Écart budgétaire - Définition, types et analyse

Qu'est-ce qu'un écart budgétaire ?

Un écart budgétaire correspond aux écarts comptables dans lesquels les coûts réels sont inférieurs ou supérieurs aux coûts standard, de référence ou projetés. L'écart budgétaire peut être trouvé en différenciant le montant budgété ou de référence des revenus ou des dépenses et le montant réel.

Comme son nom l'indique, l'écart budgétaire est l'écart ou la différence entre le montant budgété et le montant de référence des dépenses. Il est effectué périodiquement par les gouvernements, les entreprises ou les particuliers pour mesurer la différence entre les chiffres budgétés et réels pour une catégorie comptable particulière.

Les écarts budgétaires peuvent être négatifs ou positifs selon que l'on a gagné ou perdu de l'argent dans le processus. Les écarts budgétaires positifs sont considérés comme favorables ; cependant, un écart budgétaire négatif peut être défavorable ou défavorable. Un écart budgétaire positif peut être le résultat d'une erreur de calcul ou d'estimation, comme des calculs erronés.

Les écarts budgétaires défavorables peuvent être le résultat de calculs erronés, d'attentes non satisfaites de l'entreprise ou de changements dans les conditions environnementales. Dans les deux cas, c'est-à-dire les facteurs budgétaires positifs et négatifs, contrôlés et non contrôlés, jouent un rôle majeur.

Points clés à retenir

• Un écart budgétaire est un outil comptable et est utilisé pour mesurer la différence ou la variation entre les chiffres budgétisés ou prévus et les chiffres réels par des particuliers, des entreprises ou des gouvernements.
• Lorsqu'un écart budgétaire est favorable, il est entendu comme des écarts positifs ou des gains tandis que lorsque les écarts budgétaires sont défavorables, il est appelé écart négatif qui indique des manques à gagner ou des pertes.
• Cela se produit en raison de l'incapacité des prévisionnistes à prévoir les coûts et les revenus futurs avec une précision totale.
• En termes simples, il peut être compris comme la différence entre le montant budgété et le montant réel.
• Dans quelques cas, l'écart budgétaire peut également être décrit comme la différence entre les actifs et les passifs corporels et budgétés.

Types d'écart budgétaire

Comme déjà mentionné, l'écart budgétaire peut être favorable ou défavorable. En cas d'écart budgétaire favorable, les recettes estimées sont plus élevées que prévu, ou lorsque les dépenses sont inférieures aux prévisions.

Cependant, en cas d'écart budgétaire défavorable, les recettes estimées sont inférieures à celles budgétées ou lorsque les dépenses sont supérieures à la prévision.

Si nous considérons la variance, elle doit être étudiée pour déterminer sa cause. Dans ce cas, la direction sera chargée de déterminer si elle peut remédier à la situation.

1. Écart défavorable ou écarts budgétaires défavorables

Également connue sous le nom de variance négative, une variance défavorable cause des dommages et entraîne des conséquences potentiellement graves pour une entreprise. Cela peut résulter de mauvaises estimations des dépenses et des dépenses futures.

L'entreprise peut avoir estimé moins cher qu'il ne s'est produit. Une variance défavorable peut être causée par une mauvaise estimation, principalement en raison d'erreurs telles que des calculs erronés, une hypothèse erronée ou l'utilisation de données erronées.

2. Écart positif ou écart favorable

Un écart positif se produit lorsque l'entreprise obtient plus de revenus réels que ceux estimés ou que les dépenses ou coûts réels seront inférieurs aux prévisions. Cela peut résulter du fait qu'il est moins cher que prévu, entraînant un revenu plus élevé que celui estimé.

Un écart positif apportera finalement des bénéfices à l'entreprise. Les causes de la variance positive sont les mêmes que celles des conflits défavorables, c'est-à-dire les erreurs. Cependant, cela apporte finalement des bénéfices à l'entreprise.

Il faut noter que l'écart budgétaire n'est pas considéré comme bon quelle que soit sa nature, c'est-à-dire positif ou négatif. Il faut essayer d'éviter les écarts de budget pour obtenir de bons résultats dans leur entreprise.

Raisons des écarts budgétaires

La cause de l'écart budgétaire est que les prévisionnistes ne sont pas capables de prédire les coûts et les revenus futurs avec une précision totale. Il se produit principalement en raison de facteurs contrôlés ou non contrôlés. Des facteurs maîtrisés compromettent des budgets ou des coûts de main-d'œuvre mal maîtrisés.

Les facteurs externes qui se produisent à l'extérieur de l'entreprise relèvent de facteurs incontrôlés, par exemple les catastrophes naturelles. Quelle que soit la cause de l'écart ou le type d'écart (c'est-à-dire positif ou négatif), l'écart budgétaire n'est pas considéré comme un bon signe, et il faut examiner les causes de l'écart et y travailler pour atteindre le budget exact tel qu'estimé.

Voyons quelques-unes des raisons-

1. Erreurs humaines

Des erreurs peuvent se produire par les créateurs du budget au moment de la compilation. Des erreurs peuvent survenir pour plusieurs raisons, telles que des calculs erronés, des hypothèses erronées, un manque de formation, une budgétisation non optimisée, l'utilisation de données insuffisantes, etc.

2. Conditions commerciales changeantes

Un écart budgétaire peut survenir en raison de changements économiques globaux ou du commerce mondial. Cela peut inclure des facteurs tels que l'augmentation du coût des matières premières, l'entrée de nouveaux concurrents sur le marché qui créeront une pression sur les prix ou des changements politiques et réglementaires qui ne sont pas prévus avec précision.

3. Attentes non satisfaites

Les attentes non satisfaites en raison d'une sous-performance peuvent être l'une des raisons des écarts budgétaires. Les attentes sont basées sur plusieurs facteurs tels que les données fournies, les hypothèses formulées, etc. L'échec d'un élément peut entraîner une variation du budget en raison d'attentes non satisfaites.

4. Une économie de marché en mutation

Cela se produit en raison de facteurs externes tels que des perturbations telles que des catastrophes naturelles, des pandémies, etc. ou peut également être dû à des facteurs internes tels que des ventes sous-performantes, des services d'assistance à la clientèle, etc.

5. Modifications des prix des fournisseurs

Cela peut se produire en raison de situations telles que vos fournisseurs annonçant de nouveaux prix après que vous ayez finalisé votre budgétisation.

6. Fraude des employés

Les fraudes commises par les employés peuvent également être une raison courante derrière des écarts défavorables.

7. Amélioration des processus

Cela peut être une raison derrière les écarts favorables car cela pourrait assurer une efficacité optimisée et des coûts réduits

Exemple d'écart défavorable

Supposons que les ventes d'une entreprise soient budgétisées à 500 000 $ pour l'année. Cependant, l'entreprise n'a pu réaliser que 400 000 $ de ventes en raison d'une baisse de la demande des clients. Dans ce cas, l'écart défavorable est de 100 000 $.

De même, si on prend un cas de dépenses, où les dépenses estimées étaient de 500 000 $ mais sont passées à 550 000 $, l'écart défavorable ressort à 50 000 $ ou 25 %.

Étapes à suivre pour effectuer une analyse des écarts budgétaires

Pour effectuer une analyse des écarts budgétaires, vous devez suivre les étapes ci-dessous

1. Collecte de données

La première étape consiste à rassembler et à agréger toutes les données pertinentes pour effectuer l'analyse des variances.

Cela aidera également à rationaliser la production du rapport et à maintenir le contrôle de version sur diverses versions de données.

2. Calcul des écarts - Effectuer une analyse des écarts budgétaires

La prochaine étape que vous devez suivre est associée au calcul des écarts. Après avoir centralisé toutes les données clés, vous devez créer le modèle de calcul de la variance dans Excel. Dans l'une des colonnes, vous devez placer vos valeurs budgétées pour chaque point de données pour lequel vous êtes censé effectuer l'analyse comparative, comme les ventes brutes, le coût des marchandises vendues, les coûts de main-d'œuvre et les coûts fixes.

Lorsqu'il existe différentes sources de revenus, vous devez connaître les chiffres budgétés et les chiffres réels pour chaque source. La même philosophie devrait également être appliquée avec les coûts, car le simple fait de passer par des valeurs agrégées pourrait vous tromper.

Les gestionnaires et les propriétaires d'entreprise veulent évaluer s'ils atteindront, dépasseront ou manqueront les objectifs budgétés. Pour cela, il est important de connaître les méthodes que vous pouvez utiliser pour suivre les écarts budgétaires.

Pour cela, vous pouvez utiliser soit des tableaux de bord, soit des tableurs dynamiques personnalisés à votre entreprise. Ensuite, vous pouvez calculer les écarts budgétaires à l'aide des formules associées. Pour le calcul des écarts budgétaires, il vous suffit de soustraire ce montant réellement dépensé du montant budgété. Voyons les deux formules-

Dépenses réelles - Dépenses budgétées = Écart (Sa valeur positive indique un écart négatif tandis qu'une valeur négative indique un écart positif.)

Alors que selon la deuxième formule-

Dépenses budgétées - Dépenses réelles = Écart (Sa valeur négative indique un écart négatif et une valeur positive indique un écart positif.)

3. Analyser les écarts

Vous devez découvrir les causes profondes des écarts et, au cours du processus, vous devez travailler avec différents chefs de service pour comprendre les causes qui conduisent aux écarts.

Cette analyse doit être effectuée aussi bien en variances positives qu'en variances négatives.

4. Compilation des rapports de gestion

À l'étape suivante, vous devez compiler tous les résultats dans un seul rapport afin que la direction puisse facilement le comprendre.

Ce rapport doit inclure les écarts identifiés ainsi que leurs causes profondes. Votre rapport doit également inclure des détails sur les actions correctives et les recommandations que la direction peut utiliser pour résoudre les problèmes.

Les analystes doivent prendre le temps nécessaire pour préparer leurs rapports et leur présentation, afin qu'ils puissent répondre avec précision et efficacité aux questions de la direction.

5. Ajustement des prévisions

Après avoir trouvé les valeurs réelles et les tendances émergentes, vous devez ajuster vos prévisions et suggérer les modèles financiers les mieux adaptés en fonction des informations obtenues à partir de l'analyse des écarts.

Vos prévisions doivent fonctionner comme une boussole qui peut être utile à votre entreprise pour mesurer si elle va dans la bonne direction ou non. Les prévisions doivent suggérer les bons plans d'action que la direction peut prendre pour résoudre ces problèmes d'écart à l'avenir.

Suivre ces étapes vous aidera à créer un modèle d'analyse des écarts entre le budget et les écarts réels.

Comment la variance peut-elle être corrigée ?

Les variances doivent être corrigées quelle que soit leur nature, c'est-à-dire positive ou négative. Puisque la variance dépend de deux facteurs, c'est-à-dire contrôlé et non contrôlé, la correction de la variance est également expliquée en considérant les deux :

1. Méthode contrôlée

Pour éviter les écarts, vérifiez les erreurs mathématiques dans la budgétisation, éliminez ou réduisez les dépenses discrétionnaires. Ce moyen est utilisé pour corriger l'écart budgétaire de manière contrôlée.

2. Méthode non contrôlée

La variance causée par des facteurs non contrôlés est plus difficile à corriger. Ces variations se produisent principalement en raison d'attentes non satisfaites, de variations de la demande du marché, de catastrophes, etc. Pour éviter les écarts dus à ce facteur, il faut procéder à une analyse plus approfondie pour concrétiser le prochain budget.

3. Écart budgétaire dans un budget flexible par rapport à un budget statique

Comme son nom l'indique, un budget flexible donne une marge de manœuvre pour les changements et peut être mis à jour si les hypothèses utilisées pour construire le budget sont modifiées.

Par contre, en parlant d'allocation statique, le budget reste constant, même si les croyances changent. Par conséquent, un budget flexible est considéré comme plus favorable car il permet des modifications et offre une plus grande adaptabilité aux circonstances changeantes.

Un budget flexible entraîne un écart budgétaire plus mineur, qu'il soit négatif ou positif.

Avantages de l'analyse pratique des écarts budgétaires

L'analyse pratique des écarts budgétaires peut bénéficier de plusieurs manières :

1. Il améliore les décisions de dépenses basées sur un bilan à jour.
2. Cela vous aidera à générer des flux de trésorerie plus précis qui vous aideront en fin de compte à planifier vos dépenses pour faire face aux dépenses à venir ou à investir de manière stratégique tout en respectant vos obligations.
3. Il aide à obtenir des informations immédiates sur les flux de travail, les fournisseurs ou les tendances du marché potentiellement complexes qui affectent les dépenses et créent une variance négative, ainsi que les améliorations de processus et d'efficacité qui prennent en charge la variance positive.
4. Il permet de créer des états financiers précis et complets, des rapports sur les écarts et des prévisions entièrement personnalisables pour des budgets flexibles et statiques.

Comment corriger les écarts de budget ?

Tout en recherchant les solutions aux écarts budgétaires, vous pouvez essayer certaines étapes de base comme réduire les dépenses, réaffecter les actifs ou la main-d'œuvre, éviter de nouvelles dépenses, etc. pour combler les écarts. Vous devez continuer à comparer le budget aux chiffres réels jusqu'à ce que vos écarts budgétaires soient minimes.

Vous pouvez aller de l'avant en comprenant le Quand, le Où et le Pourquoi de vos écarts favorables ou défavorables. Dans de nombreux cas, principalement dans les écarts de tendance, il n'est pas nécessaire de prendre des mesures jusqu'à ce qu'un «point de basculement» prédéterminé soit atteint.

Voici quelques considérations que vous pouvez faire ici-

1. Si vous devez ajuster vos projections budgétaires car vous avez trouvé votre budget trop optimiste
2. Considérations liées aux revenus, car vous pensez que vous devriez modifier vos prix, votre processus de vente ou vos volumes
3. Considérations liées aux clients parce que vous pensez que vous devez optimiser votre marketing, faire attention à votre qualité ou modifier votre mix produit
4. Considérations liées au gaspillage parce que vous pensez que vous devriez ajuster vos processus pour les rendre plus efficaces et axés sur les résultats

Conclusion!

En guise de conclusion, nous espérons que vous aurez compris que les écarts budgétaires se produisent lorsque les coûts réels sont supérieurs ou inférieurs aux coûts standard ou prévus.

Il peut y avoir des raisons internes ou externes que vous devez identifier grâce à l'analyse des écarts pour faire des prévisions futures plus précises.

Quelles sont selon vous les causes les plus fréquentes des écarts budgétaires ? Partagez avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.