Depășirea lipsei de resurse ale proiectului

Resursele sunt limitate, dar capacitatea dumneavoastră de a le gestiona pentru a îndeplini nevoile proiectului dumneavoastră nu este. Una dintre multele provocări cu care se confruntă managerii de proiect este cum să-și ghideze proiectul către un final de succes fără resurse suficiente. Vestea bună: există modalități prin care poți lua resursele pe care le ai și le poți face să funcționeze în proiectul tău. Vestea cea mai bună: vă vom spune cum să o faceți.

Provocări PM: Lipsa resurselor proiectului

Primul lucru de făcut când observi că resursele tale nu acoperă ceea ce ai planificat în proiectul tău este să identifici contextul. Resursele pot fi orice, de la materiale la personal, iar situația care v-a determinat să vă extindeți resursele până la punctul de rupere poate avea multe cauze.

• Tehnologie nouă : este posibil să lucrați la un program software care este mai avansat decât capacitatea dvs. de a sprijini sau echipa dvs. nu a dezvoltat încă setul de abilități pentru a-l folosi în mod corespunzător.
• Proiecte cu prioritate mai înaltă: ar putea exista un alt proiect care va ajunge să fie combinat cu al tău și unele dintre resursele tale să fie trase din munca ta în alta.
• Evenimente neprevăzute: vă puteți pregăti pentru riscuri și vă puteți planifica pentru incertitudine, dar oamenii se îmbolnăvesc, își iau concediu neplanificat, iar resursele non-umane pot avea brusc probleme de aprovizionare.
• Planificare defectuoasă: Uneori este la fel de simplă ca lipsa de planificare, motiv pentru care planificarea temeinică înainte de a executa un proiect este atât de importantă.

Când problema este minoră, puteți aplica o remediere rapidă, uitându-vă la planul de proiect și la listele de sarcini și văzând dacă există vreo mișcare care va deschide mai mult timp. Dar aici vorbim despre lipsuri mai mari de resurse.

Ce faci pentru a depăși lipsa resurselor proiectului? Vă sugerăm un proces în doi pași pentru a vă ajuta gestionarea resurselor.

Înrudit: Cel mai bun software de gestionare a resurselor din 2022

1. Identificați situația și impactul acesteia

Unele dintre posibilele cauze ale lipsei de resurse. Odată ce ați determinat de ce, următoarea parte este să vă dați seama care este impactul asupra proiectului. Fără aceste cunoștințe, este imposibil să rezolvi problema.

2. Profitați-vă de Consiliul de control al schimbării

Deși ar putea părea că aceasta este o problemă pe care ar trebui să o rezolvi singur, nu este. Doriți să utilizați ajutorul plăcii de control al schimbării. În primul rând, transmiteți situația și impactul asupra costului, timpului, domeniului și calității dvs. Apoi oferiți mai multe opțiuni pe care le aveți pentru a o rezolva și ascultați recomandările lor. După ce s-a decis un curs de acțiune, ajutați la facilitarea deciziei și, pe parcursul rezolvării, ajustați-o după cum este necesar.

Chiar și cu ajutorul plăcii de control al schimbării, este posibil să nu vă puteți ajusta pentru a satisface nevoia de mai multe resurse. În acel moment, este decizia lor să aloce mai multe resurse și să vă permită să restabiliți proiectul.

Monitorizarea resurselor proiectului

Pentru a evita o lipsă de resurse, este esențial să monitorizați resursele proiectului pe tot parcursul proiectului. Există mai multe moduri de a face acest lucru în software-ul dvs. de management al proiectelor sau de urmărire a resurselor. Poti:

• Urmăriți disponibilitatea resurselor
• Gestionați alocarea volumului de muncă pentru a urmări disponibilitatea oră cu oră
• Vizualizați programul proiectului pentru a monitoriza progresul sarcinii
• Monitorizați productivitatea resurselor pe tablourile de bord ale proiectelor dvs.

Veți fi mai bine dacă software-ul dvs. de management de proiect are toate aceste capacități de monitorizare a resurselor. În acest fel, nu sunteți împovărat de transferurile de date între două sisteme și puteți urmări disponibilitatea și performanța în timp real.

ProjectManager, de exemplu, are tablouri de bord în timp real care vă arată exact cum funcționează resursele dvs. la un nivel înalt. În plus, puteți urmări și alte valori cheie în același timp. Vrei să sapi mai adânc? Creați rapoarte privind volumul de lucru cu un singur clic sau verificați graficul nostru de volum de lucru. Niciun software de management de proiect nu face mai mult pentru gestionarea resurselor decât ProjectManager. Încercați-l gratuit astăzi.

Faceți un plan bun de resurse

Cea mai bună modalitate de a reduce riscul de a nu avea suficiente resurse pentru a finaliza proiectul este să vă asigurați că planificarea resurselor dumneavoastră este cât mai minuțioasă posibil. Pentru început, doriți să enumerați în detaliu resursele de care veți avea nevoie, să estimați de câte dintre acestea veți avea nevoie și să le programați pentru a vă respecta termenul limită. Asta înseamnă toți oamenii, echipamentele și materialele necesare pentru finalizarea proiectului.

Înrudit: șablon de planificare a resurselor

Urmează această listă un program. Acesta este intervalul de timp în care sunt necesare resursele pentru realizarea proiectului. Veți dori să vă dați seama de durata de care veți avea nevoie de fiecare dintre resursele dvs. pentru a înțelege impactul acestora asupra programului.

Nevoia ta pentru o anumită resursă se poate schimba dramatic de la o zi la alta; prin urmare, doriți să abordați problema cantității. De exemplu, de câte ori pe zi, săptămâna sau lună aveți nevoie de resursa respectivă? Acest lucru vă va ajuta să strângeți fiecare pic de utilizare din acele resurse limitate.

În cele din urmă, trebuie să identificați ipotezele și constrângerile legate de resursele dvs. O presupunere dacă ceea ce credeți că este adevărat și constrângerile sunt programul, costul și costul proiectului. Un plan puternic de management al resurselor nu va schimba cantitatea resurselor dvs., dar va extinde utilizarea acestora pentru a îndeplini cerințele proiectului.

Cum ajută ProjectManager la gestionarea resurselor

Este important să ai un plan de management al resurselor, dar la fel este și un software de management de proiect care are toate caracteristicile de care ai nevoie pentru a-l implementa. Programarea dvs. este la fel de bună ca și capacitatea dvs. de a-l urmări. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care vă oferă date în timp real pentru a urmări cu exactitate progresul proiectului și utilizarea resurselor.

Pentru resursa echipei tale, le poți urmări disponibilitatea orară și zilnică. Sărbătorile și zilele de vacanță sunt, de asemenea, notate, fie că sunt locale sau internaționale, ceea ce este o caracteristică excelentă pentru proiectele cu echipe distribuite. Puteți folosi instrumentul nostru de gestionare a resurselor pentru a monitoriza și gestiona și volumul de lucru al echipei dvs.

În acest fel, dacă unul din echipa ta este depășit și alții nu lucrează, poți ajusta rapid volumul de lucru. Acest lucru nu numai că este corect și previne epuizarea, dar este o modalitate mai eficientă și mai eficientă de a vă gestiona resursele.

Aflați mai multe despre depășirea lipsei de resurse pentru proiect

Nu poți ști niciodată suficient despre gestionarea resurselor tale. Managerii de proiect buni nu își permit să cadă în complezență. Urmăriți-l pe Jennifer Bridges, PMP, care își folosește expertiza în managementul proiectelor pentru a vă ghida printr-un scurt videoclip de instruire care vă ajută să vă extindeți resursele și să îndepliniți așteptările proiectului.

Iată o imagine a tablei albe pentru referință!

Transcriere:

Bun venit la seria PM Challenges. Astăzi, vorbim în mod special despre depășirea lipsei de resurse ale proiectului. Dar, în primul rând, unii oameni întreabă, sau se întreabă cum am ajuns până aici? În ce situație mă aflu în care chiar am lipsă de resurse?

Ei bine, cred că este foarte important să identifici situația în care te afli, deoarece există diferite motive ale modului în care ai ajuns acolo și abordări ale modului în care o depășești în funcție de situație.

Deci, în primul rând, să considerăm că, cu tehnologii noi, în special, emergente, uneori este greu să găsești resurse care să știe să programeze sau să susțină acea tehnologie. Așa că uneori este greu să le găsești și, chiar dacă le faci, au un cost premium.

O altă situație ar putea fi aceea că, în organizația dvs., un proiect cu prioritate mai mare vine la bord și apoi, dintr-o dată, unele dintre resursele dvs. cheie sunt extrase din proiect.

De asemenea, evenimente neprevăzute. Așa că, uneori, ne gândim poate la dezastre naturale. Uneori, oamenii au proiecte în care poate au forță de muncă sindicală, așa că dacă există o grevă care poate afecta resursele.

De asemenea, știu un exemplu pe care l-am avut odată, a fost un tip în echipa mea care a fost donator de organe pentru sora lui. Așa că așteptaseră ani de zile ca acest lucru să se întâmple și apoi, dintr-o dată, în mijlocul și momentul critic al unui proiect, a fost chemat pentru procesul de donator. Așa că a fost retras pentru o perioadă semnificativă de timp, așa că a trebuit să-i ocupăm postul.

Și apoi, de asemenea, există doar apartamentul sărac din lipsă de planificare. Deci, atunci când se întâmplă aceste situații, desigur, există un impact asupra proiectului. Deci, știți, proiectele sunt, componentele proiectului sunt costul, timpul, domeniul de aplicare și calitatea. Deci, trebuie să evaluați modul în care această situație vă afectează proiectul. Deci, haideți să vedem câteva modalități prin care puteți depăși aceste situații.

Deci, în primul rând, dacă este o lipsă minoră de resurse, poți să te uiți la planul tău de proiect și la sarcina ta și să vezi că există cineva care are puțin timp pe care ar putea să-l ocupe pentru altul? Sau poate, știi, există ceva pe care îl poți rearanja, care este minor. Dar acestea, cred, sunt o lipsă mai specifică de resurse despre care vorbim aici în această sesiune de tablă.

Deci, mai întâi de toate, identificați situația în care vă aflați și impactul. Și apoi, exploatează-ți placa de control al schimbării. Uneori, unii manageri de proiect încearcă să rezolve singuri această problemă și este într-adevăr decizia consiliului de control al schimbării cu privire la modul în care se ocupă. Deci cum facem asta? Vă prezentați cazul.

Deci, odată ce ați găsit această situație și impactul, doriți să identificați în mod specific situația și modul în care vă afectează costul, timpul, domeniul de aplicare și calitatea proiectului dumneavoastră. Și apoi identificați poziția noastră mai multe opțiuni pe care să le ia în considerare panoul de control al schimbării.

Și apoi fă-ți propria recomandare, nu înseamnă că trebuie să o ia, dar îi anunță că ți-ai făcut temele și că ai cercetat situația, astfel încât să le poți da o idee despre calea pe care o ai. tu recomanzi.

Și apoi facilitați decizia cu consiliul de control al schimbării. Și atunci când primesc îndrumare, vă pot avea, de exemplu, dacă este o tehnologie în curs de dezvoltare, vă pot pune să vă procurați sau să găsiți resurse suplimentare pentru echipă care ar putea adăuga mai multe costuri, astfel încât să o poată aproba.

Dacă nu, ei pot decide: „Ei bine, știi, ne este greu să găsim acele resurse”, așa că ei vor fi cei care vor aproba poate o prelungire sau o întârziere a calendarului tău. Sau poate ei pot decide, ei bine, pot elimina o parte din domeniul de aplicare al proiectului.

Deci, ei sunt cei care în cele din urmă pot lua acele decizii și vă pot oferi aprobările, astfel încât să vă puteți reorienta proiectul. Și apoi, așa că te întorci, iar odată ce decizia a fost luată, te adaptezi în consecință.

Deci, cu siguranță, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta să depășiți lipsa de resurse, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.

(Această postare a fost actualizată în decembrie 2019)