Cum să faci un flux de lucru Kanban ideal pentru echipa ta

O tablă kanban este ușor de utilizat, dar poate fi un instrument puternic pentru echipe. O tablă kanban creează un flux de lucru vizual care ilustrează modul în care o echipă lucrează împreună și cum este produsă munca. Astfel de fluxuri de lucru ajută echipele să îmbunătățească productivitatea oferind o privire asupra eficienței în fiecare etapă a proiectului.

Din punct de vedere istoric, kanban a fost folosit în echipele de producție și dezvoltare, dar managerii din toate industriile s-au alăturat distracției după ce au văzut cât de util poate fi instrumentul. În acest articol, vă vom arăta cum să configurați un flux de lucru kanban profesional care va face minuni pentru echipa dvs.

De ce să creați un flux de lucru Kanban

Când un flux de lucru este reprezentat vizual pe o tablă kanban, o echipă poate afla o mulțime de informații despre modul în care lucrează împreună. Echipele pot vedea ce etape ale unui proiect sunt eficiente, unde apar blocaje și dacă alți membri ai echipei ar putea avea nevoie de ajutor pentru a menține lucrurile pe drumul cel bun.

Fluxurile de lucru Kanban oferă o privire ușor de citit asupra muncii, așa că, în mod firesc, managerii le iubesc. Managerii pot monitoriza fluxul de lucru în timp real pentru a înțelege productivitatea echipei lor și apoi își pot optimiza procesele de lucru pentru proiecte viitoare.

Fluxurile de lucru Kanban sunt, de asemenea, utile pentru a menține părțile interesate la curent. Șeful tău nu va trebui să te urmărească pentru o actualizare a proiectului dacă poate pur și simplu să se uite la fluxul de lucru și să știe exact ce se întâmplă în proiect. Software-ul de gestionare a fluxului de lucru face acest proces și mai ușor.

Cum să faci un flux de lucru Kanban în 6 pași simpli

Plăcile Kanban sunt înșelător de simple. Sunt ușor de configurat, dar mai întâi trebuie să înțelegeți mecanica. Iată cum să creați un flux de lucru kanban.

1. Înscrieți-vă pentru un instrument Kanban

Primul pas în realizarea fluxului de lucru este să vă înscrieți pentru software-ul kanban. Instrumentele kanban ale ProjectManager sunt gratuite timp de 30 de zile, așa că înregistrați-vă pentru o încercare gratuită. Puteți încerca instrumentele înainte de a fi nevoit să plătiți bani sau să vă faceți angajamente.

2. Adăugați membrii echipei dvs

În timp ce panourile kanban pot fi folosite pentru a gestiona munca unei singure persoane, ele sunt foarte utile atunci când sunt folosite de o echipă. Odată ce vă aflați în software-ul kanban, ar trebui să invitați toți membrii echipei, astfel încât aceștia să poată colabora cu dvs. la proiectele dvs.

În acest moment, puteți invita și toate părțile interesate pe care doriți să le țineți informat. Cu toate acestea, poate doriți să așteptați până când fluxul dvs. de lucru este construit, astfel încât aceștia să aibă la ce să se uite prima dată când se conectează.

ProjectManager facilitează invitarea de oameni noi în spațiul dvs. de lucru în orice moment și oferă niveluri de permisiuni diferite pentru fiecare nou membru al echipei. Acest lucru vă oferă control asupra cine vede ce în spațiul de lucru.

3. Realizați un nou proiect Kanban

Odată ce membrii echipei dvs. au fost invitați în spațiul de lucru, va trebui să vă creați primul proiect pentru a găzdui fluxul de lucru. Navigați la marele „+” verde din colțul din dreapta sus al ecranului și faceți clic pe el pentru a adăuga un nou proiect. Dați un nume noului dvs. proiect, alegeți cine va lucra la acest proiect și faceți clic pe „creați proiect”.

Toate detaliile proiectului dvs. pot fi editate ulterior, așa că nu vă faceți griji prea mult pentru a obține acest lucru perfect. Cel mai important lucru este să lansați un nou proiect, astfel încât să puteți începe să vă construiți fluxul de lucru.

Înrudit: 4 caracteristici obligatorii pentru un instrument Kanban

4. Adăugați toate sarcinile dvs

Acum că noul dvs. proiect este creat, navigați la fila „Board” din meniu pentru a accesa vizualizarea kanban. Aici vă veți construi întregul flux de lucru kanban.

Pe ecranul de tablă implicit, veți vedea trei coloane care sunt deja create pentru dvs.: De făcut, De făcut și Terminat.

• De făcut: această coloană va găzdui toate sarcinile care trebuie efectuate pentru a vă finaliza proiectul.
• În curs de realizare : Această coloană va afișa toate sarcinile la care se lucrează în prezent.
• Terminat: Această coloană va arăta care sarcini sunt finalizate.

Începeți prin a adăuga toate sarcinile echipei dvs. la „To-Do”. Dați un nume fiecărei sarcini noi și creați un card kanban pentru aceasta. În exemplul nostru, vom crea un flux de lucru kanban pentru o echipă de marketing căreia i s-a cerut să adauge două pagini web noi pe site-ul companiei.

Am adăugat două sarcini numite „Nouă pagină web 1” și „Nouă pagină web 2” la coloana De făcut. Ar trebui apoi să faceți clic pe fiecare sarcină și să adăugați puțin mai multe informații despre această sarcină, astfel încât membrii echipei să aibă toate informațiile de care au nevoie odată ce încep să lucreze. Puteți adăuga o descriere a sarcinii, date de începere și date limită și puteți atașa orice fișiere necesare.

5. Creați coloane personalizate

Acum că a fost creată o sarcină pentru fiecare parte a proiectului, putem începe să personalizăm coloanele pentru a se potrivi fluxului de lucru al echipei noastre.

Știm că trebuie să construim două pagini web noi, dar acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut – sunt mulți oameni diferiți care vor fi implicați în acest proiect. Prin urmare, vom crea coloane personalizate pentru a reprezenta fiecare etapă a procesului de creare. Diferitele etape ale creării unei pagini web sunt scrierea și editarea conținutului, proiectarea, publicarea și promovarea.

Deoarece acest flux de lucru kanban va fi mai complicat decât cele trei coloane standard existente în prezent, vom actualiza coloanele. Coloanele vechi erau

• A face
• Face
• Terminat

Dar după ce ne personalizăm proiectul, noile coloane sunt (de la stânga la dreapta)

• A face
• Scrieți și editați conținut
• Proiecta
• Publica
• Promova

6. Atribuiți lucrarea

Acum că fazele proiectului sunt create și gata de plecare, putem începe să folosim fluxul de lucru. Deoarece primul lucru necesar pentru a construi o pagină web este conținutul, vom muta „Noua pagină web 1” în coloana „Conținut” și vom atribui sarcina scriitorului de conținut. Odată ce o sarcină este atribuită unui membru al echipei, acesta va primi o notificare prin e-mail care îi va anunța să se apuce de lucru.

Fluxul de lucru kanban este acum în acțiune! După ce scriitorul de conținut își termină munca, poate atașa conținutul sarcinii, poate muta sarcina în „Editare” și reatribuie sarcina editorului. Odată ce editarea este finalizată, sarcina este mutată în „Design” și așa mai departe până când pagina web este finalizată.

Veți putea vedea sarcina pe măsură ce trece prin procesul de creare, de unde și numele „flux de lucru”.

Cele mai bune practici pentru fluxurile de lucru Kanban

Odată ce fluxul de lucru este în funcțiune, este important să fii cu ochii pe el pentru a te asigura că lucrurile merg bine. Uneori veți descoperi că trebuie să adăugați o nouă coloană la fluxul de lucru dacă sunt implicați oameni noi, iar procesul devine mai complex.

De asemenea, este important să fii atent la blocajele în fluxul de lucru. Un blocaj este locul în care un proiect se blochează și încetează să avanseze.

Pentru a utiliza din nou exemplul nostru de flux de lucru, poate observați că cele două pagini web noi urmează să fie publicate în trei zile, dar ambele sunt încă în coloana „Design”. În acest caz, designerii dvs. web ar putea fi supraîncărcați de muncă, așa că vă recomandăm să vedeți dacă un alt designer vă poate ajuta.

Înrudit: 12 sfaturi pentru alocarea resurselor pentru manageri

Acesta este motivul pentru care fluxurile de lucru kanban sunt atât de utile: vă pot ajuta să identificați problemele pe măsură ce apar și să preveniți problemele care ar putea cauza întârzieri în finalizarea proiectului.

ProjectManager duce Kanban și mai departe

Puteți construi toate fluxurile de lucru kanban în ProjectManager pentru a colabora cu echipa dvs. și pentru a lucra mai mult eficient. Mii de echipe din întreaga lume folosesc platforma noastră zilnic pentru a rămâne organizate și pentru a face lucruri uimitoare.

Pe lângă panourile kanban, ProjectManager oferă și o suită întreagă de instrumente utile de management de proiect. Acestea includ diagrame Gantt pentru realizarea planurilor de proiect, foi de pontaj pentru urmărirea timpului de lucru și rapoarte de proiect pentru analiza productivității unei echipe.

ProjectManager este un instrument premiat care organizează echipe și proiecte. Software-ul nostru bazat pe cloud vă oferă date în timp real, astfel încât să puteți lua decizii mai bune și să duceți proiectul la un final de succes. Încercați panourile noastre kanban și vedeți cum vă putem simplifica fluxul de lucru, luând o probă gratuită de 30 de zile.