O que é um programa em gerenciamento de projetos?
Um programa é um conjunto de projetos relacionados que são gerenciados de forma coordenada, para que possam ser executados simultaneamente e compartilhar recursos, atividades e stakeholders.
O que é gerenciamento de programas?
O gerenciamento de programas é uma abordagem de gerenciamento estratégico para executar e controlar vários projetos relacionados. O objetivo do gerenciamento do programa é gerar benefícios para todo o programa, compartilhando recursos do projeto, custos e outras atividades do projeto.
Gerenciar projetos relacionados simultaneamente cria oportunidades para sinergias que seriam indescritíveis se alguém gerenciasse cada projeto separadamente. Isso requer uma gestão mais complexa do que orientar um projeto individual, pois o foco da gestão do programa é mais amplo.
Ao realizar a tarefa de gerenciar um programa, os gerentes de programa contam com poderosas ferramentas de software que permitem planejar, monitorar e relatar o desempenho. Com o conjunto online de ferramentas de gerenciamento de programas do ProjectManager, você pode tomar as decisões certas para você e sua organização.
Com a ajuda dessas ferramentas de software, os gerentes de programa agrupam projetos semelhantes em um programa. Em seguida, eles usam várias técnicas, conhecimentos e habilidades para gerenciá-los juntos para obter o maior retorno do investimento.
Gerenciamento de programas x gerenciamento de projetos
O gerenciamento de programas, ou gerenciamento de programas, lida com um grupo de projetos relacionados, enquanto o gerenciamento de projetos envolve apenas um projeto. Os programas tendem a ser maiores, mais gerais e a estratégia de condução é de longo prazo.
Os programas são criados a partir de uma visão empresarial de alto nível, enquanto os projetos são muito mais específicos. Um plano de programa destina-se a atingir as metas estratégicas e os objetivos de negócios das organizações. Eles têm prazos flexíveis e buscam benefícios de longo prazo. Ao contrário, os projetos têm prazos rígidos e buscam controle de qualidade, pontualidade e custo-benefício para produzir entregáveis.
A principal diferença entre gerenciamento de programas e gerenciamento de projetos é que o escopo de um programa é muito mais amplo e ajustável, enquanto um projeto é definido por suas entregas. Os programas são um exercício persistente, enquanto os projetos têm datas de início e término definidas, que são especificadas no plano do projeto.
Alcançar o plano estratégico e a visão estratégica de uma organização geralmente requer programas de longo prazo que consistem em vários projetos individuais. A governança do programa e o plano de gerenciamento do programa definem como esses projetos serão executados. Grandes organizações geralmente precisam executar vários programas ao mesmo tempo, que fazem parte de seu portfólio de projetos.
Gerenciamento de Programas vs Gerenciamento de Portfólio de Projetos
Gerenciamento de programas não é o mesmo que gerenciamento de portfólio de projetos. O Project Management Institute (PMI) define um portfólio de projetos como “projetos, programas, portfólios subsidiários e operações gerenciados como um grupo” em seu livro Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Assim, em termos simples, um portfólio de projetos é o grupo maior de projetos e programas que uma organização está executando em algum momento.
O que é um gerente de programa?
A função de gerente de programa geralmente requer um indivíduo com certificação de gerenciamento de programa. Um gerente de programa é responsável por supervisionar o ciclo de vida de um programa trabalhando com diferentes equipes, gerentes de projeto, gerentes de portfólio e partes interessadas.
O que faz um gerente de programa?
Um gerente de programa é um Profissional de Gerenciamento de Programa (PgMP) especializado no gerenciamento estratégico de um grupo de projetos relacionados e tenta criar eficiência e alcançar as metas e objetivos estratégicos da organização para a qual trabalha.
Os gerentes de programa trabalharão em vários projetos para construir interdependências, direcionar os gerentes de projeto que gerenciam os projetos individuais no programa e facilitar a comunicação entre equipes multifuncionais.
Responsabilidades do Gerente de Programa
Entre outras funções, as principais responsabilidades de um gerente de programa são gerenciamento de riscos, controle de qualidade, gerenciamento de mudanças, gerenciamento de comunicações e relatórios com as partes interessadas. Os gerentes de programa também precisam colaborar com os gerentes de portfólio para garantir que seu plano de programa esteja alinhado com o plano de gerenciamento de portfólio de programa de sua organização.
Estas são as responsabilidades que um gerente de programa normalmente deve considerar em suas tarefas diárias:
Planejamento do Programa
O planejamento do programa é onde o gerenciamento do programa começa, e garantir que seu programa seja planejado corretamente é de extrema importância. Ter um plano de gerenciamento de programa bem elaborado economiza tempo e dinheiro e permite que os gerentes de programa antecipem riscos e definam métodos preliminares para resolvê-los. Como qualquer plano, um plano de gerenciamento de programa divide as partes maiores do trabalho em partes menores e mais gerenciáveis. Uma estrutura de divisão de trabalho do programa permite que os gerentes de programa façam exatamente isso.
Controle de custo
Os programas custam dinheiro para serem executados, e quanto de um compromisso financeiro o programa exigirá deve ser estimado antecipadamente. Portanto, uma vez que um plano de programa básico esteja em vigor, cabe ao gerente do programa descobrir quanto custará a execução. Quanto mais precisa essa análise, melhor para o orçamento da organização no longo prazo.
Gerenciamento do Programa
Com um plano estabelecido e o dinheiro para financiá-lo, o gerente do programa deve gerenciar a execução dos vários projetos do programa. Os gerentes de programa normalmente vivem de ferramentas como gráficos de Gantt, que são essenciais para acompanhar o sucesso do programa. Com um Gantt, os gerentes de programa podem dividir seus programas em fases e podem detalhar seus projetos constituintes até o nível de tarefa. Essas ferramentas de gerenciamento de programa permitem que os gerentes de programa usem dados em tempo real como entrada para seu processo de tomada de decisão, que é uma prática recomendada de gerenciamento de programa.
Mudar a gestão
Os projetos sempre mudam, então é lógico que os programas que mantêm esses projetos também devem mudar. Os gerentes de programa devem ter processos de gerenciamento de mudanças implementados para gerenciar essas mudanças. As mudanças podem vir das partes interessadas ou internas e também podem ser externas devido à cadeia de suprimentos, clima e outras forças. Onde quer que se originem, essas mudanças devem ser identificadas, aprovadas ou negadas e, em seguida, respondidas.
Termos-chave de gerenciamento do programa
Muitos termos usados no gerenciamento de programas são os mesmos do gerenciamento de projetos. Ainda é útil percorrer os maiores para comunicar melhor o que é o gerenciamento de programas e como ele se diferencia do gerenciamento de projetos.
- Programa: No gerenciamento de projetos, um programa é um grupo de vários projetos que devem ser executados simultaneamente para obter benefícios e atingir as metas do programa que não seriam obtidas gerenciando-os individualmente.
- Gerenciamento de Programas: É a aplicação de habilidades, técnicas e ferramentas de gerenciamento de programas para planejar, executar e controlar programas. Também é chamado de gerenciamento de programas.
- Escritório de gerenciamento de programas: Semelhante a um escritório de gerenciamento de projetos, o escritório de gerenciamento de programas ajuda os membros de todas as organizações a se envolverem na execução dos programas.
- Marco: Marca o início ou o fim de uma fase em um projeto individual, geralmente em torno de entregas relacionadas. Ajuda a acompanhar o progresso.
- Stakeholder: Qualquer pessoa com interesse no projeto ou programa.
- Linha de base: usada para medir o desempenho capturando o cronograma, o custo e o escopo de um plano de projeto. Então o progresso real pode ser comparado com isso.
- Restrição Tripla: Três áreas que impactam qualquer projeto ou programa, sendo tempo, escopo e custo, que devem ser equilibradas para manter o progresso. A qualidade é frequentemente incluída como o quarto ponto desse triângulo.
- Governança do Programa: Refere-se a todas as diferentes ações que são realizadas para monitorar e controlar o sucesso de um programa em todas as etapas de seu ciclo de vida, como reuniões, relatórios, gestão de riscos, gestão de mudanças entre outros elementos de governança.
- Plano de Programa: Um plano de programa é o conjunto de documentos que são desenvolvidos para orientar a execução e o monitoramento do programa. Também é conhecido como plano de gerenciamento do programa.
- Estrutura de gerenciamento do programa: abrange todos os componentes, participantes, processos, ferramentas e metodologias necessários para um programa.
- Portfólio de Programas: É um grupo de programas e atividades relacionadas que podem ser executados coletivamente para atingir metas estratégicas e objetivos de negócios. O gerenciamento de portfólio de programas refere-se às ações tomadas pela administração para lidar com sucesso com portfólios de programas.
- Ciclo de Vida do Programa: Composto por cinco etapas, formação, organização, implantação, avaliação e dissolução.
- Foundation Stage: Processo iterativo que define os benefícios esperados do programa por meio da análise das expectativas das partes interessadas.
- Estágio de Organização: Criação do business case do programa, plano de gerenciamento do programa, governança do programa, procedimentos operacionais, etc.
- Fase de implantação: Entrega de capacidades dos projetos do programa de forma cíclica.
- Fase de Avaliação: Avaliar os benefícios do programa e avaliar se eles atendem às expectativas, feito repetidamente ao longo do ciclo de vida do programa.
- Fase de Dissolução: Acordo entre as partes interessadas de que é hora de encerrar o programa.
- Roteiro: Linha do tempo do gráfico de Gantt que reúne todos os projetos em um programa e os mapeia juntos até o nível da tarefa.
- Gerenciamento de riscos: Uma maneira de identificar possíveis problemas que podem surgir em um programa e ter um plano para reduzir seu impacto, caso ocorram.
- Plano de Negócios: Descreve os objetivos de um projeto ou programa e as estratégias para alcançá-los.
- Estrutura Analítica do Trabalho do Programa: Define o trabalho e os resultados necessários para completar o programa. Ela difere de uma estrutura analítica do projeto porque é produzida a partir de uma perspectiva mais ampla em nível de programa.
- Gerenciamento de Mudanças: Método para gerenciar mudanças, sejam internas ou externas, um processo formalizado envolvendo identificação, planejamento, rastreamento, etc.
Noções básicas de gerenciamento de programas
Um gerente de programa assume a tarefa de examinar uma variedade de projetos relacionados e descobrir como gerenciá-los coletivamente para maximizar a eficiência e atingir as metas do programa que exigem que esses projetos sejam executados simultaneamente. O processo de gerenciamento do programa depende de um planejamento adequado, assim como no gerenciamento de qualquer projeto individual. A diferença, porém, é que o gerenciamento de programas tende a ser uma atividade contínua na maioria das organizações.
A gestão do programa, então, é um processo que se concentra no macro sobre o micro, que inclui:
- Fazer check-in em programas e realizar atividades diárias de gerenciamento
- Supervisionar o desenvolvimento e implementação do plano de gestão do programa, governança do programa e orçamentos para cada programa
- Gerenciar recursos e comunicações em todos os projetos com suas partes interessadas
- Garantir que as entregas dos projetos dentro do plano do programa correspondam às metas gerais do programa
- Coordenar todos os documentos do programa com as interdependências do projeto, garantindo que todos estejam na mesma página
O que o gerenciamento de programas não é:
- Lidar com as minúcias do dia-a-dia de um único projeto e suas tarefas
- Escolher, priorizar e garantir que todos os projetos e programas façam sentido para os objetivos da empresa
- Selecionando os produtos certos na hora certa
- Foco na execução do projeto
- Acompanhamento e relatórios sobre restrições específicas do projeto
O que é software de gerenciamento de programas?
O software de gerenciamento de programas é o ativo mais valioso de um escritório de gerenciamento de programas. Ele permite que os gerentes planejem, organizem e gerenciem seus recursos em uma variedade de projetos e estabeleçam uma governança de programa apropriada. Ele foi projetado para controlar a programação de vários projetos e seus custos relacionados, orçamento, alocação de recursos e muito mais.
Cada software de gerenciamento de programa é um pouco diferente, alguns oferecendo recursos mais holísticos, enquanto outros se concentram em especificidades relacionadas à descoberta e capitalização das sinergias entre os projetos do programa.
No mínimo, você desejará uma ferramenta que possa gerenciar tarefas, tenha uma plataforma de comunicação que mantenha todos na mesma página e um meio de monitorar e acompanhar o progresso. O Microsoft Project é um dos softwares de gerenciamento de projetos mais usados, mas possui grandes desvantagens que tornam o ProjectManager a melhor escolha para gerenciamento de programas.
Benefícios do software de gerenciamento de programas on-line
É essencial ter um software de gerenciamento de programas on-line que possa ajudá-lo a coordenar o gerenciamento de muitos projetos em seu programa. Veja como isso pode ajudar:
- Facilitar o processo de planejamento do projeto
- Reúna projetos em grupos de governança do programa
- Facilitar recursos em todo o programa
- Reúna detalhes do programa em relatórios de um clique
- Dados ao vivo para tomar melhores decisões
- Exibir métricas ao vivo no painel de gerenciamento do programa
- Veja e equilibre a carga de trabalho da sua equipe na mesma página
