Budgetabweichung – Definition, Typen und Analyse

Was ist eine Budgetabweichung?

Eine Budgetabweichung ist die Buchhaltungsabweichung, bei der die tatsächlichen Kosten entweder niedriger oder höher als die Standard-, Basisplan- oder prognostizierten Kosten sind. Die Budgetabweichung kann ermittelt werden, indem der budgetierte oder geplante Betrag der Einnahmen oder Ausgaben und der tatsächliche Betrag unterschieden werden.

Wie der Name schon sagt, ist die Budgetabweichung die Abweichung oder Differenz zwischen dem budgetierten und dem Ausgangsbetrag der Ausgaben. Es wird regelmäßig von Regierungen, Unternehmen oder Einzelpersonen durchgeführt, um die Differenz zwischen budgetierten und tatsächlichen Zahlen für eine bestimmte Rechnungslegungskategorie zu messen.

Budgetabweichungen können negativ oder positiv sein, je nachdem, ob man dabei Geld gewonnen oder verloren hat. Positive Budgetabweichungen gelten als günstig; Eine negative Budgetabweichung kann jedoch ungünstig oder nachteilig sein. Eine positive Budgetabweichung kann das Ergebnis eines Berechnungs- oder Schätzungsfehlers wie fehlerhafter Mathematik sein.

Nachteilige Budgetabweichungen können das Ergebnis falscher Berechnungen, nicht erfüllter Erwartungen des Unternehmens oder Änderungen der Umgebungsbedingungen sein. In beiden Fällen spielen also positive und negative budgetgesteuerte und ungesteuerte Faktoren eine große Rolle.

Die zentralen Thesen

• Eine Budgetabweichung ist ein Buchhaltungsinstrument und wird verwendet, um die Differenz oder Abweichung zwischen budgetierten oder erwarteten und tatsächlichen Zahlen von Einzelpersonen, Unternehmen oder Regierungen zu messen.
• Eine günstige Budgetabweichung wird als positive Abweichung oder Gewinn verstanden, während eine ungünstige Budgetabweichung als negative Abweichung bezeichnet wird, die auf Defizite oder Verluste hinweist.
• Es findet statt, weil die Prognostiker nicht in der Lage sind, zukünftige Kosten und Einnahmen mit vollständiger Genauigkeit vorherzusagen.
• Vereinfacht ausgedrückt kann er als Differenz zwischen budgetiertem und tatsächlichem Betrag verstanden werden.
• In einigen Fällen kann die Planabweichung auch als Differenz zwischen materiellen und budgetierten Vermögenswerten und Verbindlichkeiten beschrieben werden.

Arten von Budgetabweichungen

Wie bereits erwähnt, kann die Budgetabweichung günstig oder ungünstig sein. Im Falle einer günstigen Budgetabweichung sind die geschätzten Einnahmen höher als budgetiert, oder wenn die Ausgaben niedriger als prognostiziert sind.

Bei ungünstiger Budgetabweichung bleiben die geschätzten Einnahmen jedoch hinter den budgetierten zurück oder die Ausgaben sind höher als prognostiziert.

Wenn wir die Varianz betrachten, muss sie untersucht werden, um ihre Ursache zu bestimmen. In diesem Fall wird das Management beauftragt zu prüfen, ob es Abhilfe schaffen kann.

1. Ungünstige Varianz oder ungünstige Budgetabweichungen

Auch unter dem negativen Namen Varianz bekannt, verursacht eine ungünstige Varianz Schäden und hat möglicherweise schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen. Dies kann auf schlechte Schätzungen zukünftiger Ausgaben und Ausgaben zurückzuführen sein.

Das Unternehmen hat möglicherweise weniger Kosten veranschlagt, als es eingetreten ist. Eine nachteilige Varianz kann durch eine schlechte Schätzung verursacht werden, hauptsächlich aufgrund von Fehlern wie fehlerhafter Mathematik, dem Treffen falscher Annahmen oder dem Vertrauen auf schlechte Daten.

2. Positive Varianz oder günstige Varianz

Eine positive Abweichung tritt auf, wenn das Unternehmen mehr tatsächliche Einnahmen als die geschätzten erzielt oder die tatsächlichen Ausgaben oder Kosten geringer als erwartet ausfallen. Dies kann dazu führen, dass es weniger teuer als erwartet ist, was zu einem höheren Einkommen als dem geschätzten führt.

Eine positive Abweichung bringt dem Unternehmen letztendlich Gewinn. Die Ursachen positiver Abweichungen sind die gleichen wie bei negativen Konflikten, dh Fehler. Letztendlich bringt es dem Unternehmen jedoch Gewinn.

Es muss beachtet werden, dass die Budgetabweichung unabhängig von ihrer Art, dh positiv oder negativ, nicht als gut angesehen wird. Man muss versuchen, Budgetabweichungen zu vermeiden, um gute Ergebnisse in seinem Geschäft zu erzielen.

Gründe für Budgetabweichungen

Die Ursache für Budgetabweichungen liegt darin, dass die Prognostiker nicht in der Lage sind, zukünftige Kosten und Einnahmen mit vollständiger Genauigkeit vorherzusagen. Es tritt hauptsächlich aufgrund entweder kontrollierter oder unkontrollierter Faktoren auf. Kontrollierte Faktoren gefährden schlechte Kostenbudgets oder Arbeitskosten.

Externe Faktoren, die sich außerhalb des Unternehmens ereignen, fallen unter unkontrollierte Faktoren, z. B. Naturkatastrophen. Unabhängig von der Ursache der Abweichung oder der Art der Abweichung (dh positiv oder negativ), wird die Budgetabweichung nicht als gutes Zeichen angesehen, und man muss sich die Ursachen der Abweichung ansehen und daran arbeiten, um das exakte Budget wie geschätzt zu erreichen.

Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Gründe werfen –

1. Menschliche Fehler

Bei der Erstellung können Fehler durch die Budgetersteller auftreten. Fehler können aus verschiedenen Gründen auftreten, z. B. fehlerhafte Mathematik, falsche Annahmen, mangelnde Schulung, nicht optimierte Budgetierung, Vertrauen auf unzureichende Daten usw.

2. Änderung der Geschäftsbedingungen

Budgetabweichungen können aufgrund allgemeiner wirtschaftlicher Veränderungen oder des globalen Handels auftreten. Dazu können Faktoren gehören wie steigende Rohstoffkosten, der Markteintritt neuer Wettbewerber, die Preisdruck erzeugen, oder politische und regulatorische Änderungen, die nicht genau vorhergesagt werden

3. Unerfüllte Erwartungen

Nicht erfüllte Erwartungen aufgrund von Underperformance können einer der Gründe für Budgetabweichungen sein. Erwartungen basieren auf mehreren Faktoren wie gegebenem Input, getroffenen Annahmen usw. Fehler in einem Element können aufgrund nicht erfüllter Erwartungen zu Budgetabweichungen führen.

4. Eine Marktwirtschaft im Wandel

Es tritt aufgrund externer Faktoren wie Störungen wie Naturkatastrophen, Pandemien usw. auf, oder es kann auch aufgrund interner Faktoren wie unterdurchschnittlicher Verkäufe, Kundendienstabteilungen usw. auftreten.

5. Änderungen der Lieferantenpreise

Es kann vorkommen, dass Ihre Lieferanten neue Preise ankündigen, nachdem Sie Ihre Budgetierung abgeschlossen haben.

6. Mitarbeiterbetrug

Betrug durch die Mitarbeiter kann auch ein häufiger Grund für ungünstige Abweichungen sein.

7. Prozessverbesserung

Dies kann ein Grund für die günstigen Abweichungen sein, da es für eine optimierte Effizienz und niedrigere Kosten sorgen könnte

Beispiel für ungünstige Varianz

Angenommen, der Umsatz eines Unternehmens wurde auf 500.000 US-Dollar für das Jahr budgetiert. Das Unternehmen konnte jedoch aufgrund eines Nachfragerückgangs bei den Kunden nur einen Umsatz von bis zu 400.000 US-Dollar erzielen. In diesem Fall beträgt die ungünstige Abweichung 100.000 $.

Wenn wir einen Ausgabenfall nehmen, bei dem die geschätzten Ausgaben 500.000 USD betrugen, aber auf 550.000 USD stiegen, ergibt sich eine ungünstige Abweichung von 50.000 USD oder 25 %.

Schritte zur Budgetabweichungsanalyse

Um eine Budgetabweichungsanalyse durchzuführen, sollten Sie die unten angegebenen Schritte befolgen

1. Daten sammeln

Der erste Schritt dreht sich um das Sammeln und Aggregieren aller relevanten Daten, um die Abweichungsanalyse durchzuführen.

Es hilft auch dabei, die Erstellung des Berichts zu rationalisieren und die Versionskontrolle über verschiedene Datenversionen aufrechtzuerhalten.

2. Berechnen von Abweichungen - Führen Sie eine Budgetabweichungsanalyse durch

Der nächste Schritt, den Sie befolgen müssen, ist mit der Berechnung der Varianzen verbunden. Nachdem Sie alle Eckdaten zentralisiert haben, sollten Sie die Vorlage zur Abweichungsermittlung in Excel erstellen. In einer der Spalten sollten Sie Ihre budgetierten Werte für jeden Datenpunkt platzieren, für den Sie die vergleichende Analyse durchführen sollen, z. B. Bruttoumsatz, Herstellungskosten, Arbeitskosten und Fixkosten.

Wenn es verschiedene Einnahmequellen gibt, sollten Sie die budgetierten Zahlen und die tatsächlichen Zahlen für jede Quelle herausfinden. Die gleiche Philosophie sollte auch bei den Kosten angewendet werden, da Sie sich täuschen könnten, wenn Sie nur aggregierte Werte durchgehen.

Manager und Geschäftsinhaber möchten abschätzen, ob sie die budgetierten Ziele erreichen, übertreffen oder verfehlen werden. Dazu ist es wichtig, Methoden zu kennen, mit denen Sie Budgetabweichungen nachverfolgen können.

Dazu können Sie entweder Dashboards oder dynamische Tabellen verwenden, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Anschließend können Sie mithilfe der zugehörigen Formeln Budgetabweichungen berechnen. Für die Berechnung von Budgetabweichungen müssen Sie nur diesen tatsächlich ausgegebenen Betrag von dem budgetierten Betrag abziehen. Schauen wir uns die beiden Formeln an:

Tatsächliche Ausgaben – Budgetierte Ausgaben = Abweichung (Sein positiver Wert zeigt eine negative Abweichung an, während ein negativer Wert eine positive Abweichung anzeigt.)

Während nach der zweiten Formel-

Geplante Ausgaben – Tatsächliche Ausgaben = Abweichung (Ein negativer Wert zeigt eine negative Abweichung und ein positiver Wert eine positive Abweichung an.)

3. Analysieren von Abweichungen

Sie müssen die Grundursachen von Abweichungen herausfinden, und während des Prozesses sollten Sie mit verschiedenen Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um die Ursachen zu verstehen, die zu Abweichungen führen.

Diese Analyse sollte sowohl für positive als auch für negative Varianzen durchgeführt werden.

4. Erstellung von Managementberichten

Im nächsten Schritt sollten Sie alle Ergebnisse in einem einzelnen Bericht zusammenfassen, damit das Management dies leicht nachvollziehen kann.

Dieser Bericht sollte die identifizierten Abweichungen zusammen mit ihren Ursachen enthalten. Ihr Bericht sollte auch Details zu den Korrekturmaßnahmen und Empfehlungen enthalten, die das Management zur Lösung der Probleme anwenden kann.

Analysten sollten sich die erforderliche Zeit für die Erstellung ihrer Berichte und Präsentationen nehmen, damit sie Fragen des Managements genau und effizient beantworten können.

5. Prognosen anpassen

Nachdem Sie die tatsächlichen Werte und sich abzeichnenden Trends ermittelt haben, sollten Sie Ihre Prognosen anpassen und die am besten geeigneten Finanzmodelle gemäß den Informationen aus der Abweichungsanalyse vorschlagen.

Ihre Prognosen sollten als Kompass dienen, der für Ihr Unternehmen nützlich sein kann, um zu messen, ob es in die richtige Richtung geht oder nicht. Die Prognosen sollten die richtigen Maßnahmen vorschlagen, die das Management ergreifen kann, um solche Varianzprobleme in Zukunft zu lösen.

Das Durchlaufen dieser Schritte hilft Ihnen beim Erstellen einer Vorlage zur Analyse der Abweichung zwischen Budget und Ist.

Wie kann die Varianz korrigiert werden?

Abweichungen müssen unabhängig von ihrer Art, dh positiv oder negativ, korrigiert werden. Da die Varianz von zwei Faktoren abhängt, nämlich kontrolliert und unkontrolliert, wird die Korrektur der Varianz auch unter Berücksichtigung der beiden erläutert:

1. Kontrollierte Methode

Um Abweichungen zu vermeiden, überprüfen Sie die mathematischen Fehler bei der Budgetierung, eliminieren oder reduzieren Sie diskretionäre Ausgaben. Auf diese Weise wird die Budgetabweichung kontrolliert korrigiert.

2. Unkontrollierte Methode

Abweichungen, die durch unkontrollierte Faktoren verursacht werden, sind schwieriger zu korrigieren. Diese Schwankungen treten hauptsächlich aufgrund von nicht erfüllten Erwartungen, Schwankungen der Marktnachfrage, Katastrophen usw. auf. Um Abweichungen aufgrund dieses Faktors zu vermeiden, müssen weitere Analysen durchgeführt werden, um das nächste Budget in die Realität umzusetzen.

3. Budgetabweichung in einem flexiblen Budget im Vergleich zu einem statischen Budget

Wie der Name schon sagt, bietet ein flexibles Budget Spielraum für Änderungen und kann aktualisiert werden, wenn die zur Erstellung des Budgets verwendeten Annahmen geändert werden.

Auf der anderen Seite bleibt das Budget konstant, wenn man von einer statischen Allokation spricht, auch wenn sich die Überzeugungen ändern. Daher wird ein flexibles Budget als günstiger angesehen, da es Änderungen zulässt und eine größere Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Umstände bietet.

Flexibles Budget führt zu kleineren Budgetabweichungen, unabhängig davon, ob sie negativ oder positiv sind.

Vorteile der praktischen Budgetabweichungsanalyse

Die praktische Abweichungsanalyse kann in mehrfacher Hinsicht von Nutzen sein:

1. Es verbessert Ausgabenentscheidungen, die auf einer aktuellen Bilanz basieren.
2. Es wird Ihnen helfen, einen genaueren Cashflow zu erzielen, der Ihnen letztendlich hilft, Ausgaben zu planen, um anstehende Ausgaben zu decken, oder Ihnen hilft, strategisch zu investieren, während Sie noch Ihren Verpflichtungen nachkommen.
3. Es hilft, sofortige Einblicke in potenziell komplexe Arbeitsabläufe, Anbieter oder Markttrends zu gewinnen, die sich auf die Ausgaben auswirken und negative Abweichungen sowie die Prozess- und Effizienzverbesserungen erzeugen, die positive Abweichungen unterstützen.
4. Es hilft bei der Erstellung genauer und vollständiger Jahresabschlüsse, Abweichungsberichte und Prognosen, die für flexible und statische Budgets vollständig anpassbar sind.

Wie werden Budgetabweichungen behoben?

Während Sie nach Lösungen für Budgetabweichungen suchen, können Sie einige grundlegende Schritte wie Ausgabenkürzungen, Neuzuweisung von Vermögenswerten oder Arbeitskräften, Vermeidung neuer Ausgaben usw. ausprobieren, um die Abweichungen zu schließen. Sie sollten das Budget weiterhin mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen, bis Ihre Budgetabweichungen minimal sind.

Sie können vorankommen, indem Sie das Wann, Wo und Warum Ihrer günstigen oder ungünstigen Abweichungen verstehen. In vielen Fällen, hauptsächlich bei Trendabweichungen, besteht keine Notwendigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, bis ein vorher festgelegter „Wendepunkt“ erreicht ist.

Einige Überlegungen, die Sie hier anstellen können, sind:

1. Wenn Sie Ihre Budgetprognosen anpassen sollten, da Sie festgestellt haben, dass Ihr Budget zu optimistisch war
2. Umsatzbezogene Überlegungen, weil Sie glauben, dass Sie Ihre Preise, Ihren Verkaufsprozess oder Ihre Mengen ändern sollten
3. Kundenbezogene Überlegungen, weil Sie der Meinung sind, dass Sie Ihr Marketing optimieren, auf Ihre Qualität achten oder Ihren Produktmix ändern sollten
4. Verschwendungsbezogene Überlegungen, weil Sie der Meinung sind, dass Sie Ihre Prozesse anpassen sollten, um sie effizienter und ergebnisorientierter zu gestalten

Fazit!

Abschließend hoffen wir, dass Sie verstanden haben, dass Budgetabweichungen auftreten, wenn die tatsächlichen Kosten entweder höher oder niedriger als die Standard- oder erwarteten Kosten sind.

Es kann interne oder externe Gründe geben, die Sie durch Abweichungsanalysen identifizieren müssen, um genauere Zukunftsprognosen zu erstellen.

Was sind Ihrer Meinung nach die häufigsten Ursachen für Budgetabweichungen? Teilen Sie es uns im Kommentarbereich unten mit.