Varianta bugetară – Definiție, Tipuri și Analiză

Ce este o variație bugetară?

O variație bugetară reprezintă discrepanțe contabile în care costurile reale sunt fie mai mici, fie mai mari decât costurile standard, de referință sau costurile proiectate. Varianta bugetară poate fi găsită prin diferențierea sumei bugetate sau de bază a veniturilor sau cheltuielilor și a sumei efective.

După cum sugerează și numele, variația bugetului este variația sau diferența dintre suma bugetată și cea de referință a cheltuielilor. Este efectuată periodic de guverne, corporații sau persoane fizice pentru a măsura diferența dintre cifrele bugetate și efective pentru o anumită categorie de contabilitate.

Diferențele bugetare pot fi negative sau pozitive, în funcție de dacă cineva a câștigat sau a pierdut bani în acest proces. Abaterile bugetare pozitive sunt considerate favorabile; cu toate acestea, o variație bugetară negativă poate fi nefavorabilă sau adversă. O variație pozitivă a bugetului poate fi rezultatul unei erori de calcul sau estimare, cum ar fi matematica greșită.

Diferențele nefavorabile ale bugetului pot fi rezultatul unor calcule greșite, așteptări nesatisfăcute de la companie sau modificări ale condițiilor de mediu. În ambele cazuri, și anume factorii bugetari pozitivi și negativi controlați și necontrolați joacă un rol major.

Recomandări cheie

• O variație bugetară este un instrument contabil și este utilizat pentru a măsura diferența sau variația dintre cifrele bugetate sau anticipate și cele reale de către persoane fizice, corporații sau guverne.
• Atunci când o variație bugetară este favorabilă, este înțeleasă ca variații sau câștiguri pozitive, în timp ce atunci când variațiile bugetare sunt nefavorabile, este denumită varianță negativă care indică deficite sau pierderi.
• Are loc din cauza incapacității prognozatorilor de a prezice costurile și veniturile viitoare cu acuratețe deplină.
• În termeni simpli, poate fi înțeles ca diferența dintre suma bugetată și cea reală.
• În câteva cazuri, variația bugetară poate fi descrisă și ca diferența dintre activele și pasivele corporale și bugetate.

Tipuri de variație bugetară

După cum sa menționat deja, variația bugetară poate fi favorabilă sau nefavorabilă. În cazul unei variații bugetare favorabile, veniturile estimate sunt mai mari decât cele bugetate, sau atunci când cheltuielile sunt mai mici decât cele prognozate.

Totuși, în cazul unei variații bugetare nefavorabile, venitul estimat este mai mic decât cel bugetat sau atunci când cheltuielile sunt mai mari decât prognoza.

Dacă luăm în considerare variația, aceasta trebuie investigată pentru a determina cauza acesteia. În acest caz, conducerea va fi însărcinată să determine dacă poate remedia situația.

1. Variante adverse sau variații nefavorabile ale bugetului

Cunoscută și prin varianta negativă a numelui, variația nefavorabilă provoacă daune și are consecințe potențial grave pentru o companie. Poate rezulta din cauza estimărilor slabe ale cheltuielilor și cheltuielilor viitoare.

Este posibil ca compania să fi estimat că era mai puțin costisitoare decât s-a întâmplat. Varianța negativă poate fi cauzată din cauza estimărilor slabe, în principal din cauza unor erori precum matematica greșită, presupunerea greșită sau bazarea pe date proaste.

2. Varianta pozitivă sau varianță favorabilă

O variație pozitivă apare atunci când compania obține mai multe venituri reale decât cele estimate sau cheltuielile sau costurile reale vor fi mai mici decât cele așteptate. Poate rezulta din cauza faptului ca este mai putin costisitor decat se astepta, rezultand un venit mai mare decat cel estimat.

O variație pozitivă va aduce în cele din urmă profit companiei. Cauzele varianței pozitive sunt aceleași cu cele ale conflictului advers, adică erori. Cu toate acestea, în cele din urmă aduce profit companiei.

Trebuie menționat că variația bugetară nu este considerată bună, indiferent de natura sa, adică pozitivă sau negativă. Trebuie să încercați să evitați variațiile bugetare pentru a obține rezultate bune în afacerea lor.

Motive pentru variațiile bugetare

Cauza variației bugetare este că prognozatorii nu sunt capabili să prezică costurile și veniturile viitoare cu acuratețe deplină. Apare în principal din cauza unor factori controlați sau necontrolați. Factorii controlați compromit slab bugetele de cost sau costurile forței de muncă.

Factorii externi care au loc în afara companiei sunt sub control de factori necontrolați, de exemplu dezastrele naturale. Indiferent de cauza variației sau de ce tip de variație (adică pozitivă sau negativă) se confruntă, variația bugetului nu este considerată un semn bun și trebuie să se uite la cauzele variației și să lucreze la ele pentru a obține bugetul exact estimat.

Să aruncăm o privire la câteva dintre motive-

1. Erori umane

Pot apărea erori de către creatorii bugetului la momentul compilarii. Erorile pot apărea din mai multe motive, cum ar fi matematică greșită, presupuneri greșite, lipsă de pregătire, bugetare neoptimizată, bazarea pe date insuficiente etc.

2. Schimbarea condițiilor de afaceri

Diferențele bugetare pot apărea din cauza schimbărilor economice generale sau a comerțului global. Aceasta poate include factori precum creșterea costului materiilor prime, intrarea de noi concurenți pe piață care va crea presiune asupra prețurilor sau schimbări politice și de reglementare care nu sunt prognozate cu exactitate.

3. Așteptări nesatisfăcute

Așteptările nesatisfăcute din cauza performanței insuficiente pot fi unul dintre motivele variațiilor bugetare. Așteptările se bazează pe mai mulți factori, cum ar fi inputul dat, ipotezele făcute etc. Eșecul oricărui element poate duce la variații bugetare din cauza așteptărilor nesatisfăcute.

4. O economie de piață în schimbare

Apare din cauza unor factori externi, cum ar fi perturbări precum dezastre naturale, pandemii etc. sau poate avea loc și din cauza unor factori interni, cum ar fi vânzările slabe, departamentele de asistență pentru clienți etc.

5. Modificări ale prețurilor furnizorilor

Poate apărea din cauza unor situații precum furnizorii dvs. care anunță noi prețuri după ce ați finalizat bugetul.

6. Frauda angajaților

Fraudele comise de angajați pot fi, de asemenea, un motiv comun din spatele variațiilor nefavorabile.

7. Îmbunătățirea procesului

Acesta poate fi un motiv din spatele variațiilor favorabile, deoarece ar putea asigura o eficiență optimizată și costuri mai mici

Exemplu de variație nefavorabilă

Să presupunem că vânzările unei companii au fost bugetate să fie de 500.000 USD pentru anul. Cu toate acestea, compania a putut face doar vânzări de până la 400.000 USD din cauza scăderii cererii în rândul clienților. În acest caz, variația nefavorabilă este de 100.000 USD.

În mod similar, dacă luăm un caz de cheltuieli, unde cheltuielile estimate au fost de 500.000 USD, dar au ajuns la 550.000 USD, variația nefavorabilă rezultă a fi 50.000 USD sau 25%.

Pași pentru a face analiza variației bugetare

Pentru a face o analiză a variației bugetare, ar trebui să urmați pașii de mai jos

1. Colectarea datelor

Primul pas se referă la colectarea și agregarea tuturor datelor relevante pentru a efectua analiza variațiilor.

De asemenea, va ajuta la eficientizarea producerii raportului și la menținerea controlului versiunilor asupra diferitelor versiuni de date.

2. Calcularea variațiilor - Efectuați analiza variațiilor bugetare

Următorul pas pe care trebuie să-l urmați este asociat cu calculul variațiilor. După centralizarea tuturor datelor cheie, ar trebui să creați șablonul pentru calcularea varianței în Excel. Într-una dintre coloane, ar trebui să plasați valorile bugetate pentru fiecare punct de date pe care ar trebui să îl faceți analiza comparativă, cum ar fi vânzările brute, costul mărfurilor vândute, costurile forței de muncă și costurile fixe.

Când există diferite surse de venit, ar trebui să aflați cifrele bugetate și cifrele reale pentru fiecare sursă. Aceeași filozofie ar trebui aplicată și cu costurile, deoarece doar trecerea prin valori agregate s-ar putea să te înșele.

Managerii și proprietarii de afaceri doresc să evalueze dacă vor atinge, depăși sau nu vor atinge obiectivele bugetate. Pentru aceasta, este important să fiți conștienți de metodele pe care le puteți utiliza pentru urmărirea variațiilor bugetare.

Pentru aceasta, puteți utiliza fie tablouri de bord, fie foi de calcul dinamice personalizate pentru compania dvs. Apoi, puteți calcula variațiile bugetare folosind formulele asociate. Pentru calcularea variațiilor bugetare, trebuie doar să scădeți acea sumă efectivă cheltuită din suma bugetată. Să aruncăm o privire la cele două formule -

Cheltuieli reale – Cheltuieli bugetate = Variație (Valoarea sa pozitivă indică o variație negativă, în timp ce o valoare negativă indică o variație pozitivă.)

În timp ce conform celei de-a doua formule-

Cheltuieli bugetate – Cheltuieli reale = Variație (Valoarea sa negativă indică o variație negativă, iar o valoare pozitivă indică o variație pozitivă.)

3. Analizarea variațiilor

Trebuie să aflați cauzele fundamentale ale variațiilor și, în timpul procesului, ar trebui să lucrați cu diferiți lideri de departament pentru a înțelege cauzele care duc la variații.

Această analiză ar trebui efectuată atât pozitive, cât și negative.

4. Alcătuirea rapoartelor de management

În pasul următor, ar trebui să compilați toate rezultatele într-un raport singular, astfel încât managementul să poată înțelege cu ușurință acest lucru.

Acest raport ar trebui să includă variațiile identificate împreună cu cauzele lor fundamentale. Raportul dvs. ar trebui să includă, de asemenea, detalii despre acțiunile corective și recomandările pe care conducerea le poate folosi pentru a rezolva problemele.

Analiștii ar trebui să-și aloce timpul necesar pentru pregătirea rapoartelor și prezentării lor, astfel încât să poată răspunde corect și eficient la întrebările conducerii.

5. Ajustarea previziunilor

După ce ați găsit valorile reale și tendințele emergente, ar trebui să vă ajustați previziunile și să sugerați cele mai potrivite modele financiare conform informațiilor obținute din analiza varianței.

Prognozele dvs. ar trebui să funcționeze ca o busolă care poate fi utilă pentru afacerea dvs. pentru a măsura dacă merge în direcția corectă sau nu. Prognozele ar trebui să sugereze cursurile corecte de acțiune pe care conducerea le poate lua pentru a rezolva astfel de probleme de variație în viitor.

Parcurgerea acestor pași vă va ajuta să creați un șablon de analiză a variației bugetare vs.

Cum poate fi corectată variația?

Este necesar ca variația să fie corectată, indiferent de natura lor, adică pozitivă sau negativă. Deoarece varianța depinde de doi factori, adică controlat și necontrolat, corectarea varianței este explicată și luând în considerare cei doi:

1. Metoda controlată

Pentru a evita variațiile, verificați erorile matematice în buget, eliminați sau reduceți cheltuielile discreționare. Acest mod este folosit pentru a corecta variația bugetară într-o manieră controlată.

2. Metoda necontrolată

Varianta cauzata de factori necontrolati este mai dificil de corectat. Aceste variații apar în principal din cauza așteptărilor nesatisfăcute, a variațiilor cererii de pe piață, a dezastrelor etc. Pentru a evita variațiile datorate acestui factor, este nevoie de analize suplimentare pentru a aduce următorul buget în realitate.

3. Variația bugetului într-un buget flexibil versus un buget static

După cum sugerează și numele, un buget flexibil oferă spațiu pentru modificări și poate fi actualizat dacă ipotezele utilizate pentru a construi bugetul sunt modificate.

Pe de altă parte, vorbind despre o alocare statică, bugetul rămâne constant, chiar dacă convingerile se schimbă. Prin urmare, un buget flexibil este considerat mai favorabil deoarece permite modificări și oferă o mai mare adaptabilitate la circumstanțe în schimbare.

Bugetul flexibil are ca rezultat o variație mai mică a bugetului, indiferent de negativ sau pozitiv.

Beneficiile analizei practice a variațiilor bugetare

Analiza practică a variației bugetare poate beneficia în mai multe moduri:

1. Îmbunătățește deciziile de cheltuieli care se bazează pe un bilanţ actualizat.
2. Vă va ajuta să realizați un flux de numerar mai precis, care în cele din urmă vă va ajuta să plănuiți să cheltuiți pentru a acoperi cheltuielile viitoare sau vă va ajuta să investiți strategic în timp ce încă vă îndepliniți obligațiile.
3. Ajută să obțineți informații imediate asupra fluxurilor de lucru potențial complexe, furnizorilor sau tendințelor pieței care afectează cheltuielile și creează variații negative și îmbunătățirile procesului și eficienței care susțin variațiile pozitive.
4. Ajută la crearea unor situații financiare precise și complete, rapoarte de variație și previziuni care sunt complet personalizabile pentru bugete flexibile și statice.

Cum se remediază variațiile bugetare?

În timp ce căutați soluții la variațiile bugetare, puteți încerca câțiva pași de bază, cum ar fi reducerea cheltuielilor, realocarea activelor sau a forței de muncă, evitarea cheltuielilor noi etc., pentru a închide variațiile. Ar trebui să continuați să comparați bugetul cu cifrele reale până când variațiile bugetare sunt minime.

Puteți merge mai departe înțelegând când, unde și de ce ale variațiilor dvs. favorabile sau nefavorabile. În multe dintre cazuri, în principal în variațiile de tendință, nu este nevoie să luați nicio acțiune până când nu este atins un „punct de vârf” predeterminat.

Câteva considerații pe care le puteți face aici sunt:

1. Dacă ar trebui să ajustați previziunile bugetare, deoarece ați constatat că bugetul dvs. a fost prea optimist
2. Considerații legate de venituri, deoarece considerați că ar trebui să vă schimbați prețurile, procesul de vânzare sau volumele
3. Considerații legate de clienți, deoarece credeți că ar trebui să vă optimizați marketingul, să acordați atenție calității sau să vă schimbați mixul de produse
4. Considerații legate de risipă, deoarece credeți că ar trebui să vă ajustați procesele pentru a le face mai eficiente și orientate spre rezultate

Concluzie!

În nota finală, sperăm că ați fi înțeles că variațiile bugetare au loc atunci când costurile reale sunt fie mai mari, fie mai mici decât costurile standard sau anticipate.

Pot exista motive interne sau externe pe care trebuie să le identificați prin analiza variației pentru a face previziuni viitoare mai precise.

Care sunt, după dumneavoastră, cele mai frecvente cauze ale variațiilor bugetare? Distribuie cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.