Creación de una serie de seminarios web por correo electrónico: desde las invitaciones hasta los correos electrónicos de seguimiento

Los seminarios web son una herramienta increíble para los especialistas en marketing en términos de construir la reputación de su marca e impulsar las ventas. En 2020, nos hemos acostumbrado a recibir constantemente información de muchas plataformas y medios sobre cualquier tema que se te ocurra. Cuando se realizan bien, los seminarios web logran un buen equilibrio entre el contenido educativo y el contenido de entretenimiento atractivo que seguramente atraerá a una audiencia.

El correo electrónico sigue siendo la mejor manera de contactar a las personas sobre los próximos seminarios web en cada etapa, desde la invitación hasta el correo electrónico de recapitulación posterior al seminario web. En esta publicación, lo guiaremos a través de las diferentes etapas de los correos electrónicos de seminarios web y le brindaremos muchos ejemplos y consejos para que su serie de seminarios web sea lo más exitosa posible.

¿Qué es un correo electrónico de seminario web?

Como su nombre indica, un correo electrónico de seminario web es un correo electrónico que se envía a sus suscriptores invitándolos a un próximo seminario web. No es ciencia espacial, pero hay algunas mejores prácticas importantes que debe tener en cuenta tanto para su plantilla de correo electrónico como para la audiencia a la que se la envía.

A continuación, querrá enviar al menos un recordatorio de seminario web. Todos tenemos períodos de atención cortos y es fácil estar realmente interesado en asistir a un evento y luego olvidarse de él y perder la oportunidad. Es por eso que debe estar al tanto de mantener a los usuarios informados sobre su evento después de que se registren.

Por último, deberá enviar un correo electrónico después del seminario web para recapitular de lo que habló, incluida cualquier información complementaria y una grabación del seminario web, así como para solicitar comentarios.

Lo guiaremos a través de cada etapa del proceso y le brindaremos ejemplos y consejos para que sus seminarios web funcionen de manera eficiente.

¿Qué debe incluir en una plantilla de correo electrónico de invitación a un seminario web?

Si bien todos los correos electrónicos en una serie de correos electrónicos de seminarios web son muy importantes, ninguno es más importante para su evento que el correo electrónico de invitación. Veremos de cerca lo que se necesita para hacer una invitación increíble y lograr que la gente asista a su seminario web.

La fecha y hora de su seminario web.

Si desea que las personas asistan a su seminario web, debe informarles cuándo es y cómo unirse. Recuerde tener en cuenta las zonas horarias, asegúrese de incluir la zona horaria en su información de fecha y hora para que sea más fácil para las personas saber cómo convertirla a su hora local. Es mejor limitar esta parte a la menor cantidad de palabras posible para que su correo electrónico sea breve y centrarse en la sección destinada a crear interés en su seminario web.

Este correo electrónico de MarketingProfs incluye la información de fecha y hora en tres lugares. Si siente que se está exagerando, no es así. Con nuestra poca capacidad de atención, es una buena idea reiterar la información básica como la fecha y la hora.

Propuesta de valor

Los correos electrónicos de invitación a seminarios web tienen algunas cosas en común con los correos electrónicos promocionales normales. Sin embargo, con los correos electrónicos de seminarios web, el enfoque está en promover el valor de su evento en lugar del valor de su producto. No es suficiente crear un excelente seminario web sobre un tema importante o de moda. Realmente necesita "venderlo" a sus suscriptores. Dígales de qué hablará y, lo más importante, cómo les ayudará esta información. Mencione lo que aprenderán y cómo pueden aplicarlo para mejorar su vida. Aquí es donde las listas con viñetas son útiles. Con una lista, puede explicar los beneficios de asistir de una manera sencilla y directa.

Este extracto de correo electrónico de Teachable, una plataforma de enseñanza en línea, hace un gran trabajo al decirles a los usuarios de manera rápida y efectiva lo que obtendrán al asistir a su seminario web sobre la apertura de una escuela en línea en su plataforma. Las viñetas usan emoji para llamar la atención y son breves y dulces mientras les dicen a los usuarios los beneficios que los están esperando. Este método de crear interés funciona mostrando que estás ofreciendo tanto valor que es difícil de resistir.

Información sobre el ponente

Querrá decir un poco sobre el orador del seminario web. Es mejor mencionar a los oradores por su nombre e incluir sus fotografías para que los destinatarios puedan investigar un poco si quieren saber más sobre ellos. Asegúrese de indicar el título del orador y considere agregar una oración o dos sobre por qué es un experto en el tema del seminario web. También es una buena idea adjuntar un enlace a las imágenes de los oradores que lleve a los destinatarios a una página de destino donde puedan aprender más sobre el orador.

Este correo electrónico de invitación al seminario web de Litmus, una empresa de marketing digital, proporciona imágenes de sus oradores y les dice a los usuarios dónde trabaja cada uno de ellos para mostrar su autoridad en el tema.

Un botón de llamada a la acción

Por supuesto, también desea incluir un botón de llamada a la acción para que los usuarios puedan registrarse en su seminario web. Las llamadas a la acción por correo electrónico de invitación a seminarios web populares incluyen:

• "Regístrese hoy"
• "Inscribirse"
• "Regístrate ahora"
• "Salva mi asiento"

También es una práctica común incluir más de una llamada a la acción en el correo electrónico de invitación al seminario web. Algunas marcas incluyen varios botones de llamada a la acción de registro y un botón de llamada a la acción adicional con algo como "Obtenga más información". Esto se utiliza para ahorrar espacio al llevar a los destinatarios a una página web que proporciona información más detallada sobre el evento o el orador sin utilizar un espacio valioso en el correo electrónico.

Envío de correos electrónicos posteriores al registro

La mayor parte de su esfuerzo de diseño y pruebas deben centrarse en su invitación; después de todo, los próximos correos electrónicos que discutiremos rápidamente se volverán irrelevantes si su invitación no es efectiva. Pero, supongamos que tiene un correo electrónico de invitación a un seminario web excelente y que sus números de registro están aumentando. Primero, ¡buen trabajo! Ahora es el momento de llevar a sus inscritos a la línea de meta y tener un excelente seminario web.

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Correo electrónico de confirmación de registro

El primer correo electrónico que debe enviar después de que un usuario se registra es sencillo, el correo electrónico de confirmación de registro. Esto no requiere mucho, pero es absolutamente fundamental que los registrantes sepan que recibió su registro y que espera verlos durante el seminario web. Es mejor enviar este correo electrónico inmediatamente después de que una persona se registre en su seminario web. También es una buena idea darles la opción de agregar el seminario web a su calendario de Google.

También puede incluir enlaces para permitir que sus futuros asistentes aprendan más sobre el orador o el tema en este correo electrónico. Esto se puede lograr con un simple botón de llamada a la acción que diga algo como "Más información". Del mismo modo, siempre es bueno proporcionar información de contacto clara y dar a los destinatarios la oportunidad de hacer preguntas antes del seminario web. Esto no solo ayuda a las personas a obtener respuestas a sus preguntas, sino que también puede informar a su orador sobre inquietudes comunes que pueden abordar durante el seminario web.

A continuación, se muestra un ejemplo de un correo electrónico de confirmación de registro que hace muchas cosas bien. Incluye un enlace para ver la agenda del evento, ofrece una dirección de correo electrónico para que los asistentes puedan comunicarse si tienen preguntas e incluye botones que permiten a los destinatarios agregar el evento a su calendario.

Correo electrónico de recordatorio del seminario web

El escenario está listo, ahora es su trabajo asegurarse de que sus inscritos terminen su transformación en asistentes. Es una buena idea recordarles que se acerca su seminario web. Si envía su invitación con una semana de anticipación, uno o dos recordatorios serán suficientes, pero si su seminario web es muy esperado o es una conferencia web más grande, debe enviar sus invitaciones antes y, naturalmente, enviar más recordatorios también.

El correo electrónico de recordatorio es bastante simple y es una especie de expansión de su invitación original. Desea reiterar la información que dijo antes, pero no debe ser una copia al carbón. Puede ampliar un poco sus puntos o intentar agregar algo más de intriga haciendo preguntas retóricas interesantes que su orador responderá durante el seminario web.

El último correo electrónico de recordatorio que envíe debe incluir un botón que permita al destinatario unirse al seminario web a la hora especificada. El siguiente ejemplo es un correo electrónico de recordatorio de seminario web de Digiday que se envió justo antes del seminario web para que sirva como recordatorio y permita a los asistentes acceder a la sala del seminario web.

Correos electrónicos posteriores al seminario web

Tu evento ha terminado, ¡enhorabuena! Ahora es el momento de enviar un último correo electrónico para agradecer a sus participantes, resumir todo e incluir cualquier información complementaria y una grabación de su seminario web, o una solicitud de comentarios. Este correo electrónico es invaluable para sus asistentes porque proporciona todas las conclusiones del evento en un paquete agradable al que pueden hacer referencia en cualquier momento. Se trata de completar la experiencia y ofrecer a los usuarios mucho valor.

A continuación, se muestra un ejemplo de un correo electrónico posterior al seminario web de axosoft, una empresa de SaaS. Este correo electrónico proporciona botones para descargar un pdf con algunos de los consejos del seminario web para dos plataformas diferentes para cubrir todas sus bases, un botón para descargar la grabación del seminario web y enlaces para descargar su software para diferentes sistemas operativos. Esto proporciona todo lo que un usuario podría desear en un formato fácil de encontrar que seguramente será útil para cualquiera que esté interesado en el tema.

Creación de líneas de asunto de correo electrónico de seminarios web que llamen la atención

Ahora que tenemos las plantillas de correo electrónico de su seminario web listas, echemos un vistazo a algunas ideas de líneas de asunto que seguramente atraerán la atención de los destinatarios. Querrá tener en cuenta algunas de las mejores prácticas de la línea de asunto, pero no tenga miedo de divertirse con ellas, las líneas de asunto intrigantes equivalen a asistentes emocionados.

Intente agregar un poco de misterio a su línea de asunto para que la gente se interese. A todos nos encanta un poco de suspenso, use su línea de asunto para mencionar un secreto y prometa contárselo a los destinatarios de correo electrónico si asisten a su seminario web.

Siempre es una buena idea liderar con el valor que tiene para ofrecer. Ofrezca soluciones en la línea de asunto y respaldelas con contexto en el cuerpo del correo electrónico, esto hará que las personas se emocionen por aprender más.

Esta línea de asunto del correo electrónico del seminario web promete cosas que todos quieren, una forma de hacer su vida menos estresante. Una vez más, mostrar cómo puede resolver los problemas de sus posibles asistentes es una forma segura de despertar su interés.

No tenga miedo de agregar un poco de FOMO o urgencia en las líneas de asunto del correo electrónico de su seminario web. Si algo escasea, lo queremos más, y esto se aplica especialmente a la información oportuna.

Poniendolo todo junto

Una buena serie de seminarios web por correo electrónico seguramente aumentará la asistencia a su evento y lo ayudará a construir la imagen de su marca al proporcionar toneladas de valor a sus suscriptores. La mejor parte es que si puedes recordar algunos consejos rápidos, estás de oro:

• Mantenga breves sus correos electrónicos. Incluya solo la información esencial. Agregue enlaces e información de contacto para las personas que desean obtener más información sobre su evento o tienen preguntas.
• Sea claro sobre la fecha y la hora. Cada correo electrónico que envíe antes del seminario web debe incluir claramente la fecha y hora de su evento para que los destinatarios no lo olviden.
• Resalte el valor. Asegúrese de decirles a los asistentes potenciales lo que ganarán asistiendo a su evento y no sea tímido.

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