Tworzenie serii e-maili webinarowych: od zaproszeń do kolejnych wiadomości e-mail

Webinary to niesamowite narzędzie dla marketerów, jeśli chodzi o budowanie reputacji marki i zwiększanie sprzedaży. W 2020 roku przyzwyczailiśmy się do ciągłego zbierania informacji z wielu platform i mediów na każdy temat, który możesz wymyślić. Dobrze zrobione webinary zapewniają dobrą równowagę między treściami edukacyjnymi a angażującymi treściami rozrywkowymi, które z pewnością przyciągną publiczność.

E-mail pozostaje najlepszym sposobem na kontaktowanie się z ludźmi w sprawie nadchodzących webinarów na każdym etapie, od zaproszenia po wiadomość e-mail z podsumowaniem po zakończeniu webinaru. W tym poście przeprowadzimy Cię przez różne etapy e-maili webinarowych oraz podamy wiele przykładów i wskazówek, jak sprawić, by Twoja seria e-maili webinarowych była jak najbardziej udana.

Co to jest e-mail webinarowy?

Jak sama nazwa wskazuje, e-mail webinarowy to wiadomość e-mail wysyłana do Twoich subskrybentów z zaproszeniem na zbliżający się webinar. Nie jest to fizyka jądrowa, ale należy pamiętać o kilku ważnych sprawdzonych metodach dotyczących szablonu wiadomości e-mail, a także odbiorców, do których go wysyłasz.

Następnie będziesz chciał wysłać co najmniej jedno przypomnienie o webinarze. Wszyscy mamy krótki czas koncentracji i łatwo jest być naprawdę zainteresowanym udziałem w wydarzeniu, a potem o nim zapomnieć i przegapić swoją szansę. Dlatego musisz być na bieżąco z informowaniem użytkowników o Twoim wydarzeniu po tym, jak się zarejestrują.

Na koniec, będziesz musiał wysłać e-mail po webinarze, aby podsumować to, o czym rozmawiałeś, w tym wszelkie dodatkowe informacje i nagranie webinaru, a także poprosić o informację zwrotną.

Przeprowadzimy Cię przez każdy etap procesu, podamy przykłady i wskazówki, jak sprawić, by Twoje webinary przebiegały sprawnie.

Co należy uwzględnić w szablonie e-maila z zaproszeniem na webinar?

Chociaż wszystkie e-maile w serii e-maili webinarowych są bardzo ważne, żaden z nich nie jest lepszym wydarzeniem niż e-mail z zaproszeniem. Dokładnie przyjrzymy się, jak zaprosić zabójcę i zachęcić ludzi do przyjścia na Twój webinar.

Data i godzina Twojego webinaru

Jeśli chcesz, aby ludzie wzięli udział w Twoim webinarze, chcesz im powiedzieć, kiedy się odbędzie i jak dołączyć. Pamiętaj, aby pamiętać o strefach czasowych, pamiętaj o uwzględnieniu strefy czasowej w informacjach o dacie i godzinie, aby ułatwić ludziom przekonwertowanie ich na czas lokalny. Najlepiej jest ograniczyć tę część do jak najmniejszej ilości słów, aby Twój e-mail był krótki i skupić się na sekcji, która ma wzbudzić zainteresowanie Twoim webinarem.

Ten e-mail od MarketingProfs zawiera informacje o dacie i godzinie w trzech miejscach. Jeśli wydaje ci się, że przesadzasz, to tak nie jest. Mając na uwadze krótki czas skupienia uwagi, dobrym pomysłem jest powtórzenie podstawowych informacji, takich jak data i godzina.

Propozycja wartości

Wiadomości e-mail z zaproszeniami na webinary mają pewne cechy wspólne z normalnymi wiadomościami promocyjnymi. Jednak w przypadku e-maili webinarowych skupiamy się na promowaniu wartości Twojego wydarzenia, a nie wartości Twojego produktu. Nie wystarczy stworzyć doskonały webinar na ważny lub modny temat. Naprawdę musisz „sprzedać” go swoim subskrybentom. Powiedz im, o czym będziesz rozmawiać i co najważniejsze, w jaki sposób te informacje im pomogą. Wspomnij, czego się nauczą i jak mogą to zastosować, aby poprawić swoje życie. Tutaj przydają się listy punktowane. Za pomocą listy możesz w prosty i bezpośredni sposób wyjaśnić korzyści płynące z uczestnictwa.

Ten fragment wiadomości e-mail z Teachable, internetowej platformy nauczania, świetnie sprawdza się w szybkim i skutecznym informowaniu użytkowników, co uzyskają dzięki uczestnictwu w seminarium internetowym dotyczącym otwarcia szkoły online na ich platformie. Punktory używają emotikonów do przyciągnięcia uwagi i są krótkie i słodkie, informując użytkowników o czekających na nich korzyściach. Ta metoda wzbudzania zainteresowania działa poprzez pokazanie, że oferujesz tak dużą wartość, której trudno się oprzeć.

Informacje o prelegentce

Będziesz chciał powiedzieć trochę o prelegentu webinaru. Najlepiej wymienić swoich prelegentów po imieniu i dołączyć ich zdjęcia, aby Twoi odbiorcy mogli przeprowadzić rozeznanie, jeśli chcą dowiedzieć się o nich więcej. Pamiętaj, aby podać tytuł prelegenta i rozważyć dodanie jednego lub dwóch zdań na temat tego, dlaczego jest ekspertem w temacie webinaru. Dobrym pomysłem jest również dołączenie linku do zdjęć prelegentów, który przeniesie odbiorców na stronę docelową, na której mogą dowiedzieć się więcej o prelegentach.

Ta wiadomość e-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe od Litmus, firmy zajmującej się marketingiem cyfrowym, zawiera zdjęcia ich prelegentów i informuje użytkowników, gdzie każdy z nich pracuje, aby pokazać swój autorytet w danym temacie.

Przycisk wezwania do działania

Oczywiście chcesz również dodać przycisk CTA, aby użytkownicy mogli zarejestrować się na Twój webinar. Popularne CTA e-mail z zaproszeniami na seminaria internetowe obejmują:

• "Zarejestruj się dziś"
• "Zapisz się"
• "Zarejestruj się teraz"
• „Zachowaj moje miejsce”

Powszechną praktyką jest również umieszczanie więcej niż jednego CTA w wiadomości e-mail z zaproszeniem na webinar. Niektóre marki zawierają wiele przycisków wezwania do rejestracji oraz dodatkowy przycisk wezwania do działania z czymś w rodzaju „Uzyskaj więcej informacji”. Służy to zaoszczędzeniu miejsca poprzez przekierowywanie odbiorców na stronę internetową, która zawiera bardziej szczegółowe informacje o wydarzeniu lub prelegentu bez zajmowania cennego miejsca w wiadomości e-mail.

Wysyłanie e-maili po rejestracji

Większość twojego wysiłku projektowego i testowania powinna być skoncentrowana na twoim zaproszeniu, w końcu następne e-maile, które omówimy, szybko staną się nieistotne, jeśli twoje zaproszenie nie będzie skuteczne. Załóżmy jednak, że masz wiadomość e-mail z zaproszeniem do udziału w seminarium internetowym, a Twoje numery rejestracyjne rosną. Po pierwsze, świetna robota! Teraz nadszedł czas, aby Twoi rejestrujący się dotarli do mety i odbyli doskonałe webinarium.

E-mail z potwierdzeniem rejestracji

Pierwsza wiadomość e-mail, którą musisz wysłać po zarejestrowaniu użytkownika, jest łatwa, e-mail z potwierdzeniem rejestracji. Nie zajmuje to wiele, ale absolutnie konieczne jest poinformowanie rejestrujących się, że otrzymałeś ich rejestrację i nie mogą się doczekać spotkania podczas webinaru. Najlepiej wysłać tego e-maila natychmiast po tym, jak dana osoba zarejestruje się na Twój webinar. Dobrym pomysłem jest również umożliwienie im dodania webinaru do swojego kalendarza Google.

Możesz również dołączyć linki, które pozwolą przyszłym uczestnikom dowiedzieć się więcej na temat prelegenta lub tematu zawartego w tym e-mailu. Można to zrobić za pomocą prostego przycisku CTA, mówiącego na przykład „Dowiedz się więcej”. W tym samym duchu zawsze dobrze jest podać jasne dane kontaktowe i dać odbiorcom możliwość zadawania pytań przed webinarem. To nie tylko pomaga ludziom uzyskać odpowiedzi na ich pytania, ale może również poinformować prelegenta o typowych obawach, które mogą rozwiązać podczas webinaru.

Oto przykład wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji, która wiele rzeczy robi dobrze. Zawiera link do programu wydarzenia, adres e-mail, dzięki któremu uczestnicy mogą się z nimi skontaktować, jeśli mają pytania, oraz przyciski umożliwiające odbiorcom dodanie wydarzenia do swojego kalendarza.

E-maile z przypomnieniem o webinarze

Etap jest gotowy, teraz Twoim zadaniem jest upewnienie się, że Twoi rejestrujący dokończą swoją transformację w uczestników. Warto przypomnieć im, że zbliża się Twój webinar. Jeśli wyślesz zaproszenie z tygodniowym wyprzedzeniem, wystarczy jedno lub dwa przypomnienia, ale jeśli Twój webinar jest bardzo oczekiwany lub większa konferencja internetowa, powinieneś wysłać zaproszenia wcześniej i naturalnie również wysłać więcej przypomnień.

E-mail z przypomnieniem jest dość prosty i jest czymś w rodzaju rozszerzenia Twojego oryginalnego zaproszenia. Chcesz powtórzyć informacje, które powiedziałeś wcześniej, ale nie powinna to być kopia. Możesz nieco rozszerzyć swoje punkty lub spróbować dodać więcej intryg, zadając ciekawe pytania retoryczne, na które Twój prelegent odpowie podczas webinaru.

Ostatni wysłany e-mail z przypomnieniem powinien zawierać przycisk umożliwiający odbiorcy dołączenie do webinaru o określonej godzinie. Poniższy przykład to wiadomość e-mail z przypomnieniem o webinarze od Digiday, która została wysłana tuż przed webinarem, aby służyć jako przypomnienie i umożliwić uczestnikom dostęp do pokoju webinarowego.

E-maile po webinarze

Twoje wydarzenie się skończyło, gratulacje! Teraz nadszedł czas, aby wysłać ostatniego e-maila, aby podziękować uczestnikom, podsumować wszystko i dołączyć wszelkie dodatkowe informacje oraz nagranie webinaru lub prośbę o informację zwrotną. Ten e-mail jest nieoceniony dla uczestników, ponieważ zawiera wszystkie informacje na temat wydarzenia w atrakcyjnym pakiecie, do którego mogą się odwołać w dowolnym momencie. Chodzi o uzupełnienie doświadczenia i zapewnienie użytkownikom mnóstwa wartości.

Oto przykład wiadomości e-mail po webinarze od axosoft, firmy SaaS. Ten e-mail zawiera przyciski do pobrania pliku pdf z niektórymi wskazówkami z webinaru dla dwóch różnych platform, które obejmują wszystkie ich bazy, przycisk do pobrania nagrania z webinaru oraz linki do pobrania oprogramowania dla różnych systemów operacyjnych. Zapewnia to wszystko, czego użytkownik może chcieć, w łatwym do znalezienia formacie, który z pewnością będzie pomocny dla każdego, kto jest zainteresowany tematem.

Tworzenie przykuwających uwagę tematów e-maili webinarowych

Teraz, gdy mamy gotowe szablony e-maili webinarowych, przyjrzyjmy się kilku pomysłom na temat, które z pewnością przyciągną uwagę odbiorców. Warto pamiętać o niektórych sprawdzonych metodach dotyczących wierszy tematu, ale nie bój się bawić, ponieważ intrygujące wiersze tematu są równoznaczne z podekscytowaniem uczestników.

Spróbuj dodać trochę tajemnicy do tematu, aby zainteresować ludzi. Wszyscy uwielbiamy trochę suspensu, użyj swojego tematu, aby wspomnieć o tajemnicy i obiecaj powiedzieć o tym odbiorcom wiadomości e-mail, jeśli wezmą udział w twoim webinarium.

Zawsze dobrze jest prowadzić z wartością, którą masz do zaoferowania. Oferuj rozwiązania w temacie i twórz kopie zapasowe z kontekstem w treści wiadomości e-mail, dzięki czemu ludzie będą podekscytowani, aby dowiedzieć się więcej.

Ten temat e-maila z webinaru obiecuje rzeczy, których wszyscy chcą, sposób na zmniejszenie stresu w życiu. Ponownie, pokazanie, w jaki sposób możesz rozwiązać problemy dla potencjalnych uczestników, jest pewnym sposobem na wzbudzenie ich zainteresowania.

Nie bój się dodać odrobiny FOMO lub pilności w tematach wiadomości e-mail na webinarium. Jeśli czegoś brakuje, chcemy tego bardziej, a dotyczy to zwłaszcza aktualnych informacji.

Kładąc wszystko razem

Dobra seria e-maili webinarowych z pewnością zwiększy frekwencję na Twoim wydarzeniu i pomoże Ci zbudować wizerunek Twojej marki, dostarczając mnóstwo wartości Twoim subskrybentom. Najlepsze jest to, że jeśli pamiętasz kilka szybkich wskazówek, jesteś złoty:

• Zachowaj krótkie e-maile. Podaj tylko podstawowe informacje. Dodaj linki i informacje kontaktowe dla osób, które chcą dowiedzieć się więcej o Twoim wydarzeniu lub mają pytania.
• Jasno określ datę i godzinę. Każdy e-mail, który wyślesz przed webinarem, powinien zawierać wyraźną datę i godzinę wydarzenia, aby odbiorcy nie zapomnieli.
• Wyróżnij wartość. Upewnij się, że mówisz potencjalnym uczestnikom, co zyskają, biorąc udział w Twoim wydarzeniu i nie wstydź się.

Teraz możesz wysłać serię webinarów! Pamiętaj, aby wysłać go za pomocą SendPulse. Możesz wysyłać 15 000 e-maili do maksymalnie 500 każdego miesiąca bez opłat. Zacznij wysyłać kampanie e-mailowe już dziś!