O que é um cronograma de projeto?
Um cronograma de projeto é um cronograma que organiza tarefas, recursos e prazos em uma sequência ideal para que um projeto possa ser concluído no prazo . Um cronograma do projeto é criado durante a fase de planejamento e inclui o seguinte:
- Uma linha do tempo do projeto com datas de início, datas de término e marcos
- O trabalho necessário para completar as entregas do projeto
- Os custos, recursos e dependências associados a cada tarefa
- Os membros da equipe que são responsáveis por cada tarefa
Os cronogramas de projetos são criados e rastreados com o software de agendamento de projetos, que possui os principais recursos que permitem aos gerentes de projetos monitorar o andamento das tarefas, recursos e custos em tempo real. Eles também podem atribuir trabalho, vincular tarefas dependentes, visualizar painéis, alocar recursos e muito mais.
O ProjectManager, por exemplo, possui gráficos de Gantt online para agendamento de tarefas e recursos, mas também recursos de gerenciamento de equipe e ferramentas de relatórios para uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos.
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O que está incluído em um cronograma de projeto?
Os cronogramas do projeto são criados durante a fase de planejamento do projeto e são cruciais para a criação de um plano de projeto, onde o plano do cronograma, a linha de base do cronograma, as entregas e os requisitos são identificados. O cronograma do projeto é projetado para orientar a equipe do projeto durante toda a fase de execução do projeto.
Então, durante a fase de execução, a linha de base do cronograma é comparada com o progresso real do projeto. Os itens a seguir estão incluídos na criação de um cronograma de projeto:
- Entregáveis
- Tarefas
- Datas de início e término da tarefa
- Dependências de tarefas
- Calendário do projeto
- Pacotes de trabalho
- Duração da tarefa e cronograma do projeto
- Orçamentos
- Disponibilidade de recursos
- Análise de risco do cronograma
Etapas do cronograma do projeto
Ao criar um cronograma, você pode usar um modelo de cronograma de projeto, que oferece exemplos de cronograma de projeto e uma planilha de cronograma de projeto gratuitamente. Mas um modelo só pode levá-lo até certo ponto. Um cronograma de projeto não é apenas um cronograma padrão que funciona para todos os projetos.
Existem diferentes técnicas de agendamento de projetos e ferramentas de planejamento de projetos envolvidas no processo de agendamento. Além disso, cada projeto tem diferentes recursos, cronogramas, considerações de escopo e outras variáveis únicas que devem ser consideradas no plano de gerenciamento do cronograma.
O uso do software de gerenciamento de projetos integra o cronograma a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, painéis e relatórios para monitorar o progresso, bem como quadros kanban para gerenciar fluxos de trabalho. Seja qual for o caminho que você escolher, estas são as etapas para criar um cronograma de projeto :
- Crie o plano de cronograma para o seu projeto
- Defina quem tem autoridade sobre o cronograma
- Identifique as datas de início e término das atividades e tarefas do projeto
- Descobrir dependências de tarefas
- Sequencie atividades e tarefas cronologicamente para criar um calendário de projeto
- Estimar os recursos necessários e a disponibilidade de recursos
- Determinar a duração das atividades e tarefas
- Construir cronograma do projeto
- Monitorar e controlar o cronograma durante todo o ciclo de vida do projeto
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Precisa de ajuda para começar com o cronograma do seu projeto? Experimente o modelo de cronograma gratuito do ProjectManager e pratique a adição de tarefas, fases, dependências, recursos e muito mais em um ambiente Gantt ao vivo.
No lado esquerdo estão delineadas as várias fases do projeto. Estes podem ser codificados por cores para facilitar a distinção de uma fase da outra. Em cada fase estão as tarefas associadas a ela, incluindo responsáveis, datas de vencimento e outros recursos necessários para executar as tarefas agendadas.
A linha do tempo visual à direita é onde as coisas ficam interessantes. Você pode ver todo o projeto em um só lugar, tarefas dependentes podem ser vinculadas e marcos adicionados para indicar datas importantes. Baixe o modelo gratuito para praticar a criação de sua própria programação.
Quais são as técnicas de agendamento de projetos?
Estimar a duração das tarefas do projeto com a maior precisão possível é fundamental para criar um cronograma realista. Para fazer isso, é necessário o uso de várias técnicas de programação de projetos.
Os gerentes de projeto podem entrevistar sua equipe e outras partes interessadas para obter sua perspectiva de quanto tempo certas tarefas podem levar e podem consultar dados históricos de projetos anteriores semelhantes.
Além disso, os gerentes de projeto podem usar técnicas de programação de projetos para aumentar a precisão de suas estimativas de tempo e minimizar os riscos de programação. O método do caminho crítico (CPM) é uma equação que mostra o cronograma mais longo possível para o projeto. A Técnica de Avaliação e Revisão do Programa (PERT) também visualiza o fluxo de tarefas para melhores estimativas, mas também mostra as dependências das tarefas.
Os gerentes de projeto também usarão técnicas de compressão de cronograma, como quebra de cronograma e rastreamento rápido, que podem reduzir a duração do cronograma sem afetar o escopo do projeto. Simulação, heurística de nivelamento de recursos, criação de uma lista de tarefas, uso de um calendário de projeto e uso de um gráfico de Gantt são outras ferramentas que podem ajudar na estimativa, coleta e rastreamento de tarefas do projeto.
Uma estrutura analítica do projeto (WBS) mostra quantas tarefas e entregas existem para chegar à entrega final. É um diagrama de rede que tem o objetivo do seu projeto no topo com “ramificações” embaixo que mostram todas as etapas necessárias para chegar lá. Essa ferramenta garante que você não deixe nada de fora ao planejar sua programação. Um cronograma de workback é outra técnica que permite dividir o escopo do projeto e identificar todas as tarefas, atividades, entregas e marcos.
Independentemente de seus métodos de agendamento preferidos, você precisa de uma ferramenta projetada para acomodá-los igualmente. Os gráficos de Gantt do ProjectManager permitem que você crie cronogramas, aplique uma estrutura analítica do projeto e calcule automaticamente o caminho crítico. Precisa reduzir o ruído branco e visualizar informações específicas? Filtre exatamente o que você deseja ver, sejam tarefas incompletas, tarefas atrasadas, tarefas atribuídas a determinados membros da equipe ou qualquer outra coisa que você goste.
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Como fazer um cronograma de projeto: aprofundado
A programação do projeto ocorre durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto. Ao começar a montar um cronograma para o seu projeto, você deve se perguntar quatro coisas para começar:
- O que precisa ser feito?
- quando isso será feito?
- Quem o fará?
- Onde será feito?
As respostas a essas quatro perguntas informarão muito o cronograma do seu projeto no futuro, pois você usará essas informações para planejar as datas de início e término, vincular atividades, definir a duração, criar marcos e gerenciar recursos.
Siga estas etapas para criar um cronograma de projeto próprio!
1. Crie o Escopo do Projeto
A declaração do escopo do projeto é criada durante o planejamento inicial. É um documento que contém os objetivos específicos, entregas, recursos, orçamento, etc do seu projeto. Todas as tarefas necessárias para concluir o projeto com sucesso estão listadas aqui (o que requer a compreensão dos requisitos das partes interessadas).
Seja minucioso ao montar uma lista de tarefas, você não quer deixar nada de fora. Ao usar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS), você pode organizar essas atividades e organizá-las em ordem de conclusão. Compreender as dependências de tarefas e sua sequência é muito importante para o gerenciamento do cronograma.
2. Estabeleça a Sequência de Tarefas
As tarefas são os pequenos trabalhos que levam à entrega final, e é bastante crucial mapear a sequência dessas tarefas antes de mergulhar nelas. Muitas vezes, uma tarefa dependerá de outra para iniciar ou terminar. Você não quer chegar na metade de uma tarefa antes de perceber que não pode completá-la devido a objetivos pendentes.
3. Tarefas de Grupo
Depois de coletar suas tarefas e tê-las em ordem, aproveite a oportunidade para dividir suas tarefas por importância. Você precisa saber o que é crítico para o cronograma de implementação do projeto e deve ser feito primeiro e os menos importantes que podem ser feitos se houver tempo. Você pode usar uma matriz de prioridades para facilitar esse processo.
Em seguida, divida suas tarefas com marcos relacionados às cinco fases do projeto: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Organizar suas tarefas com marcos facilita o acompanhamento do progresso e dá às suas equipes uma sensação de realização que aumenta o moral e a produtividade.
4. Vincular dependências de tarefas
Algumas tarefas podem ser feitas simultaneamente, mas algumas tarefas dependem de outras para começar ou terminar antes de começar ou terminar. Essas dependências de tarefas devem ser mapeadas em sua agenda para mantê-lo ciente delas, ou você corre o risco de gargalos e bloquear sua equipe.
5. Encontre o caminho crítico
O caminho crítico é um método para agendar tarefas em um projeto para encontrar aquelas que são críticas para o sucesso do projeto. Isso permite que você faça escolhas inteligentes sobre tarefas que podem ser ignoradas se o tempo e os custos forem limitados. Este método é comumente usado para análise de risco de cronograma. Um software que possa encontrar o caminho crítico para você pode tornar essa etapa muito mais fácil.
6. Atribuir recursos
O gerenciamento de recursos e a programação de projetos estão intimamente relacionados. Cada tarefa em sua agenda deve ter os recursos e custos relacionados à sua conclusão. As tarefas não são feitas por conta própria e, sem mapear a disponibilidade de recursos para cada tarefa, você corre o risco de ultrapassar o orçamento. Com recursos vinculados às tarefas, você pode planejar com mais precisão o tempo de sua equipe e manter a carga de trabalho equilibrada.
Como gerenciar o cronograma do projeto durante a execução
Depois de reunir todas as partes de sua agenda, a última coisa que você deseja fazer é inseri-la manualmente em um documento estático, como uma planilha do Google ou uma planilha do Microsoft Excel. Um agendador pode automatizar grande parte do processo para você.
Existem ferramentas de agendamento de projetos no mercado que são ótimas para tarefas simples de agendamento, mas quando você lidera um projeto, grande ou pequeno, você precisa de uma ferramenta que possa se adaptar à variedade de problemas de agendamento que você precisará acompanhar . Assista ao vídeo abaixo para saber como o software de agendamento pode ajudá-lo a levar seu projeto a uma conclusão bem-sucedida ou continue lendo nosso passo a passo completo.
O que são ferramentas de agendamento de projetos?
As ferramentas de agendamento de projetos são usadas para ajudar os gerentes a organizar e executar as tarefas e os recursos de seus projetos dentro de um determinado orçamento. As ofertas de software variam do rudimentar ao sofisticado, e oferecem aos usuários uma ampla gama de recursos que facilitam o agendamento de seu projeto.
O software dedicado ao agendamento de um projeto pode auxiliar no papel maior de planejamento e estimativa da duração de cada tarefa. Fora do agendamento, o software também pode incluir ferramentas que gerenciam custos, orçamento, alocação de recursos, colaboração, comunicação e relatórios.
Benefícios das ferramentas de agendamento online
O uso de software de agendamento online significa que os gerentes de projeto podem tomar decisões de gerenciamento de tempo e gerenciamento de recursos baseadas em dados. Quando percebem que há um gargalo ou algum bloqueio impedindo que os membros da equipe avancem em suas tarefas, eles podem realocar recursos rapidamente e manter o projeto nos trilhos.
Gerentes e equipes podem trabalhar melhor em conjunto com o software de agendamento online certo e gerenciar recursos e orçamentos para manter o projeto funcionando sem problemas. Esses são os grandes benefícios, mas não os únicos ao usar um software de agendamento online. Aqui estão outros:
- Crie planos detalhados para seus projetos
- Visualize todo o seu trabalho em listas de tarefas e calendários de projetos
- Receba atualizações de status para as partes interessadas
- Crie listas de tarefas para você e suas equipes
- Gerencie as datas de início e término de suas tarefas
- Gerencie a carga de trabalho e realoque o trabalho
- Monitore o desempenho em tempo real
- Edite com agendamento de arrastar e soltar
