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プロジェクト スケジュールとは、プロジェクトを予定どおりに完了できるように、タスク、リソース、期日を理想的な順序で編成したタイムテーブルです。 プロジェクト スケジュールは計画段階で作成され、次のものが含まれます。
プロジェクト スケジュールは、プロジェクト スケジュール ソフトウェアで作成および追跡されます。このソフトウェアには、プロジェクト マネージャーがタスク、リソース、およびコストの進捗状況をリアルタイムで監視できる主要な機能があります。 また、作業の割り当て、依存タスクのリンク、ダッシュボードの表示、リソースの割り当てなどを行うこともできます。
たとえば、ProjectManager には、タスクとリソースをスケジュールするためのオンライン ガント チャートだけでなく、包括的なプロジェクト管理プラットフォーム用のチーム管理機能とレポート ツールもあります。
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プロジェクト スケジュールは、プロジェクト計画段階で作成され、スケジュール計画、スケジュール ベースライン、成果物、および要件が特定されるプロジェクト計画の作成に不可欠です。 プロジェクト スケジュールは、プロジェクトの実行フェーズ全体を通してプロジェクト チームを導くように設計されています。
次に、実行段階で、スケジュールのベースラインが実際のプロジェクトの進捗状況と比較されます。 プロジェクト スケジュールの作成には、次のものが含まれます。
スケジュールを作成するときは、プロジェクト スケジュールの例とプロジェクト スケジュール スプレッドシートを無料で提供するプロジェクト スケジュール テンプレートを使用できます。 しかし、テンプレートでできることは限られています。 プロジェクト スケジュールは、すべてのプロジェクトで機能する単なる標準的なタイムテーブルではありません。
スケジューリング プロセスには、さまざまなプロジェクト スケジューリング手法とプロジェクト計画ツールが関係しています。 また、すべてのプロジェクトには、スケジュール管理計画で考慮する必要があるさまざまなリソース、タイムテーブル、範囲に関する考慮事項、およびその他の固有の変数があります。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、スケジュールをガント チャート、ダッシュボード、レポートなどの他のプロジェクト管理ツールに統合して進捗を監視したり、かんばんボードを使用してワークフローを管理したりできます。 どちらのパスを選択しても、プロジェクト スケジュールを作成する手順は次のとおりです。
プロジェクトのスケジュールを開始する際にサポートが必要ですか? ProjectManager の無料のスケジュール テンプレートを試して、ライブ ガント環境でタスク、フェーズ、依存関係、リソースなどを追加する練習をしてください。
左側には、プロジェクトのさまざまなフェーズが概説されています。 これらを色分けして、フェーズを区別しやすくすることができます。 各フェーズの下には、スケジュールされたタスクを実行するために必要な担当者、期日、およびその他のリソースを含む、それに関連付けられたタスクがあります。
右側の視覚的なタイムラインは、物事が興味深いものになる場所です。 プロジェクト全体を 1 か所で見ることができ、依存するタスクをリンクし、マイルストーンを追加して重要な日付を示すことができます。 無料のテンプレートをダウンロードして、独自のスケジュールを作成する練習をしてください。
プロジェクト タスクの期間をできるだけ正確に見積もることは、現実的なスケジュールを作成するための鍵です。 これを行うには、さまざまなプロジェクト スケジューリング手法を使用する必要があります。
プロジェクト マネージャーは、チームや他の利害関係者にインタビューして、特定のタスクにかかる時間を把握したり、過去の同様のプロジェクトの履歴データを参照したりできます。
さらに、プロジェクト マネージャは、プロジェクトのスケジューリング手法を使用して、時間見積もりの精度を高め、スケジュール リスクを最小限に抑えることができます。 クリティカル パス法 (CPM) は、プロジェクトの可能な限り長いタイムラインを示す方程式です。 Program Evaluation and Review Technique (PERT) も、より適切な見積もりのためにタスクの流れを視覚化しますが、タスクの依存関係も示します。
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの範囲に影響を与えずにスケジュール期間を短縮できる、スケジュール クラッシュやファスト トラッキングなどのスケジュール圧縮手法も使用します。 シミュレーション、リソース平準化ヒューリスティック、タスク リストの作成、プロジェクト カレンダーの使用、およびガント チャートの使用は、プロジェクト タスクの見積もり、収集、および追跡に役立つ他のすべてのツールです。
作業分解構造 (WBS) は、最終成果物に到達するまでにいくつのタスクと成果物があるかを示します。 これは、プロジェクトの目標が上にあり、その下に「分岐」があり、そこに到達するために必要なすべてのステップを示すネットワーク ダイアグラムです。 このツールを使用すると、スケジュールを立てる際に何も除外しないようにすることができます。 ワークバック スケジュールは、プロジェクトの範囲を分割し、すべてのタスク、アクティビティ、成果物、およびマイルストーンを特定できるもう 1 つの手法です。
好みのスケジューリング方法に関係なく、それらに等しく対応できるように設計されたツールが必要です。 ProjectManager のガント チャートを使用すると、タイムラインを作成し、作業分解構造を適用して、クリティカル パスを自動的に計算できます。 ホワイトノイズを減らして特定の情報を表示する必要がありますか? 未完了のタスク、期限切れのタスク、特定のチーム メンバーに割り当てられたタスク、その他好きなものなど、見たいものを正確にフィルターします。
ProjectManager を使用すると、必要な情報をすばやく見つけてスケジュールを守ることができます — 無料でお試しください。
プロジェクトのスケジューリングは、プロジェクト ライフ サイクルの計画段階で行われます。 プロジェクトのスケジュールをまとめ始めるときは、次の 4 つのことを自問する必要があります。
これらの 4 つの質問への回答は、今後のプロジェクト スケジュールに大きな影響を与えます。この情報を使用して、開始日と終了日の計画、アクティビティのリンク、期間の設定、マイルストーンの作成、およびリソースの管理を行います。
以下の手順に従って、独自のプロジェクト スケジュールを作成してください。
プロジェクト スコープ ステートメントは、初期計画時に作成されます。 プロジェクトの特定の目標、成果物、機能、予算などを含むドキュメントです。 プロジェクトを正常に完了するために必要なすべてのタスクがここにリストされています (利害関係者の要件を理解する必要があります)。
タスクリストをまとめるときは徹底的に行ってください。何も残したくありません。 Work Breakdown Structure (WBS) を使用することで、これらのアクティビティを整理し、完了順に並べることができます。 タスクの依存関係とその順序を理解することは、スケジュール管理にとって非常に重要です。
タスクは、最終的な成果物につながる小さな仕事であり、それらのタスクに飛び込む前に、これらのタスクの順序を計画することが非常に重要です。 多くの場合、タスクは別のタスクに依存して開始または終了します。 目標がぶら下がっているためにタスクを完了できないことに気付く前に、タスクの途中で取得したくはありません。
タスクを集めて適切な順序に並べたら、タスクを重要度別に分類する機会を利用する必要があります。 プロジェクトの実装スケジュールにとって重要で最初に実行する必要があるものと、時間がある場合に実行できるそれほど重要でないものを把握する必要があります。 このプロセスを容易にするために、優先度マトリックスを使用できます。
次に、プロジェクトの 5 つのフェーズ (開始、計画、実行、監視、終了) に関連するマイルストーンでタスクを分類します。 マイルストーンを使用してタスクを整理すると、進捗状況の追跡が容易になり、チームの士気と生産性を高める達成感が得られます。
一部のタスクは同時に実行できますが、開始または終了する前に他のタスクに依存して開始または終了するタスクもあります。 これらのタスクの依存関係を常に把握できるように、スケジュールに計画を立てる必要があります。そうしないと、ボトルネックが発生してチームがブロックされる危険があります。
クリティカル パスは、プロジェクトの成功に不可欠なタスクを見つけるために、プロジェクト内のタスクをスケジュールする方法です。 これにより、時間とコストが制約された場合に無視できるタスクについて賢明な選択を行うことができます。 この方法は、スケジュールのリスク分析によく使用されます。 クリティカル パスを見つけることができるソフトウェアを使用すると、この手順がはるかに簡単になります。
リソース管理とプロジェクト スケジューリングは密接に関連しています。 スケジュール上のすべてのタスクには、関連するリソースとその完了に関連するコストが必要です。 タスクは単独では実行されず、リソースの可用性を各タスクにマッピングしないと、予算を大幅に超過する危険があります。 リソースをタスクに関連付けることで、チームの時間をより正確に計画し、ワークロードのバランスを保つことができます。
スケジュールのすべての要素をまとめたら、Google スプレッドシートや Microsoft Excel スプレッドシートなどの静的なドキュメントに手動で打ち込むのは最後です。 スケジュール メーカーは、プロセスの多くを自動化できます。
単純なスケジューリング業務に最適なプロジェクト スケジューリング ツールが市場に出回っていますが、プロジェクトの大小を問わず、追跡する必要があるさまざまなスケジューリングの問題に適応できるツールが必要です。 . 以下のビデオを見て、スケジューリング ソフトウェアがプロジェクトを成功に導く方法を学習するか、完全なチュートリアルを読み続けてください。
プロジェクト スケジューリング ツールは、管理者がプロジェクトのタスクとリソースを特定の予算内で編成および実行するのに役立ちます。 ソフトウェア製品は基本的なものから高度なものまであり、プロジェクトのスケジューリングを容易にする幅広い機能をユーザーに提供します。
プロジェクトのスケジューリング専用のソフトウェアは、各タスクの期間の計画と見積もりというより大きな役割を支援できます。 スケジューリング以外にも、ソフトウェアには、コスト、予算、リソース割り当て、コラボレーション、コミュニケーション、およびレポートを管理するツールを含めることができます。
オンライン スケジューリング ソフトウェアを使用すると、プロジェクト マネージャーはデータ駆動型の時間管理とリソース管理の決定を下すことができます。 チーム メンバーがタスクを進めるのを妨げているボトルネックやブロックがあることに気付いた場合、リソースをすばやく再割り当てして、プロジェクトを順調に進めることができます。
マネージャーとチームは、適切なオンライン スケジューリング ソフトウェアを使用して連携し、リソースと予算を管理してプロジェクトを円滑に進めることができます。 これらは大きな利点ですが、オンライン スケジューリング ソフトウェアを使用する場合の利点はそれだけではありません。 その他は次のとおりです。