Was ist ein Projektzeitplan?
Ein Projektplan ist ein Zeitplan, der Aufgaben, Ressourcen und Fälligkeiten in einer idealen Reihenfolge organisiert, damit ein Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann . Ein Projektzeitplan wird während der Planungsphase erstellt und umfasst Folgendes:
- Eine Projektzeitleiste mit Startdaten, Enddaten und Meilensteinen
- Die Arbeit, die zur Fertigstellung der Projektergebnisse erforderlich ist
- Die mit jeder Aufgabe verbundenen Kosten, Ressourcen und Abhängigkeiten
- Die Teammitglieder, die für jede Aufgabe verantwortlich sind
Projektzeitpläne werden mit einer Projektplanungssoftware erstellt und verfolgt, die über Schlüsselfunktionen verfügt, die es Projektmanagern ermöglichen, den Fortschritt von Aufgaben, Ressourcen und Kosten in Echtzeit zu überwachen. Sie können auch Arbeit zuweisen, abhängige Aufgaben verknüpfen, Dashboards anzeigen, Ressourcen zuweisen und vieles mehr.
ProjectManager bietet beispielsweise Online-Gantt-Diagramme für die Planung von Aufgaben und Ressourcen, aber auch Teammanagementfunktionen und Berichtstools für eine umfassende Projektmanagementplattform.
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Was gehört in einen Projektplan?
Projektzeitpläne werden während der Projektplanungsphase erstellt und sind entscheidend für die Erstellung eines Projektplans, in dem der Zeitplanplan, die Zeitplanbasis, die Liefergegenstände und die Anforderungen identifiziert werden. Der Projektplan soll das Projektteam während der Ausführungsphase des Projekts leiten.
Während der Ausführungsphase wird dann der Zeitplan-Baseline mit dem tatsächlichen Projektfortschritt verglichen. Zur Erstellung eines Projektplans gehören:
- Leistungen
- Aufgaben
- Start- und Enddatum der Aufgabe
- Aufgabenabhängigkeiten
- Projektkalender
- Arbeitspakete
- Aufgabendauer und Projektzeitplan
- Budgets
- Verfügbarkeit von Rohstoffen
- Risikoanalyse planen
Schritte des Projektplans
Beim Erstellen eines Zeitplans können Sie eine Projektzeitplanvorlage verwenden, die Projektzeitplanbeispiele und eine kostenlose Projektzeitplantabelle bietet. Aber eine Vorlage kann Sie nur so weit bringen. Ein Projektzeitplan ist nicht nur ein Standardzeitplan, der für jedes Projekt funktioniert.
Es gibt verschiedene Projektplanungstechniken und Projektplanungstools, die am Planungsprozess beteiligt sind. Außerdem hat jedes Projekt unterschiedliche Ressourcen, Zeitpläne, Überlegungen zum Umfang und andere einzigartige Variablen, die im Zeitplanmanagementplan berücksichtigt werden müssen.
Die Verwendung von Projektmanagement-Software integriert den Zeitplan in andere Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Dashboards und Berichte zur Überwachung des Fortschritts sowie Kanban-Boards zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Welchen Weg Sie auch wählen, dies sind die Schritte zum Erstellen eines Projektplans :
- Erstellen Sie den Zeitplan für Ihr Projekt
- Definieren Sie, wer die Autorität über den Zeitplan hat
- Identifizieren Sie Start- und Enddaten für Projektaktivitäten und -aufgaben
- Ermitteln Sie Task-Abhängigkeiten
- Ordnen Sie Aktivitäten und Aufgaben chronologisch an, um einen Projektkalender zu erstellen
- Schätzen Sie benötigte Ressourcen und Ressourcenverfügbarkeit
- Bestimmen Sie die Dauer der Aktivitäten und Aufgaben
- Projektplan erstellen
- Überwachen und steuern Sie den Zeitplan während des gesamten Projektlebenszyklus
Üben Sie mit dieser kostenlosen Vorlage, einen Projektplan zu erstellen
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Auf der linken Seite sind die verschiedenen Projektphasen skizziert. Diese können farblich gekennzeichnet werden, um die Phasen leichter voneinander unterscheiden zu können. Unter jeder Phase befinden sich die damit verbundenen Aufgaben, einschließlich Verantwortlicher, Fälligkeitsdaten und anderer Ressourcen, die zum Ausführen der geplanten Aufgaben erforderlich sind.
In der visuellen Zeitachse rechts wird es interessant. Sie können das gesamte Projekt an einem Ort sehen, abhängige Aufgaben können verknüpft und Meilensteine hinzugefügt werden, um wichtige Termine anzuzeigen. Laden Sie die kostenlose Vorlage herunter, um zu üben, Ihren eigenen Zeitplan zu erstellen.
Was sind die Projektplanungstechniken?
Die möglichst genaue Schätzung der Dauer von Projektaufgaben ist der Schlüssel zur Erstellung eines realistischen Zeitplans. Dazu ist der Einsatz verschiedener Projektplanungstechniken erforderlich.
Projektmanager können ihr Team und andere Beteiligte befragen, um ihre Einschätzung dazu zu erhalten, wie lange bestimmte Aufgaben dauern können, und auf historische Daten aus ähnlichen früheren Projekten zurückgreifen.
Darüber hinaus können Projektmanager Projektplanungstechniken verwenden, um die Genauigkeit ihrer Zeitschätzungen zu erhöhen und das Zeitplanrisiko zu minimieren. Die Critical-Path-Methode (CPM) ist eine Gleichung, die den längstmöglichen Zeitrahmen für das Projekt aufzeigt. Die Program Evaluation and Review Technique (PERT) visualisiert auch den Aufgabenfluss für bessere Schätzungen, zeigt aber auch Aufgabenabhängigkeiten.
Projektmanager werden auch Techniken zur Terminkomprimierung verwenden, wie z. B. Terminabsturz und schnelle Nachverfolgung, die die Termindauer reduzieren können, ohne den Projektumfang zu beeinträchtigen. Simulation, Ressourcen-Leveling-Heuristik, Erstellen einer Aufgabenliste, Verwenden eines Projektkalenders und Verwenden eines Gantt-Diagramms sind weitere Tools, die bei der Schätzung, Sammlung und Verfolgung von Projektaufgaben helfen können.
Ein Projektstrukturplan (PSP) zeigt, wie viele Aufgaben und Ergebnisse es gibt, um zu Ihrem endgültigen Ergebnis zu gelangen. Es ist ein Netzwerkdiagramm, das Ihr Projektziel oben mit „Zweigen“ darunter hat, die alle Schritte zeigen, die erforderlich sind, um Sie dorthin zu bringen. Dieses Tool stellt sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans nichts auslassen. Ein Workback-Zeitplan ist eine weitere Technik, mit der Sie den Projektumfang aufschlüsseln und alle Aufgaben, Aktivitäten, Ergebnisse und Meilensteine identifizieren können.
Unabhängig von Ihren bevorzugten Planungsmethoden benötigen Sie ein Tool, das darauf ausgelegt ist, sie gleichermaßen zu berücksichtigen. Mit den Gantt-Diagrammen von ProjectManager können Sie Zeitpläne erstellen, einen Projektstrukturplan anwenden und den kritischen Pfad automatisch berechnen. Müssen Sie das weiße Rauschen reduzieren und bestimmte Informationen anzeigen? Filtern Sie nach genau dem, was Sie sehen möchten, seien es unvollständige Aufgaben, überfällige Aufgaben, bestimmten Teammitgliedern zugewiesene Aufgaben oder alles andere, was Ihnen gefällt.
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So erstellen Sie einen Projektplan: Ausführlich
Die Projektterminierung erfolgt während der Planungsphase des Projektlebenszyklus. Wenn Sie beginnen, einen Zeitplan für Ihr Projekt zu erstellen, sollten Sie sich zu Beginn vier Dinge fragen:
- Was getan werden muss?
- Wann wird es fertig sein?
- Wer wird es tun?
- Wo wird es gemacht?
Die Antworten auf diese vier Fragen werden Ihren zukünftigen Projektplan maßgeblich beeinflussen, da Sie diese Informationen verwenden, um Start- und Enddaten zu planen, Aktivitäten zu verknüpfen, die Dauer festzulegen, Meilensteine zu erstellen und Ressourcen zu verwalten.
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren eigenen Projektplan zu erstellen!
1. Erstellen Sie den Projektumfang
Die Projektumfangserklärung wird während der ersten Planung erstellt. Es ist ein Dokument, das die spezifischen Ziele, Ergebnisse, Funktionen, das Budget usw. Ihres Projekts enthält. Alle Aufgaben, die zum erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind, sind hier aufgelistet (was ein Verständnis der Anforderungen des Stakeholders erfordert).
Seien Sie gründlich, wenn Sie eine Aufgabenliste zusammenstellen, Sie wollen nichts auslassen. Durch die Verwendung eines Projektstrukturplans (WBS) können Sie diese Aktivitäten organisieren und sie in der Reihenfolge ihrer Fertigstellung anordnen. Das Verständnis von Aufgabenabhängigkeiten und ihrer Reihenfolge ist für das Zeitplanmanagement sehr wichtig.
2. Legen Sie die Reihenfolge der Aufgaben fest
Aufgaben sind die kleinen Aufgaben, die zum endgültigen Ergebnis führen, und es ist ziemlich wichtig, die Reihenfolge dieser Aufgaben festzulegen, bevor Sie sich mit ihnen befassen. Oft hängt der Beginn oder das Ende einer Aufgabe von einer anderen ab. Sie möchten eine Aufgabe nicht zur Hälfte erledigt haben, bevor Sie feststellen, dass Sie sie aufgrund hängender Ziele nicht abschließen können.
3. Gruppenaufgaben
Sobald Sie Ihre Aufgaben gesammelt und in der richtigen Reihenfolge haben, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterteilen. Sie müssen wissen, was für den Zeitplan der Projektimplementierung entscheidend ist und zuerst erledigt werden muss und was weniger wichtig ist und erledigt werden kann, wenn noch Zeit ist. Sie könnten eine Prioritätsmatrix verwenden, um diesen Prozess zu erleichtern.
Teilen Sie dann Ihre Aufgaben mit Meilensteinen auf, die sich auf die fünf Projektphasen beziehen – Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Die Organisation Ihrer Aufgaben mit Meilensteinen erleichtert die Verfolgung des Fortschritts und gibt Ihren Teams ein Erfolgserlebnis, das die Moral und Produktivität steigert.
4. Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen
Einige Aufgaben können gleichzeitig erledigt werden, aber einige Aufgaben sind von anderen abhängig, um zu beginnen oder zu beenden, bevor sie beginnen oder beenden können. Diese Aufgabenabhängigkeiten müssen in Ihrem Zeitplan abgebildet werden, um Sie darüber auf dem Laufenden zu halten, oder Sie riskieren Engpässe und blockieren Ihr Team.
5. Finden Sie den kritischen Pfad
Der kritische Pfad ist eine Methode zur Planung von Aufgaben in einem Projekt, um diejenigen zu finden, die für den Erfolg des Projekts kritisch sind. Auf diese Weise können Sie intelligente Entscheidungen über Aufgaben treffen, die ignoriert werden können, wenn Zeit und Kosten knapp werden. Diese Methode wird häufig für die Zeitplan-Risikoanalyse verwendet. Eine Software, die den kritischen Pfad für Sie findet, kann diesen Schritt erheblich erleichtern.
6. Ressourcen zuweisen
Ressourcenmanagement und Projektplanung sind eng miteinander verbunden. Jede Aufgabe in Ihrem Zeitplan sollte die damit verbundenen Ressourcen und Kosten haben, die mit ihrer Erledigung verbunden sind. Aufgaben werden nicht alleine erledigt, und ohne die Zuordnung der Ressourcenverfügbarkeit zu jeder Aufgabe laufen Sie Gefahr, das Budget weit zu überschreiten. Mit Ressourcen, die Aufgaben zugeordnet sind, können Sie die Zeit Ihres Teams genauer planen und die Arbeitsbelastung im Gleichgewicht halten.
So verwalten Sie Ihren Projektzeitplan während der Ausführung
Sobald Sie alle Teile Ihres Zeitplans zusammengestellt haben, möchten Sie ihn auf keinen Fall manuell in ein statisches Dokument wie eine Google-Tabelle oder eine Microsoft Excel-Tabelle einfügen. Ein Planer kann einen Großteil des Prozesses für Sie automatisieren.
Es gibt Projektplanungstools auf dem Markt, die sich hervorragend für einfache Planungsaufgaben eignen, aber wenn Sie ein großes oder kleines Projekt leiten, benötigen Sie ein Tool, das sich an die Vielzahl von Planungsproblemen anpassen kann, die Sie verfolgen müssen . Sehen Sie sich das Video unten an, um zu erfahren, wie Planungssoftware Ihnen helfen kann, Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen, oder lesen Sie weiter unsere vollständige Anleitung.
Was sind Projektplanungstools?
Projektplanungstools werden verwendet, um Managern dabei zu helfen, die Aufgaben und Ressourcen ihres Projekts innerhalb eines bestimmten Budgets zu organisieren und auszuführen. Das Softwareangebot reicht von rudimentär bis anspruchsvoll und bietet Benutzern ein breites Spektrum an Funktionen, die die Planung ihres Projekts erleichtern.
Software zur Planung eines Projekts kann bei der größeren Rolle der Planung und Schätzung der Dauer jeder Aufgabe helfen. Außerhalb der Planung kann Software auch Tools enthalten, die Kosten, Budget, Ressourcenzuweisung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Berichterstattung verwalten.
Vorteile von Online-Terminplanungstools
Die Verwendung von Online-Planungssoftware bedeutet, dass Projektmanager datengesteuerte Zeit- und Ressourcenmanagemententscheidungen treffen können. Wenn sie sehen, dass es einen Engpass oder eine Blockade gibt, die Teammitglieder daran hindert, ihre Aufgaben voranzutreiben, können sie Ressourcen schnell neu zuweisen und das Projekt auf Kurs halten.
Manager und Teams können mit der richtigen Online-Planungssoftware besser zusammenarbeiten und Ressourcen und Budgets verwalten, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Das sind die großen Vorteile, aber nicht die einzigen, wenn Sie eine Online-Terminplanungssoftware verwenden. Hier sind andere:
- Erstellen Sie detaillierte Pläne für Ihre Projekte
- Zeigen Sie Ihre gesamte Arbeit in Aufgabenlisten und Projektkalendern an
- Erhalten Sie Statusaktualisierungen für Stakeholder
- Erstellen Sie Aufgabenlisten für sich und Ihre Teams
- Verwalten Sie Start- und Enddaten für Ihre Aufgaben
- Verwalten Sie die Arbeitsbelastung und verteilen Sie die Arbeit neu
- Überwachen Sie die Leistung in Echtzeit
- Bearbeiten Sie mit Drag-and-Drop-Planung
