¿Qué es un cronograma de proyecto?
Un cronograma de proyecto es un cronograma que organiza tareas, recursos y fechas de vencimiento en una secuencia ideal para que un proyecto pueda completarse a tiempo . El cronograma del proyecto se crea durante la fase de planificación e incluye lo siguiente:
- Una línea de tiempo del proyecto con fechas de inicio, fechas de finalización e hitos
- El trabajo necesario para completar los entregables del proyecto.
- Los costes, recursos y dependencias asociados a cada tarea
- Los miembros del equipo que son responsables de cada tarea.
Los cronogramas de proyectos se crean y rastrean con el software de programación de proyectos, que tiene características clave que permiten a los gerentes de proyectos monitorear el progreso de las tareas, los recursos y los costos en tiempo real. También pueden asignar trabajo, vincular tareas dependientes, ver paneles, asignar recursos y más.
ProjectManager, por ejemplo, tiene diagramas de Gantt en línea para programar tareas y recursos, pero también funciones de gestión de equipos y herramientas de informes para una plataforma integral de gestión de proyectos.
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¿Qué se incluye en un cronograma de proyecto?
Los cronogramas del proyecto se crean durante la fase de planificación del proyecto y son cruciales para la creación de un plan de proyecto, donde se identifican el plan del cronograma, la línea base del cronograma, los entregables y los requisitos. El cronograma del proyecto está diseñado para guiar al equipo del proyecto a lo largo de la fase de ejecución del proyecto.
Luego, durante la fase de ejecución, la línea base del cronograma se compara con el progreso real del proyecto. Lo siguiente está incluido en la creación de un cronograma del proyecto:
- Entregables
- Tareas
- Fechas de inicio y finalización de la tarea
- Dependencias de tareas
- Calendario del proyecto
- Paquetes de trabajo
- Duración de la tarea y cronograma del proyecto
- Presupuestos
- Disponibilidad de recursos
- Programar análisis de riesgos
Pasos del cronograma del proyecto
Al crear un cronograma, puede usar una plantilla de cronograma del proyecto, que ofrece ejemplos de cronogramas del proyecto y una hoja de cálculo del cronograma del proyecto de forma gratuita. Pero una plantilla solo puede llevarte hasta cierto punto. El cronograma de un proyecto no es solo un cronograma estándar que funciona para todos los proyectos.
Existen diferentes técnicas de programación de proyectos y herramientas de planificación de proyectos involucradas en el proceso de programación. Además, cada proyecto tiene diferentes recursos, cronogramas, consideraciones de alcance y otras variables únicas que deben tenerse en cuenta en el plan de gestión del cronograma.
El uso del software de gestión de proyectos integra el cronograma en otras herramientas de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt, paneles e informes para monitorear el progreso, así como tableros kanban para administrar los flujos de trabajo. Cualquiera que sea el camino que elija, estos son los pasos para crear un cronograma del proyecto :
- Cree el plan de cronograma para su proyecto
- Definir quién tiene autoridad sobre el cronograma
- Identificar las fechas de inicio y finalización de las actividades y tareas del proyecto.
- Averiguar dependencias de tareas
- Secuenciar actividades y tareas cronológicamente para crear un calendario de proyecto
- Estimar los recursos necesarios y la disponibilidad de recursos
- Determinar la duración de las actividades y tareas.
- Construir el cronograma del proyecto
- Monitorear y controlar el cronograma a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Practique la creación de un cronograma de proyecto con esta plantilla gratuita
¿Necesita ayuda para comenzar con el cronograma de su proyecto? Pruebe la plantilla de programación gratuita de ProjectManager y practique agregar tareas, fases, dependencias, recursos y más en un entorno de Gantt en vivo.
En el lado izquierdo se describen las distintas fases del proyecto. Estos pueden estar codificados por colores para que sea más fácil distinguir una fase de otra. Debajo de cada fase se encuentran las tareas asociadas con ella, incluidos los asignados, las fechas de vencimiento y otros recursos necesarios para ejecutar las tareas programadas.
La línea de tiempo visual a la derecha es donde las cosas se ponen interesantes. Puede ver todo el proyecto en un solo lugar, las tareas dependientes se pueden vincular y los hitos se pueden agregar para indicar fechas importantes. Descarga la plantilla gratuita para practicar cómo hacer tu propio horario.
¿Cuáles son las técnicas de programación de proyectos?
Estimar la duración de las tareas del proyecto con la mayor precisión posible es clave para crear un cronograma realista. Para hacer esto se requiere el uso de varias técnicas de programación de proyectos.
Los gerentes de proyecto pueden entrevistar a su equipo y otras partes interesadas para obtener su perspectiva sobre cuánto tiempo pueden tomar ciertas tareas y pueden consultar datos históricos de proyectos anteriores similares.
Además, los gerentes de proyectos pueden usar técnicas de programación de proyectos para aumentar la precisión de sus estimaciones de tiempo y minimizar el riesgo de programación. El método de la ruta crítica (CPM) es una ecuación que muestra la línea de tiempo más larga posible para el proyecto. La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) también visualiza el flujo de tareas para obtener mejores estimaciones, pero también muestra las dependencias de las tareas.
Los gerentes de proyecto también utilizarán técnicas de compresión de cronogramas, como la reducción del cronograma y el seguimiento rápido, que pueden reducir la duración del cronograma sin afectar el alcance del proyecto. La simulación, la heurística de nivelación de recursos, la creación de una lista de tareas, el uso de un calendario de proyecto y el uso de un diagrama de Gantt son otras herramientas que pueden ayudar con la estimación, la recopilación y el seguimiento de las tareas del proyecto.
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) muestra cuántas tareas y entregables hay para llegar a su entrega final. Es un diagrama de red que tiene el objetivo de su proyecto en la parte superior con "ramas" debajo que muestran todos los pasos necesarios para llegar allí. Esta herramienta se asegura de que no omita nada al diseñar su horario. Un cronograma de trabajo retroactivo es otra técnica que le permite desglosar el alcance del proyecto e identificar todas las tareas, actividades, entregables e hitos.
Independientemente de sus métodos de programación preferidos, necesita una herramienta diseñada para adaptarse a ellos por igual. Los diagramas de Gantt de ProjectManager le permiten crear cronogramas, aplicar una estructura de desglose del trabajo y calcular automáticamente la ruta crítica. ¿Necesita reducir el ruido blanco y ver información específica? Filtre exactamente lo que desea ver, ya sean tareas incompletas, tareas atrasadas, tareas asignadas a ciertos miembros del equipo o cualquier otra cosa que desee.
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Cómo hacer un cronograma de proyecto: en profundidad
La programación del proyecto ocurre durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. Al comenzar a armar un cronograma para su proyecto, debe preguntarse cuatro cosas para comenzar:
- ¿Lo que hay que hacer?
- ¿Cuándo se hará?
- ¿Quién lo hará?
- ¿Dónde se hará?
Las respuestas a estas cuatro preguntas informarán en gran medida el cronograma de su proyecto, ya que utilizará esta información para planificar fechas de inicio y finalización, vincular actividades, establecer la duración, crear hitos y administrar recursos.
¡Siga estos pasos para crear su propio cronograma de proyecto!
1. Crear el Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto se crea durante la planificación inicial. Es un documento que contiene los objetivos específicos, entregables, características, presupuesto, etc. de su proyecto. Todas las tareas necesarias para completar el proyecto con éxito se enumeran aquí (lo que requiere comprender los requisitos de las partes interesadas).
Sea minucioso al armar una lista de tareas, no querrá dejar nada fuera. Mediante el uso de una estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede organizar estas actividades y disponerlas en orden de finalización. Comprender las dependencias de las tareas y su secuencia es muy importante para la gestión de la programación.
2. Establecer la secuencia de tareas
Las tareas son los trabajos pequeños que conducen al resultado final, y es bastante crucial trazar la secuencia de esas tareas antes de sumergirse en ellas. A menudo, una tarea dependerá de otra para comenzar o terminar. No desea llegar a la mitad de una tarea antes de darse cuenta de que no puede completarla debido a objetivos pendientes.
3. Tareas de grupo
Una vez que haya recopilado sus tareas y las tenga en el orden correcto, debe aprovechar la oportunidad para dividir sus tareas por importancia. Necesita saber qué es fundamental para el cronograma de implementación del proyecto y debe hacerse primero y qué menos importante se puede hacer si hay tiempo. Podría utilizar una matriz de prioridades para facilitar este proceso.
Luego, desglose sus tareas con hitos relacionados con las cinco fases del proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Organizar sus tareas con hitos facilita el seguimiento del progreso y brinda a sus equipos una sensación de logro que aumenta la moral y la productividad.
4. Vincular dependencias de tareas
Algunas tareas se pueden realizar simultáneamente, pero algunas tareas dependen de otras para comenzar o finalizar antes de que puedan comenzar o finalizar. Estas dependencias de tareas deben estar planeadas en su agenda para mantenerse al tanto de ellas, o corre el riesgo de cuellos de botella y bloqueo de su equipo.
5. Encuentra el camino crítico
La ruta crítica es un método para programar tareas en un proyecto para encontrar aquellas que son críticas para el éxito del proyecto. Esto le permite tomar decisiones inteligentes sobre tareas que pueden ignorarse si el tiempo y los costos se ven limitados. Este método se usa comúnmente para el análisis de riesgo de cronograma. Un software que puede encontrar la ruta crítica por usted puede hacer que este paso sea mucho más fácil.
6. Asignar recursos
La gestión de recursos y la programación de proyectos están estrechamente relacionadas. Cada tarea en su horario debe tener los recursos y costos relacionados asociados con completarla. Las tareas no se realizan por sí solas, y sin mapear la disponibilidad de recursos para cada tarea, corre el riesgo de excederse considerablemente en el presupuesto. Con los recursos adjuntos a las tareas, puede planificar con mayor precisión el tiempo de su equipo y mantener su carga de trabajo equilibrada.
Cómo administrar el cronograma de su proyecto durante la ejecución
Una vez que haya reunido todas las piezas de su horario, lo último que desea hacer es perforarlo manualmente en un documento estático como una hoja de Google o una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Un programador puede automatizar gran parte del proceso por usted.
Existen herramientas de programación de proyectos en el mercado que son excelentes para tareas de programación simples, pero cuando lidera un proyecto, grande o pequeño, necesita una herramienta que pueda adaptarse a la variedad de problemas de programación que necesitará rastrear. . Mire el video a continuación para aprender cómo el software de programación puede ayudarlo a llevar su proyecto a una conclusión exitosa, o continúe leyendo nuestro tutorial completo.
¿Qué son las herramientas de programación de proyectos?
Las herramientas de programación de proyectos se utilizan para ayudar a los gerentes a organizar y ejecutar las tareas y los recursos de sus proyectos dentro de un presupuesto determinado. Las ofertas de software van desde rudimentarias hasta sofisticadas y brindan a los usuarios una amplia gama de características que facilitan la programación de su proyecto.
El software dedicado a la programación de un proyecto puede ayudar en la función más amplia de planificación y estimación de la duración de cada tarea. Fuera de la programación, el software también puede incluir herramientas que administran costos, presupuesto, asignación de recursos, colaboración, comunicación e informes.
Beneficios de las herramientas de programación en línea
El uso de software de programación en línea significa que los gerentes de proyectos pueden tomar decisiones de gestión de recursos y tiempo basadas en datos. Cuando ven que hay un cuello de botella o algún bloqueo que impide que los miembros del equipo avancen en sus tareas, pueden reasignar recursos rápidamente y mantener el proyecto en marcha.
Los gerentes y los equipos pueden trabajar mejor juntos con el software de programación en línea adecuado y administrar recursos y presupuestos para que el proyecto funcione sin problemas. Esos son los grandes beneficios, pero no los únicos, cuando se utiliza un software de programación en línea. Aquí hay otros:
- Cree planes detallados para sus proyectos
- Vea todo su trabajo en listas de tareas y calendarios de proyectos
- Obtenga actualizaciones de estado para las partes interesadas
- Cree listas de tareas para usted y sus equipos
- Administre las fechas de inicio y finalización de sus tareas
- Administrar la carga de trabajo y reasignar el trabajo
- Supervisar el rendimiento en tiempo real
- Editar con programación de arrastrar y soltar
