสนอ เพื่อให้สามารถตอบคำถามของฝ่ายบริหารได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

5. การปรับการคาดการณ์

หลังจากพบมูลค่าที่แท้จริงและแนวโน้มที่เกิดขึ้นแล้ว คุณควรปรับการคาดการณ์และแนะนำแบบจำลองทางการเงินที่เหมาะสมที่สุดตามข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ความแปรปรวน

การคาดการณ์ของคุณควรทำหน้าที่เป็นเข็มทิศที่เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณในการวัดว่าไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ การคาดการณ์ควรแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องซึ่งฝ่ายบริหารสามารถดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาความแปรปรวนดังกล่าวได้ในอนาคต

การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณในการสร้างเทมเพลตการวิเคราะห์ความแปรปรวนงบประมาณเทียบกับจริง

ความแปรปรวนสามารถแก้ไขได้อย่างไร?

ความแปรปรวนจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขโดยไม่คำนึงถึงธรรมชาติ กล่าวคือ บวกหรือลบ เนื่องจากความแปรปรวนขึ้นอยู่กับสองปัจจัย กล่าวคือ ถูกควบคุมและไม่สามารถควบคุมได้ การแก้ไขความแปรปรวนจึงถูกอธิบายโดยพิจารณาจากสองปัจจัยดังนี้:

1. วิธีการควบคุม

เพื่อหลีกเลี่ยงความแปรปรวน ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ในการจัดทำงบประมาณ ขจัดหรือลดค่าใช้จ่ายตามดุลยพินิจ วิธีนี้ใช้เพื่อแก้ไขผลต่างงบประมาณในลักษณะที่มีการควบคุม

2. วิธีการที่ไม่สามารถควบคุมได้

ความแปรปรวนที่เกิดจากปัจจัยที่ไม่สามารถควบคุมได้นั้นแก้ไขได้ยากกว่า ความผันแปรเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากความคาดหวังที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง การเปลี่ยนแปลงในความต้องการของตลาด ภัยพิบัติ ฯลฯ เพื่อหลีกเลี่ยงความแปรปรวนอันเนื่องมาจากปัจจัยนี้ เราจำเป็นต้องวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อนำงบประมาณครั้งต่อไปมาสู่ความเป็นจริง

3. ความแปรปรวนของงบประมาณในงบประมาณที่ยืดหยุ่นกับงบประมาณคงที่

ตามชื่อที่แนะนำ งบประมาณที่ยืดหยุ่นให้ขอบเขตสำหรับการเปลี่ยนแปลงและสามารถอัปเดตได้หากมีการเปลี่ยนแปลงสมมติฐานที่ใช้สร้างงบประมาณ

ในทางกลับกัน เมื่อพูดถึงการจัดสรรแบบคงที่ งบประมาณจะคงที่ แม้ว่าความเชื่อจะเปลี่ยนไปก็ตาม ดังนั้น งบประมาณที่ยืดหยุ่นจึงถือว่าเหมาะสมกว่า เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนได้และให้ความสามารถในการปรับตัวกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงมากขึ้น

งบประมาณที่ยืดหยุ่นส่งผลให้เกิดความแปรปรวนของงบประมาณเพียงเล็กน้อยโดยไม่คำนึงถึงค่าลบหรือค่าบวก

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ผลต่างงบประมาณในทางปฏิบัติ

การวิเคราะห์ผลต่างของงบประมาณที่นำไปใช้ได้จริงมีประโยชน์หลายประการ:

1. ปรับปรุงการตัดสินใจการใช้จ่ายที่ยึดตามงบดุลที่เป็นปัจจุบัน
2. มันจะช่วยคุณในการสร้างกระแสเงินสดที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะช่วยให้คุณวางแผนการใช้จ่ายเพื่อรองรับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น หรือช่วยให้คุณลงทุนอย่างมีกลยุทธ์ในขณะที่คุณยังคงปฏิบัติตามภาระผูกพันของคุณ
3. ช่วยให้เข้าใจในทันทีเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อน ผู้ขาย หรือแนวโน้มของตลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายและกำลังสร้างความแปรปรวนเชิงลบ รวมถึงกระบวนการและการปรับปรุงประสิทธิภาพที่สนับสนุนความแปรปรวนเชิงบวก
4. ช่วยสร้างงบการเงิน รายงานผลต่าง และการคาดการณ์ที่ถูกต้องและสมบูรณ์ ซึ่งปรับแต่งได้อย่างเต็มที่สำหรับงบประมาณแบบคงที่และยืดหยุ่น

จะแก้ไขผลต่างงบประมาณได้อย่างไร

ขณะค้นหาวิธีแก้ปัญหาความแปรปรวนของงบประมาณ คุณอาจลองทำตามขั้นตอนพื้นฐานบางอย่าง เช่น การตัดค่าใช้จ่าย การจัดสรรสินทรัพย์หรือกำลังคน หลีกเลี่ยงรายจ่ายใหม่ ฯลฯ เพื่อปิดส่วนต่าง คุณควรเปรียบเทียบงบประมาณกับตัวเลขจริงต่อไปจนกว่าผลต่างงบประมาณของคุณจะเหลือน้อยที่สุด

คุณสามารถก้าวไปข้างหน้าได้ด้วยการทำความเข้าใจว่าเมื่อใด ที่ไหน และเพราะเหตุใด ของความแปรปรวนที่ดีและไม่เอื้ออำนวยของคุณ ในหลายกรณี ซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในความแปรปรวนของแนวโน้ม ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ จนกว่าจะบรรลุ 'จุดเปลี่ยน' ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ข้อควรพิจารณาบางประการที่คุณสามารถทำได้ที่นี่คือ-

1. หากคุณควรปรับประมาณการงบประมาณของคุณเนื่องจากคุณพบว่างบประมาณของคุณมองโลกในแง่ดีเกินไป
2. ข้อพิจารณาเกี่ยวกับรายได้เนื่องจากคุณคิดว่าคุณควรเปลี่ยนราคา กระบวนการขาย หรือปริมาณ
3. ข้อพิจารณาที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเนื่องจากคุณคิดว่าคุณควรเพิ่มประสิทธิภาพการตลาดของคุณ ให้ความสำคัญกับคุณภาพของคุณ หรือเปลี่ยนส่วนผสมผลิตภัณฑ์ของคุณ
4. ข้อควรพิจารณาที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียเนื่องจากคุณคิดว่าคุณควรปรับกระบวนการของคุณเพื่อให้มีประสิทธิภาพและขับเคลื่อนผลลัพธ์มากขึ้น

บทสรุป!

ในบันทึกสรุป เราหวังว่าคุณจะเข้าใจว่าความแปรปรวนของงบประมาณเกิดขึ้นเมื่อต้นทุนจริงสูงหรือต่ำกว่าต้นทุนมาตรฐานหรือที่คาดการณ์ไว้

อาจมีเหตุผลภายในหรือภายนอกที่คุณต้องระบุผ่านการวิเคราะห์ความแปรปรวนเพื่อทำการคาดการณ์ในอนาคตที่แม่นยำยิ่งขึ้น

อะไรคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของความแปรปรวนของงบประมาณตามที่คุณคิด แบ่งปันกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง