Planification du projet

Qu'est-ce qu'un calendrier de projet ?

Un calendrier de projet est un calendrier qui organise les tâches, les ressources et les dates d'échéance dans une séquence idéale afin qu'un projet puisse être terminé à temps . Un calendrier de projet est créé pendant la phase de planification et comprend les éléments suivants :

• Un calendrier de projet avec des dates de début, des dates de fin et des jalons
• Le travail nécessaire pour compléter les livrables du projet
• Les coûts, ressources et dépendances associés à chaque tâche
• Les membres de l'équipe qui sont responsables de chaque tâche

Les calendriers de projet sont créés et suivis avec un logiciel de planification de projet, qui possède des fonctionnalités clés permettant aux chefs de projet de surveiller l'avancement des tâches, des ressources et des coûts en temps réel. Ils peuvent également attribuer du travail, lier des tâches dépendantes, afficher des tableaux de bord, allouer des ressources, etc.

ProjectManager, par exemple, dispose de diagrammes de Gantt en ligne pour planifier les tâches et les ressources, mais également de fonctionnalités de gestion d'équipe et d'outils de reporting pour une plateforme complète de gestion de projet.

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Qu'est-ce qui est inclus dans un calendrier de projet ?

Les calendriers de projet sont créés pendant la phase de planification du projet et sont essentiels à la création d'un plan de projet, où le plan de calendrier, la base de référence du calendrier, les livrables et les exigences sont identifiés. Le calendrier du projet est conçu pour guider l'équipe de projet tout au long de la phase d'exécution du projet.

Ensuite, pendant la phase d'exécution, la ligne de base du calendrier est comparée à l'avancement réel du projet. Les éléments suivants sont inclus dans la création d'un calendrier de projet :

1. Livrables
2. Tâches
3. Dates de début et de fin des tâches
4. Dépendances des tâches
5. Calendrier du projet
6. Lots de travaux
7. Durée de la tâche et calendrier du projet
8. Budgets
9. La disponibilité des ressources
10. Planifier l'analyse des risques

Étapes du calendrier du projet

Lors de la création d'un calendrier, vous pouvez utiliser un modèle de calendrier de projet, qui propose gratuitement des exemples de calendrier de projet et une feuille de calcul de calendrier de projet. Mais un modèle ne peut vous emmener que jusqu'ici. Un calendrier de projet n'est pas simplement un calendrier standard qui fonctionne pour chaque projet.

Il existe différentes techniques de planification de projet et différents outils de planification de projet impliqués dans le processus de planification. De plus, chaque projet a des ressources, des calendriers, des considérations de portée et d'autres variables uniques qui doivent être pris en compte dans le plan de gestion du calendrier.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet intègre le calendrier dans d'autres outils de gestion de projet, tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord et des rapports pour suivre les progrès, ainsi que des tableaux kanban pour gérer les flux de travail. Quel que soit le chemin que vous choisissez, voici les étapes pour créer un calendrier de projet :

1. Créer le plan d'échéancier de votre projet
2. Définir qui a autorité sur le calendrier
3. Identifier les dates de début et de fin des activités et des tâches du projet
4. Comprendre les dépendances des tâches
5. Séquencez les activités et les tâches dans l'ordre chronologique pour créer un calendrier de projet
6. Estimer les ressources nécessaires et la disponibilité des ressources
7. Déterminer la durée des activités et des tâches
8. Construire le calendrier du projet
9. Surveiller et contrôler le calendrier tout au long du cycle de vie du projet

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Sur le côté gauche, les différentes phases du projet sont décrites. Ceux-ci peuvent être codés par couleur pour faciliter la distinction d'une phase à l'autre. Sous chaque phase se trouvent les tâches qui lui sont associées, y compris les destinataires, les dates d'échéance et les autres ressources nécessaires pour exécuter les tâches planifiées.

La chronologie visuelle à droite est l'endroit où les choses deviennent intéressantes. Vous pouvez voir l'intégralité du projet en un seul endroit, les tâches dépendantes peuvent être liées et des jalons ajoutés pour indiquer les dates importantes. Téléchargez le modèle gratuit pour vous entraîner à créer votre propre emploi du temps.

Quelles sont les techniques de planification de projet ?

Estimer la durée des tâches du projet aussi précisément que possible est essentiel pour créer un calendrier réaliste. Pour ce faire, il faut utiliser diverses techniques d'ordonnancement de projet.

Les chefs de projet peuvent interroger leur équipe et d'autres parties prenantes pour avoir leur point de vue sur la durée de certaines tâches et peuvent se référer aux données historiques de projets antérieurs similaires.

De plus, les chefs de projet peuvent utiliser des techniques de planification de projet pour augmenter la précision de leurs estimations de temps et minimiser les risques de planification. La méthode du chemin critique (CPM) est une équation qui montre le calendrier le plus long possible pour le projet. La technique d'évaluation et d'examen des programmes (PERT) visualise également le flux des tâches pour de meilleures estimations, mais montre également les dépendances des tâches.

Les chefs de projet utiliseront également des techniques de compression du calendrier telles que le plantage du calendrier et le suivi rapide qui peuvent réduire la durée du calendrier sans affecter la portée du projet. La simulation, l'heuristique de nivellement des ressources, la création d'une liste de tâches, l'utilisation d'un calendrier de projet et l'utilisation d'un diagramme de Gantt sont tous d'autres outils qui peuvent aider à l'estimation, à la collecte et au suivi des tâches du projet.

Une structure de répartition du travail (WBS) indique le nombre de tâches et de livrables à réaliser pour votre livrable final. Il s'agit d'un diagramme de réseau qui présente l'objectif de votre projet en haut avec des « branches » en dessous qui montrent toutes les étapes nécessaires pour vous y rendre. Cet outil vous permet de ne rien oublier lors de la conception de votre emploi du temps. Un calendrier de travail est une autre technique qui vous permet de décomposer la portée du projet et d'identifier toutes les tâches, activités, livrables et jalons.

Quelles que soient vos méthodes de planification préférées, vous avez besoin d'un outil conçu pour les accueillir de manière égale. Les diagrammes de Gantt de ProjectManager vous permettent de créer des chronologies, d'appliquer une structure de répartition du travail et de calculer automatiquement le chemin critique. Besoin de réduire le bruit blanc et d'afficher des informations spécifiques ? Filtrez exactement ce que vous voulez voir, qu'il s'agisse de tâches incomplètes, de tâches en retard, de tâches attribuées à certains membres de l'équipe ou de tout ce que vous aimez.

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Comment faire un calendrier de projet : en profondeur

La planification du projet se produit pendant la phase de planification du cycle de vie du projet. Lorsque vous commencez à établir un calendrier pour votre projet, vous devez vous poser quatre choses pour commencer :

1. Ce qui doit être fait?
2. Quand sera-t-il fait ?
3. Qui le fera ?
4. Où sera-t-il fait ?

Les réponses à ces quatre questions éclaireront grandement le calendrier de votre projet à l'avenir, car vous utiliserez ces informations pour planifier les dates de début et de fin, lier les activités, définir la durée, créer des jalons et gérer les ressources.

Suivez ces étapes pour créer votre propre calendrier de projet !

1. Créer la portée du projet

L'énoncé du contenu du projet est créé lors de la planification initiale. C'est un document qui contient les objectifs spécifiques, les livrables, les fonctionnalités, le budget, etc. de votre projet. Toutes les tâches nécessaires pour mener à bien le projet sont répertoriées ici (ce qui nécessite de comprendre les exigences de la partie prenante.)

Soyez minutieux lorsque vous dressez une liste de tâches, vous ne voulez rien oublier. En utilisant une structure de répartition du travail (WBS), vous pouvez organiser ces activités et les disposer par ordre d'achèvement. Comprendre les dépendances des tâches et leur séquence est très important pour la gestion du planning.

2. Établir la séquence des tâches

Les tâches sont les petits travaux qui mènent au livrable final, et il est assez crucial de tracer la séquence de ces tâches avant de s'y plonger. Souvent, une tâche dépendra d'une autre pour commencer ou se terminer. Vous ne voulez pas être à mi-chemin d'une tâche avant de réaliser que vous ne pouvez pas la terminer en raison d'objectifs suspendus.

3. Tâches de groupe

Une fois que vous avez rassemblé vos tâches et que vous les avez dans le bon ordre, vous devriez en profiter pour diviser vos tâches par importance. Vous devez savoir ce qui est essentiel au calendrier de mise en œuvre du projet et qui doit être fait en premier et ceux qui sont moins importants et qui peuvent être faits s'il y a du temps. Vous pouvez utiliser une matrice de priorité pour faciliter ce processus.

Ensuite, décomposez vos tâches avec des jalons liés aux cinq phases du projet : lancement, planification, exécution, suivi et clôture. L'organisation de vos tâches avec des jalons facilite le suivi des progrès et donne à vos équipes un sentiment d'accomplissement qui stimule le moral et la productivité.

4. Lier les dépendances des tâches

Certaines tâches peuvent être effectuées simultanément, mais certaines tâches dépendent des autres pour commencer ou se terminer avant de pouvoir commencer ou se terminer. Ces dépendances de tâches doivent être cartographiées dans votre emploi du temps pour vous en tenir au courant, sinon vous risquez de créer des goulots d'étranglement et de bloquer votre équipe.

5. Trouvez le chemin critique

Le chemin critique est une méthode de planification des tâches dans un projet pour trouver celles qui sont essentielles à la réussite du projet. Cela vous permet de faire des choix intelligents sur les tâches qui peuvent être ignorées si le temps et les coûts deviennent limités. Cette méthode est couramment utilisée pour l'analyse des risques d'échéancier. Un logiciel qui peut trouver le chemin critique pour vous peut rendre cette étape beaucoup plus facile.

6. Attribuer des ressources

La gestion des ressources et la planification des projets sont étroitement liées. Chaque tâche de votre planning doit avoir les ressources et les coûts associés à sa réalisation. Les tâches ne sont pas effectuées par elles-mêmes, et sans cartographier la disponibilité des ressources pour chaque tâche, vous risquez de dépasser largement votre budget. Avec des ressources attachées aux tâches, vous pouvez planifier plus précisément le temps de votre équipe et équilibrer leur charge de travail.

Comment gérer le calendrier de votre projet pendant l'exécution

Une fois que vous avez rassemblé tous les éléments de votre emploi du temps, la dernière chose que vous voulez faire est de le perforer manuellement dans un document statique comme une feuille de calcul Google ou une feuille de calcul Microsoft Excel. Un créateur de calendrier peut automatiser une grande partie du processus pour vous.

Il existe sur le marché des outils de planification de projet qui sont parfaits pour les tâches de planification simples, mais lorsque vous dirigez un projet, grand ou petit, vous avez besoin d'un outil qui peut s'adapter à la variété des problèmes de planification que vous devrez suivre. . Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment un logiciel de planification peut vous aider à mener à bien votre projet, ou continuez à lire notre présentation complète.

Que sont les outils de planification de projet ?

Les outils de planification de projet sont utilisés pour aider les gestionnaires à organiser et à exécuter les tâches et les ressources de leur projet dans le cadre d'un budget donné. Les offres logicielles vont du rudimentaire au sophistiqué et offrent aux utilisateurs un large éventail de fonctionnalités qui facilitent la planification de leur projet.

Les logiciels consacrés à la planification d'un projet peuvent contribuer au rôle plus large de la planification et de l'estimation de la durée de chaque tâche. En dehors de la planification, les logiciels peuvent également inclure des outils qui gèrent les coûts, le budget, l'allocation des ressources, la collaboration, la communication et le reporting.

Avantages des outils de planification en ligne

L'utilisation d'un logiciel de planification en ligne signifie que les chefs de projet peuvent prendre des décisions de gestion du temps et de gestion des ressources basées sur les données. Lorsqu'ils voient qu'il y a un goulot d'étranglement ou un blocage empêchant les membres de l'équipe d'avancer dans leurs tâches, ils peuvent rapidement réaffecter les ressources et maintenir le projet sur la bonne voie.

Les responsables et les équipes peuvent mieux travailler ensemble avec le bon logiciel de planification en ligne et gérer les ressources et les budgets pour assurer le bon déroulement du projet. Ce sont les grands avantages, mais pas les seuls, lors de l'utilisation d'un logiciel de planification en ligne. En voici d'autres :

• Construisez des plans détaillés pour vos projets
• Affichez tout votre travail sur des listes de tâches et des calendriers de projet
• Recevez des mises à jour de statut pour les parties prenantes
• Créez des listes de tâches pour vous et vos équipes
• Gérez les dates de début et de fin de vos tâches
• Gérer la charge de travail et réaffecter le travail
• Surveillez les performances en temps réel
• Modifier avec la planification par glisser-déposer