Bütçe Farkı – Tanımı, Türleri ve Analizi

Bütçe Farkı nedir?

Bütçe farkı, fiili maliyetlerin standart, temel veya öngörülen maliyetlerden daha düşük veya daha yüksek olduğu muhasebe tutarsızlıklarıdır. Bütçe farkı, bütçelenen veya temel gelir veya gider tutarı ile fiili tutarın farklılaştırılmasıyla bulunabilir.

Adından da anlaşılacağı gibi, bütçe farkı, bütçelenen ve temel gider tutarı arasındaki fark veya farktır. Belirli bir muhasebe kategorisi için bütçelenmiş ve gerçek rakamlar arasındaki farkı ölçmek için hükümetler, şirketler veya bireyler tarafından periyodik olarak gerçekleştirilir.

Bütçe farkları, süreçte paranın kazanılıp kazanılmadığına bağlı olarak negatif veya pozitif olabilir. Olumlu bütçe farkları olumlu olarak kabul edilir; ancak, negatif bir bütçe farkı olumsuz veya olumsuz olabilir. Olumlu bir bütçe farkı, hatalı matematik gibi hesaplama veya tahmindeki bir hatanın sonucu olabilir.

Olumsuz bütçe sapmaları, yanlış matematik, işletmeden karşılanmayan beklentiler veya çevresel koşullardaki değişikliklerin bir sonucu olabilir. Her iki durumda da, örneğin olumlu ve olumsuz bütçe kontrollü ve kontrolsüz faktörler önemli bir rol oynamaktadır.

Önemli Çıkarımlar

• Bütçe farkı bir muhasebe aracıdır ve bireyler, şirketler veya hükümetler tarafından bütçelenen veya öngörülen ve gerçekleşen rakamlar arasındaki farkı veya varyasyonu ölçmek için kullanılır.
• Bütçe sapmaları olumlu olduğunda, olumlu sapmalar veya kazançlar olarak anlaşılırken, bütçe sapmaları olumsuz olduğunda, eksiklik veya kayıpları gösteren negatif sapma olarak adlandırılır.
• Tahmincilerin gelecekteki maliyetleri ve geliri tam bir doğrulukla tahmin edememesi nedeniyle gerçekleşir.
• Basit bir ifadeyle, bütçelenen ve gerçek miktar arasındaki fark olarak anlaşılabilir.
• Birkaç durumda, bütçe farkı, maddi ve bütçelenmiş varlıklar ve yükümlülükler arasındaki fark olarak da tanımlanabilir.

Bütçe Farkı Türleri

Daha önce de belirtildiği gibi, bütçe farkı olumlu veya olumsuz olabilir. Uygun bütçe farkı olması durumunda, tahmini gelir bütçelenenden daha yüksek veya harcama tahmin edilenden düşük olduğunda gelir.

Bununla birlikte, olumsuz bütçe farkı olması durumunda, tahmini gelir bütçelenenin altında kalır veya harcama tahminden yüksek olduğunda.

Varyansı ele alırsak, nedenini belirlemek için araştırılması gerekir. Bu durumda yönetim, durumu düzeltip çözemeyeceğini belirlemekle görevlendirilecektir.

1. Olumsuz Varyans veya Olumsuz Bütçe Varyansları

Negatif isim varyansı olarak da bilinen olumsuz varyans, hasara neden olur ve bir şirket için potansiyel olarak ciddi sonuçlara yol açar. Gelecekteki harcama ve harcamaların zayıf tahminlerinden kaynaklanabilir.

Şirket, tahmin edildiğinden daha ucuza mal olmuş olabilir. Olumsuz varyans, esas olarak hatalı matematik, yanlış varsayımda bulunma veya kötü verilere güvenme gibi hatalar nedeniyle zayıf tahminden kaynaklanabilir.

2. Olumlu Varyans veya Olumlu Varyans

Şirket, tahmin edilenden daha fazla fiili gelir elde ettiğinde veya fiili giderler veya maliyetler beklenenden daha az olduğunda, pozitif bir varyans oluşur. Beklenenden daha ucuz olması nedeniyle tahmin edilenden daha yüksek bir gelirle sonuçlanabilir.

Olumlu bir fark, sonuçta şirkete kar getirecektir. Olumlu varyansın nedenleri, ters çatışma, yani hatalar ile aynıdır. Ancak, sonuçta şirkete kar getirir.

Bütçe farkının doğasına, yani olumlu ya da olumsuz olmasına bakılmaksızın iyi olarak değerlendirilmediğine dikkat edilmelidir. İşlerinde iyi sonuçlar elde etmek için bütçe farklılıklarından kaçınmaya çalışmak gerekir.

Bütçe Farklarının Nedenleri

Bütçe farklılığının nedeni, tahmincilerin gelecekteki maliyetleri ve gelirleri tam bir doğrulukla tahmin edememeleridir. Esas olarak kontrollü veya kontrolsüz faktörler nedeniyle oluşur. Kontrollü faktörler, düşük maliyetli bütçeleri veya işçilik maliyetlerini tehlikeye atar.

Şirket dışında meydana gelen dış faktörler, örneğin doğal afetler gibi kontrolsüz faktörlerin altına girer. Varyansın nedeni veya ne tür bir farkla (yani pozitif veya negatif) karşılaşılırsa karşılaşılsın, bütçe farkı iyi bir işaret olarak kabul edilmez ve kişi, varyansın nedenlerine bakmalı ve tahmin edildiği gibi tam bütçeyi elde etmek için üzerinde çalışmalıdır.

Bazı nedenlere bir göz atalım-

1. İnsan Hataları

Derleme sırasında bütçe yaratıcıları tarafından hatalar meydana gelebilir. Hatalı matematik, yanlış varsayımlarda bulunma, eğitim eksikliği, optimize edilmemiş bütçeleme, yetersiz verilere güvenme gibi çeşitli nedenlerle hatalar oluşabilir.

2. Değişen İş Koşulları

Bütçe Sapması, genel ekonomik değişiklikler veya küresel ticaret nedeniyle ortaya çıkabilir. Bu, hammadde maliyetlerindeki artış, pazara fiyatlandırma baskısı yaratacak yeni rakiplerin girişi veya doğru bir şekilde tahmin edilemeyen siyasi ve düzenleyici değişiklikler gibi faktörleri içerebilir.

3. Karşılanmayan Beklentiler

Düşük performans nedeniyle karşılanmayan beklentiler, bütçe farklılıklarının nedenlerinden biri olabilir. Beklentiler, verilen girdiler, yapılan varsayımlar vb. gibi çeşitli faktörlere dayanır. Herhangi bir unsurdaki başarısızlık, karşılanmayan beklentiler nedeniyle bütçe farklılığına neden olabilir.

4. Değişen Bir Piyasa Ekonomisi

Doğal afetler, pandemiler vb. gibi dış etkenlerden dolayı meydana gelir veya düşük performans gösteren satışlar, müşteri destek departmanları vb. gibi dahili faktörlerden dolayı da gerçekleşebilir.

5. Tedarikçi Fiyatlandırma Değişiklikleri

Tedarikçilerinizin bütçenizi tamamladıktan sonra yeni fiyat açıklamaları gibi durumlardan kaynaklanabilir.

6. Çalışan Dolandırıcılığı

Çalışanlar tarafından yapılan suistimaller de olumsuz sapmaların ortak nedeni olabilir.

7. Süreç İyileştirme

Bu, optimize edilmiş verimlilik ve daha düşük maliyetler sağlayabileceğinden, olumlu farklılıkların ardındaki bir neden olabilir.

Olumsuz Varyans Örneği

Bir şirketin satışlarının yıl için 500.000 ABD Doları olarak bütçelendiğini varsayalım. Ancak şirket, müşteriler arasındaki talepteki düşüş nedeniyle yalnızca 400.000$'a kadar satış yapabildi. Bu durumda, olumsuz varyans 100.000 ABD Dolarıdır.

Benzer şekilde, tahmini giderlerin 500.000 ABD Doları olduğu ancak 550.000 ABD Dolarına ulaştığı bir harcama durumunu ele alırsak, olumsuz varyans 50.000 ABD Doları veya %25 olur.

Bütçe Fark Analizi Yapma Adımları

Bütçe fark analizi yapmak için aşağıdaki adımları izlemelisiniz.

1. Veri Toplama

İlk adım, varyanslar üzerinde analiz gerçekleştirmek için ilgili tüm verilerin toplanması ve toplanması etrafında döner.

Ayrıca, raporun üretimini kolaylaştırmaya ve çeşitli veri sürümleri üzerinde sürüm kontrolünün sürdürülmesine yardımcı olacaktır.

2. Varyansların Hesaplanması - Bütçe Varyans Analizi Gerçekleştirin

Takip etmeniz gereken bir sonraki adım, varyansların hesaplanması ile ilişkilidir. Tüm anahtar verileri merkezileştirdikten sonra, excel'de varyans hesaplaması için şablon oluşturmalısınız. Sütunlardan birine, brüt satışlar, satılan malların maliyeti, işçilik maliyetleri ve sabit maliyetler gibi karşılaştırmalı analiz yapmanız gereken her veri noktası için bütçelenmiş değerlerinizi yerleştirmelisiniz.

Farklı gelir kaynakları olduğunda, her bir kaynak için bütçelenen sayıları ve gerçek sayıları bulmalısınız. Aynı felsefe maliyetler için de uygulanmalıdır çünkü sadece toplu değerlerin üzerinden geçmek sizi yanıltabilir.

Yöneticiler ve işletme sahipleri, bütçelenen hedeflere ulaşacaklarını, aşacaklarını veya kaçıracaklarını ölçmek isterler. Bunun için bütçe farklarını takip etmek için kullanabileceğiniz yöntemlerden haberdar olmanız önemlidir.

Bunun için şirketinize göre kişiselleştirilmiş gösterge tablolarını veya dinamik elektronik tabloları kullanabilirsiniz. Ardından, ilgili formülleri kullanarak bütçe farklarını hesaplayabilirsiniz. Bütçe farklarını hesaplamak için, bütçelenen miktardan harcanan fiili miktarı çıkarmanız yeterlidir. İki formüle bir göz atalım-

Fiili Harcama – Bütçeli Harcama = Varyans (Pozitif değeri negatif varyansı, negatif değeri ise pozitif varyansı gösterir.)

İkinci formüle göre-

Bütçelenmiş Harcama – Gerçek Harcama = Varyans (Negatif değeri negatif varyansı, pozitif değeri ise pozitif varyansı gösterir.)

3. Varyansları Analiz Etme

Varyansların temel nedenlerini bulmanız ve bu süreçte, farklılıklara yol açan nedenleri anlamak için farklı departman liderleriyle birlikte çalışmalısınız.

Bu analiz, negatif varyansların yanı sıra pozitif olarak da yapılmalıdır.

4. Yönetim Raporlarının Derlenmesi

Bir sonraki adımda, yönetimin bunu kolayca anlayabilmesi için tüm sonuçları tek bir raporda derlemelisiniz.

Bu rapor, tanımlanan sapmaları kök nedenleri ile birlikte içermelidir. Raporunuz ayrıca, yönetimin sorunları çözmek için kullanabileceği düzeltici faaliyetler ve tavsiyeler hakkında ayrıntıları içermelidir.

Analistler, yönetimin sorularını doğru ve verimli bir şekilde cevaplayabilmeleri için raporlarını ve sunumlarını hazırlamak için gereken zamanı ayırmalıdır.

5. Tahminleri Ayarlama

Gerçek değerleri ve ortaya çıkan trendleri bulduktan sonra, tahminlerinizi ayarlamalı ve varyans analizinden elde edilen bilgilere göre en uygun finansal modelleri önermelisiniz.

Tahminleriniz, işletmenizin doğru yöne gidip gitmediğini ölçmede işinize yarayabilecek bir pusula işlevi görmelidir. Tahminler, yönetimin gelecekte bu tür değişkenlik sorunlarını çözmek için atabileceği doğru eylemleri önermelidir.

Bu adımların üzerinden geçmek, bir bütçe ile gerçek varyans analizi şablonu oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Varyans Nasıl Düzeltilebilir?

Varyansın, doğasına, yani olumlu veya olumsuz olmasına bakılmaksızın düzeltilmesi gerekir. Varyans kontrollü ve kontrolsüz olmak üzere iki faktöre bağlı olduğundan, varyansın düzeltilmesi de ikisi dikkate alınarak açıklanır:

1. Kontrollü Yöntem

Varyanstan kaçınmak için bütçelemedeki matematiksel hataları kontrol edin, isteğe bağlı harcamaları ortadan kaldırın veya azaltın. Bu yol, bütçe farkını kontrollü bir şekilde düzeltmek için kullanılır.

2. Kontrolsüz Yöntem

Kontrolsüz faktörlerin neden olduğu varyansın düzeltilmesi daha zordur. Bu değişiklikler esas olarak karşılanmayan beklentiler, piyasa talebindeki değişiklikler, felaketler vb. nedeniyle oluşur. Bu faktöre bağlı değişiklikleri önlemek için, bir sonraki bütçeyi gerçeğe dönüştürmek için daha fazla analiz yapılması gerekir.

3. Statik Bütçeye Karşı Esnek Bütçede Bütçe Farkı

Adından da anlaşılacağı gibi, esnek bir bütçe değişiklikler için kapsam sağlar ve bütçeyi oluşturmak için kullanılan varsayımlar değiştirilirse güncellenebilir.

Öte yandan, statik bir tahsisten bahsederken, inançlar değişse bile bütçe sabit kalır. Bu nedenle, esnek bir bütçe, değişikliklere izin verdiği ve değişen koşullara daha fazla uyum sağladığı için daha uygun kabul edilir.

Esnek bütçe, negatif veya pozitif fark etmeksizin daha küçük bütçe sapmalarına neden olur.

Pratik Bütçe Varyans Analizinin Faydaları

Pratik bütçe farkı analizi çeşitli şekillerde fayda sağlayabilir:

1. Güncel bir bilançoya dayalı harcama kararlarını iyileştirir.
2. Gelecekteki harcamaları karşılamak için harcamayı planlamanıza veya yükümlülüklerinizi yerine getirirken stratejik olarak yatırım yapmanıza yardımcı olacak daha doğru nakit akışı yapmanıza yardımcı olacaktır.
3. Harcamaları etkileyen ve olumsuz farklılıklar yaratan potansiyel olarak karmaşık iş akışları, satıcılar veya pazar eğilimleri ile olumlu farklılıkları destekleyen süreç ve verimlilik iyileştirmeleri hakkında anında bilgi edinmeye yardımcı olur.
4. Esnek ve statik bütçeler için tamamen özelleştirilebilen doğru ve eksiksiz mali tablolar, fark raporları ve tahminler oluşturmaya yardımcı olur.

Bütçe Sapmaları nasıl düzeltilir?

Bütçe sapmalarına çözüm ararken, farkları kapatmak için giderleri kısmak, varlıkları veya insan gücünü yeniden tahsis etmek, yeni harcamalardan kaçınmak gibi bazı temel adımları deneyebilirsiniz. Bütçe farklarınız minimum olana kadar bütçeyi gerçek rakamlarla karşılaştırmaya devam etmelisiniz.

Olumlu veya olumsuz değişkenlerinizin Ne Zaman, Nerede ve Nedenini anlayarak ilerleyebilirsiniz. Çoğu durumda, özellikle trend sapmalarında, önceden belirlenmiş bir 'devrilme noktası' elde edilene kadar herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur.

Burada yapabileceğiniz birkaç düşünce-

1. Bütçenizin aşırı iyimser olduğunu bulduğunuza göre bütçe projeksiyonlarınızı ayarlamanız gerekiyorsa
2. Fiyatlarınızı, satış sürecinizi veya hacimlerinizi değiştirmeniz gerektiğini düşündüğünüz için gelirle ilgili hususlar
3. Pazarlamanızı optimize etmeniz, kalitenize dikkat etmeniz veya ürün karışımınızı değiştirmeniz gerektiğini düşündüğünüz için müşterilerle ilgili düşünceler
4. İsrafla ilgili hususlar, çünkü süreçlerinizi daha verimli ve sonuç odaklı hale getirmek için ayarlamanız gerektiğini düşünüyorsunuz.

Çözüm!

Sonuç notunda, gerçek maliyetler standart veya beklenen maliyetlerden daha yüksek veya daha düşük olduğunda bütçe farklılıklarının meydana geldiğini anlamış olduğunuzu umarız.

Daha doğru gelecek tahminleri yapmak için varyans analizi yoluyla belirlemeniz gereken dahili veya harici nedenler olabilir.

Size göre bütçe farklılıklarının en yaygın nedenleri nelerdir? Aşağıdaki yorum bölümünde bizimle paylaşın.