Creazione di una serie di e-mail di webinar: dagli inviti alle e-mail di follow-up

I webinar sono uno strumento incredibile per i professionisti del marketing in termini di costruzione della reputazione del proprio marchio e aumento delle vendite. Nel 2020, ci siamo abituati a ricevere costantemente informazioni da molte piattaforme e mezzi su qualsiasi argomento ti venga in mente. Se fatti bene, i webinar raggiungono un buon equilibrio tra contenuti educativi e contenuti di intrattenimento coinvolgenti che attireranno sicuramente un pubblico.

L'e-mail rimane il modo migliore per contattare le persone sui prossimi webinar in ogni fase, dall'invito all'e-mail di riepilogo post-webinar. In questo post, ti guideremo attraverso le diverse fasi delle e-mail di webinar e ti forniremo molti esempi e suggerimenti per rendere la tua serie di e-mail di webinar il più efficace possibile.

Che cos'è un'e-mail per webinar?

Come suggerisce il nome, un'e-mail per webinar è un'e-mail inviata ai tuoi iscritti che li invita a un prossimo webinar. Non è scienza missilistica, ma ci sono alcune importanti best practice da tenere a mente sia per il tuo modello di email, ma anche per il pubblico a cui lo invii.

Successivamente, vorrai inviare almeno un promemoria del webinar. Abbiamo tutti tempi di attenzione brevi ed è facile essere sinceramente interessati a partecipare a un evento e poi dimenticarsene e perdere l'occasione. Questo è il motivo per cui devi rimanere aggiornato per mantenere gli utenti aggiornati sul tuo evento dopo che si sono registrati.

Infine, dovrai inviare un'e-mail dopo il webinar per riassumere ciò di cui hai parlato, comprese eventuali informazioni supplementari e una registrazione del webinar, oltre a chiedere un feedback.

Ti guideremo attraverso ogni fase del processo e ti forniremo esempi e suggerimenti per far funzionare i tuoi webinar in modo efficiente.

Cosa dovresti includere in un modello di email di invito al webinar?

Sebbene tutte le e-mail in una serie di e-mail di webinar siano molto importanti, nessuna è più importante per il tuo evento dell'e-mail di invito. Esamineremo da vicino cosa serve per fare un invito eccezionale e convincere le persone a venire al tuo webinar.

La data e l'ora del tuo webinar

Se vuoi che le persone partecipino al tuo webinar, devi dire loro quando è e come partecipare. Ricorda di tenere a mente i fusi orari, assicurati di includere il fuso orario nelle informazioni su data e ora per rendere più facile per le persone sapere come convertirlo nell'ora locale. È meglio limitare questa parte al minor numero di parole possibile per mantenere la tua email breve e concentrarti sulla sezione destinata a creare interesse per il tuo webinar.

Questa e-mail di MarketingProfs include le informazioni su data e ora in tre posizioni. Se ti sembra di esagerare, non lo sei. Con i nostri brevi intervalli di attenzione, è una buona idea ripetere le informazioni fondamentali come la data e l'ora.

Proposta di valore

Le e-mail di invito ai webinar hanno alcune cose in comune con le normali e-mail promozionali. Tuttavia, con le e-mail di webinar, l'obiettivo è promuovere il valore del tuo evento anziché il valore del tuo prodotto. Non basta creare un ottimo webinar su un argomento importante o di tendenza. Hai davvero bisogno di "venderlo" ai tuoi abbonati. Spiega loro di cosa parlerai e, soprattutto, come queste informazioni li aiuteranno. Menziona cosa impareranno e come possono applicarlo per migliorare la loro vita. È qui che gli elenchi puntati tornano utili. Con un elenco puoi spiegare i vantaggi di partecipare in modo semplice e diretto.

Questo estratto di e-mail da Teachable, una piattaforma di insegnamento online, fa un ottimo lavoro nel dire agli utenti in modo rapido ed efficace cosa otterranno partecipando al loro webinar sull'apertura di una scuola online sulla loro piattaforma. I punti elenco usano le emoji per attirare l'attenzione e lo mantengono breve e dolce mentre raccontano agli utenti i vantaggi che li stanno aspettando. Questo metodo per creare interesse funziona mostrando che stai offrendo così tanto valore a cui è difficile resistere.

Informazioni sul relatore

Ti consigliamo di parlare un po' del relatore del webinar. È meglio citare i tuoi oratori per nome e includere le loro foto in modo che i tuoi destinatari possano fare qualche ricerca se vogliono saperne di più su di loro. Assicurati di indicare il titolo dell'oratore e considera di aggiungere una o due frasi sul motivo per cui è un esperto sull'argomento del webinar. È anche una buona idea allegare un collegamento alle immagini dei relatori che indirizzi i destinatari a una pagina di destinazione in cui possono saperne di più sull'oratore.

Questa e-mail di invito al webinar di Litmus, una società di marketing digitale, fornisce immagini dei loro relatori e indica agli utenti dove ciascuno di loro lavora per mostrare la propria autorità sull'argomento.

Un pulsante di invito all'azione

Ovviamente, vuoi anche includere un pulsante CTA in modo che gli utenti possano registrarsi per il tuo webinar. I popolari CTA di invito ai webinar via e-mail includono:

• "Registrati oggi"
• "Iscrizione"
• "Iscriviti ora"
• “Salva il mio posto”

È anche una pratica comune includere più di un CTA nell'e-mail di invito al webinar. Alcuni marchi includono più pulsanti CTA di iscrizione e un pulsante CTA aggiuntivo con qualcosa come "Ottieni maggiori informazioni". Viene utilizzato per risparmiare spazio indirizzando i destinatari a una pagina Web che fornisce informazioni più dettagliate sull'evento o sull'oratore senza utilizzare spazio prezioso nell'e-mail.

Invio di email post-registrazione

La maggior parte del tuo sforzo di progettazione e test dovrebbe essere focalizzata sul tuo invito, dopo tutto, le prossime email di cui parleremo diventano rapidamente irrilevanti se il tuo invito non è efficace. Ma supponiamo che tu abbia un'e-mail di invito al webinar killer e che i tuoi numeri di registrazione stiano salendo. Innanzitutto, ottimo lavoro! Ora è il momento di portare i tuoi iscritti al traguardo e avere un eccellente webinar.

E-mail di conferma della registrazione

La prima email che devi inviare dopo che un utente si è registrato è facile, l'email di conferma della registrazione. Non ci vuole molto, ma è assolutamente fondamentale far sapere ai tuoi iscritti che hai ricevuto la loro registrazione e non vedi l'ora di vederli durante il webinar. È meglio inviare questa e-mail subito dopo che una persona si è registrata al tuo webinar. È anche una buona idea offrire loro la possibilità di aggiungere il webinar al proprio calendario di Google.

Puoi anche includere collegamenti per consentire ai tuoi futuri partecipanti di saperne di più sull'oratore o sull'argomento in questa e-mail. Questo può essere ottenuto con un semplice pulsante CTA che dice qualcosa come "Ulteriori informazioni". Allo stesso modo, è sempre bene fornire informazioni di contatto chiare e dare ai destinatari l'opportunità di porre domande prima del webinar. Questo non solo aiuta le persone a ottenere risposta alle loro domande, ma può informare il relatore sulle preoccupazioni comuni che possono affrontare durante il webinar.

Ecco un esempio di un'e-mail di conferma della registrazione che fa molte cose nel modo giusto. Include un collegamento per vedere l'agenda dell'evento, offre un indirizzo e-mail in modo che i partecipanti possano contattare se hanno domande e include pulsanti che consentono ai destinatari di aggiungere l'evento al proprio calendario.

Email di promemoria del webinar

Il palcoscenico è pronto, ora è tuo compito assicurarti che i tuoi iscritti completino la loro trasformazione in partecipanti. È una buona idea ricordare loro che il tuo webinar sta arrivando. Se invii il tuo invito una settimana in anticipo, uno o due promemoria saranno sufficienti, ma se il tuo webinar è molto atteso o una conferenza web più ampia, dovresti inviare i tuoi inviti prima e naturalmente anche inviare più promemoria.

L'e-mail di promemoria è piuttosto semplice ed è una sorta di espansione del tuo invito originale. Vuoi ripetere le informazioni che hai detto prima, ma non dovrebbe essere una copia carbone. Puoi espandere un po' i tuoi punti o provare ad aggiungere un po' più di intrigo ponendo interessanti domande retoriche a cui il tuo relatore risponderà durante il webinar.

L'ultima email di promemoria che invii dovrebbe includere un pulsante che consente al destinatario di partecipare al webinar all'ora specificata. L'esempio seguente è un'e-mail di promemoria del webinar da Digiday che è stata inviata subito prima del webinar per fungere da promemoria e consentire ai partecipanti l'accesso alla stanza del webinar.

E-mail post-webinar

Il tuo evento è finito, congratulazioni! Ora è il momento di inviare un'ultima e-mail per ringraziare i partecipanti, riassumere tutto e includere eventuali informazioni supplementari e una registrazione del tuo webinar o una richiesta di feedback. Questa e-mail è preziosa per i tuoi partecipanti perché fornisce tutti i take-away dell'evento in un bel pacchetto a cui possono fare riferimento in qualsiasi momento. Si tratta di completare l'esperienza e offrire agli utenti tonnellate di valore.

Ecco un esempio di e-mail post-webinar da axosoft, una società SaaS. Questa e-mail fornisce pulsanti per scaricare un pdf con alcuni dei suggerimenti del webinar per due diverse piattaforme per coprire tutte le loro basi, un pulsante per scaricare la registrazione del webinar e collegamenti per scaricare il loro software per diversi sistemi operativi. Ciò fornisce tutto ciò che un utente potrebbe desiderare in un formato facile da trovare che sarà sicuramente utile per chiunque sia interessato all'argomento.

Creazione di righe dell'oggetto e-mail per webinar che attirano l'attenzione

Ora che abbiamo pronti i modelli di email per i webinar, diamo un'occhiata ad alcune idee per l'oggetto che attireranno sicuramente l'attenzione dei destinatari. Dovrai tenere a mente alcune delle migliori pratiche per l'oggetto, ma non aver paura di divertirti, perché le righe dell'oggetto intriganti equivalgono ai partecipanti entusiasti.

Prova ad aggiungere un po' di mistero all'oggetto per attirare l'interesse delle persone. Tutti noi amiamo un po' di suspense, usa la riga dell'oggetto per menzionare un segreto e prometti di dirlo ai destinatari dell'e-mail se partecipano al tuo webinar.

È sempre una buona idea guidare con il valore che hai da offrire. Offri soluzioni nella riga dell'oggetto e esegui il backup con il contesto nel corpo dell'email, in questo modo le persone saranno entusiaste di saperne di più.

Questa riga dell'oggetto dell'e-mail del webinar promette cose che tutti vogliono, un modo per rendere la tua vita meno stressante. Ancora una volta, mostrare come risolvere i problemi dei potenziali partecipanti è un modo sicuro per suscitare il loro interesse.

Non aver paura di aggiungere un piccolo FOMO o urgenza nelle righe dell'oggetto dell'e-mail del tuo webinar. Se qualcosa è scarso, lo vogliamo di più, e questo vale soprattutto per le informazioni tempestive.

Mettere tutto insieme

Una buona serie di e-mail di webinar aumenterà sicuramente la partecipazione al tuo evento e ti aiuterà a costruire l'immagine del tuo marchio fornendo tonnellate di valore ai tuoi iscritti. La parte migliore è che se riesci a ricordare alcuni suggerimenti rapidi, sei d'oro:

• Mantieni le tue email brevi. Includere solo le informazioni essenziali. Aggiungi link e informazioni di contatto per le persone che desiderano saperne di più sul tuo evento o che hanno domande.
• Sii chiaro sulla data e l'ora. Ogni email che invii prima del webinar dovrebbe includere chiaramente la data e l'ora del tuo evento in modo che i destinatari non se ne dimentichino.
• Evidenzia il valore. Assicurati di dire ai potenziali partecipanti cosa guadagneranno partecipando al tuo evento e non essere timido.

Ora sei pronto per inviare una serie di webinar! Assicurati di inviarlo con SendPulse. Puoi inviare 15.000 e-mail a un massimo di 500 ogni mese gratuitamente. Inizia a inviare campagne email oggi stesso!