Varianta de orar: ce este și cum o calculez?

Managerii de proiect sunt responsabili pentru sarcinile din fiecare parte a unei afaceri. Ei trebuie să programeze munca, să gestioneze oamenii, să gestioneze bugetele și să dispute tehnologia - doar pentru a numi câteva.

Dacă ar trebui să o reduceți și să definiți funcția de bază a unui manager de proiect într-o singură propoziție, ar fi ceva de genul: „Managerii de proiect se asigură că munca este terminată la timp și în limita bugetului”.

Dar de unde știe de fapt un manager de proiect dacă un proiect se încadrează în program sau este în urmă? Ei folosesc un calcul puternic care cuantifică și măsoară progresul proiectului, numit variație de program.

Varianta de orar poate fi calculată manual manual, dar este mult mai eficient să utilizați un software de management de proiect, astfel încât să se poată actualiza dinamic și să se schimbe în timp real pe măsură ce proiectul progresează. Cu ProjectManager, puteți urmări datele planificate față de cele reale cu diagrame Gantt, tablouri de bord și rapoarte, astfel încât să nu rămâneți niciodată în urmă.

Ce este variația orarului?

Varianta de program (SV) este un calcul care măsoară dacă un proiect este pe drumul cel bun, calculând progresul real față de progresul așteptat.

Varianta de orar permite managerilor de proiect să aducă date în conversație. În loc să spunem: „Proiectul rămâne puțin în urmă”, s-ar putea spune: „Proiectul este cu 20% în urmă față de locul în care ar trebui să fie”.

Cum se calculează variația programului

Pentru a calcula variația programului, scădeți costul bugetat al lucrării planificate (BCWS) din costul bugetat al muncii efectuate (BCWP). Toate valorile utilizate vor fi o cifră monetară (USD, GBP etc.). Iată formula:

BCWP – BCWS = SV

Uneori veți vedea această formulă ca EV – PV , dar înseamnă același lucru: EV (Valoare câștigată) – PV (Valoare planificată) = SV

Pentru a utiliza această formulă, trebuie mai întâi să definim BCWP și BCWS:

• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Aceasta este valoarea bugetară a lucrării care a fost deja finalizată. (Bugetul total al proiectului) X (Procentul de muncă care a fost finalizată)
• BCWS (Bugeted Cost of Work Scheduled): Aceasta este valoarea bugetară a lucrării care se așteaptă să fi fost finalizată până acum. (Bugetul total al proiectului) X (Procentul de muncă care ar trebui efectuată până acum, pe baza timpului scurs)

Înrudit: Șabloane de planificare a proiectelor

Un exemplu de calcul

Pentru a vă ajuta să înțelegeți pe deplin acest calcul, să folosim un exemplu de scenariu și să introducem numerele. Să presupunem că gestionați un proiect care va dura 20 de zile și bugetul total al proiectului este de 100.000 USD.

În acest exemplu, aveți 10 zile (sau 50%) în proiect, așa că ar fi trebuit să fi finalizat lucrări în valoare de 50.000 USD (50% din bugetul total) până în acest moment. Dar, din păcate, ai terminat doar 25.000 de dolari de muncă.

Iată cum arată când introduceți numerele în formula noastră de variație a programului:

BCWP (25.000 USD) – BCWS (50.000 USD) = SV (-25.000 USD)

Apoi, pentru a exprima variația programului ca procent, pur și simplu împărțiți:

SV (-25.000 USD) / BCWS (50.000 USD) = -,5 sau -50%

Această cifră vă spune că proiectul dvs. este cu 50% în urmă față de locul în care ar trebui să fie în acest moment. Dacă numărul rezultat este un număr pozitiv, atunci proiectul dumneavoastră este înainte de termen. Dacă variația de program iese la zero, atunci proiectul este exact acolo unde ar trebui să fie!

De ce este importantă variația de orar

A ști dacă un proiect este înainte sau în urmă programului și peste sau sub buget este o responsabilitate de bază a unui manager de proiect. Managerii de proiect au încredere de către echipele și companiile lor pentru a păstra controlul asupra proiectelor din următoarele motive:

1. Livrarea proiectului afectează rezultatul final. Dacă un proiect întârzie, clienții și părțile interesate interne riscă să piardă financiar. Când se întâmplă acest lucru, amenință reputația companiei, ceea ce poate duce la pierderi viitoare!
2. Dezorganizarea afectează echipele interne. Dacă proiectele alunecă de pe șine și întârzierile apar des, este probabil ca echipele să își piardă moralul și motivația. Echipele sunt cele mai fericite când munca lor grea dă roade la sfârșitul unui proiect. Cu toate acestea, atunci când un proiect se blochează sau un proiect pare să nu se termine niciodată, membrii echipei încep să-și piardă încrederea.

Utilizarea unui tablou de bord pentru managementul proiectelor pentru a calcula SV

Deși calculul este simplu, poate deveni rapid o sarcină plictisitoare să scrii cifrele manual, având în vedere că calculele ar trebui să fie repetate în fiecare zi pe măsură ce proiectul se schimbă.

În cazul proiectelor mari, urmărirea a mii de puncte de date devine imposibilă. De aceea, managerii de proiect pricepuți aleg să folosească un tablou de bord al proiectului pentru a-și rula calculele, economisind timp și resurse prețioase.

Tablouri de bord ProjectManager pentru variația programului

Software-ul ProjectManager a fost proiectat de manageri de proiect profesioniști după ce au observat nevoia de instrumente mai bune pentru propriile proiecte. La gestionarea oricărui proiect, în special a celor mari, timpul unui PM este cel mai bine cheltuit pentru a avansa munca, nu a rula ecuații toată ziua.

Tablourile de bord ale proiectelor noastre sunt create pentru a vă oferi informații în timp real despre sarcini, echipe și bugete. Iată cum funcționează.

Introduceți resurse și bugete

Când construiți un nou proiect, începeți prin a adăuga bugetul total al proiectului. Acest număr va acționa ca punct de referință pe măsură ce lucrarea progresează și vor fi generate grafice care vă permit să vedeți rapid dacă proiectul se încadrează în buget sau riscă să se depășească.

În plus, vei adăuga două tipuri de resurse noului tău proiect: oameni și lucruri. Oamenii sunt membri interni ai echipei și contractori externi care vor lucra la proiect. Lucrurile sunt alte resurse care au costuri precum închirierea camerelor, echipamentele și călătoriile.

Datele se afișează automat

Când setați o rată de cost pentru fiecare persoană, iar persoana respectivă înregistrează timp pentru sarcinile sale, software-ul va organiza automat datele în tabloul de bord. Același lucru este valabil și pentru costurile legate de resursele non-umane - datele se înregistrează în tabloul de bord pentru o vizualizare ușoară.

Aceste informații pot fi folosite pentru a vedea, în timp real, dacă programul unui proiect și bugetul acestuia sunt peste sau sub țintă. Varianta de orar este calculată automat.

O privire mai atentă asupra tablourilor de bord

Varianta de programare este doar una dintre valorile care vor fi calculate automat pentru dvs. Pe lângă variație, veți vedea și grafice pentru

• Sănătate: O privire de ansamblu asupra ritmului și progresului tuturor lucrărilor de proiect
• Sarcini: o defalcare a sarcinilor începute, finalizate sau care urmează să fie încă lucrate
• Progres: O privire mărită asupra progresului fiecărei sarcini, pentru a vedea unde se află fiecare lucrare
• Timp: O privire la finalizarea proiectului planificată și reală
• Sarcina de lucru: O reprezentare vizuală a volumului de lucru și a disponibilității fiecărui membru al echipei

ProjectManager este cel mai bun software de programare

Tabloul de bord al proiectului este doar o mică parte din suita de software oferită de ProjectManager. Software-ul este folosit de mii de echipe și companii, inclusiv NASA, Volvo și Bank of America pentru planificarea proiectelor, colaborare, monitorizare și raportare.

Diagramele noastre puternice Gantt permit utilizatorilor să planifice proiecte de orice dimensiune. Introduceți sarcini cu date de începere și scadență și acestea sunt reprezentate pe o cronologie vizuală, ceea ce face mai ușor să vedeți întregul proiect dintr-o privire.

Dar aceasta este doar o mică parte din modul în care instrumentul nostru vă ajută să vă gestionați programul proiectului. Pentru o scurtă prezentare generală, aruncați o privire la acest scurt tutorial video.

Membrii echipei iubesc, de asemenea, ProjectManager, deoarece simplifică gestionarea muncii. Ei pot vedea munca care trebuie făcută în listele de sarcini, panouri kanban și calendare.

Pentru a vedea software-ul ProjectManager în acțiune și pentru a calcula variația de planificare a proiectului, luați o încercare gratuită de 30 de zile. Timp de 30 de zile vei putea folosi toate instrumentele puternice de management de proiect pe care le oferim, fără niciun cost pentru tine. Obțineți planificare, monitorizare, raportare și colaborare, toate într-o singură suită de software. Faceți clic aici pentru a începe proba gratuită astăzi!