Criando uma série de webinar por e-mail: de convites a e-mails de acompanhamento

Os webinars são uma ferramenta incrível para os profissionais de marketing em termos de construção da reputação de sua marca e aumento de vendas. Em 2020, nos acostumamos a receber constantemente informações de muitas plataformas e mídias sobre qualquer assunto que você possa imaginar. Quando bem realizados, os webinars alcançam um bom equilíbrio entre o conteúdo educacional e o conteúdo de entretenimento envolvente que certamente atrairá um público.

O e-mail continua sendo a melhor maneira de entrar em contato com as pessoas sobre os próximos webinars em todos os estágios, desde o convite até o e-mail de recapitulação pós-webinar. Nesta postagem, vamos guiá-lo pelos diferentes estágios dos e-mails de seminário on-line e dar muitos exemplos e dicas para tornar sua série de e-mails seminário o mais bem-sucedida possível.

O que é um e-mail de webinar?

Como o nome sugere, um e-mail de webinar é um e-mail enviado a seus assinantes convidando-os para um próximo webinar. Não é ciência do foguete, mas existem algumas práticas recomendadas importantes para manter em mente, tanto para o seu modelo de email, mas também para o público para o qual você o envia.

Em seguida, você desejará enviar pelo menos um lembrete de webinar. Todos nós temos períodos curtos de atenção e é fácil estar genuinamente interessado em comparecer a um evento e depois esquecê-lo e perder sua chance. É por isso que você precisa ficar por dentro de manter os usuários informados sobre o seu evento depois que eles se registram.

Por último, você precisará enviar um e-mail após o webinar para recapitular o que você falou, incluindo qualquer informação complementar e uma gravação do webinar, bem como pedir feedback.

Vamos guiá-lo por cada estágio do processo e fornecer exemplos e dicas para colocar seus webinars em funcionamento com eficiência.

O que você deve incluir em um modelo de e-mail de convite para webinar?

Embora todos os e-mails em uma série de e-mails de seminário on-line sejam muito importantes, nenhum é mais decisivo para o seu evento do que o e-mail de convite. Veremos atentamente o que é necessário para fazer um convite matador e fazer com que as pessoas compareçam ao seu webinar.

A data e hora do seu webinar

Se você deseja que as pessoas participem de seu webinar, informe quando será e como participar. Lembre-se de manter os fusos horários em mente, certifique-se de incluir o fuso horário nas informações de data e hora para que as pessoas saibam como convertê-lo para o horário local mais facilmente. É melhor limitar esta parte ao mínimo de palavras possível para manter seu e-mail curto e ter o foco na seção destinada a despertar o interesse em seu webinar.

Este e-mail da MarketingProfs inclui informações de data e hora em três locais. Se parece que você está exagerando, você não está. Com nossos curtos períodos de atenção, é uma boa ideia reiterar as informações essenciais, como data e hora.

Proposta de valor

Os e-mails de convite para webinars têm algumas coisas em comum com os e-mails promocionais normais. No entanto, com os e-mails do webinar, o foco é promover o valor do seu evento, em vez do valor do seu produto. Não é suficiente criar um excelente webinar sobre um tópico importante ou moderno. Você realmente precisa “vender” para seus assinantes. Diga a eles sobre o que você falará e, o mais importante, como essas informações os ajudarão. Mencione o que eles aprenderão e como podem aplicar isso para melhorar suas vidas. É aqui que as listas com marcadores são úteis. Com uma lista, você pode explicar os benefícios de participar de uma forma simples e direta.

Este trecho de e-mail do Teachable, uma plataforma de ensino online, faz um ótimo trabalho de forma rápida e eficaz dizendo aos usuários o que eles obterão ao comparecer ao webinar sobre a abertura de uma escola online em sua plataforma. Os marcadores usam emojis para chamar a atenção e são curtos e agradáveis ​​enquanto informam aos usuários os benefícios que estão esperando por eles. Esse método de criar interesse funciona mostrando que você está oferecendo tanto valor que é difícil resistir.

Informações sobre o palestrante

Você vai querer falar um pouco sobre o palestrante do webinar. É melhor mencionar os alto-falantes pelo nome e incluir suas fotos para que os destinatários possam fazer pesquisas se quiserem saber mais sobre eles. Certifique-se de indicar o título do palestrante e considere adicionar uma ou duas frases explicando por que ele é um especialista no tópico do webinar. Também é uma boa ideia anexar um link às fotos dos palestrantes que leve os destinatários a uma página de destino onde eles possam aprender mais sobre o palestrante.

Este e-mail de convite para webinar da Litmus, uma empresa de marketing digital, fornece fotos de seus palestrantes e informa aos usuários onde cada um deles trabalha para mostrar sua autoridade no assunto.

Um botão de apelo à ação

Obviamente, você também deseja incluir um botão de CTA para que os usuários possam se inscrever em seu webinar. CTAs populares de e-mail de convite para webinar incluem:

• “Cadastre-se hoje”
• "Inscrever-se"
• "Registrar agora"
• “Salve meu lugar”

Também é uma prática comum incluir mais de um CTA em seu e-mail de convite para webinar. Algumas marcas incluem vários botões de CTA de inscrição e um botão de CTA adicional com algo como “Obtenha mais informações”. Isso é usado para economizar espaço, levando os destinatários a uma página da Web que fornece informações mais detalhadas sobre o evento ou o palestrante, sem usar o espaço precioso do e-mail.

Envio de e-mails pós-registro

A maior parte do seu esforço de design e teste deve ser focada no seu convite, afinal, os próximos e-mails que discutiremos rapidamente se tornarão irrelevantes se o seu convite não for eficaz. Mas, vamos supor que você tenha um convite para um webinar incrível e seus números de registro estejam subindo. Primeiro, ótimo trabalho! Agora é hora de colocar seus inscritos na linha de chegada e ter um excelente webinar.

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Email de confirmação de registro

O primeiro e-mail que você precisa enviar após o registro de um usuário é fácil, o e-mail de confirmação de registro. Isso não é muito demorado, mas é absolutamente essencial informar aos inscritos que você recebeu o registro e que está ansioso para vê-los durante o webinar. É melhor enviar este e-mail imediatamente após a pessoa se registrar no seu webinar. Também é uma boa ideia dar a eles a opção de adicionar o webinar ao calendário do Google.

Você também pode incluir links para permitir que seus futuros participantes aprendam mais sobre o palestrante ou tópico neste e-mail. Isso pode ser feito com um simples botão de CTA dizendo algo como “Saiba mais”. Na mesma linha, é sempre bom fornecer informações de contato claras e dar aos destinatários a oportunidade de fazer perguntas antes do webinar. Isso não apenas ajuda as pessoas a ter suas perguntas respondidas, mas pode informar o palestrante sobre preocupações comuns que podem ser abordadas durante o webinar.

Aqui está um exemplo de e-mail de confirmação de registro que acerta muitas coisas. Inclui um link para ver a agenda do evento, oferece um endereço de e-mail para que os participantes possam entrar em contato se tiverem dúvidas e inclui botões que permitem aos destinatários adicionar o evento ao calendário.

Email (s) de lembrete do webinar

O cenário está montado, agora é sua função garantir que seus registrantes concluam sua transformação em participantes. É uma boa ideia lembrá-los de que seu webinar está chegando. Se você enviar o convite com uma semana de antecedência, um ou dois lembretes serão suficientes, mas se o seu webinar for muito aguardado ou uma webconferência maior, você deve enviar seus convites mais cedo e, naturalmente, enviar mais lembretes também.

O e-mail de lembrete é bastante simples e é uma espécie de expansão do seu convite original. Você deseja reiterar as informações que disse antes, mas não deve ser uma cópia carbono. Você pode expandir um pouco seus pontos ou tentar adicionar um pouco mais de intriga, fazendo perguntas retóricas interessantes que seu palestrante responderá durante o webinar.

O último e-mail de lembrete que você enviar deve incluir um botão que permita ao destinatário ingressar no webinar no horário especificado. O exemplo abaixo é um e-mail de lembrete de webinar do Digiday que foi enviado logo antes do webinar para servir como um lembrete e permitir que os participantes acessem a sala do webinar.

Emails pós-webinar

Seu evento acabou, parabéns! Agora é hora de enviar um último e-mail para agradecer aos participantes, resumir tudo e incluir qualquer informação suplementar e uma gravação de seu webinar ou um pedido de feedback. Este e-mail é inestimável para os participantes porque fornece todos os tópicos do evento em um belo pacote que eles podem consultar a qualquer momento. Trata-se de completar a experiência e agregar valor aos usuários.

Aqui está um exemplo de um e-mail pós-webinar da axosoft, uma empresa de SaaS. Este e-mail fornece botões para baixar um pdf com algumas das dicas do webinar para duas plataformas diferentes para cobrir todas as suas bases, um botão para baixar a gravação do webinar e links para baixar o software para diferentes sistemas operacionais. Isso fornece tudo o que um usuário pode desejar em um formato fácil de encontrar que certamente será útil para qualquer pessoa interessada no tópico.

Criação de linhas de assunto de e-mail de webinar que chamam a atenção

Agora que temos seus modelos de e-mail de webinar prontos, vamos dar uma olhada em algumas idéias de linhas de assunto que certamente chamarão a atenção dos destinatários. Você vai querer manter algumas das melhores práticas de linha de assunto em mente, mas não tenha medo de se divertir com isso, linhas de assunto intrigantes igualam participantes entusiasmados.

Experimente adicionar um pouco de mistério à linha de assunto para despertar o interesse das pessoas. Todos nós amamos um pouco de suspense, use sua linha de assunto para mencionar um segredo e prometa contar aos destinatários do e-mail se eles comparecerem ao seu webinar.

É sempre uma boa ideia liderar com o valor que você tem a oferecer. Oferecer soluções na linha de assunto e apoiá-las com contexto no corpo do e-mail, isso deixará as pessoas animadas para aprender mais.

O assunto do e-mail deste webinar promete coisas que todos desejam, uma maneira de tornar sua vida menos estressante. Mais uma vez, mostrar como você pode resolver problemas para seus participantes em potencial é uma maneira segura de despertar o interesse deles.

Não tenha medo de adicionar um pouco de FOMO ou urgência nas linhas de assunto do e-mail do webinar. Se algo é escasso, queremos mais, e isso se aplica especialmente a informações oportunas.

Juntando tudo

Uma boa série de webinars por e-mail certamente aumentará a participação em seu evento e ajudará você a construir a imagem de sua marca, fornecendo muito valor para seus assinantes. A melhor parte é que se você conseguir se lembrar de algumas dicas rápidas, você terá sorte:

• Mantenha seus e-mails breves. Inclua apenas as informações essenciais. Adicione links e informações de contato para pessoas que desejam saber mais sobre seu evento ou têm dúvidas.
• Seja claro sobre a data e a hora. Cada e-mail que você enviar antes do webinar deve incluir a data e a hora do evento de forma clara para que os destinatários não se esqueçam.
• Destaque o valor. Certifique-se de dizer aos participantes em potencial o que eles ganharão ao comparecer ao seu evento e não seja tímido.

Agora você está pronto para enviar uma série de webinars! Certifique-se de enviá-lo com SendPulse. Você pode enviar 15.000 emails para até 500 todos os meses sem nenhum custo. Comece a enviar campanhas de e-mail hoje!