Proje Takvimi Nedir?
Proje takvimi, bir projenin zamanında tamamlanabilmesi için görevleri, kaynakları ve bitiş tarihlerini ideal bir sırayla düzenleyen bir zaman çizelgesidir . Planlama aşamasında bir proje takvimi oluşturulur ve aşağıdakileri içerir:
- Başlangıç tarihleri, bitiş tarihleri ve kilometre taşları içeren bir proje zaman çizelgesi
- Proje çıktılarını tamamlamak için gerekli çalışma
- Her görevle ilişkili maliyetler, kaynaklar ve bağımlılıklar
- Her görevden sorumlu ekip üyeleri
Proje çizelgeleri, proje yöneticilerinin görevlerin, kaynakların ve maliyetlerin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izlemesine olanak tanıyan temel özelliklere sahip proje çizelgeleme yazılımı ile oluşturulur ve izlenir. Ayrıca iş atayabilir, bağımlı görevleri bağlayabilir, gösterge tablolarını görüntüleyebilir, kaynakları tahsis edebilir ve daha fazlasını yapabilirler.
Örneğin ProjectManager, görevleri ve kaynakları planlamak için çevrimiçi Gantt çizelgelerine ve ayrıca kapsamlı bir proje yönetimi platformu için ekip yönetimi özelliklerine ve raporlama araçlarına sahiptir.
ProjectManager ile dakikalar içinde bir proje çizelgesi oluşturun—daha fazla bilgi edinin.
Bir Proje Takvimine Neler Dahildir?
Proje çizelgeleri proje planlama aşamasında oluşturulur ve çizelge planının, çizelge temel çizgisinin, teslimatların ve gereksinimlerin tanımlandığı bir proje planının oluşturulması için çok önemlidir. Proje takvimi, projenin yürütme aşaması boyunca proje ekibine rehberlik edecek şekilde tasarlanmıştır.
Ardından, yürütme aşamasında, zaman çizelgesi temel çizgisi, fiili proje ilerlemesiyle karşılaştırılır. Aşağıdakiler bir proje takviminin oluşturulmasına dahil edilir:
- Teslimat
- Görevler
- Görev başlangıç ve bitiş tarihleri
- Görev bağımlılıkları
- Proje Takvimi
- İş paketleri
- Görev süresi ve proje zaman çizelgesi
- Bütçeler
- Kaynak kullanılabilirliği
- Risk analizini programlayın
Proje Takvimi Adımları
Bir çizelge oluştururken, proje çizelgeleme örnekleri ve ücretsiz bir proje çizelgeleme tablosu sunan bir proje çizelgeleme şablonu kullanabilirsiniz. Ancak bir şablon sizi ancak bir yere kadar götürebilir. Bir proje takvimi, yalnızca her proje için geçerli olan standart bir zaman çizelgesi değildir.
Çizelgeleme sürecinde yer alan farklı proje çizelgeleme teknikleri ve proje planlama araçları vardır. Ayrıca her projenin farklı kaynakları, zaman çizelgeleri, kapsam değerlendirmeleri ve zaman çizelgesi yönetim planında dikkate alınması gereken diğer benzersiz değişkenleri vardır.
Proje yönetimi yazılımının kullanılması, programı, ilerlemeyi izlemek için Gantt çizelgeleri, panolar ve raporlar gibi diğer proje yönetimi araçlarıyla ve iş akışlarını yönetmek için kanban panolarıyla bütünleştirir. Hangi yolu seçerseniz seçin, bir proje zamanlaması oluşturma adımları şunlardır:
- Projeniz için zamanlama planını oluşturun
- Program üzerinde kimin yetkisi olduğunu tanımlayın
- Proje faaliyetleri ve görevleri için başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyin
- Görev bağımlılıklarını anlayın
- Bir proje takvimi oluşturmak için etkinlikleri ve görevleri kronolojik olarak sıralayın
- Gerekli kaynakları ve kaynak kullanılabilirliğini tahmin edin
- Faaliyetlerin ve görevlerin süresini belirleyin
- Proje takvimi oluştur
- Proje yaşam döngüsü boyunca programı izleyin ve kontrol edin
Bu Ücretsiz Şablonla Bir Proje Takvimi Oluşturma Pratiği Yapın
Proje takviminize başlarken yardıma mı ihtiyacınız var? ProjectManager'ın ücretsiz zamanlama şablonunu deneyin ve canlı bir Gantt ortamında görevler, aşamalar, bağımlılıklar, kaynaklar ve daha fazlasını ekleme alıştırması yapın.
Sol tarafta projenin çeşitli aşamaları özetlenmiştir. Bunlar, bir fazı diğerinden ayırt etmeyi kolaylaştırmak için renk kodlu olabilir. Her aşamanın altında, atananlar, son tarihler ve zamanlanmış görevleri yürütmek için gereken diğer kaynaklar dahil olmak üzere onunla ilişkili görevler bulunur.
Sağdaki görsel zaman çizelgesi, işlerin ilginçleştiği yerdir. Tüm projeyi tek bir yerde görebilir, bağımlı görevler bağlanabilir ve önemli tarihleri belirtmek için kilometre taşları eklenebilir. Kendi programınızı oluşturma alıştırması yapmak için ücretsiz şablonu indirin.
Proje Çizelgeleme Teknikleri Nelerdir?
Proje görevlerinin süresini olabildiğince doğru bir şekilde tahmin etmek, gerçekçi bir çizelge oluşturmanın anahtarıdır. Bunu yapmak için çeşitli proje çizelgeleme tekniklerinin kullanılmasını gerektirir.
Proje yöneticileri, belirli görevlerin ne kadar sürebileceğine dair bakış açılarını almak için ekipleriyle ve diğer paydaşlarla görüşebilir ve benzer geçmiş projelerden geçmiş verilere başvurabilir.
Ayrıca proje yöneticileri, zaman tahminlerinin doğruluğunu artırmak ve program riskini en aza indirmek için proje çizelgeleme tekniklerini kullanabilir. Kritik yol yöntemi (CPM), proje için mümkün olan en uzun zaman çizelgesini gösteren bir denklemdir. Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) ayrıca daha iyi tahminler için görev akışını görselleştirir, ancak görev bağımlılıklarını da gösterir.
Proje yöneticileri, aynı zamanda, proje kapsamını etkilemeden çizelge süresini azaltabilen, program çökmesi ve hızlı izleme gibi program sıkıştırma tekniklerini de kullanacaklardır. Simülasyon, kaynak seviyelendirme buluşsal yöntemleri, görev listesi oluşturma, proje takvimi kullanma ve Gantt şeması kullanma, proje görevlerinin tahmini, toplanması ve izlenmesine yardımcı olabilecek diğer tüm araçlardır.
Bir iş dökümü yapısı (WBS), nihai teslimatınıza ulaşmak için kaç tane görev ve teslimat olduğunu gösterir. Bu, proje hedefinizin en üstte olduğu ve altında sizi oraya götürmek için gereken tüm adımları gösteren “dallar” olan bir ağ şemasıdır. Bu araç, programınızı tasarlarken hiçbir şeyi atlamamanızı sağlar. Geri çalışma çizelgesi, proje kapsamını parçalamanıza ve tüm görevleri, etkinlikleri, çıktıları ve kilometre taşlarını belirlemenize olanak tanıyan başka bir tekniktir.
Tercih ettiğiniz zamanlama yöntemleri ne olursa olsun, bunları eşit olarak barındıracak şekilde tasarlanmış bir araca ihtiyacınız var. ProjectManager'ın Gantt çizelgeleri, zaman çizelgeleri oluşturmanıza, bir iş kırılım yapısı uygulamanıza ve kritik yolu otomatik olarak hesaplamanıza olanak tanır. Beyaz gürültüyü azaltmanız ve belirli bilgileri görüntülemeniz mi gerekiyor? Eksik görevler, gecikmiş görevler, belirli ekip üyelerine atanmış görevler veya beğendiğiniz herhangi bir şey olsun, tam olarak görmek istediklerinizi filtreleyin.
ProjectManager ile ihtiyacınız olan bilgileri hızla bulun ve programınıza sadık kalın— Ücretsiz Deneyin.
Proje Takvimi Nasıl Yapılır: Derinlemesine
Proje çizelgeleme, proje yaşam döngüsünün planlama aşamasında gerçekleşir. Projeniz için bir program oluşturmaya başladığınızda, başlamak için kendinize dört şey sormalısınız:
- Ne yapılması gerekiyor?
- Ne zaman yapılacak?
- Kim yapacak?
- Nerede yapılacak?
Bu dört sorunun yanıtları, başlangıç ve bitiş tarihlerini planlamak, faaliyetleri bağlamak, süreyi belirlemek, kilometre taşları oluşturmak ve kaynakları yönetmek için bu bilgileri kullanacağınız için, ileriye doğru proje programınızı büyük ölçüde bilgilendirecektir.
Kendinize ait bir proje takvimi oluşturmak için bu adımları izleyin!
1. Proje Kapsamını Oluşturun
Proje kapsam bildirimi, ilk planlama sırasında oluşturulur. Projenizin belirli hedeflerini, çıktılarını, özelliklerini, bütçesini vb. içeren bir belgedir. Projeyi başarıyla tamamlamak için gereken tüm görevler burada listelenmiştir (bu, paydaşın gereksinimlerini anlamayı gerektirir.)
Bir görev listesi hazırlarken dikkatli olun, hiçbir şeyi dışarıda bırakmak istemezsiniz. Bir İş Döküm Yapısı (WBS) kullanarak bu faaliyetleri düzenleyebilir ve tamamlanma sırasına göre düzenleyebilirsiniz. Görev bağımlılıklarını ve bunların sırasını anlamak, zamanlama yönetimi için çok önemlidir.
2. Görev Sırasını Oluşturun
Görevler, nihai teslimata götüren küçük işlerdir ve bunlara dalmadan önce bu görevlerin sırasını belirlemek oldukça önemlidir. Çoğu zaman bir görev, başlamak veya bitirmek için diğerine bağlı olacaktır. Asılı hedefler nedeniyle tamamlayamayacağınızı anlamadan bir görevin yarısını geçmek istemezsiniz.
3. Grup Görevleri
Görevlerinizi topladıktan ve uygun sıraya koyduktan sonra, görevlerinizi önem derecesine göre bölme fırsatını kullanmalısınız. Proje uygulama takvimi için hangilerinin kritik olduğunu ve önce yapılması gerektiğini ve zaman varsa yapılabilecek daha az önemli olanları bilmeniz gerekir. Bu süreci kolaylaştırmak için bir öncelik matrisi kullanabilirsiniz.
Ardından, beş proje aşamasıyla (başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kapatma) ilgili kilometre taşlarıyla görevlerinizi parçalara ayırın. Görevlerinizi kilometre taşlarıyla organize etmek, ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştırır ve ekiplerinize moral ve üretkenliği artıran bir başarı hissi verir.
4. Görev Bağımlılıklarını Bağlayın
Bazı görevler aynı anda yapılabilir, ancak bazı görevlerin başlamadan veya bitmeden önce başlaması veya bitmesi diğerlerine bağlıdır. Bu görev bağımlılıkları, sizi onlardan haberdar etmek için programınızda planlanmalıdır, aksi takdirde darboğazlar ve ekibinizi engelleme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
5. Kritik Yolu Bulun
Kritik yol, projenin başarısı için kritik olanları bulmak için bir projedeki görevleri zamanlama yöntemidir. Bu, zaman ve maliyetler kısıtlandığında göz ardı edilebilecek görevler hakkında akıllı seçimler yapmanızı sağlar. Bu yöntem genellikle program risk analizi için kullanılır. Sizin için kritik yolu bulabilen bir yazılım bu adımı oldukça kolaylaştırabilir.
6. Kaynakları Atayın
Kaynak yönetimi ve proje çizelgeleme yakından ilişkilidir. Programınızdaki her görevin tamamlanmasıyla ilgili kaynaklar ve maliyetler olmalıdır. Görevler kendi başlarına yapılmaz ve kaynak kullanılabilirliğini her görevle eşleştirmeden bütçeyi aşırı derecede aşma tehlikesiyle karşı karşıya kalırsınız. Görevlere eklenen kaynaklarla ekibinizin zamanını daha doğru planlayabilir ve iş yüklerini dengeli tutabilirsiniz.
Yürütme Sırasında Proje Takviminizi Nasıl Yönetirsiniz?
Programınızın tüm parçalarını bir araya getirdiğinizde, yapmak istediğiniz son şey, onu Google sayfaları veya Microsoft Excel elektronik tablosu gibi statik bir belgeye manuel olarak delmektir. Bir program oluşturucu, sürecin çoğunu sizin için otomatikleştirebilir.
Piyasada basit zamanlama görevleri için harika olan proje çizelgeleme araçları vardır, ancak büyük veya küçük bir projeye liderlik ederken, izlemeniz gerekecek çeşitli zamanlama sorunlarına uyum sağlayabilecek bir araca ihtiyacınız vardır. . Zamanlama yazılımının projenizi başarılı bir sonuca götürmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için aşağıdaki videoyu izleyin veya ayrıntılı açıklamamızı okumaya devam edin.
Proje Çizelgeleme Araçları Nelerdir?
Proje çizelgeleme araçları, yöneticilerin projelerinin görevlerini ve kaynaklarını belirli bir bütçe dahilinde düzenlemelerine ve yürütmelerine yardımcı olmak için kullanılır. Yazılım teklifleri ilkelden gelişmişe kadar çeşitlilik gösterir ve kullanıcılara projelerinin zamanlamasını kolaylaştıran geniş bir özellik yelpazesi sunar.
Bir projeyi planlamaya ayrılmış yazılım, her bir görevin süresinin planlanması ve tahmin edilmesinin daha büyük rolüne yardımcı olabilir. Yazılım, planlamanın dışında maliyetleri, bütçeyi, kaynak tahsisini, işbirliğini, iletişimi ve raporlamayı yöneten araçları da içerebilir.
Çevrimiçi Zamanlama Araçlarının Faydaları
Çevrimiçi zamanlama yazılımını kullanmak, proje yöneticilerinin veriye dayalı zaman yönetimi ve kaynak yönetimi kararları alabilmesi anlamına gelir. Ekip üyelerinin görevlerinde ilerlemelerini engelleyen bir darboğaz veya bazı engeller olduğunu gördüklerinde, kaynakları hızla yeniden tahsis edebilir ve projeyi yolunda tutabilirler.
Yöneticiler ve ekipler, doğru çevrimiçi zamanlama yazılımıyla birlikte daha iyi çalışabilir ve projenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için kaynakları ve bütçeleri yönetebilir. Bunlar büyük avantajlardır, ancak çevrimiçi zamanlama yazılımı kullanırken sadece bunlar değildir. İşte diğerleri:
- Projeleriniz için ayrıntılı planlar oluşturun
- Tüm çalışmalarınızı görev listelerinde ve proje takvimlerinde görüntüleyin
- Paydaşlara durum güncellemelerini alın
- Kendiniz ve ekipleriniz için görev listeleri oluşturun
- Görevleriniz için başlangıç ve bitiş tarihlerini yönetin
- İş yükünü yönetin ve işi yeniden tahsis edin
- Performansı gerçek zamanlı olarak izleyin
- Sürükle ve bırak zamanlaması ile düzenleyin
