Tehnici de management al comunicării pe care fiecare PM ar trebui să le cunoască

Comunicarea este fundamentul oricărei relații bune, prietenie sau parteneriat. Este fundamental și pentru modul în care funcționează proiectele. Fără o bună comunicare, lucrurile pot deveni prea complicate. Îți amintești de vechea schiță de la Abbott și Costello, „Who’s On First”? Este o ilustrare atemporală a unei căderi de comunicare – acum imaginați-vă că se întâmplă pe parcursul unui proiect de un an. Înfricoşător!

Chiar dacă ați construit un plan de proiect etanș, nu treceți de prima etapă fără un management adecvat al comunicării.

Ce este Comunicarea Proiectului?

Comunicarea proiectului este procesul de identificare a informațiilor cheie care vor fi partajate cu membrii echipei și părțile interesate pe parcursul unui anumit proiect. Aceasta include listarea părților interesate și identificarea membrilor echipei care vor participa la comunicarea proiectului. Este esențial să subliniați modul în care destinatarii comunicării vor primi actualizări ale proiectului, frecvența în care le vor primi, precum și punctele în timpul proiectului pe care le vor primi.

Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, va trebui să vă creați un plan de comunicare care să fie însoțit de acesta, astfel încât fiecare să aibă contextul necesar și să își poată face treaba eficient la fiecare pas.

Punctele dvs. de comunicare, împreună cu lista dvs. de contacte de comunicare, vor fi între fiecare dintre acești pași, deoarece va trebui să obțineți editările, comentariile și, în cele din urmă, aprobările lor.

De ce este important managementul comunicațiilor?

Managementul comunicațiilor este totul. Nu poți să creezi un plan de proiect și să speri că toată lumea se ține de el. Odată ce ați creat planul și ați implicat pe toată lumea, fie dvs., fie o persoană de contact cheie pe care o alocați ar trebui să fiți cel care gestionează planul pe toată durata proiectului. De exemplu, un manager de proiect poate gestiona livrabilele din partea agenției, iar un manager de cont poate gestiona toate comunicările din partea clientului, lucrând ca o echipă de etichete pentru a face proiectul de succes.

Pentru a asigura un management solid al comunicării pe parcursul unui proiect, trebuie creat un plan de management al comunicării. Beneficiile unui plan de management al comunicării sunt de cinci ori:

• Un cadru scris la care pot face referire atât clienții/părțile interesate/membrii echipei. Acest lucru vă poate ajuta în cazul în care este nevoie de mediere - aveți o pistă scrisă pe hârtie la care vă puteți referi. De asemenea, poate fi benefic pentru conturile de plătit la referință în cazul în care există lacune în timp urmărite pentru proiect.
• Planul în sine va gestiona așteptările părților interesate de a nu anticipa un proiect finalizat înainte ca rezultatele să fie testate pentru asigurarea calității.
• Punctele în care comunicarea este împărtășită le permit ambelor părți interesate să ofere feedback valoros asupra procesului proiectului, precum și asupra produsului final și oferă membrilor echipei șansa de a face brainstorming idei împreună, reducând diviziunea dintre cele două grupuri.
• Permite tuturor celor implicați să descopere mai bine riscurile și problemele de la început.
• Ajută la eliminarea necesității de a organiza întâlniri inutile pe cărți, economisind atât timp, cât și bani.

Înțelegerea de ce contează managementul comunicării poate suna ca o dată pentru orice organizație. Dar ai fi surprins.

205,6 miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi, în întreaga lume, dar doar o treime dintre acestea sunt deschise efectiv. În plus, Inc.com a publicat recent un raport care a arătat că barierele de comunicare între corporațiile din Statele Unite și Marea Britanie costă corporațiile 62,4 milioane de dolari anual, în medie în pierderi de productivitate. Pe de altă parte, același raport a arătat că „companiile cu lideri care posedă abilități eficiente de comunicare au produs o rentabilitate cu 47% mai mare pentru acționari pe o perioadă de cinci ani”.

Comunicarea poate fi susținută prin existența unui instrument de colaborare pentru proiecte online, cum ar fi ProjectManager. ProjectManager le permite managerilor să lanseze planuri de proiect și apoi să disemineze informații membrilor echipei la momentul potrivit pentru sarcina potrivită. Sarcinile permit comentarii, atașamente, linkuri încorporate, descrieri, liste de activități și multe altele, astfel încât toată lumea să primească indicațiile corecte de prima dată.

Sfaturi și tehnici pentru un management mai bun al comunicării

Deci, acum înțelegem de ce contează managementul comunicării. Dar cum o facem într-un mod care reduce efectiv timpul de productivitate pierdut?

Iată câteva sfaturi și tehnici pentru a vă asigura că planul dvs. de management al comunicării funcționează la niveluri optime.

• Includeți o descriere a peisajului proiectului în planul dvs. inițial: oferiți proiectului dvs. un fundal, inclusiv obiectivele organizației pe termen scurt și pe termen lung, cine sunt părțile interesate, cine sunt membrii echipei, cât buget va fi implicat, ce resurse va avea nevoie și de cât timp se preconizează că va dura proiectul. Includeți obiective, precum și viziunea proiectului, pentru a vă asigura că fundalul nu este doar o schiță, ci un plan robust, complet dezvoltat și comunicat, astfel încât să puteți genera mai bine acceptarea proiectului.
• Atribuiți un proprietar al procesului de comunicare : după cum am menționat anterior, atunci când sunteți o agenție care lucrează cu un client, proprietarul comunicațiilor va fi de obicei administratorul contului. Dacă proiectul dvs. este intern cu o echipă mai centralizată a părților interesate, atunci proprietarul dvs. de comunicații poate fi VP-ul operațiunilor, VP-ul dezvoltării sau chiar managerul de proiect însuși.
• Includeți un proces de revizuire: în ce momente veți trimite comunicări? Cât de des? Câte etape vor fi implicate și ce seturi de date sunt necesare pentru o evaluare a performanței? Configurarea unui proces de revizuire formalizat va asigura că nimeni nu va rata nicio secundă atunci când vine timpul să evalueze proiectul.
• Configurați un sistem pentru mesajele care urmează să fie livrate : utilizați software de management de proiect sau Microsoft Excel? Veți comunica prin Slack, Skype sau doar prin e-mail? Includeți toate acestea în planul dvs., astfel încât toată lumea să cunoască cea mai bună modalitate de a lua legătura.
• Gestionați-vă întâlnirile : Acest lucru se asociază cu crearea unui plan de management al părților interesate. Întâlnirile pot fi o pierdere de timp (și, în mare parte, ele pot fi spuse mai bine într-un e-mail). Asigurați-vă că întâlnirile dvs. includ doar părțile interesate care vor fi implicate în procesul de luare a deciziilor și apoi creați o agendă pentru fiecare întâlnire pe care să o urmeze toată lumea. Acest lucru va ajuta grupul să rămână la sarcină și la subiect.

Managementul comunicațiilor nu trebuie

Există multe moduri prin care un bun management al comunicării vă poate salva proiectul de la dezastru și poate menține totul să funcționeze la niveluri optime. Dar ce se întâmplă atunci când conducerea (sau proprietarul comunicării proiectului) prezintă metode ineficiente de, ei bine, de comunicare? Proiectul tău poate cădea rapid în pericol.

Iată câteva erori de gestionare a comunicării de evitat:

• Nu fii pasiv-agresiv: acesta ar trebui să fie evident, dar ai fi surprins. Refuzul de a vorbi direct cu un coleg, membru al echipei sau părți interesate poate limita complet progresul proiectului. Agresivitatea pasivă poate părea, de asemenea, ca cineva evită o sarcină sau un proiect din cauza persoanelor implicate. Agresiunea pasivă la locul de muncă poate fi cauza nerespectării termenelor limită, pierderii de timp pierdute a veniturilor și multe altele.
• Nu microgestionați procesul de proiect: micromanagementul dăunează oricărui mediu de lucru într-o multitudine de moduri; crește riscurile pentru sănătate, afectează fluctuația angajaților, scade productivitatea și încetinește progresul proiectului. Aveți încredere în membrii echipei și părțile interesate pentru a oferi rezultate la timp și la buget și veți vedea și un rezultat mai fericit și mai eficient al produsului.
• Nu vă bazați pe comunicațiile electronice: multe se pot pierde prin text sau e-mail. Pierzi expresiile faciale, tonul vocii și, astfel, poți înțelege greșit ceea ce ți se cere. În plus, în timp ce întâlnirile încetinesc productivitatea la locul de muncă, un potop de e-mailuri poate avea același efect. Amintiți-vă că cele mai bune modalități de a comunica, în special în timpul etapelor de referință ale proiectului, sunt față în față.
• Nu uitați să documentați totul: singura modalitate de a analiza corect succesul unui proiect este să priviți înapoi datele prin documentație. Cu documentație, puteți vedea cine a făcut ce, ce sarcini au fost livrate când și cât a costat proiectul în ansamblu.

ProjectManager ajută la managementul comunicării

Managementul comunicațiilor nu este ușor. Cei mai eficienți lideri sunt personali, se bazează pe documentație specifică pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză, deleg des și vorbesc cu cât mai multă claritate. ProjectManager are instrumentele de care aveți nevoie pentru a face comunicarea pe mai multe niveluri ușoară și eficientă, astfel încât să nu se piardă timp și să nu fie tocat cuvintele.

Colaborarea cu membrii echipei nu a fost niciodată atât de simplă cu diagramele noastre Gantt bazate pe cloud. Atribuiți sarcini și datele scadente ale acestora, conectați-le la dependențe și vedeți totul pe un singur ecran. În plus, membrii echipei, părțile interesate și partenerii pot încărca documente, livrabile și pot comenta orice sarcină în orice etapă a proiectului, dacă doriți.

ProjectManager este excelent pentru echipele care doresc să comunice mai eficient. Când un membru al echipei actualizează o sarcină, notificările sunt trimise persoanelor potrivite la momentul potrivit. Nu numai asta, dar facilitează procesul de revizuire cu pagina noastră all-in-one de urmărire a performanței. Echipele pot vedea la ce lucrează toată lumea și dacă au nevoie de ajutor.

Gestionarea comunicațiilor pe durata unui proiect nu este niciodată simplă. Dar cu ProjectManager, veți debloca software-ul premiat care se angajează să ajute echipele să colaboreze eficient pe mai multe platforme. Înscrieți-vă astăzi pentru încercarea noastră gratuită de 30 de zile.