Variazione del budget: definizione, tipi e analisi

Che cos'è una varianza di budget?

Una varianza di budget è la discrepanza contabile in cui i costi effettivi sono inferiori o superiori ai costi standard, di riferimento o previsti. La varianza del budget può essere trovata differenziando l'importo previsto o di base delle entrate o delle spese e l'importo effettivo.

Come suggerisce il nome, la varianza del budget è la varianza o differenza tra l'importo della spesa preventivato e quello di base. Viene eseguito periodicamente da governi, società o individui per misurare la differenza tra i dati previsti e quelli effettivi per una particolare categoria contabile.

Le variazioni di budget possono essere negative o positive a seconda che si sia guadagnato o perso denaro nel processo. Gli scostamenti di budget positivi sono considerati favorevoli; tuttavia, una variazione negativa del budget può essere sfavorevole o sfavorevole. Una varianza positiva del budget può essere il risultato di un errore nel calcolo o nella stima, come una matematica errata.

Le variazioni di budget avverse possono essere il risultato di calcoli errati, aspettative non soddisfatte dall'azienda o cambiamenti nelle condizioni ambientali. In entrambi i casi, i fattori positivi e negativi controllati e non controllati dal budget giocano un ruolo importante.

Da asporto chiave

• Una varianza di budget è uno strumento contabile e viene utilizzata per misurare la differenza o la variazione tra i dati previsti o previsti e quelli effettivi da individui, società o governi.
• Quando una varianza di budget è favorevole, è intesa come varianza positiva o guadagni mentre quando le varianze di budget sono sfavorevoli, è definita come varianza negativa che indica carenze o perdite.
• Si verifica a causa dell'incapacità dei previsori di prevedere i costi e le entrate futuri con la massima precisione.
• In parole povere, può essere intesa come la differenza tra l'importo preventivato e l'importo effettivo.
• In alcuni casi, la varianza di budget può anche essere descritta come la differenza tra attività e passività materiali e preventivate.

Tipi di varianza di bilancio

Come già accennato, la variazione di budget può essere favorevole o sfavorevole. In caso di variazione di budget favorevole, le entrate stimate risultano superiori a quelle preventivate o quando la spesa è inferiore alle previsioni.

Tuttavia, in caso di scostamento di bilancio sfavorevole, le entrate stimate sono inferiori a quelle preventivate o quando la spesa è superiore alla previsione.

Se consideriamo la varianza, è necessario studiarla per determinarne la causa. In questo caso, la direzione avrà il compito di determinare se può porre rimedio alla situazione.

1. Variazione avversa o variazioni di budget sfavorevoli

Conosciuto anche con la varianza negativa del nome, la varianza sfavorevole provoca danni e comporta conseguenze potenzialmente gravi per un'azienda. Può risultare a causa di scarse stime di spese e spese future.

La società potrebbe aver stimato meno costoso di quanto non si fosse verificato. Una varianza avversa può essere causata da una scarsa stima, principalmente a causa di errori come calcoli errati, ipotesi errate o affidamento su dati errati.

2. Varianza positiva o varianza favorevole

Una varianza positiva si verifica quando l'azienda ottiene più entrate effettive di quelle stimate o le spese oi costi effettivi saranno inferiori al previsto. Potrebbe risultare meno costoso del previsto, risultando in un reddito superiore a quello stimato.

Una varianza positiva alla fine porterà profitto all'azienda. Le cause della varianza positiva sono le stesse del conflitto avverso, cioè gli errori. Tuttavia, alla fine porta profitto all'azienda.

Si deve notare che la varianza di bilancio non è considerata buona indipendentemente dalla sua natura, cioè positiva o negativa. Bisogna cercare di evitare variazioni di budget per ottenere buoni risultati nella propria attività.

Motivi delle variazioni di budget

La causa della variazione di budget è che i previsori non sono in grado di prevedere i costi e le entrate futuri con la massima precisione. Si verifica principalmente a causa di fattori controllati o incontrollati. I fattori controllati compromettono budget di costo o costi di manodopera scadenti.

I fattori esterni che si verificano al di fuori dell'azienda rientrano in fattori incontrollati, ad esempio disastri naturali. Indipendentemente dalla causa della varianza o dal tipo di varianza (vale a dire positivo o negativo), la varianza di budget non è considerata un buon segno e si deve esaminare le cause della varianza e lavorarci su per ottenere il budget esatto stimato.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei motivi-

1. Errori umani

Gli errori possono verificarsi da parte dei creatori del budget al momento della compilazione. Gli errori possono verificarsi per diversi motivi come calcoli errati, ipotesi sbagliate, formazione insufficiente, budget non ottimizzato, affidamento su dati insufficienti, ecc.

2. Modifica delle condizioni commerciali

La variazione di budget può verificarsi a causa di cambiamenti economici generali o del commercio globale. Ciò può includere fattori come l'aumento del costo delle materie prime, l'ingresso di nuovi concorrenti nel mercato che creeranno una pressione sui prezzi o cambiamenti politici e normativi che non sono previsti con precisione

3. Aspettative insoddisfatte

Le aspettative non soddisfatte dovute alla sottoperformance possono essere uno dei motivi delle variazioni di budget. Le aspettative si basano su diversi fattori come l'input fornito, le ipotesi formulate, ecc. Il fallimento in qualsiasi elemento può comportare una variazione del budget a causa di aspettative non soddisfatte.

4. Un'economia di mercato in evoluzione

Si verifica a causa di fattori esterni come interruzioni come disastri naturali, pandemie, ecc. O può anche verificarsi a causa di fattori interni come vendite insufficienti, dipartimenti di assistenza clienti, ecc.

5. Modifiche ai prezzi dei fornitori

Può verificarsi a causa di situazioni come i tuoi fornitori che annunciano nuovi prezzi dopo aver finalizzato il budget.

6. Frode dei dipendenti

Le frodi commesse dai dipendenti possono anche essere una ragione comune alla base di variazioni sfavorevoli.

7. Miglioramento del processo

Questo può essere un motivo alla base delle variazioni favorevoli in quanto potrebbe garantire un'efficienza ottimizzata e costi inferiori

Esempio di varianza sfavorevole

Supponiamo che le vendite di una società siano state preventivate a $ 500.000 per l'anno. Tuttavia, l'azienda è riuscita a realizzare vendite fino a $ 400.000 a causa di un calo della domanda tra i clienti. In questo caso, la varianza sfavorevole è di $ 100.000.

Allo stesso modo, se prendiamo un caso di spese, in cui le spese stimate erano di $ 500.000 ma sono arrivate a $ 550.000, la varianza sfavorevole risulta essere di $ 50.000 o del 25%.

Passaggi per eseguire l'analisi della varianza del budget

Per eseguire l'analisi della varianza del budget, è necessario seguire i passaggi indicati di seguito

1. Raccolta di dati

Il primo passaggio ruota attorno alla raccolta e all'aggregazione di tutti i dati rilevanti per eseguire l'analisi sulle varianze.

Contribuirà inoltre a semplificare la produzione del report e ad aiutare a mantenere il controllo della versione su varie versioni di dati.

2. Calcolo delle varianze: eseguire l'analisi della varianza del budget

Il passaggio successivo da seguire è associato al calcolo delle varianze. Dopo aver centralizzato tutti i dati chiave, dovresti creare il modello per il calcolo della varianza in Excel. In una delle colonne, dovresti inserire i tuoi valori a budget per ogni punto dati che dovresti eseguire l'analisi comparativa come vendite lorde, costo delle merci vendute, costo del lavoro e costi fissi.

Quando ci sono diverse fonti di entrate, dovresti scoprire i numeri a budget e i numeri effettivi per ciascuna fonte. La stessa filosofia dovrebbe essere applicata anche con i costi perché anche solo passare attraverso valori aggregati potrebbe ingannarti.

I manager e gli imprenditori vogliono valutare se raggiungeranno, supereranno o mancheranno gli obiettivi previsti. Per questo, è importante essere a conoscenza dei metodi che è possibile utilizzare per tenere traccia delle variazioni di budget.

Per questo, puoi utilizzare dashboard o fogli di calcolo dinamici personalizzati per la tua azienda. Quindi, puoi calcolare gli scostamenti di budget utilizzando le formule associate. Per il calcolo degli scostamenti di budget, è sufficiente sottrarre l'importo effettivamente speso dall'importo preventivato. Diamo un'occhiata alle due formule-

Spesa effettiva – Spesa preventivata = varianza (il suo valore positivo indica una varianza negativa mentre un valore negativo indica una varianza positiva.)

Mentre secondo la seconda formula-

Spesa preventivata - Spesa effettiva = varianza (il suo valore negativo indica una varianza negativa e un valore positivo indica una varianza positiva).

3. Analisi delle varianze

È necessario scoprire le cause alla radice delle varianze e, durante il processo, è necessario collaborare con diversi dirigenti di dipartimento per comprendere le cause che portano alle varianze.

Questa analisi dovrebbe essere eseguita sia variazioni positive che negative.

4. Compilazione dei rapporti di gestione

Nel passaggio successivo, dovresti compilare tutti i risultati in un unico report in modo che la direzione possa capirlo facilmente.

Questo rapporto dovrebbe includere le varianze identificate insieme alle loro cause principali. La tua relazione dovrebbe includere anche dettagli sulle azioni correttive e raccomandazioni che la direzione può utilizzare per risolvere i problemi.

Gli analisti dovrebbero prendersi il tempo necessario per preparare i loro report e presentazioni, in modo da poter rispondere in modo accurato ed efficiente alle domande del management.

5. Adeguamento delle previsioni

Dopo aver individuato i valori effettivi e le tendenze emergenti, è necessario modificare le previsioni e suggerire i modelli finanziari più adatti in base alle informazioni ottenute dall'analisi della varianza.

Le tue previsioni dovrebbero funzionare come una bussola che può essere utile per la tua attività per misurare se sta andando nella giusta direzione o meno. Le previsioni dovrebbero suggerire le giuste linee d'azione che la direzione può intraprendere per risolvere tali problemi di varianza in futuro.

L'esecuzione di questi passaggi ti aiuterà a creare un modello di analisi del budget rispetto alla varianza effettiva.

Come si può correggere la varianza?

La varianza è necessaria per essere corretta indipendentemente dalla loro natura, cioè positiva o negativa. Poiché la varianza dipende da due fattori, ovvero controllata e non controllata, la correzione della varianza viene spiegata anche considerando i due:

1. Metodo controllato

Per evitare variazioni, controlla gli errori matematici nel budget, elimina o riduci le spese discrezionali. In questo modo è possibile correggere la varianza del budget in modo controllato.

2. Metodo incontrollato

La varianza causata da fattori incontrollati è più difficile da correggere. Queste variazioni si verificano principalmente a causa di aspettative non soddisfatte, variazioni della domanda di mercato, disastri, ecc. Per evitare variazioni dovute a questo fattore, è necessario eseguire ulteriori analisi per realizzare il budget successivo.

3. Variazione del budget in un budget flessibile rispetto a un budget statico

Come suggerisce il nome, un budget flessibile offre spazio per le modifiche e può essere aggiornato se le ipotesi utilizzate per costruire il budget vengono modificate.

Parlando invece di allocazione statica, il budget resta costante, anche se cambiano le convinzioni. Pertanto, un budget flessibile è considerato più favorevole in quanto consente modifiche e offre una maggiore adattabilità al mutare delle circostanze.

Il budget flessibile si traduce in una variazione di budget minore indipendentemente da negativa o positiva.

Vantaggi dell'analisi pratica della varianza del budget

L'analisi pratica della varianza del budget può trarre vantaggio in diversi modi:

1. Migliora le decisioni di spesa basate su un bilancio aggiornato.
2. Ti aiuterà a creare un flusso di cassa più accurato che alla fine ti aiuterà a pianificare la spesa per far fronte alle spese imminenti o ti aiuterà a investire strategicamente mentre continui a rispettare i tuoi obblighi.
3. Aiuta a ottenere informazioni immediate su flussi di lavoro, fornitori o tendenze di mercato potenzialmente complessi che stanno influenzando le spese e stanno creando varianza negativa e miglioramenti di processo ed efficienza che supportano la varianza positiva.
4. Aiuta a creare rendiconti finanziari, rapporti di varianza e previsioni accurati e completi che sono completamente personalizzabili per budget flessibili e statici.

Come correggere le variazioni di budget?

Durante la ricerca delle soluzioni per le varianze di budget, puoi provare alcuni passaggi di base come tagliare le spese, riallocare risorse o manodopera, evitare nuove spese, ecc. per chiudere le varianze. Dovresti continuare a confrontare il budget con i numeri effettivi fino al momento in cui le variazioni di budget non saranno minime.

Puoi andare avanti comprendendo quando, dove e perché delle tue variazioni favorevoli o sfavorevoli. In molti casi, principalmente nelle varianze di tendenza, non è necessario intraprendere alcuna azione fino al raggiungimento di un "punto di svolta" predeterminato.

Alcune considerazioni che puoi fare qui sono-

1. Se dovessi modificare le tue proiezioni di budget poiché hai scoperto che il tuo budget era eccessivamente ottimista
2. Considerazioni relative alle entrate perché ritieni di dover modificare i prezzi, il processo di vendita o i volumi
3. Considerazioni relative ai clienti perché ritieni di dover ottimizzare il tuo marketing, prestare attenzione alla tua qualità o cambiare il mix di prodotti
4. Considerazioni sullo spreco perché ritieni di dover adattare i tuoi processi per renderli più efficienti e orientati ai risultati

Conclusione!

Nella nota conclusiva, ci auguriamo che tu abbia compreso che le variazioni di budget si verificano quando i costi effettivi sono superiori o inferiori rispetto ai costi standard o previsti.

Possono esserci ragioni interne o esterne che è necessario identificare attraverso l'analisi della varianza per fare previsioni future più accurate.

Quali sono secondo te le cause più comuni di scostamenti di budget? Condividi con noi nella sezione commenti qui sotto.