Che cos'è un programma di progetto?
Un programma di progetto è un programma che organizza attività, risorse e scadenze in una sequenza ideale in modo che un progetto possa essere completato in tempo . Durante la fase di pianificazione viene creato un programma di progetto che include quanto segue:
- Una sequenza temporale del progetto con date di inizio, date di fine e pietre miliari
- Il lavoro necessario per completare i deliverable del progetto
- I costi, le risorse e le dipendenze associate a ciascuna attività
- I membri del team che sono responsabili di ogni attività
Le pianificazioni dei progetti vengono create e monitorate con un software di pianificazione dei progetti, che dispone di funzionalità chiave che consentono ai project manager di monitorare lo stato di avanzamento delle attività, delle risorse e dei costi in tempo reale. Possono anche assegnare lavoro, collegare attività dipendenti, visualizzare dashboard, allocare risorse e altro ancora.
ProjectManager, ad esempio, ha diagrammi di Gantt online per la pianificazione di attività e risorse, ma anche funzionalità di gestione del team e strumenti di reporting per una piattaforma completa di gestione dei progetti.
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Cosa è incluso in un programma di progetto?
Le pianificazioni del progetto vengono create durante la fase di pianificazione del progetto e sono fondamentali per la creazione di un piano di progetto, in cui vengono identificati il piano di pianificazione, la linea di base della pianificazione, i risultati finali e i requisiti. La pianificazione del progetto è progettata per guidare il team di progetto durante tutta la fase di esecuzione del progetto.
Quindi, durante la fase di esecuzione, la previsione di pianificazione viene confrontata con lo stato di avanzamento effettivo del progetto. Nella creazione di un programma di progetto sono inclusi:
- Prodotti finali
- Compiti
- Date di inizio e fine attività
- Dipendenze delle attività
- Calendario del progetto
- Pacchetti di lavoro
- Durata dell'attività e sequenza temporale del progetto
- Budget
- Disponibilità delle risorse
- Pianificare l'analisi del rischio
Passi della pianificazione del progetto
Durante la creazione di una pianificazione è possibile utilizzare un modello di pianificazione del progetto, che offre esempi di pianificazione del progetto e un foglio di calcolo della pianificazione del progetto gratuitamente. Ma un modello può solo portarti così lontano. Un programma di progetto non è solo un programma standard che funziona per ogni progetto.
Esistono diverse tecniche di pianificazione del progetto e strumenti di pianificazione del progetto coinvolti nel processo di pianificazione. Inoltre, ogni progetto ha risorse, orari, considerazioni sull'ambito e altre variabili uniche che devono essere considerate nel piano di gestione della pianificazione.
L'utilizzo del software di gestione dei progetti integra la pianificazione in altri strumenti di gestione dei progetti, come diagrammi di Gantt, dashboard e report per monitorare lo stato di avanzamento, nonché bacheche kanban per gestire i flussi di lavoro. Qualunque sia il percorso che scegli, questi sono i passaggi per creare una pianificazione del progetto :
- Crea il piano di pianificazione per il tuo progetto
- Definire chi ha autorità sulla pianificazione
- Identificare le date di inizio e fine per le attività e le attività del progetto
- Scopri le dipendenze delle attività
- Sequenza di attività e attività in ordine cronologico per creare un calendario di progetto
- Stimare le risorse necessarie e la disponibilità delle risorse
- Determina la durata delle attività e dei compiti
- Costruisci la pianificazione del progetto
- Monitorare e controllare la pianificazione durante tutto il ciclo di vita del progetto
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Hai bisogno di aiuto per iniziare con la pianificazione del tuo progetto? Prova il modello di pianificazione gratuito di ProjectManager ed esercitati ad aggiungere attività, fasi, dipendenze, risorse e altro in un ambiente Gantt live.
Sul lato sinistro sono delineate le varie fasi del progetto. Questi possono essere codificati a colori per rendere più facile distinguere una fase dall'altra. Sotto ogni fase ci sono le attività ad essa associate, inclusi assegnatari, scadenze e altre risorse necessarie per eseguire le attività pianificate.
La sequenza temporale visiva a destra è il punto in cui le cose si fanno interessanti. Puoi vedere l'intero progetto in un'unica posizione, collegare le attività dipendenti e aggiungere pietre miliari per indicare date importanti. Scarica il modello gratuito per esercitarti a creare il tuo programma.
Quali sono le tecniche di pianificazione del progetto?
Stimare la durata delle attività di progetto nel modo più accurato possibile è la chiave per creare una pianificazione realistica. Per fare ciò è necessario l'uso di varie tecniche di pianificazione del progetto.
I project manager possono intervistare il loro team e altre parti interessate per avere il loro punto di vista su quanto tempo possono richiedere determinate attività e possono fare riferimento a dati storici di progetti passati simili.
Inoltre, i project manager possono utilizzare le tecniche di pianificazione del progetto per aumentare l'accuratezza delle stime dei tempi e ridurre al minimo il rischio di pianificazione. Il metodo del percorso critico (CPM) è un'equazione che mostra la sequenza temporale più lunga possibile per il progetto. La tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) visualizza anche il flusso delle attività per stime migliori, ma mostra anche le dipendenze delle attività.
I project manager utilizzeranno anche tecniche di compressione della pianificazione come l'arresto anomalo della pianificazione e il monitoraggio rapido che possono ridurre la durata della pianificazione senza influire sull'ambito del progetto. La simulazione, l'euristica di livellamento delle risorse, la creazione di un elenco di attività, l'utilizzo di un calendario di progetto e l'utilizzo di un diagramma di Gantt sono tutti altri strumenti che possono aiutare con la stima, la raccolta e il monitoraggio delle attività di progetto.
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) mostra quante attività e risultati finali ci sono per arrivare al risultato finale. È un diagramma di rete che ha l'obiettivo del tuo progetto in cima con "rami" sotto che mostrano tutti i passaggi necessari per arrivarci. Questo strumento ti assicura di non tralasciare nulla durante l'elaborazione del tuo programma. Un programma di lavoro è un'altra tecnica che consente di scomporre l'ambito del progetto e identificare tutte le attività, le attività, i risultati finali e le pietre miliari.
Indipendentemente dai tuoi metodi di pianificazione preferiti, hai bisogno di uno strumento progettato per adattarli allo stesso modo. I diagrammi di Gantt di ProjectManager consentono di creare linee temporali, applicare una struttura di scomposizione del lavoro e calcolare automaticamente il percorso critico. Hai bisogno di ridurre il rumore bianco e visualizzare informazioni specifiche? Filtra esattamente ciò che vuoi vedere, che si tratti di attività incomplete, attività scadute, attività assegnate a determinati membri del team o qualsiasi altra cosa che ti piace.
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Come fare un programma di progetto: Approfondimento
La pianificazione del progetto avviene durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto. Quando inizi a mettere insieme un programma per il tuo progetto, dovresti chiederti quattro cose per iniziare:
- Cosa bisogna fare?
- Quando sarà pronto?
- Chi lo farà?
- Dove sarà fatto?
Le risposte a queste quattro domande influiranno notevolmente sulla pianificazione del tuo progetto in futuro, poiché utilizzerai queste informazioni per pianificare le date di inizio e fine, collegare le attività, impostare la durata, creare tappe fondamentali e gestire le risorse.
Segui questi passaggi per creare un programma di progetto tutto tuo!
1. Creare l'ambito del progetto
La dichiarazione sull'ambito del progetto viene creata durante la pianificazione iniziale. È un documento che contiene gli obiettivi specifici, i risultati finali, le caratteristiche, il budget, ecc. del tuo progetto. Tutte le attività necessarie per completare con successo il progetto sono elencate qui (il che richiede la comprensione dei requisiti degli stakeholder).
Sii accurato quando metti insieme un elenco di attività, non vuoi tralasciare nulla. Utilizzando una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è possibile organizzare queste attività e disporle in ordine di completamento. Comprendere le dipendenze delle attività e la loro sequenza è molto importante per la gestione della pianificazione.
2. Stabilire la sequenza dei compiti
Le attività sono i piccoli lavori che portano al risultato finale ed è abbastanza cruciale tracciare la sequenza di tali attività prima di immergersi in esse. Spesso un'attività dipenderà da un'altra per iniziare o finire. Non vuoi arrivare a metà di un'attività prima di renderti conto che non puoi completarla a causa di obiettivi sospesi.
3. Attività di gruppo
Dopo aver raccolto i tuoi compiti e averli ordinati, dovresti cogliere l'occasione per dividere i tuoi compiti per importanza. Devi sapere quale è fondamentale per il programma di attuazione del progetto e deve essere fatto per primo e quelli meno importanti che possono essere eseguiti se c'è tempo. È possibile utilizzare una matrice di priorità per facilitare questo processo.
Quindi, suddividi le tue attività con pietre miliari relative alle cinque fasi del progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Organizzare le tue attività con le pietre miliari semplifica il monitoraggio dei progressi e dà ai tuoi team un senso di realizzazione che aumenta il morale e la produttività.
4. Collega le dipendenze delle attività
Alcune attività possono essere eseguite contemporaneamente, ma alcune attività dipendono da altre per essere avviate o terminate prima di poter iniziare o finire. Queste dipendenze delle attività devono essere mappate nella tua pianificazione per tenerne conto, altrimenti rischi colli di bottiglia e blocchi il tuo team.
5. Trova il percorso critico
Il percorso critico è un metodo per programmare le attività in un progetto per trovare quelle che sono fondamentali per il successo del progetto. Ciò ti consente di fare scelte intelligenti sulle attività che possono essere ignorate se il tempo e i costi diventano limitati. Questo metodo è comunemente usato per programmare l'analisi del rischio. Un software in grado di trovare il percorso critico per te può rendere questo passaggio molto più semplice.
6. Assegna risorse
La gestione delle risorse e la pianificazione del progetto sono strettamente correlate. Ogni attività del tuo programma dovrebbe avere le relative risorse e costi associati al suo completamento. Le attività non vengono eseguite da sole e senza mappare la disponibilità delle risorse a ciascuna attività si corre il rischio di superare il budget. Con le risorse associate alle attività, puoi pianificare in modo più accurato il tempo del tuo team e mantenere bilanciato il carico di lavoro.
Come gestire la pianificazione del progetto durante l'esecuzione
Una volta che hai messo insieme tutti i pezzi del tuo programma, l'ultima cosa che vuoi fare è inserirlo manualmente in un documento statico come un foglio di Google o un foglio di calcolo di Microsoft Excel. Un programmatore può automatizzare gran parte del processo per te.
Ci sono strumenti di pianificazione dei progetti sul mercato che sono ottimi per semplici compiti di pianificazione, ma quando stai conducendo un progetto, grande o piccolo che sia, hai bisogno di uno strumento che possa adattarsi alla varietà di problemi di pianificazione che dovrai tenere traccia . Guarda il video qui sotto per scoprire come il software di pianificazione può aiutarti a portare il tuo progetto a una conclusione positiva, oppure continua a leggere la nostra procedura dettagliata completa.
Cosa sono gli strumenti di pianificazione del progetto?
Gli strumenti di pianificazione del progetto vengono utilizzati per aiutare i manager a organizzare ed eseguire le attività e le risorse del progetto entro un determinato budget. Le offerte di software vanno da rudimentali a sofisticate e forniscono agli utenti un ampio spettro di funzionalità che facilitano la pianificazione del loro progetto.
Il software dedicato alla pianificazione di un progetto può aiutare nel ruolo più ampio di pianificazione e stima della durata di ogni attività. Al di fuori della pianificazione, il software può anche includere strumenti che gestiscono costi, budget, allocazione delle risorse, collaborazione, comunicazione e reporting.
Vantaggi degli strumenti di pianificazione online
L'utilizzo di un software di pianificazione online significa che i project manager possono prendere decisioni sulla gestione del tempo e delle risorse basate sui dati. Quando vedono che c'è un collo di bottiglia o qualche blocco che impedisce ai membri del team di andare avanti nelle loro attività, possono riallocare rapidamente le risorse e mantenere il progetto in carreggiata.
Manager e team possono collaborare meglio con il giusto software di pianificazione online e gestire risorse e budget per mantenere il progetto in esecuzione senza intoppi. Questi sono i grandi vantaggi, ma non gli unici quando si utilizza un software di pianificazione online. Eccone altri:
- Costruisci piani dettagliati per i tuoi progetti
- Visualizza tutto il tuo lavoro su elenchi di attività e calendari di progetto
- Ricevi aggiornamenti di stato per le parti interessate
- Crea elenchi di attività per te e per i tuoi team
- Gestisci le date di inizio e fine per le tue attività
- Gestire il carico di lavoro e riallocare il lavoro
- Monitora le prestazioni in tempo reale
- Modifica con la pianificazione drag-and-drop
